Vytvoření prvního projektu a rozvrhu

Projekty sdružují zaměstnance a rozvrhy (jako oddělení, lokace nebo týmy). Rozvrhy definují pravidla pracovní doby a obsahují skutečné směny. Než budete moci přiřazovat směny, potřebujete alespoň jeden projekt a jeden rozvrh.

Část 1: Projekt

První projekt se vytvoří automaticky ihned po registraci společnosti. Můžete ho přejmenovat nebo změnit jeho nastavení.

Jak upravit projekt

Klikněte na ikonu Projekty v levém bočním panelu (ikona složky) → vyberte projekt → změňte údaje:

Oprávnění zaměstnanců v projektu

Štítky projektu (Marks)

Každý projekt může mít vlastní sadu štítků — barevných značek pro kategorizaci. Štítky lze přiřadit ke směnám a také k zaměstnancům v rozvrhu (záložka Naplálisaní člelisé týmu).

Pro správu štítků: otevřete úpravu projektu → Značky → + Add Označit → zadejte název a vyberte barvu → Uložit.

Klikněte na Uložit.

Vytvoření dalších projektů

Klikněte na + Vytvořit projekt na stránce Projects.

Část 2: Vytvoření rozvrhu

Krok 1: Otevřete stránku Schedules

Klikněte na ikonu Plány v levém bočním panelu (ikona seznamu).

Krok 2: Spusťte průvodce

Klikněte na + Přidat rozvrh.

Krok 3: Základní informace (Krok 1)

Oprávnění pro zaměstnance (každé s možností “Se schválením manažera”):
– Výměna směn
– Převod směny do otevřených
– Vytváření vlastních směn
– Vytváření přestávek
– Odmítání směn
– Braní otevřených směn
– Výměna přestávek mezi šablonami
– Rozdělení směn

Klikněte na Další.

Krok 4: Vyberte typ rozvrhu (Krok 2)

Každý typ rozvrhu má svá vlastní nastavení v dalších krocích průvodce.

Empty — ruční rozvrh

Plná ruční kontrola. Systém negeneruje směny — přidáváte je ručně přes stránku Schedule.

Příklad: Malá kancelář s 5 lidmi, kde vedoucí sám rozhoduje, kdo kdy pracuje, a ručně zadává směny na každý den.

Další kroky v průvodci nejsou — rozvrh se vytvoří okamžitě.

Basic — standardní automatický

Vhodný pro jednoduché rozvrhy s pevným časem. V kroku 3 (Data směny) se nastavují šablony směn:

• Dny v týdnu pro každou šablonu
• Čas začátku a konce směny
• Délka přestávky
• Lokace

Systém automaticky rozmístí zaměstnance podle zadaných šablon.

Příklad: Kancelář pracuje Po–Pá 09:00–18:00. Vytvoříte jednu šablonu směny a systém ji přiřadí všem zaměstnancům na vybrané dny.

Dle dostupnosti — podle dostupnosti zaměstnanců

Zaměstnanci předem uvádějí svůj dostupný čas (přes sekci Kdy jsem k dispozici). Systém automaticky generuje směny s ohledem na dostupnost každého zaměstnance. V kroku 3 (Data směny) se nastavují:

Příklad: Kavárna, kde studenti-baristé označují, ve které dny a hodiny mohou pracovat. Ve všední dny jsou potřeba 3 lidé, o víkendech — 1. Systém sám sestaví rozvrh s ohledem na dostupnost a potřebu.

Advanced — pokročilý automatický

Pro složité rozvrhy s více směnami za den a různými potřebami personálu. V kroku 3 (Data směny):

Příklad: Call centrum s ranní směnou (08:00–16:00, potřeba 10 operátorů ve všední dny, 5 o víkendech), odpolední směnou (16:00–00:00, potřeba 8 operátorů) a noční směnou (00:00–08:00, potřeba 3 operátoři). Systém rozmístí zaměstnance do směn s ohledem na zátěž podle jednotlivých dnů.

Preset — rotační vzory

Pro cyklické rozvrhy. V kroku 3 se nastavuje vzor rotace — systém automaticky střídá pracovní a volné dny podle zadané šablony.

Příklad: Bezpečnostní agentura, kde zaměstnanci pracují 2 dny / 2 dny volno (2/2), nebo továrna s rozvrhem den/noc/volno. Nastavíte vzor jednou a systém ho opakuje po celé období rozvrhu.

Co je šablona směny (Šablona směny)

Šablona směny je uložená sada parametrů pro rychlé vytváření směn. Místo toho, abyste pokaždé zadávali čas, přestávku a další údaje ručně, vyberete hotovou šablonu — a všechna pole se vyplní automaticky.

