Přehled vytváření rozvrhů

Zjistěte, jak je uspořádána stránka Rozvrhů a jak funguje dvoukrokový průvodce vytvořením rozvrhu. Tento článek popisuje strukturu stránky, záložky a obecný postup práce, než přejdete ke konkrétním typům rozvrhů.

Co to je?

Stránka Rozvrhy je váš centrální nástroj pro vytváření a správu pracovních rozvrhů zaměstnanců. Obsahuje dvě záložky: Plány a Šablony směn. Na záložce Schedules se zobrazuje seznam všech existujících rozvrhů s klíčovými údaji a na záložce Šablony směn můžete vytvářet opakovaně použitelné konfigurace směn.

Vytvoření nového rozvrhu se provádí pomocí dvoukrokového průvodce:
– Krok 1: Zadejte základní informace — název, barvu, projekt, období, hodinovou sazbu a oprávnění pro zaměstnance.
– Krok 2: Vyberte typ rozvrhu a nastavte jeho parametry.

Každý rozvrh může pokrývat období maximálně 3 měsíce.

Předpoklady

#	Požadavek	Podrobnosti
1	Aktivní účet Shifton	Musíte mít zaregistrovaný firemní účet
2	Role Administrátor, Owner nebo Manažer	Potřebujete oprávnění k vytváření rozvrhů
3	Alespoň jeden vytvořený projekt	Rozvrhy jsou vždy přiřazeny k projektu
4	Zaměstnanci přidaní do systému	Potřebujete zaměstnance pro přiřazení do rozvrhu

Postup krok za krokem

Přechod na stránku Rozvrhů

Otevřete postranní menu vlevo.

Klikněte na Plány

Nahoře uvidíte dvě záložky: Plány a Šablony směn.

Záložkrozvrhs

Na záložce Schedules se zobrazuje tabulka všech vašich rozvrhů:

Sloupec	Popis
Jméno	Název rozvrhu
Počet zaměstnanců	Počet zaměstnanců přiřazených k tomuto rozvrhu
Projekt	Projekt, ke kterému je rozvrh přiřazen
Období (From/To)	Data začátku a konce rozvrhu
Akce	Dostupné akce: Upravit, Prodloužit, Smazat a další

Vytvoření nového rozvrhu — dvoukrokový průvodce

Krok 1: Základní informace

Klikněte na tlačítko + Vytvořit rozvrh.

Vyplňte následující pole:

Název plánu

mdash; popisný název.

barva

mdash; vyberte barvu pro zobrazení rozvrhu v kalendáři.

Projekt

mdash; vyberte projekt, ke kterému bude rozvrh přiřazen.

Rozsah dat (From / To)

mdash; nastavte data začátku a konce. Maximální období je 3 měsíce.

Hodilisá sazba

mdash; zadejte nastavení hodinové sazby pro tento rozvrh.

Oprávnění

mdash; nastavte, jaké akce mohou zaměstnanci provádět (výměna směn, předání směn atd.).

Klikněte na Další pro přechod ke kroku 2.

Krok 2: Výběr typu rozvrhu

Vyberte jeden z dostupných typů rozvrhu:

Základní

mdash; pevná pracovní doba se standardními pracovními dny a dny volna.

Dle dostupnosti

mdash; generuje směny na základě nastavení dostupnosti zaměstnanců.

Pokročilý

mdash; různý počet pracovních míst na směnu.

Předvolba (Vzor)

mdash; opakující se rotační vzor (např. 2 dny práce, 2 dny volna).

Prázdný

mdash; prázdný rozvrh pro plně ruční přiřazování směn.

Nastavte parametry specifické pro vybraný typ.

Klikněte na Vytvořit pro vygenerování rozvrhu.

Záložka Šablony směn

Klikněte na záložku Šablony směn v horní části stránky Rozvrhů.

Zde můžete prohlížet a spravovat předem nastavené konfigurace směn.

Šablony směn šetří čas tím, že umožňují opakovaně používat typická nastavení směn (např. „Ranní 8-16″, „Noční 22-6″) při přidávání směn do libovolného rozvrhu.

Přístupová oprávnění

Role	Zobrazení rozvrhů	Vytvoření rozvrhu	Úprava rozvrhu	Smazání rozvrhu
VPosledníník	Ano	Ano	Ano	Ano
Administrátoristrátoristrátor	Ano	Ano	Ano	Ano
Manažer	Ano (přiřazené projekty)	Ano (přiřazené projekty)	Ano (přiřazené projekty)	Ano (přiřazené projekty)
Zaměstnanec	Ano (pouze vlastní rozvrh)	Ne	Ne	Ne

Často kladené otázky

Ot: Jaká je maximální délka jednoho rozvrhu?
Odp: Jeden rozvrh může pokrývat období až 3 měsíce. Pro delší období vytvořte nový rozvrh, který naváže na předchozí, nebo prodlužte stávající.

Ot: Lze změnit typ rozvrhu po jeho vytvoření?
Odp: Ne. Typ rozvrhu se nastavuje při vytvoření a nelze jej později změnit. V případě potřeby můžete rozvrh smazat a vytvořit nový s jiným typem.

Ot: Co se stane, když platnost rozvrhu vyprší?
Odp: Rozvrhy s vypršenou platností zůstávají viditelné v seznamu s varovnou ikonou. V případě potřeby je můžete prodloužit. Více informací najdete v článku o prodlužování a zkracování rozvrhů.

Ot: Lze vytvořit více rozvrhů pro jeden projekt?
Odp: Ano. Můžete vytvořit libovolný počet rozvrhů v rámci jednoho projektu, každý s různými obdobími nebo pro různé skupiny zaměstnanců.

Ot: Je nutné vytvořit šablony směn před vytvořením rozvrhu?
Odp: Ne. Šablony směn jsou volitelné a slouží pro usnadnění při ručním přidávání směn. Automatické typy rozvrhů (Basic, Dle dostupnosti, Advanced, Preset) generují směny samostatně.

Možné problémy a řešení

Problém	Možná příčina	Řešení
Tlačítko „Vytvořit rozvrh” není viditelné	Nedostatečná oprávnění	Ujistěte se, že máte roli Administrátor, Owner nebo Manažer v projektu
Období přesahuje 3 měsíce	Systém omezuje maximální období	Zkraťte období na 3 měsíce nebo méně, poté v případě potřeby prodlužte
V rozbalovacím seznamu nejsou žádné dostupné projekty	Projekty ještě nebyly vytvořeny	Nejprve vytvořte projekt na stránce Projektů
Rozvrh se zobrazuje s varovnou ikonou	Datum ukončení rozvrhu již uplynulo	Prodlužte rozvrh nebo vytvořte nový na další období
Po vytvoření rozvrhu nejsou viditelní zaměstnanci	Zaměstnanci nejsou přiřazeni k vybranému projektu	Přiřaďte zaměstnance k projektu před vytvořením rozvrhu