Afsnittet Virksomhedsindstillinger giver dig mulighed for at styre virksomhedens generelle oplysninger, faktureringsdata, betalingsmetoder, fakturaer, transaktioner og aktive moduler.
For at åbne siden med virksomhedsindstillinger skal du klikke på virksomhedens navn øverst på skærmen og vælge ”Virksomhedsindstillinger”.
Generel info
I dette afsnit kan du udfylde din virksomheds grundlæggende data:
- virksomhedens navn;
- arbejdstilstand (kontortilstand eller Field Service — udgående opgaver);
- antal medarbejdere;
- land / region;
- stat / provins / region;
- by;
- yderligere oplysninger om virksomheden.
Du kan også uploade et virksomhedslogo. Logoet, der uploades her, hentes automatisk ind i indstillingerne for modulet Fakturering (udstedelse af fakturaer) og udskrives på de dokumenter, som du opretter til dine kunder (fakturaer, tilbud osv.), og bruges desuden i PDF-rapporten for opgaven fra afsnittet ”Opgaver” (læs mere i artiklen ”Rapporter”).
Hvis der er brug for et andet logo til dokumenterne, kan det udskiftes i Moduler → Indstillinger → Fakturering → Virksomhedslogo.
Vigtigt: logoet vedrører ikke de fakturaer, som Shifton udsteder til din virksomhed for brugen af moduler (de findes i afsnittet ”Fakturaer” nedenfor) — det bruges kun i de dokumenter, din virksomhed opretter til sine kunder.
Når du har foretaget ændringerne, skal du klikke på ”Gem”.
Virksomhedsaktioner
Ændring af virksomhedsejer
Du kan overdrage ejerskabet til en anden bruger. Efter overdragelsen ændres dit adgangsniveau automatisk fra Ejer til Medarbejder.
- Klik på ”Skift ejer”.
- Vælg i sidepanelet den medarbejder, der skal være den nye ejer.
- Bekræft handlingen ved at klikke på ”Bekræft”.
- Klik på ”Annuller” for at afbryde.
> Denne handling kan ikke fortrydes. Kun den nye ejer kan give dig ejerskabet tilbage.
Sæt virksomheden på pause
Når virksomheden sættes på pause, standses dens drift midlertidigt.
Efter pausen:
- frakobles alle betalingsmetoder;
- slås alle moduler fra;
- sættes faktureringen for en ny periode på pause;
- handlingen kan fortrydes når som helst.
Sådan sætter du virksomheden på pause:
- Klik på ”Sæt virksomheden på pause”.
- I sidepanelet skal du obligatorisk indtaste bekræftelsesteksten på engelsk — indtast den præcis som vist på skærmen (den kan kopieres og indsættes i feltet). Uden denne tekst forbliver bekræftelsesknappen inaktiv.
- Vælg årsagen til pausen.
- Tilføj en kommentar (valgfrit).
- Bekræft handlingen ved at klikke på ”Bekræft”.
- Klik på ”Annuller” for at afbryde.
Slet virksomhed
Virksomheden kan kun slettes, hvis der ikke er ubetalte fakturaer. Hvis der er udestående gæld, bliver sletning først mulig, når gælden er betalt.
Når virksomheden slettes:
- slettes virksomhedens konto (med det samme, hvis der ikke er gæld for den kommende periode; i modsat fald udskydes sletningen, indtil fakturaen er udstedt og betalt);
- frakobles alle betalingsmetoder;
- sættes faktureringen på pause, hvis der ikke er gæld for en ny periode;
- denne handling kan ikke fortrydes.
Sådan sletter du virksomheden:
- Klik på ”Slet virksomhed”.
- I sidepanelet skal du obligatorisk indtaste bekræftelsesteksten på engelsk — indtast den præcis som vist på skærmen (den kan kopieres og indsættes i feltet). Uden denne tekst forbliver bekræftelsesknappen inaktiv.
- Vælg en årsag.
- Tilføj en kommentar (valgfrit).
- Bekræft handlingen ved at klikke på ”Bekræft”.
- Klik på ”Annuller” for at afbryde.
Faktureringsadresse
I dette afsnit gemmes de oplysninger, der bruges til fakturering.
Vigtigt: ændringerne gælder ikke for allerede udstedte fakturaer. Opdatér betalingsoplysningerne, inden fakturaen oprettes, hvis du vil have dem med på fakturaen.
Du kan udfylde følgende felter:
- Virksomhedens navn *
- Momsnummer
- Fornavn *
- Efternavn *
- Telefonnummer
- Land / Region *
- Stat / Provins / Region *
- By *
- Postnummer *
- Adresse *
Når du har udfyldt oplysningerne, skal du klikke på ”Gem”.
Betalingsmetoder
I dette afsnit kan du tilføje, redigere eller slette et betalingskort.
Tilføj et kort
- Klik på ”Tilføj et kort”.
- Indtast kortoplysningerne.
- Klik på ”Gem”.
Rediger kort
- Klik på ”Rediger” ved siden af kortet.
- Opdatér udløbsmåned og -år.