Šablony se vytvářejí v kroku 3 (Data směny) průvodce rozvrhy (pro typy Basic, Dle dostupnosti, Advanced) nebo později — na stránce Schedule.

Z čeho se skládá šablona směny

Přestávky v šabloně směny

Šablona směny podporuje dva způsoby zadání přestávek:

1. Jednoduchá přestávka (Přestávka) — uvádí se pouze délka v minutách. Přestávka není vázána na konkrétní čas.

2. Naplálisané přestávky (Nastavit přestávky) — přesné přestávky s časem začátku a parametry. Aktivujte zaškrtávací pole Nastavit přestávky v šabloně směny:

Klikněte na Přidat přestávku pro přidání dalších přestávek do šablony. Lze nastavit několik přestávek v jedné směně (např. ranní coffee break a obědovou přestávku).

Počet zaměstnanců podle dnů v týdnu

Pro typy rozvrhu Dle dostupnosti a Pokročilý každá šablona směny umožňuje nastavit Počet vyžadovaných zaměstnanců — potřebný počet zaměstnanců zvlášť pro každý den v týdnu (Po–Ne). Použijte tlačítka +/− pro nastavení.

To umožňuje například přiřadit 5 lidí ve všední dny a 2 o víkendech na tutéž šablonu směny.

Zaškrtávací pole Nastavte pracoviště podle dnů zapíná režim odděleného řízení pracovních míst podle dnů.

Kde se šablony používají

Příklad

Restaurace vytvoří tři šablony: “Ráno” (07:00–15:00, naplánovaná přestávka “Přestávka na oběd” 30 min od 12:00, placená), “Odpoledne” (15:00–23:00, přestávka 30 min), “Noc” (23:00–07:00, přestávka 20 min). Ve všední dny je potřeba 5 lidí na ranní směnu, o víkendech — 3. Při sestavování rozvrhu manažer vybere hotovou šablonu — čas, přestávky a počet zaměstnanců se doplní automaticky.

Krok 5: Nastavení omezení — Settings (pouze Dle dostupnosti a Advanced)

Pro typy Dle dostupnosti a Pokročilý je v průvodci k dispozici další krok Nastavení, který nastavuje omezení při automatickém rozmisťování směn:

Kvóty pracovních hodin:

Omezení směn a odpočinku:

VPosledníní pravidla — tlačítko + Add umožňuje přidat další pravidla pro automatické generování.

Tato nastavení zaručují, že automaticky vytvořený rozvrh dodržuje pracovněprávní předpisy a interní pravidla společnosti.

Plánovač zátěže (pouze Dle dostupnosti a Advanced, vyžaduje modul Forecasting)

V průvodci rozvrhy typů Dle dostupnosti a Pokročilý při připojeném modulu Předpovídání je k dispozici záložka Zatížení poptávky. Umožňuje nastavit, kolik zaměstnanců je potřeba v každou hodinu každého dne.

Plánovač hodinového zatížení (Plánovač hodinové zátěže)

Vizuální editor zátěže přímo v rozhraní:

Příklad: Kancelář pracuje Po–Pá 09:00–18:00. Ve všední dny je v každou hodinu potřeba 1 zaměstnanec, v So a Ne — 0. Vyplníte mřížku a systém automaticky vypočítá optimální počet směn.

Krok 6: Přidejte zaměstnance do rozvrhu

Otevřete Stránka rozvrhu (ikona kalendáře) → vyberte projekt a rozvrh → přidejte zaměstnance přes menu Akce.

Část 3: Přidejte první směnu

Po přidání klikněte na Publikovat & upozornit zaměstnance — zaměstnanci obdrží notifikace o rozvrhu.

Související články

• Průvodce nastavením krok za krokem
• Přidání prvních zaměstnanců
• Nastavení mezd
• Oddělení a projekty
• Přestávky
• Prognózování
• Správa projektů
• Správa lokací

Často kladené otázky

Ot: Kolik rozvrhů může být v jednom projektu?
Odp: Neomezený počet.

Ot: Jaká je maximální délka rozvrhu?
Odp: Při vytvoření a prodloužení — maximálně tři měsíce najednou. Prodlužovat rozvrh lze neomezeně.

Ot: Lze změnit typ rozvrhu po vytvoření?
Odp: Ne. Pro jiný typ vytvořte nový rozvrh.

Ot: Zaměstnanci se nezobrazují v mřížce rozvrhu.
Odp: Ujistěte se, že zaměstnanci jsou přidáni jak do projektu, tak do rozvrhu.

