Správa opakovaně použitelných konfiguraci aktivit pro urychlení vytváření úkolů a zajištění jednotnosti v celé organizaci.
Co to je?
Šablony aktivit jsou přednastavené konfigurace, které lze opakovaně používat při vytváření nových aktivit. Místo toho, abyste pokaždé vyplňovali stejná pole — název, délka trvání, projekt, poznámky — uložíte je jako šablonu a použijete ji na pár kliknutí.
Šablony se spravují na kartě Šablony aktivit na stránce Activity (vedle karty Calendar). Po vytvoření jsou šablony k dispozici při vytváření nových aktivit — jak jednotlivě, tak hromadné.
Předpoklady
#
Požadavek
Podrobnosti
1
Přístup na stránku Activity
Je vyžadován přístup k funkcím aktivit.
2
Role Manažer, Administrátor nebo Vlastník
Pro správu šablon jsou nutná zvýšena oprávnění.
3
Nastavené projekty
Šablony mohou odkazovat na konkrétní projekty.
Podrobný návod
Přechod k šablonám aktivit
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Přejděte na stránku Aktivita přes levý boční panel.
Otevře se stránka Activity s aktivní kartou Calendar.
2
Klikněte na kartu Šablony aktivit (vedle karty Calendar).
Otevře se sekce šablon se seznamem existujících šablon (pokud existují).
Vytvoření nové šablony
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Na kartě Šablony aktivit klikněte na Vytvořit Šablona (nebo tlačítko +).
Otevře se formulář pro vytvoření šablony.
2
Zadejte název šablony — srozumitelný popis typu aktivity.
Pole názvu je vyplněno.
3
Určete výchozí délku trvání pro aktivity vytvářené z této šablony.
Délka trvání je nastavena.
4
Vyberte projekt, ke kterému je šablona přiřazena (v případě potřeby).
Projekt je přiřazen.
5
Přidejte výchozí poznámky nebo instrukce, které se zobrazí v aktivitách vytvořených z této šablony.
Poznámky jsou uloženy v šabloně.
6
Podle potřeby nakonfigurujte další pole (lokace, požadavky na pozici apod.).
Všechny potřebné výchozí hodnoty jsou nastaveny.
7
Klikněte na Uložit.
Šablona byla vytvořena a zobrazila se v seznamu.
Úprava šablony
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Na kartě Šablony aktivit najdete požadovanou šablonu.
Řádek šablony je viditelný v seznamu.
2
Klikněte na tlačítko Upravit (ikona tužky) vedle šablony.
Otevře se formulář pro úpravu s aktuální hodnotami.
3
Provedete potřebné změny v polích.
Pole jsou aktualizována.
4
Klikněte na Uložit.
Šablona byla aktualizována. Dříve vytvořené aktivity z této šablony nejsou ovlivněny.
Smazání šablony
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Na kartě Šablony aktivit najdete šablonu, kterou chcete smazat.
Řádek šablony je viditelný v seznamu.
2
Klikněte na tlačítko Smazat (ikona koše) vedle šablony.
Zobrazí se potvrzovací dialog.
3
Potvrďte smazání.
Šablona byla odstraněna ze seznamu. Aktivity dříve vytvořené z této šablony zůstanou beze změny.
Použití šablony při vytváření aktivity
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
V kalendáři aktivit klikněte na Vytvořit aktivitu.
Otevře se formulář pro vytvoření aktivity.
2
Vyberte šablonu z rozbalovací nabídky.
Formulář se automaticky vyplní hodnotami šablony (název, délka trvání, projekt, poznámky).
3
V případě potřeby upravte pole (například datum nebo konkrétního zaměstnance).
Pole jsou nakonfigurována pro tuto instanci.
4
Klikněte na Uložit.
Byla vytvořena nová aktivita na základě šablony.
Přehled poli šablony
Pole
Povinné
Popis
Název šablony
Ano
Srozumitelný název šablony.
Výchozí délka trvání
Ano
Přednastavená délka trvání aktivit vytvářených z této šablony.
Projekt
Ne
Výchozí projekt přiřazený k aktivitě.
Poznámky / Instrukce
Ne
Výchozí text, který se zobrazí v poli poznámek aktivity.
Lokace
Ne
Výchozí pracovní lokace.
Pozice
Ne
Požadovaná pozice pro aktivitu (používá se při přiřazování).
Přístupová oprávnění
Role
Zobrazení šablon
Vytváření šablon
Úprava šablon
Mazání šablon
Zaměstnanec
Ne
Ne
Ne
Ne
Vedoucí směny
Ano
Ne
Ne
Ne
Manažer
Ano
Ano
Ano
Ano
Administrátor
Ano
Ano
Ano
Ano
Vlastník
Ano
Ano
Ano
Ano
Často kladené otázky
O1: Pokud aktualizují šablonu, změní se existující aktivity? Ne. Aktivity, které byly dříve vytvořeny ze šablony, zůstanou beze změny. Aktualizace šablony ovlivní pouze nové aktivity vytvořené z ni v budoucnu.
O2: Mohu vytvořit více šablon pro jeden projekt? Ano. Můžete vytvořit tolik šablon, kolik je potřeba, a to i v rámci jednoho projektu. Například samostatné šablony pro “Ranní kontrola”, “Odpolední doručení” a “Večerní report” — všechny v jednom projektu.
O3: Mohu šablonu duplikovat? Pokud je funkce duplikace k dispozici, můžete zkopírovat existující šablonu a upravit ji. V opačném případě vytvořte novou šablonu a ručně vyplňte obdobné hodnoty.
O4: Jsou šablony dostupné ve všech projektech? Šablony jsou dostupné na úrovni společnosti. Pokud je šablona přiřazena ke konkrétnímu projektu, tento projekt bude nastaven jako výchozí, ale při vytváření aktivity lze projekt změnit.
Možné problémy a řešení
Problém
Možná příčina
Řešení
Tlačítko “Vytvořit šablonu” není viditelné
Nedostatečná oprávnění.
Šablony mohou vytvářet pouze Manažer, Administrátor nebo Vlastník. Obraťte se na Administrátora.
Ve formuláři šablony chybí pole
Některá pole mohou být skryta za přepínačem “Advanced”.
Hledejte sekci pokročilých nastavení ve formuláři šablony.
Smazaná šablona se stále zobrazuje
Problém s vyrovnávací paměti prohlížeče.
Obnovte stránku — šablona by měla zmizet.
Seznam šablon je při vytváření aktivity prázdný
Zatím nebyla vytvořena žádná šablona.
Přejděte na kartu Šablony aktivit a vytvořte alespoň jednu šablonu.
