På denne side er alt det samlet, som kunden modtager fra din virksomhed: både de påmindelser, der sendes op til et aftalt tidspunkt, og de beskeder, der sendes af sig selv, når opgavens status skifter. Beskedteksterne angives også her.
Hvor du finder siden
Åbn gruppen Kundeportal i venstremenuen og vælg Påmindelsesindstillinger. Gruppen vises kun, når modulet er slået til — se artiklen ”Kundeportal — oversigt”.
To blokke på siden
Siden er delt i to blokke, og de bør ikke forveksles — de udløses af forskellige årsager:
| Blok | Hvornår der sendes | Eksempel |
|---|---|---|
| Indstillinger for planlagte notifikationer | Efter tid: N minutter til besøget eller efter det | ”Vi minder om, at teknikeren kommer om en time” |
| Notifikationsindstillinger efter status | Efter hændelse: opgaven er skiftet til en bestemt status | ”Teknikeren er kørt ud til dig” |
Det ene erstatter ikke det andet: påmindelsen sendes, også hvis statussen ikke har ændret sig, og statusnotifikationen sendes, også hvis der stadig er et døgn til besøget.
Planlagte påmindelser
Sådan opretter du en
- Klik på ”Opret påmindelse”.
- Titel — hvad påmindelsen skal hedde på listen. Kun du kan se den.
- Påmindelsesmulighed — ”Til” eller ”Efter”.
- Send før/efter — intervallet i minutter. Værdien
0betyder ”på selve referencepunktet”. - Kanaler — SMS, e-mail eller begge.
- Beskedteksterne: SMS-tekst, Emne for e-mailen, E-mail tekst.
- Aktiveret — slå påmindelsen til.
På listen vises påmindelsen med kolonnerne Titel, Send før/efter, Påmindelsesmulighed, Kanaler, Aktiveret samt handlinger — blyanten til redigering og skraldespanden til sletning.
Notifikationer efter status
Statusserne er dine, ikke systemets
Listen over statusser i denne blok er ikke en færdig liste fra Shifton. Opgavernes statusser opretter og navngiver du selv i afsnittet Opgaveindstillinger → Statusser, og notifikationstabellen viser præcis dit eget udvalg. Illustrationerne i denne artikel viser én virksomheds statusser; du får dine egne.
Heraf følger arbejdsgangen: først statusserne, derefter notifikationerne til dem. En ny status, der tilføjes senere, vises i tabellen som en tom række — uden kanaler, og der sendes ikke noget til kunden for den, før du har angivet dem.
Sådan angiver du en notifikation for en status
Klik på + i statusrækken — vinduet ”Tilføj regel for statusser” åbnes:
- Status — den status, hvis skift udløser reglen.
- Kanaler — SMS, e-mail eller begge.
- SMS-tekst — teksten i SMS’en.
- Emne for e-mailen — emnet i e-mailen.
- E-mail tekst — teksten i e-mailen.
- Aktiveret — om reglen er slået til.
Klik på ”Gem”. I tabellen ud for statussen vises de valgte kanaler, og den grå markering bliver grøn.
En status, som ikke har fået tildelt en enkelt kanal, er markeret med gråt — for den modtager kunden ingenting.
Substitutioner i beskedteksten
Teksterne er ikke statiske: den konkrete opgaves data indsættes i dem. Under hvert felt er der et tip med en liste over de tilladte substitutioner:
{executor_name} — teknikerens navn · {company_name} — virksomhedens navn · {client_first_name} — kundens fornavn · {client_last_name} — kundens efternavn · {scheduled_time} — besøgets planlagte tidspunkt · {task_id} — opgavens nummer · {company_id} — virksomhedens nummer · {client_id} — kundens nummer · {link_map} — link til sporingssiden · {link_feedback} — link til anmeldelsesformularen
Det vigtigste om links. Links til kortet og til anmeldelsen tilføjes ikke automatisk — de kommer kun med i beskeden gennem {link_map} og {link_feedback}. Hvis substitutionen ikke indsættes, sendes beskeden uden link: kunden kan hverken følge teknikeren eller efterlade en anmeldelse, og det er på ingen måde synligt i grænsefladen — reglen vil se ud, som om den er sat op.
Eksempel på en SMS-tekst til statussen ”teknikeren er kørt ud”:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Og e-mailemnet til den:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}E-mailen til kunden kommer fra Shifton Robot ([email protected]) med det emne, du har angivet.