Ot: Ikona varování u rozvrhu.
Odp: Rozsah dat vypršel. Vytvořte nový rozvrh nebo prodlužte stávající.

Ot: Jak přidat zaměstnance do rozvrhu po jeho vytvoření?
Odp: Otevřete Plány → ikona tužky u rozvrhu → záložka Přidat zaměstnance → vyberte zaměstnance → uložte.

Ot: Jak prodloužit rozvrh po vypršení?
Odp: Schedules → tužka → záložka Zmenšit/prodloužit plán → vyberte Rozšířit rozvrh → zadejte lisé datum → uložte.

Ot: K čemu slouží typ “Týden control Typ” v rozvrhu?
Odp: Určuje, jak systém reaguje na přesčasy. Povolit — bez omezení, Povolit s potvrzením — manažer schvaluje přesčasy, Blok — směny s překročením se označí červeným bodem.

Ot: Jak vytvořit druhý projekt?
Odp: Přejděte do Moduly → zvyšte počet projektů v modulu Oddělení a projekty → uložte. Poté se tlačítko + Vytvořit projekt stane aktivním.

Ot: Lze přejmeliSo šablonu směny po vytvoření rozvrhu?
Odp: Ano. Klikněte na šablonu směny v mřížce rozvrhu → tlačítko úpravy — změňte název a uložte.

Ot: Jak vybrat typ rozvrhu “Předvolba” pro rotaci 2/2?
Odp: V průvodci vytvořením rozvrhu v kroku 2 vyberte Předvolba, poté nastavte vzor: 2 pracovní dny, 2 volné dny.

Ot: Co se stane, když rozvrh nepublikuji?
Odp: Zaměstnanci neobdrží notifikace a neuvidí směny v mobilní aplikaci. Publikace je povinná pro upozornění týmu.

Ot: Lze jmeliSo manažera projektu při jeho vytvoření?
Odp: Ano. V nastavení projektu je pole Manažeři — přidejte potřebné uživatele s rolí Manager.

Ot: Jak smazat rozvrh?
Odp: Otevřete nastavení rozvrhu a klikněte na Smazat. Všechny směny v rozvrhu budou automaticky smazány.

Ot: Jak přidat naplálisané přestávky do šablony směny?
Odp: V šabloně směny zapněte zaškrtávací pole Nastavit přestávky → zadejte Title, Duration, Start a Paid → klikněte na Přidat přestávku pro přidání dalších přestávek. Každá přestávka je vázána na konkrétní čas.

Ot: Jaký je rozdíl mezi jednoduchou přestávkou (Přestávka) a naplálisanou (Nastavit přestávky)?
Odp: Jednoduchý Break — pouze délka v minutách, bez vazby na čas. Nastavit přestávky — přesné přestávky s názvem, časem začátku, délkou a zaškrtávacím polem placenosti.

Ot: Lze nastavit různý počet zaměstnanců pro všední dny a víkKonecy?
Odp: Ano. U typů rozvrhu Dle dostupnosti a Pokročilý se pro každou šablonu směny nastavuje Počet vyžadovaných zaměstnanců zvlášť pro každý den v týdnu (Po–Ne).

Ot: Co je Plálisač hodilisého zatížení?
Odp: Vizuální plánovač zátěže v záložce Zatížení poptávky (vyžaduje modul Předpovídání). Umožňuje nastavit, kolik zaměstnanců je potřeba v každou hodinu každého dne. Na základě těchto dat systém vypočítá optimální počet směn.

Ot: Kde najdu plálisač zátěže?
Odp: Připojte modul Předpovídání → v průvodci rozvrhy typů Dle dostupnosti nebo Pokročilý → záložka Zatížení poptávky → Plálisač hodilisého zatížení.

Ot: Co zJménoná “Nastavte pracoviště podle dnů” v šabloně směny?
Odp: Zaškrtávací pole umožňuje nastavit různý počet pracovních míst pro každý den v týdnu v rámci jedné šablony směny. Dostupné u typů Dle dostupnosti a Advanced.

Ot: Lze přidat více přestávek do jedné šablony směny?
Odp: Ano. Klikněte na Přidat přestávku pro každou další přestávku. Například coffee break 15 minutut v 10:30 a oběd 30 min ve 13:00.

Ot: Co zJménoná “Ve stejnou dobu na přestávce 0–1” v nastavení přestávky?
Odp: Ukazuje, kolik zaměstnanců může být na této přestávce současně. Systém kontroluje, aby nešli všichni na přestávku najednou.