Moduler og modulindstillinger - Shifton Service Help

Shifton Feltservice giver dig mulighed for at slå enkelte moduler til og fra alt efter din virksomheds behov. De fleste moduler fungerer uafhængigt af hinanden, men modulet Opgaver er obligatorisk — det kan ikke slås fra, da de øvrige moduler er bygget op omkring det.

Modulet Opgaver

Modulet Opgaver åbner adgang til systemets grundlæggende muligheder, herunder:

Opgaver og opgaveindstillinger — opgavetyper: enkelte, gruppevise, gentagne
Brugerdefinerede opgavefelter
Tjeklister
Kunder
Færdigheder
Serviceområder
Kort
Markeringer
Statusser
Medarbejdere
Rapporter
Vedhæftning af filer til opgaver
To Do (huskeliste)

Kontrol af arbejdssted

Modulet Kontrol af arbejdssted giver dig mulighed for at:

se medarbejderne på kortet i realtid
følge ruter og bevægelser
se den sidst kendte position
få adgang til historiske bevægelsesdata for en vilkårlig dag

Inventar (endnu ikke offentliggjort)

Modulet Inventar giver dig mulighed for at:

Sådan slår du moduler til og fra

Sådan styrer du modulerne:

Klik på Virksomhedsnavn øverst på siden.
Åbn afsnittet Moduler.

På denne side ser du:

de moduler, der er slået til
beskrivelser af modulerne
prisen på modulerne

Aktivér modul

Sæt flueben ved siden af modulet.
Klik på Gem.

Slå et modul fra

Fjern fluebenet ved modulet eller
klik på det røde kryds ved siden af det.
Klik på Gem.

Modulindstillinger

I afsnittet Indstillinger kan du indstille modulets adfærd.

Grundlæggende indstillinger

Brug medarbejderens navn fra virksomheden Som standard vises navnet fra profilen. Slå denne indstilling til for at vise det navn, der blev angivet, da medarbejderen blev tilføjet.

Indstillinger for virksomhedsmeddelelser

Tillad Telegram-notifikationer Når den er slået til, kan medarbejderne modtage notifikationer i Telegram i overensstemmelse med indstillingerne i deres profil.
Tillad SMS-notifikationer Når den er slået til, kan medarbejderne modtage SMS-notifikationer i overensstemmelse med indstillingerne i deres profil.

Indstillinger for modulet Opgaver

Tillad indsamling af geolokationsdata Følger medarbejderens position, når mobilappen bruges.
Tillad geolokationssporing uden tilknytning til en opgave Medarbejderne kan tillade positionssporing uden at være tildelt en opgave.
Kontrollér geolokationen, før opgaven startes Medarbejderen kan kun starte opgaven, når vedkommende befinder sig inden for den angivne afstand fra kundens adresse.
Oprettelse af opgaver uden vagter Gør det muligt at oprette opgaver uden vagter (praktisk for kontormedarbejdere).
Forbyd genåbning af opgaver Opgaver kan ikke ændres, når de har nået den endelige status.
Maksimal afstand til kundens adresse (m) Angiver den tilladte afstand for at starte en opgave.
Geolokationens følsomhed Angiver den mindste afstand mellem de registrerede punkter:
50–100 m — det samme sted
200–1000 m — kørsel i transportmiddel
Tillad medarbejdere at tage frie opgaver Medarbejderne kan selv tage opgaver, der ikke er tildelt.
By som standard Indsættes automatisk, når en ny kunde oprettes.
Forebyggelse af overlappende opgaver Forhindrer, at opgaver, der overlapper i tid, tildeles den samme medarbejder.
Automatisk datoskift for en fri opgave Opgaver, der ikke er tildelt, flyttes til den næste dag efter det planlagte afslutningstidspunkt.
Indstillinger for listen over filformål Gør det muligt at tilføje typer af filformål.

Indstillinger for kontrol af arbejdssted

Geolokationens følsomhed Angiver den afstand, der kræves for at registrere et nyt bevægelsespunkt.

Vigtigt: når du har ændret nogen af indstillingerne, skal du klikke på Gem for at anvende ændringerne.

Indstillinger for Kundeportalen

Her fastlægges det, hvilke kundedata der indsættes i beskederne, og hvordan udførerens navn vises.

Mapping: client name Det kundefelt, fornavnet hentes fra (som standard — First name).
Mapping: Client's Last Name Det felt, kundens efternavn hentes fra (som standard — Last name).
Mapping: customer's phone number Feltet med kundens telefonnummer — SMS sendes hertil (som standard — Phone).
Mapping: client email Feltet med kundens e-mailadresse — breve sendes hertil (som standard — e-mail).
Teknikernavnformat Hvordan udførerens navn vises for kunden (for eksempel kun fornavnet).
Beskyttelse ved telefonnummer Skjuler medarbejderens rigtige telefonnummer for kunden.

Indstillinger for SMS-betaling

Regler for automatisk optankning af SMS-saldoen. Til en engangsoptankning skal du bruge fanen Fyld op i afsnittet SMS-betaling.

Tilstand for automatisk optankning Tilstand for automatisk optankning. Værdien Fra. — automatisk optankning er slået fra.

