Průvodce nastavením Shifton krok za krokem

Tento průvodce popisuje správný postup nastavení platformy Shifton od registrace až po plnohodnotný provoz. Postupujte podle kroků v uvedeném pořadí — každý další krok závisí na předchozím.

Přehled kroků

Krok	Akce	Kde se nastavuje
1	Registrace společnosti	shifton.com → Zaregistrovat se
2	Ověření telefonu a přidání karty	Můj profil → Phone / Company → Fakturace
3	Nastavení mezd	Nastavení společnosti → Nastavení platu
4	Připojení modulů	Company menu → Moduly
5	Nastavení modulů	Company menu → Moduly → Nastavení
6	Přidání a pozvání zaměstnanců	Employees → + Přidat zaměstnance
7	Vytvoření projektu	Projects → + Vytvořit projekt
8	Vytvoření rozvrhu	Schedules → + Přidat rozvrh
9	Práce s rozvrhem (stránkrozvrh)	Stránka rozvrhu → přidávání/úprava směn
10	Doplňkové funkce	Aktivity, mapa, požadavky, reporty

Krok 1. Registrace společnosti

Přejděte na shifton.com a klikněte na Zaregistrovat se nebo Try Free.

Vyberte produkt:

směnaon Plálisání

#8212; pro správu směn a rozvrhů

směnaon Služba v terénu

#8212; pro terénní týmy a úkoly

Vyplňte formulář: název společnosti, země, odvětví, jméno, email, heslo, telefon.

Klikněte na Registrovat — okamžitě se dostanete do svého účtu.

Osoba, která vyplnila formulář, se stává vPosledníníkem společnosti (Owner) s plným přístupem ke všem nastavením.

Podrobnosti: Registrace společnosti. O režimech Scheduling a Služba v terénu si přečtěte v článku Režimy provozu.

Krok 2. Ověření telefonu a přidání karty

Než začnete zvát zaměstnance, je třeba provést tři povinné akce:

2.1 Ověřit telefonní číslo

Klikněte na jméno v pravém horním rohu → Můj profil.

Na záložce Obecné najděte pole Telefonní číslo → klikněte na výzvu k ověření.

Zadejte SMS kód → Potvrdit.

2.2 Přidat bankovní kartu

Klikněte na název společnosti → Fakturace.

Přidejte platební kartu.

2.3 Aktivovat předplatné

V sekci Fakturace aktivujte měsíční předplatné.

Bez těchto kroků nelze odesílat pozvánky zaměstnancům.

Podrobnosti: Ověření telefonu. O platebních metodách a předplatném — v článcích Platební metody a Zůstatek společnosti a faktury.

Krok 3. Nastavení mezd

Nastavte parametry odměňování ještě před vytvořením rozvrhů — ovlivňují výpočet mezd ve všech budoucích směnách.

Klikněte na název společnosti → Nastavení společnosti → Nastavení platu.

Nastavte klíčové parametry:

Parametr	Popis
Měna	Měna pro výpočty (154 světových měn)
Režim sazby	Sazba za hodinu — odměna za každou odpracovanou hodinu. Sazba za směnu — pevná odměna za směnu
Denně / Týdenní / Měsíční kvóty	Limity pracovní doby, po jejichž překročení se počítají přesčasy
Přesčas úrovně	Sazby za přesčasy (např. první 2 hodiny → 150 %, dále → 200 %)
Koeficienty noční směny	Koeficienty za noční směny
Dovolená sazby	Sazby za práci ve svátcích
Priorita sazby platby	Podle pozic — sazba z pozice. Podle místa — sazba z lokace směny

Podrobnosti: Nastavení mezd. O kaskádové hierarchii sazeb si přečtěte v článku Hierarchie sazeb odměňování.

Krok 4. Připojení modulů

Shifton používá modulární systém — připojujte pouze potřebné funkce.

Klikněte na název společnosti → Moduly.

Zapněte potřebné moduly přepínačem.

