Správa opakovaně pouzitelnych konfiguraci aktivit pro urychleni vytváření úkolů a zajištění jednotnosti v celé organizaci.
Co to je?
Šablony aktivit jsou prednastavene konfigurace, které lze opakovaně používat pri vytváření nových aktivit. Místo toho, abyste pokaždé vyplnovali stejná pole — název, délka trvání, projekt, poznámky — uložíte je jako šablonu a pouzijete ji na par kliknutí.
Šablony se spravují na kartě Šablony aktivit na stránce Activity (vedle karty Calendar). Po vytvoření jsou šablony k dispozici pri vytváření nových aktivit — jak jednotlivě, tak hromadne.
Předpoklady
#
Požadavek
Podrobnosti
1
Přístup na stránku Activity
Je vyžadován přístup k funkcím aktivit.
2
Role Manager, Administrator nebo Owner
Pro správu šablon jsou nutná zvysena oprávnění.
3
Nastavené projekty
Šablony mohou odkazovat na konkrétní projekty.
Podrobný návod
Přechod k sablonam aktivit
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Přejděte na stránku Aktivita přes levý boční panel.
Otevře se stránka Activity s aktivní kartou Calendar.
2
Klikněte na kartu Šablony aktivit (vedle karty Calendar).
Otevře se sekce šablon se seznamem existujících šablon (pokud existuji).
Vytvoření nové šablony
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Na kartě Šablony aktivit klikněte na Vytvořit Šablona (nebo tlačítko +).
Otevře se formulář pro vytvoření šablony.
2
Zadejte název šablony — srozumitelny popis typu aktivity.
Pole názvu je vyplněno.
3
Určete výchozí délku trvání pro aktivity vytvarene z této šablony.
Délka trvání je nastavena.
4
Vyberte projekt, ke kterému je šablona přiřazena (v případě potřeby).
Projekt je přiřazen.
5
Přidejte výchozí poznámky nebo instrukce, které se zobrazí v aktivitách vytvorenych z této šablony.
Poznámky jsou uloženy v šabloně.
6
Podle potřeby nakonfigurujte další pole (lokace, požadavky na pozici apod.).
Všechny potřebné výchozí hodnoty jsou nastaveny.
7
Klikněte na Uložit.
Šablona byla vytvořena a zobrazila se v seznamu.
Úprava šablony
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Na kartě Šablony aktivit najdete požadovanou šablonu.
Řádek šablony je viditelný v seznamu.
2
Klikněte na tlačítko Upravit (ikona tužky) vedle šablony.
Otevře se formulář pro úpravu s aktuální hodnotami.
3
Provedete potřebné změny v polích.
Pole jsou aktualizovana.
4
Klikněte na Uložit.
Šablona byla aktualizovana. Dříve vytvořené aktivity z této šablony nejsou ovlivneny.
Smazání šablony
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
Na kartě Šablony aktivit najdete šablonu, kterou chcete smazat.
Řádek šablony je viditelný v seznamu.
2
Klikněte na tlačítko Smazat (ikona koše) vedle šablony.
Zobrazí se potvrzovací dialog.
3
Potvrdite smazání.
Šablona byla odstranena ze seznamu. Aktivity dříve vytvořené z této šablony zůstanou beze změny.
Použití šablony pri vytváření aktivity
Krok
Akce
Očekávaný výsledek
1
V kalendáři aktivit klikněte na Vytvořit aktivitu.
Otevře se formulář pro vytvoření aktivity.
2
Vyberte šablonu z rozbalovací nabídky.
Formulář se automaticky vyplní hodnotami šablony (název, délka trvání, projekt, poznámky).
3
V případě potřeby upravte pole (například datum nebo konkrétního zaměstnance).
Pole jsou nakonfigurovana pro tuto instanci.
4
Klikněte na Uložit.
Byla vytvořena nová aktivita na základě šablony.
Přehled poli šablony
Pole
Povinné
Popis
Název šablony
Ano
Srozumitelny název šablony.
Výchozí délka trvání
Ano
Prednastavena délka trvání aktivit vytvarenych z této šablony.
Projekt
Ne
Výchozí projekt přiřazený k aktivitě.
Poznámky / Instrukce
Ne
Výchozí text, který se zobrazí v poli poznámek aktivity.
Lokace
Ne
Výchozí pracovní lokace.
Pozice
Ne
Požadovaná pozice pro aktivitu (používá se pri přiřazování).
Přístupová oprávnění
Role
Zobrazení šablon
Vytváření šablon
Úprava šablon
Mazání šablon
Zaměstnanec
Ne
Ne
Ne
Ne
Vedoucí směny
Ano
Ne
Ne
Ne
Manager
Ano
Ano
Ano
Ano
Administrator
Ano
Ano
Ano
Ano
Owner
Ano
Ano
Ano
Ano
Často kladené otázky
O1: Pokud aktualizuji šablonu, změní se existující aktivity? Ne. Aktivity, které byly dříve vytvořeny ze šablony, zůstanou beze změny. Aktualizace šablony ovlivní pouze nové aktivity vytvořené z ni v budoucnu.
O2: Mohu vytvořit více šablon pro jeden projekt? Ano. Můžete vytvořit tolik šablon, kolik je potřeba, a to i v rámci jednoho projektu. Například samostatné šablony pro “Ranní kontrola”, “Odpolední doručení” a “Vecerni report” — všechny v jednom projektu.
O3: Mohu šablonu duplikovat? Pokud je funkce duplikace k dispozici, můžete zkopírovat existující šablonu a upravit ji. V opacnem případě vytvořte novou šablonu a ručně vyplňte obdobne hodnoty.
O4: Jsou šablony dostupné ve vs.h projektech? Šablony jsou dostupné na úrovni společnosti. Pokud je šablona přiřazena ke konkrétnímu projektu, tento projekt bude nastaven jako výchozí, ale pri vytváření aktivity lze projekt změnit.
Možné problémy a řešení
Problém
Možná příčina
Řešení
Tlačítko “Create template” není viditelné
Nedostatečná oprávnění.
Šablony mohou vytvářet pouze Manager, Administrator nebo Owner. Obraťte se na Administrátora.
Ve formuláři šablony chybí pole
Některá pole mohou byt skryta za přepínačem “Advanced”.
Hledejte sekci pokrocilych nastavení ve formuláři šablony.
Smazaná šablona se stále zobrazuje
Problém s vyrovnavaci pameti prohlížeče.
Obnovte stránku — šablona by měla zmizet.
Seznam šablon je pri vytváření aktivity prázdný
Zatím nebyla vytvořena žádná šablona.
Přejděte na kartu Šablony aktivit a vytvořte alespoň jednu šablonu.