Hvad der skal være på plads, for at beskederne kommer frem
- SMS kræver saldo. Hver SMS trækkes fra SMS-saldoen — den findes på siden SMS-fakturering. Ved nulsaldo sendes der ingen SMS. E-mails er gratis og afhænger ikke af saldoen.
- Kunden skal have udfyldt telefon og/eller e-mail, og disse felter skal være knyttet til kanalerne i Moduler → Indstillinger → Kundeportal.
- Reglen skal være slået til — kontakten Aktiveret.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Påmindelsen er oprettet, men sendes ikke | Kontakten Aktiveret er slået fra | Slå påmindelsen til på listen |
| Kunden fik ingenting, da statussen skiftede | Der er ikke angivet en enkelt kanal for statussen (grå markering) | Klik på + i statusrækken og angiv kanaler og tekst |
| Der er kommet en ny status, men der er ingen notifikationer for den | Statussen er tilføjet efter opsætningen af notifikationerne | Angiv en regel for den — en ny status oprettes tom |
| Kunden fik en besked uden link | Substitutionen {link_map} eller {link_feedback} er ikke indsat i teksten | Skriv den nødvendige substitution ind i reglens tekst |
Selve substitutionen er synlig i beskeden, for eksempel {client_first_name} | Der er en tastefejl i navnet — en ukendt substitution sendes til kunden som almindelig tekst | Kopiér navnet fra tippet under feltet |
| E-mails kommer frem, men SMS gør ikke | Nulsaldo på SMS eller kunden har ikke noget telefonnummer | Fyld saldoen op på siden SMS-fakturering, og kontrollér kundens kort |
FAQ
Spørgsmål: Hvad adskiller en planlagt påmindelse fra en statusnotifikation? Svar: Påmindelsen er knyttet til besøgets tidspunkt — den sendes N minutter før eller efter. Statusnotifikationen er knyttet til en hændelse — opgaven er skiftet til en status. Det ene erstatter ikke det andet.
Spørgsmål: I hvilke enheder angives påmindelsens interval? Svar: I minutter. Værdien 0 betyder, at der sendes på selve referencepunktet.
Spørgsmål: Hvor mange påmindelser kan man oprette? Svar: Der er ingen grænse. Normalt laver man to eller tre: for eksempel et døgn før via e-mail og 30 minutter før via SMS.
Spørgsmål: Jeg har andre statusser i tabellen end på billedet. Er det normalt? Svar: Ja. Statusserne opretter du selv i Opgaveindstillinger → Statusser, og tabellen viser netop dit eget udvalg.
Spørgsmål: Jeg har tilføjet en ny status — hvorfor er der ingen notifikationer for den? Svar: En ny status vises i tabellen som en tom række uden kanaler. Åbn den via + og angiv kanaler og tekst.
Spørgsmål: Kan man kun sende e-mails og undgå at bruge SMS? Svar: Ja, lad kun kanalen e-mail være valgt i reglen.
Spørgsmål: Kunden fik en besked, men uden link til kortet. Hvorfor? Svar: Substitutionen {link_map} er ikke med i teksten. Linket tilføjes ikke af sig selv — det skal skrives ind i teksten.
Spørgsmål: Kan man skrive beskedteksten på sit eget sprog? Svar: Ja, teksten er helt din egen. Husk, at den sendes til alle kunder i den form — den oversættes ikke til kundens sprog.
Spørgsmål: Hvad ser kunden i stedet for substitutionen, hvis der ikke er nogen data? Svar: Substitutionen erstattes af det, der står i opgaven. Hvis feltet ikke er udfyldt hos kunden, står der ingenting på dens plads — derfor er det bedst at kontrollere navnet i kundens kort på forhånd.
Spørgsmål: Kan man slå notifikationerne fra for alle statusser på én gang? Svar: Der findes ingen særskilt afbryder — kanalerne fjernes for hver status enkeltvis. Det er hurtigere at slå hele modulet fra i Virksomhedsindstillinger → Moduler.
Spørgsmål: Hvem kan ændre disse indstillinger? Svar: Virksomhedens ejer og administrator.
Spørgsmål: Sendes notifikationerne både til kunden og til medarbejderen? Svar: Nej. Indstillingerne på denne side vedrører kun kunden. Notifikationer til medarbejderne sættes op særskilt — i medarbejderens profil og i indstillingerne for modulet Feltservice.