Doporučené moduly pro začátek

Modul	K čemu slouží	Cena
Oddělení a projekty	Více projektů/oddělení (1 zdarma)	$1/měs za další projekt
Výplatní páska	Výpočet mezd a reporty	$0,50/zaměstnanec/měs
Žádosti o volno	Žádosti o volno/dovolenou	$1/zaměstnanec/měs
Docházka	Evidence docházky	$1/zaměstnanec/měs
Přestávky	Evidence přestávek	$0,50/zaměstnanec/měs

Všechny moduly mají 30denní bezplatné zkušební období (Ovládání umístění pracoviště — pouze 10 dní).

Podrobnosti: Přehled modulárního systému

Krok 5. Nastavení modulů

Po připojení modulů nastavte jejich parametry.

Klikněte na název společnosti → Moduly → záložka Nastavení.

Nastavte každý zapnutý modul.

Klíčová nastavení

Modul	Co nastavit
Základní	Formát času, formát data, jazyk notifikací, SMS upozornění
Přestávky	Typy přestávek (placená/neplacená), délka, limity
Docházka	Metody záznamu (tlačítko / GPS / QR), automatické ukončení, připomínky
Žádost o volno	Typy volna (nemocenská, dovolená, svátek), vlastní typy
Dovolená	Automatické přidělování dnů, zůstatek, převod
Ovládání umístění pracoviště	GPS poloměr, kontrola při check-in/check-out
Nouzové směny	Notifikace o urgentních směnách
Aktivita	Šablony aktivit, vazba na rozvrhy

Podrobnosti: články v sekci Moduly

Krok 6. Přidání a pozvání zaměstnanců

Klikněte na Zaměstnanci v levém bočním panelu.

Klikněte na + Přidat zaměstnance.

Vyplňte formulář:

Pole	Povinné	Popis
Jméno	Ano	Jméno
Příjmení	Ano	Příjmení
Telefonní číslo	Ne	Mobil s kódem země
E-mail	Ne	Pro odeslání pozvánky
Měsíční sazba hodin, %	Ano	100 % = plný úvazek, 50 % = poloviční úvazek
Vyberte projekt	Ne	Přiřadit k projektu ihned
Vyberte plán	Ne	Přiřadit k rozvrhu ihned
Pozice	Ne	Pozice
Odeslat pozvánku	Ne	Odeslat pozvánku emailem

Klikněte na Přidat a zavřít nebo Add (pro přidání dalšího zaměstnance).

Alternativa: importujte zaměstnance z Excelu/CSV přes tlačítko Import — stáhněte šablonu, vyplňte a nahrajte.

Podrobnosti: Přidání zaměstnanců

Krok 7. Vytvoření projektu

Projekt je kontejner pro sdružení zaměstnanců a rozvrhů (oddělení, tým, pobočka).

První projekt se vytvoří automaticky při registraci. Můžete ho přejmenovat a nastavit.

Nastavení projektu

Otevřete Projekty v bočním panelu.

Klikněte na Upravit u příslušného projektu.

Vyplňte pole:

Pole	Popis
Název projektu *	Název projektu (povinné)
barva	Barva pro vizuální identifikaci v rozvrzích a reportech
Časové pásmo	Časové pásmo projektu. Změnit lze pouze pokud v projektu ještě nejsou rozvrhy
Výchozí umístění	Lokace automaticky přiřazená ke směnám při generování rozvrhu
Manažeři	Manažeři projektu — mohou vytvářet a upravovat rozvrhy
Zaměstnanci	Zaměstnanci projektu (vícenásobný výběr)
Pozorovatelé	Pozorovatelé — pouze prohlížení rozvrhů, bez možnosti úprav
Základní sazba platby	Základní sazba odměňování pro výpočet mezd

Nastavte oprávnění: viditelnost rozvrhů, výměna směn, otevřené směny, zákaz změn minulých směn.

