Håndtering af genanvendelige aktivitetskonfigurationer for at fremskynde oprettelsen af opgaver og sikre ensartethed i hele organisationen.
Hvad er dette?
Aktivitetsskabeloner er forudindstillede konfigurationer, der kan genbruges ved oprettelse af nye aktiviteter. I stedet for at udfylde de samme felter hver gang — navn, varighed, projekt, noter — gemmer du dem som en skabelon og anvender dem med et par klik.
Skabeloner administreres under fanen Aktivitetsskabeloner på Activity-siden (ved siden af fanen Calendar). Når skabelonerne er oprettet, er de tilgængelige ved oprettelse af nye aktiviteter — både enkeltvis og i bulk.
Forudsætninger
#
Krav
Detaljer
1
Adgang til Activity-siden
Adgang til aktivitetsfunktionaliteten er påkrævet.
2
Rolle som Manager, Administrator eller Owner
For at administrere skabeloner kræves forhøjede rettigheder.
3
Projekter konfigureret
Skabeloner kan referere til specifikke projekter.
Trin-for-trin-vejledning
Navigering til aktivitetsskabeloner
Trin
Handling
Forventet resultat
1
Gå til siden Aktivitet via venstre sidepanel.
Activity-siden åbnes med den aktive fane Calendar.
2
Klik på fanen Aktivitetsskabeloner (ved siden af fanen Calendar).
Skabelonsektionen åbnes med listen over eksisterende skabeloner (hvis der er nogen).
Oprettelse af en ny skabelon
Trin
Handling
Forventet resultat
1
Under fanen Aktivitetsskabeloner klik på Opret Skabelon (eller knappen +).
Formularen til oprettelse af skabelon åbnes.
2
Indtast skabelonnavn — en klar beskrivelse af aktivitetstypen.
Navnefeltet er udfyldt.
3
Angiv standardvarigheden for aktiviteter oprettet fra denne skabelon.
Varigheden er indstillet.
4
Vælg det projekt, som skabelonen er knyttet til (om nødvendigt).
Projektet er tilknyttet.
5
Tilføj standardnoter eller instruktioner, der vil blive vist i aktiviteter oprettet fra denne skabelon.
Noterne er gemt i skabelonen.
6
Konfigurer yderligere felter efter behov (placering, stillingskrav osv.).
Alle nødvendige standardværdier er indstillet.
7
Klik på Gem.
Skabelonen er oprettet og vises i listen.
Redigering af en skabelon
Trin
Handling
Forventet resultat
1
Under fanen Aktivitetsskabeloner find den ønskede skabelon.
Skabelonens række er synlig i listen.
2
Klik på knappen Rediger (blyantikon) ved siden af skabelonen.
Redigeringsformularen åbnes med de aktuelle værdier.
3
Foretag de nødvendige ændringer i felterne.
Felterne er opdateret.
4
Klik på Gem.
Skabelonen er opdateret. Aktiviteter, der tidligere er oprettet fra denne skabelon, påvirkes ikke.
Sletning af en skabelon
Trin
Handling
Forventet resultat
1
Under fanen Aktivitetsskabeloner find den skabelon, der skal slettes.
Skabelonens række er synlig i listen.
2
Klik på knappen Slet (papirkurvsikon) ved siden af skabelonen.
En bekræftelsesdialog vises.
3
Bekræft sletningen.
Skabelonen er fjernet fra listen. Aktiviteter, der tidligere er oprettet fra denne skabelon, forbliver uændrede.
Brug af en skabelon ved oprettelse af en aktivitet
Trin
Handling
Forventet resultat
1
I aktivitetskalenderen klik på Opret en aktivitet.
Formularen til oprettelse af aktivitet åbnes.
2
Vælg en skabelon i rullelisten.
Formularen udfyldes automatisk med skabelonens værdier (navn, varighed, projekt, noter).
3
Juster om nødvendigt felterne (f.eks. dato eller specifik medarbejder).
Felterne er konfigureret for denne instans.
4
Klik på Gem.
En ny aktivitet er oprettet baseret på skabelonen.
Referencetabel for skabelonfelter
Felt
Påkrævet
Beskrivelse
Skabelonnavn
Ja
Et beskrivende navn for skabelonen.
Standardvarighed
Ja
Den forudindstillede varighed for aktiviteter oprettet fra denne skabelon.
Projekt
Nej
Standardprojektet, der knyttes til aktiviteten.
Noter / Instruktioner
Nej
Standardteksten, der vises i aktivitetens notefelt.
Placering
Nej
Standardarbejdspladsen.
Stilling
Nej
Den krævede stilling for aktiviteten (bruges ved tildeling).
Adgangsrettigheder
Rolle
Se skabeloner
Oprette skabeloner
Redigere skabeloner
Slette skabeloner
Medarbejder
Nej
Nej
Nej
Nej
Vagtleder
Ja
Nej
Nej
Nej
Manager
Ja
Ja
Ja
Ja
Administrator
Ja
Ja
Ja
Ja
Ejer
Ja
Ja
Ja
Ja
Ofte stillede spørgsmål
S1: Hvis jeg opdaterer en skabelon, ændres de eksisterende aktiviteter så? Nej. Aktiviteter, der tidligere er oprettet fra skabelonen, forbliver uændrede. Opdatering af skabelonen påvirker kun nye aktiviteter, der oprettes fra den i fremtiden.
S2: Kan jeg oprette flere skabeloner for det samme projekt? Ja. Du kan oprette så mange skabeloner, som der er brug for, også inden for det samme projekt. For eksempel separate skabeloner for “Morgeninspektion”, “Eftermiddagslevering” og “Aftenrapport” — alle i det samme projekt.
S3: Kan jeg duplikere en skabelon? Hvis duplikeringsfunktionen er tilgængelig, kan du kopiere en eksisterende skabelon og ændre den. Ellers opret en ny skabelon og udfyld lignende værdier manuelt.
S4: Er skabeloner tilgængelige i alle projekter? Skabeloner er tilgængelige på virksomhedsniveau. Hvis en skabelon er knyttet til et specifikt projekt, vil det projekt være indstillet som standard, men ved oprettelse af en aktivitet kan projektet ændres.
Mulige problemer og løsninger
Problem
Mulig årsag
Løsning
Knappen “Opret en skabelon” er ikke synlig
Utilstrækkelige rettigheder.
Kun Manager, Administrator eller Owner kan oprette skabeloner. Kontakt Administratoren.
Manglende felter i skabelonformularen
Nogle felter kan være skjult bag “Advanced”-kontakten.
Se efter sektionen for avancerede indstillinger i skabelonformularen.
En slettet skabelon vises stadig
Problem med browserens cache.
Opdater siden — skabelonen burde forsvinde.
Skabelonlisten er tom ved oprettelse af en aktivitet
Der er endnu ikke oprettet nogen skabelon.
Gå til fanen Aktivitetsskabeloner og opret mindst en skabelon.