- Klik på ”Gem” eller ”Annuller”.
Du kan også slette kortet ved at klikke på ”Slet”.
> For at invitere medarbejdere til virksomheden kræves et gyldigt kort og et aktivt månedligt abonnement.
Selskabets saldo
Her kan du se den aktuelle saldo og aktivere det månedlige abonnement.
Sådan tegner du abonnementet:
- Klik på ”Månedlig betaling”.
- Vælg et eksisterende kort, eller tilføj et nyt.
- Klik på ”Gem”.
Fakturaer
Dette afsnit indeholder alle de fakturaer, der er udstedt til din virksomhed.
Du kan:
- downloade en Excel-fil med betalingsbeløbene for forskellige perioder;
- se detaljerne for hver faktura.
Tabellen omfatter:
- Faktura-ID
- Afregningsperiode
- Betalingsfrist
- Oprettelsesdato
- Pris
- Allerede betalt
- Til betaling
- Status
Et klik på faktura-ID åbner fakturaens fulde detaljer, herunder gebyrerne for moduler, som er dannet ud fra oplysningerne i din faktureringsadresse.
Transaktioner
Dette afsnit indeholder alle de transaktioner, der har påvirket virksomhedens saldo.
Aktive moduler
Her kan du se alle aktive moduler og datoerne for, hvornår de udløber.
FAQ
Spørgsmål: Hvor åbner jeg Virksomhedsindstillinger i Shifton? Svar: Klik på virksomhedens navn øverst på skærmen, og vælg derefter ”Virksomhedsindstillinger”. Siden med virksomhedens generelle konfiguration åbnes.
Spørgsmål: Hvilke oplysninger kan redigeres i virksomhedsindstillingerne? Svar: Du kan opdatere virksomhedens generelle data: virksomhedens navn, arbejdstilstand, antal medarbejdere, land/region, stat/provins, by og yderligere oplysninger. Her kan du også uploade et virksomhedslogo.
Spørgsmål: Hvorfor skal man uploade et virksomhedslogo? Svar: Logoet hentes automatisk ind i indstillingerne for modulet Fakturering og udskrives på de dokumenter, du opretter til dine kunder (fakturaer, tilbud), samt i PDF-rapporten for opgaven fra afsnittet ”Opgaver”. Om nødvendigt kan det udskiftes til dokumenterne i Moduler → Indstillinger → Fakturering. Logoet påvirker ikke de fakturaer, som Shifton udsteder til din virksomhed.
Spørgsmål: Hvordan gemmer jeg ændringer i virksomhedens oplysninger? Svar: Når du har foretaget ændringer i virksomhedens felter, skal du klikke på ”Gem”. Uden at gemme bliver ændringerne ikke anvendt.
Spørgsmål: Hvordan overdrager jeg ejerskabet til en anden bruger? Svar: Klik i afsnittet ”Virksomhedsaktioner” på ”Skift ejer”, vælg den medarbejder, der skal være den nye ejer, og bekræft handlingen. Efter overdragelsen ændres din adgang fra Ejer til Medarbejder.
Spørgsmål: Kan overdragelsen af ejerskabet til virksomheden fortrydes? Svar: Nej — overdragelsen af ejerskabet kan ikke fortrydes. Kun den nye ejer kan give ejerskabet tilbage til dig.
Spørgsmål: Hvad gør funktionen ”Sæt virksomheden på pause”? Svar: Når virksomheden sættes på pause, standses dens drift midlertidigt:
- alle betalingsmetoder frakobles;
- alle moduler slås fra;
- faktureringen for en ny periode sættes på pause. Denne handling kan fortrydes når som helst.
Spørgsmål: Hvordan sætter jeg virksomheden på pause? Svar: Klik på ”Sæt virksomheden på pause”, indtast den nødvendige bekræftelsestekst, og vælg årsagen til pausen.
Spørgsmål: Kan virksomheden slettes? Svar: Ja — men kun hvis der ikke er ubetalte fakturaer. Hvis der er udestående gæld, bliver sletning først tilgængelig, når gælden er betalt.
Spørgsmål: Hvad sker der, når virksomheden slettes? Svar: Når virksomheden slettes:
- slettes virksomhedens konto (med det samme, hvis der ikke er gæld for den kommende periode, eller efter at gælden er betalt);
- frakobles alle betalingsmetoder;
- sættes faktureringen på pause for den næste periode. Denne handling kan ikke fortrydes.
Spørgsmål: Kan virksomheden slettes, hvis den har moduler slået til? Svar: Ja — men sletningen af virksomheden sker først, når alle ubetalte fakturaer er betalt. Moduler blokerer ikke for sletning, hvis betalingsbetingelserne er opfyldt.
Spørgsmål: Hvad er ”Arbejdstilstand” i virksomhedsindstillingerne? Svar: Arbejdstilstanden viser, hvilken tilstand din virksomhed arbejder i — kontortilstand eller udgående tilstand (Field Service). Det afgør, hvilke moduler der er tilgængelige, og hvordan arbejdsprocesserne er opbygget.