V případě potřeby přidejte štítky (Značky) — barevné značky pro kategorizaci směn.

Klikněte na Uložit.

Důležité: Pro vytvoření dalších projektů připojte modul Oddělení a projekty ($1/měs za každý další projekt).

Podrobnosti: Správa projektů. O modulu pro více projektů — Oddělení a projekty.

Krok 8. Vytvoření rozvrhu

Rozvrh definuje pravidla pracovní doby a obsahuje směny zaměstnanců.

Klikněte na Plány v bočním panelu → + Přidat rozvrh.

Vyplňte základní informace: název, projekt, data (maximálně 3 měsíce najednou), základní sazba.

Vyberte typ rozvrhu:

Typ	Popis	Příklad
Prázdný	Kompletně ruční — směny se přidávají ručně	Malá kancelář, vedoucí sám rozmisťuje směny
Základní	Pevné šablony směn	Kancelář Po–Pá 09:00–18:00
Dle dostupnosti	Na základě dostupnosti zaměstnanců	Kavárna se studenty-baristy
Pokročilý	Několik typů směn s různou potřebou personálu	Call centrum s ranní, odpolední a noční směnou
Předvolba	Rotační vzory (2/2, 5/2 atd.)	Ostraha, továrna, nepřetržitý provoz

Nastavte šablony směn (čas, přestávky, dny v týdnu).

Pro typy Dle dostupnosti a Pokročilý — nastavte omezení (kvóty hodin, minimální odpočinek).

Přidejte zaměstnance do rozvrhu.

Nezapomeňte publikovat rozvrh (Publikovat & upozornit zaměstnance) — bez publikace zaměstnanci neuvidí své směny.

Podrobnosti: Vytvoření rozvrhu

Krok 9. Práce se stránkou rozvrhu (Stránka rozvrhu)

Po vytvoření rozvrhu přejděte na stránku rozvrhu pro správu směn.

Režimy zobrazení

Den / Týden / Měsíc

#8212; přepínání období

Zaměstnanci / By Šablony směn

#8212; seskupení

Základní akce

Přidání směny:

klikněte na ⋮ vedle zaměstnance → Přidat směnu k zaměstnanci → zadejte čas, přestávku, lokaci

Úprava směny:

klikněte na směnu v mřížce → změňte parametry → uložte

Duplikování směn:

Actions → Duplikovat směny → zadejte zdrojové a cílové období

Hromadné akce:

Actions → Hromadné akce směn → vyberte období, zaměstnance → Přesunout do Otevřeno / Edit / Delete

Otevřené směny:

měny bez přiřazeného zaměstnance, které si lze vzít samostatně

Filtry a překryvy

Filtry:

podle zaměstnanců, pozic, lokací, štítků, stavu směn

Překryvy:

zobrazit/skrýt směny, volno, dostupnost, přestávky, aktivity

Export

Excel

(několik formátů), PDF

Import bonusů/srážek

#8212; import příplatků a srážek

Podrobnosti: články v sekci Stránka rozvrhu a směny

Krok 10. Doplňkové funkce

Po základním nastavení připojujte další možnosti podle potřeby:

Aktivity (modul Activity)

Plánování doplňkových úkolů nad rámec směn — školení, schůzky, inventury. Vytvářejte šablony aktivit a přiřazujte je zaměstnancům.

GPS mapa (modul Ovládání umístění pracoviště)

Kontrola polohy zaměstnanců při záznamu příchodu/odchodu. Nastavte poloměr přípustné vzdálenosti od pracovní lokace.

Požadavky zaměstnanců

Zaměstnanci mohou samostatně prostřednictvím aplikace nebo webové verze:
– Žádat o volno a dovolenou (modul Žádosti o volno)
– Vyměňovat si směny (pokud je povoleno v nastavení projektu)
– Brát otevřené směny
– Odmítat směny

Reporty

11 typů reportů: pracovní hodiny, mzdy, docházka, volno, přesčasy a další. Filtrujte podle období, zaměstnanců, projektů.

