Kunden kan stille spørgsmål om sit besøg uden at ringe til kontoret, og dit team kan svare på ét og samme sted. Hele korrespondancen er knyttet til opgaven, så den er synlig for alle medarbejdere, der arbejder med opgaven, og den forsvinder ikke i private telefoner.
Siden åbnes fra venstremenuen: Kundeportal → Chats.
Sådan kommer kunden ind i chatten
Der findes ikke noget separat link til chatten. Kunden åbner korrespondancen med knappen ”Besked” på sporingssiden for besøget — netop den side, som linket i din notifikation fører til.
Heraf følger noget vigtigt: uden sporingslinket er chatten ikke tilgængelig. Linket kommer kun med i beskeden gennem substitutionen {link_map} — hvis den ikke indsættes i reglens tekst, har kunden ingen steder at skrive. Hvordan du indstiller det, står i artiklen ”Påmindelsesindstillinger”.
Kunden har hverken brug for registrering eller adgangskode — han skriver direkte fra siden. Ved siden af chatten er der en knap, ”Opkald”, så kunden kan vælge: skrive eller ringe.
Listen over chats
Der er to faner på siden:
| Fane | Hvad den viser |
|---|---|
| Chats | Aktive korrespondancer — for opgaver, der stadig er i arbejde |
| Arkiv | Korrespondancer for afsluttede opgaver |
Begge faner viser den samme tabel:
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Opgave | Nummeret på den opgave, korrespondancen er knyttet til |
| Kunde | Hvem der skriver |
| Antal beskeder | Hvor mange beskeder der er i korrespondancen |
| Handlinger | Knap til at åbne chatten |
Sådan læser og svarer du
- Klik på knappen i kolonnen Handlinger i den ønskede række — korrespondancen åbnes i sidepanelet.
- I panelet er hele beskedhistorikken synlig med dato og klokkeslæt.
- Skriv dit svar i feltet ”Enter message here…” og klik på ”Send”.
- ”Annuller” eller krydset lukker panelet.
Arkiv: læsning er mulig, svar er ikke
Chatten lever sammen med opgaven. Så længe opgaven er i arbejde, skriver kunden og dit team sammen. Så snart opgaven er sat til endelig status, lukkes chatten: kunden kan ikke længere skrive, og korrespondancen flytter til fanen Arkiv.
En arkiveret korrespondance kan åbnes og læses i sin helhed — historikken bevares. Men afsendelsesknappen er inaktiv i en arkiveret chat: du kan ikke længere svare på en lukket opgave.
Heraf følger en praktisk regel: luk alle spørgsmål om opgaven, før du sætter den til endelig status. Når opgaven er afsluttet, bliver korrespondancen udelukkende historik.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Der er ikke en enkelt chat på listen | Kunderne har endnu ikke skrevet — eller de har ingen steder at skrive | Kontrollér, at substitutionen {link_map} er med i reglens tekst: uden sporingslinket kommer kunden ikke ind i chatten |
| Kunden siger, at han ikke kan skrive | Opgaven har allerede endelig status — chatten er lukket | Korrespondancen er flyttet til Arkiv. Kontakt kunden på almindelig vis |
| En gammel korrespondance er forsvundet fra listen | Opgaven er afsluttet, og chatten er arkiveret | Åbn fanen Arkiv |
| Afsendelse kan ikke klikkes i en arkiveret chat | Det er meningen: man kan ikke svare på en afsluttet opgave | Hvis spørgsmålet stadig er åbent, skal du ikke sætte opgaven til endelig status, før det er løst |
| Kunden har ikke fået svar | Beskeden er ikke sendt, eller opgaven blev lukket i mellemtiden | Kontrollér, at chatten ligger på fanen Chats og ikke i arkivet, og at svaret er sendt med knappen ”Send” |
FAQ
Spørgsmål: Hvordan starter kunden en chat? Svar: Med knappen ”Besked” på sporingssiden for besøget. Der findes ikke noget separat link til chatten.
Spørgsmål: Har kunden brug for en konto? Svar: Nej. Han skriver fra den side, der åbnes via linket i din notifikation.
Spørgsmål: Hvorfor har vi slet ingen chats? Svar: Substitutionen {link_map} er sandsynligvis ikke med i notifikationsteksterne — kunden har ingen steder at komme ind. Uden sporingssiden er chatten ikke tilgængelig.
Spørgsmål: Hvilke medarbejdere kan se korrespondancen? Svar: Chatten er knyttet til opgaven og ikke til medarbejderen: den er synlig for alle, der har adgang til opgaven. Alle korrespondancer er samlet på siden Chats.
Spørgsmål: Kommer der en notifikation om en ny besked fra kunden? Svar: Der er ingen særskilt notifikation på siden — beskedtælleren er synlig på listen over chats, så det er værd at tjekke siden i løbet af arbejdsdagen.
Spørgsmål: Kan man svare på en afsluttet opgave? Svar: Nej. I en arkiveret chat er afsendelsesknappen inaktiv — korrespondancen er kun tilgængelig for læsning.
Spørgsmål: Hvor blev korrespondancen for en afsluttet opgave af? Svar: Den er flyttet til fanen Arkiv. Den bevares i sin helhed.
Spørgsmål: Kan en korrespondance slettes? Svar: Nej. Chatten gemmes sammen med opgaven som historik over henvendelsen.
Spørgsmål: Kan kunden vedhæfte en fil i chatten? Svar: I chatten sender kunden tekst. En fil kan han vedhæfte til anmeldelsen, når arbejdet er afsluttet.
Spørgsmål: Kan kunden ringe i stedet for at skrive? Svar: Ja, på sporingssiden er der ved siden af beskedknappen en knap, ”Opkald”. Hvis udskiftning af nummeret er slået til i modulets indstillinger, går opkaldet ikke til teknikerens private telefon.
Spørgsmål: Hvor mange chats kan der være for én opgave? Svar: Én — korrespondancen om opgaven føres i én chat, og tælleren viser antallet af beskeder i den.