Før du udsteder den første faktura, skal modulet sættes op: angiv, hvad der skal stå i dokumenterne, og hvilket nummer nummereringen skal begynde fra. Indstillingerne åbnes én gang og gælder for alle virksomhedens dokumenter.
Sti: menuen Shifton (virksomhedens navn i topbjælken) → Moduler → fanen Indstillinger → Fakturering i listen til venstre.
Grundlæggende indstillinger
Disse felter havner i toppen af hvert dokument — faktura, arbejdsordre, kvittering, færdiggørelsesakt.
| Felt | Hvad det gør |
|---|---|
| Virksomhedslogo | Logo i dokumenterne. Knappen Vælg logo — upload eller udskift |
| Virksomhedsnavn | Organisationens navn, obligatorisk felt |
| Standard skat (procent) | Standardskat, som indsættes i det nye dokument. Du kan lade den stå på 0 og angive skatten manuelt i hvert dokument |
| Adresseblok | Organisationens adresse. Fri tekst: trykkes i dokumentet, som den står, linjeskift bevares |
| Faktureringsblok | Betalingsoplysninger — modtager, bank, BIC, kontonummer. Også fri tekst over flere linjer |
Adressen og betalingsoplysningerne er almindelige tekstfelter uden formatkontrol. Det er gjort med vilje: kravene til betalingsoplysninger er forskellige fra land til land, og et fast format ville stå i vejen.
Dokumenttællere
Hver dokumenttype har sin egen nummerering, og den sættes op separat. To felter pr. type: Præfiks — det, der sættes foran nummeret, og Tæller — hvilket tal der skal fortsættes fra.
| Tæller | Standardpræfiks | Til hvilket dokument |
|---|---|---|
| Estimattæller | EST- | Vurdering |
| Arbejdsordre tæller | WO- | Arbejdsordre |
| Fakturatæller | INV- | Faktura |
| Kvitteringstæller | REC- | Kvittering |
| Bevis for service tæller | POW- | Færdiggørelsesakt |
Dokumentets nummer sammensættes af præfikset og tællerens aktuelle værdi: med præfikset INV- og tælleren 5 får den næste faktura nummeret INV-5, og tælleren bliver 6.
Hvorfor ændre tælleren. Hvis du er skiftet til Shifton fra et andet system, og fakturaerne dér nåede til nr. 340, så sæt tælleren til 341 — nummereringen fortsætter uden huller, og i regnskabet vil der ikke være to dokumenter med samme nummer.
Præfikset kan stå tomt — så bliver nummeret blot et tal.
Når du har rettet et felt, skal du klikke på Gem nederst på siden. Indstillingerne gælder for nye dokumenter; allerede udstedte ændres ikke.
Adgangsrettigheder
| Rolle | Hvad de kan |
|---|---|
| Medarbejder | Ser ikke modulindstillingerne |
| Administrator | Åbner og ændrer indstillingerne |
| Ejer | Fuld adgang |
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Punktet Fakturering findes ikke i listen til venstre | Modulet »Fakturering« er ikke slået til | Slå det til på fanen Moduler og klik på Gem |
| Knappen Gem reagerer ikke | Et obligatorisk felt er ikke udfyldt — virksomhedens navn eller tællerens værdi | Kontrollér felterne med stjerne |
| Der er intet logo i dokumentet | Logoet er ikke uploadet, eller dokumentet er oprettet før uploaden | Upload logoet og opret dokumentet igen |
| To dokumenter med samme nummer | Tælleren er sat tilbage | Sæt tælleren højere end det største udstedte nummer |
| Skatten blev ikke indsat i fakturaen | Der står 0 i indstillingerne | Angiv standardskatten, eller sæt den i selve dokumentet |
| Betalingsoplysningerne trykkes på én linje | Linjeskiftene blev ikke bevaret ved indsættelse fra et andet program | Indtast linjeskiftene igen i feltet Faktureringsblok |
Ofte stillede spørgsmål
Sp: Er det nødvendigt at sætte modulet op før den første faktura? Sv: Teknisk set nej, men så vil dokumentet hverken have logo eller betalingsoplysninger. Det er mere fornuftigt at udfylde indstillingerne én gang på forhånd.
Sp: Kan man angive forskellige betalingsoplysninger til forskellige kunder? Sv: Nej, blokken med betalingsoplysninger er én pr. virksomhed og trykkes i alle dokumenter.
Sp: Hvad sker der med allerede udstedte dokumenter, hvis logoet ændres? Sv: Ingenting. Indstillingerne gælder for nye dokumenter, de gamle bliver, som de var.
Sp: Kan nummereringen starte fra et vilkårligt tal? Sv: Ja, indtast den ønskede værdi i feltet Tæller. Det vigtigste er, at den er højere end de numre, der allerede er udstedt, ellers opstår der dubletter.
Sp: Er præfikset obligatorisk? Sv: Nej. Hvis du lader feltet stå tomt, bliver nummeret blot et tal.
Sp: Påvirker standardskatten dokumenter, der allerede er oprettet? Sv: Nej, den indsættes kun i nye.
Sp: Hvor kan man se, hvilket nummer det næste dokument får? Sv: Præfikset og tællerens aktuelle værdi står i de samme indstillinger: sammen udgør de det næste nummer.
Sp: Hvorfor er adressen og betalingsoplysningerne almindelige tekstfelter? Sv: Kravene til betalingsoplysninger er forskellige fra land til land, derfor påtvinges der ikke noget format: der trykkes det, du har indtastet.
Sp: Nulstilles tællerne ved årets begyndelse? Sv: Nej, der er ingen automatisk nulstilling. Har du brug for nummerering fra årets begyndelse, skal du sætte tælleren til 1 manuelt.
Sp: Hvem kan ændre disse indstillinger? Sv: Administratoren og virksomhedens ejer. Medarbejdere ser ikke afsnittet med modulindstillinger.