Docházka (modul Attendance)

Evidence příchodů/odchodů zaměstnanců — přes tlačítko v aplikaci, GPS souřadnice nebo QR kód.

Přestávky (modul Breaks)

Evidence přestávek v rámci směny — placené a neplacené, s limity počtu a délky.

Související články

Často kladené otázky

Ot: Lze některý krok přeskočit?
Odp: Kroky 1–2 jsou povinné. Kroky 3–5 se důrazně doporučují provést před vytvořením rozvrhů, protože nastavení mezd a modulů ovlivňují výpočty. Kroky 6–8 jsou minimum pro zahájení práce.

Ot: Jak dlouho trvá kompletní nastavení?
Odp: Základní nastavení (kroky 1–8) zabere 15–30 minut pro malý tým.

Ot: Je nutné nastavit mzdy před vytvořením rozvrhu?
Odp: Důrazně se doporučuje. Nastavení mezd (měna, režim sazby, přesčasy) se aplikují na všechny budoucí směny. Změnit je později lze, ale zpětný přepočet se neprovádí.

Ot: Lze přidat zaměstnance bez pozvánky?
Odp: Ano. Přidejte zaměstnance bez zaškrtnutí Odeslat pozvánku — objeví se v systému se statusem “Nezváno”. Pozvat lze později.

Ot: Co když nepřipojím žádné moduly?
Odp: Základní funkce (rozvrh, seznam zaměstnanců, přehledový panel) fungují bez modulů. Moduly přidávají další možnosti — mzdy, volno, docházku atd.

Ot: Správné pořadí: nejprve zaměstnanci, nebo nejprve projekt?
Odp: První projekt se vytvoří automaticky při registraci. Doporučuje se nejprve nastavit projekt, pak přidat zaměstnance — při přidávání je lze rovnou přiřadit k projektu a rozvrhu.

Ot: Zaměstnanec je přidán, ale nevidí směny — co dělat?
Odp: Zkontrolujte tři kroky: 1) zaměstnanec je přidán do projektu, 2) zaměstnanec je přidán do rozvrhu, 3) rozvrh je publikován. Všechny tři kroky jsou povinné.

Ot: Lze se vrátit a změnit nastavení později?
Odp: Ano. Všechna nastavení (kromě typu rozvrhu a časového pásma projektu s rozvrhy) lze změnit kdykoli.

Ot: Jak zjistit, které moduly potřebuji?
Odp: Začněte se základními funkcemi. Připojujte moduly podle potřeby — každý má 30denní bezplatné zkušební období pro testování.

Ot: Je nutné vytvářet pozice (Pozice) a dovednosti (Dovednosti)?
Odp: Není povinné. Pozice jsou užitečné pro různé sazby odměňování a filtrování. Dovednosti slouží pro automatické přiřazování zaměstnanců ke konkrétním úkolům nebo aktivitám.

Ot: Jak pozvat zaměstnance bez E-mailu?
Odp: Zadejte mobilní číslo — pozvánka přijde přes SMS.

Ot: Co zJménoná “aktivní zaměstnanec” pro výpočet ceny?
Odp: Zaměstnanec, který měl alespoň jednu směnu v daném fakturačním měsíci. Neaktivní zaměstnanci se neúčtují.

Ot: Je publikování rozvrhu povinné?
Odp: Pro práci manažera ne — směny jsou viditelné v administraci. Ale zaměstnanci uvidí své směny v aplikaci až po publikaci.

Ot: Lze nastavit systém pro více poboček?
Odp: Ano. Vytvořte samostatný projekt pro každou pobočku (modul Oddělení a projekty). Každý projekt má své manažery, zaměstnance a rozvrhy.

Ot: Jak nastavit rotační rozvrh (2/2, den/noc/volno)?
Odp: Při vytváření rozvrhu vyberte typ Předvolba a zadejte vzor rotace — systém ho automaticky zopakuje na celé období.