Når du har foretaget ændringerne, skal du klikke på ”Gem”.

Indstillinger for ”Fakturering”

Her indstilles dokumenternes udseende og nummereringen af hver dokumenttype.

Virksomhedslogo Det logo, der udskrives i dokumenternes sidehoved. Hentes automatisk fra virksomhedsindstillingerne (Virksomhedsindstillinger → Generel info). Hvis der er brug for et andet logo til dokumenterne, kan du udskifte det her med knappen ”Vælg logo”.
Virksomhedsnavn Virksomhedens navn i dokumenterne (obligatorisk felt).
Default tax (percentage) Standardskat i procent — indsættes i nye dokumenter.
Adresseblok Virksomhedens adresse i dokumentets sidehoved.
Faktureringsblok Bankoplysninger til betaling (modtager, bank, BIC, kontonummer osv.).

Vigtigt: logo, navn, adresse og bankoplysninger fra disse indstillinger kommer med i de dokumenter, du opretter til dine kunder — de har ingen forbindelse til de fakturaer, som Shifton udsteder til din virksomhed.

Dokumenttællere

For hver dokumenttype angives et selvstændigt præfiks og det aktuelle nummer. Det næste oprettede dokument får nummeret ”præfiks + tæller” (for eksempel EST-6).

Estimattæller Vurdering — præfiks (for eksempel EST-) og tæller.
Arbejdsordre tæller Arbejdsordre — præfiks (for eksempel WO-) og tæller.
Fakturatæller Faktura — præfiks (for eksempel INV-) og tæller.
Kvitteringstæller Kvittering — præfiks (for eksempel REC-) og tæller.
Bevis for service tæller Bekræftelse af leveret service — præfiks (for eksempel POW-) og tæller.

Når du har foretaget ændringerne, skal du klikke på ”Gem”.

FAQ

Spørgsmål: Kan man slå ét enkelt modul til og lade resten være? Svar: Ja. De fleste moduler fungerer uafhængigt, så du kan kun slå dem til, som din virksomhed reelt har brug for. Den eneste undtagelse er modulet Opgaver, som er obligatorisk.

Spørgsmål: Hvorfor er modulet Opgaver obligatorisk? Svar: Opgaver er systemets fundament. De øvrige moduler (inventar, positionskontrol, rapporter) er bygget op omkring udførelsen af opgaver og kan ikke fungere korrekt uden det.

Spørgsmål: Kan medarbejderne se de fravalgte moduler? Svar: Nej. Moduler, der er slået fra, er helt skjult for medarbejderne og vises ikke i deres grænseflade.

Spørgsmål: Påvirker ændringer af moduler de eksisterende data? Svar: Nej. Når et modul slås fra, slettes data ikke. Hvis du senere slår det til igen, er alle tidligere oprettede data stadig tilgængelige.

Spørgsmål: Er geolokationssporing obligatorisk for medarbejderne? Svar: Nej. Geolokationssporing afhænger af modulets indstillinger og medarbejdernes tilladelser. Den kan slås helt fra eller begrænses.

Spørgsmål: Følger systemet positionen uden for arbejdstiden? Svar: Nej. Positionsdata indsamles kun i overensstemmelse med de aktive tilladelser.

Spørgsmål: Hvad sker der, hvis medarbejderen spærrer for adgang til positionen på sin telefon? Svar: Systemet kan ikke følge vedkommendes position, og visse begrænsninger, der er knyttet til opgaverne, kan fungere forkert.

Spørgsmål: Kan man oprette opgaver uden at tildele en medarbejder? Svar: Ja. Sådanne opgaver kaldes frie, og hvis denne indstilling er slået til, kan medarbejderne senere tage dem.

Spørgsmål: Hvad sker der, hvis to opgaver overlapper i tid? Svar: Hvis forebyggelse af overlappende opgaver er slået til, blokerer systemet for, at overlappende opgaver tildeles den samme medarbejder.

Spørgsmål: Kan opgaver redigeres, efter at de er afsluttet? Svar: Det afhænger af indstillingerne. Hvis genåbning af opgaver er slået fra, kan afsluttede opgaver ikke ændres.

Spørgsmål: Sendes notifikationerne automatisk, når de er slået til? Svar: Notifikationer sendes kun, hvis de er slået til både på virksomhedsniveau og i medarbejderens profil.

Spørgsmål: Kan man bruge Telegram-notifikationer uden SMS? Svar: Ja. Hver notifikationskanal kan slås til og fra uafhængigt af de andre.

Spørgsmål: Kan modulets indstillinger ændres senere? Svar: Ja. Alle modulets indstillinger kan opdateres når som helst.

Spørgsmål: Hvorfor blev mine indstillinger ikke anvendt? Svar: Der blev højst sandsynligt ikke klikket på knappen Gem. Ændringerne anvendes først, når de er gemt.

Spørgsmål: Træder modulets indstillinger i kraft med det samme? Svar: Ja. Når indstillingerne er gemt, træder de i kraft med det samme.

Spørgsmål: Kan man teste et modul, før man bruger det fuldt ud? Svar: Ja. Du kan slå modulet til, kontrollere, hvordan det fungerer, og om nødvendigt slå det fra igen uden at miste data.