Aktivitetsskabeloner - Shifton Help

Haandtering af genanvendelige aktivitetskonfigurationer for at fremskynde oprettelsen af opgaver og sikre ensartethed i hele organisationen.

Hvad er dette?

Aktivitetsskabeloner er forudindstillede konfigurationer, der kan genbruges ved oprettelse af nye aktiviteter. I stedet for at udfylde de samme felter hver gang — navn, varighed, projekt, noter — gemmer du dem som en skabelon og anvender dem med et par klik.

Skabeloner administreres under fanen Aktivitetsskabeloner paa Activity-siden (ved siden af fanen Calendar). Naar skabelonerne er oprettet, er de tilgaengelige ved oprettelse af nye aktiviteter — baade enkeltvis og i bulk.

Forudsaetninger

#	Krav	Detaljer
1	Adgang til Activity-siden	Adgang til aktivitetsfunktionaliteten er paakraevet.
2	Rolle som Manager, Administrator eller Owner	For at administrere skabeloner kraeves forhojede rettigheder.
3	Projekter konfigureret	Skabeloner kan referere til specifikke projekter.

Trin-for-trin-vejledning

Navigering til aktivitetsskabeloner

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gaa til siden Aktivitet via venstre sidepanel.	Activity-siden aabnes med den aktive fane Calendar.
2	Klik paa fanen Aktivitetsskabeloner (ved siden af fanen Calendar).	Skabelonsektionen aabnes med listen over eksisterende skabeloner (hvis der er nogen).

Oprettelse af en ny skabelon

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Under fanen Aktivitetsskabeloner klik paa Opret Skabelon (eller knappen +).	Formularen til oprettelse af skabelon aabnes.
2	Indtast skabelonnavn — en klar beskrivelse af aktivitetstypen.	Navnefeltet er udfyldt.
3	Angiv standardvarigheden for aktiviteter oprettet fra denne skabelon.	Varigheden er indstillet.
4	Vaelg det projekt, som skabelonen er knyttet til (om noedvendigt).	Projektet er tilknyttet.
5	Tilfoej standardBemærkr eller instruktioner, der vil blive vist i aktiviteter oprettet fra denne skabelon.	Noterne er gemt i skabelonen.
6	Konfigurer yderligere felter efter behov (placering, stillingskrav osv.).	Alle noedvendige standardvaerdier er indstillet.
7	Klik paa Gem.	Skabelonen er oprettet og vises i listen.

Redigering af en skabelon

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Under fanen Aktivitetsskabeloner find den oenskede skabelon.	Skabelonens raekke er synlig i listen.
2	Klik paa knappen Rediger (blyantikon) ved siden af skabelonen.	Redigeringsformularen aabnes med de aktuelle vaerdier.
3	Foretag de noedvendige aendringer i felterne.	Felterne er opdateret.
4	Klik paa Gem.	Skabelonen er opdateret. Aktiviteter, der tidligere er oprettet fra denne skabelon, paavirkes ikke.

Sletning af en skabelon

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Under fanen Aktivitetsskabeloner find den skabelon, der skal slettes.	Skabelonens raekke er synlig i listen.
2	Klik paa knappen Slet (papirkurvsikon) ved siden af skabelonen.	En bekraeftelsesdialog vises.
3	Bekraeft sletningen.	Skabelonen er fjernet fra listen. Aktiviteter, der tidligere er oprettet fra denne skabelon, forbliver uaendrede.

Brug af en skabelon ved oprettelse af en aktivitet

Trin	Handling	Forventet resultat
1	I aktivitetskalenderen klik paa Opret en aktivitet.	Formularen til oprettelse af aktivitet aabnes.
2	Vaelg en skabelon i rullelisten.	Formularen udfyldes automatisk med skabelonens vaerdier (navn, varighed, projekt, noter).
3	Juster om noedvendigt felterne (f.eks. dato eller specifik medarbejder).	Felterne er konfigureret for denne instans.
4	Klik paa Gem.	En ny aktivitet er oprettet baseret paa skabelonen.

Referencetabel for skabelonfelter

Felt	Paakraevet	Beskrivelse
Skabelonnavn	Ja	Et beskrivende navn for skabelonen.
Standardvarighed	Ja	Den forudindstillede varighed for aktiviteter oprettet fra denne skabelon.
Projekt	Nej	Standardprojektet, der knyttes til aktiviteten.
Noter / Instruktioner	Nej	Standardteksten, der vises i aktivitetens notefelt.
Placering	Nej	Standardarbejdspladsen.
Stilling	Nej	Den kraevede stilling for aktiviteten (bruges ved tildeling).

Adgangsrettigheder

Rolle	Se skabeloner	Oprette skabeloner	Redigere skabeloner	Slette skabeloner
Medarbejder	Nej	Nej	Nej	Nej
Vagtleder	Ja	Nej	Nej	Nej
Manager	Ja	Ja	Ja	Ja
Administrator	Ja	Ja	Ja	Ja
Owner	Ja	Ja	Ja	Ja

Ofte stillede spoergsmaal

S1: Hvis jeg opDatorer en skabelon, aAfslutres de eksisterAfslute aktiviteter saa?
Nej. Aktiviteter, der tidligere er oprettet fra skabelonen, forbliver uaendrede. Opdatering af skabelonen paavirker kun nye aktiviteter, der oprettes fra den i fremtiden.

S2: Kan jeg oprette flere skabeloner for det samme projekt?
Ja. Du kan oprette saa mange skabeloner, som der er brug for, ogsaa inden for det samme projekt. For eksempel separate skabeloner for “Morgeninspektion”, “Eftermiddagslevering” og “Aftenrapport” — alle i det samme projekt.

S3: Kan jeg duplikere en skabelon?
Hvis duplikeringsfunktionen er tilgaengelig, kan du kopiere en eksisterende skabelon og aendre den. Ellers opret en ny skabelon og udfyld lignende vaerdier manuelt.

S4: Er skabeloner tilgaengelige i alle projekter?
Skabeloner er tilgaengelige paa virksomhedsniveau. Hvis en skabelon er knyttet til et specifikt projekt, vil det projekt vaere indstillet som standard, men ved oprettelse af en aktivitet kan projektet aendres.

Mulige problemer og loesninger

Problem	Mulig aarsag	Loesning
Knappen “Create template” er ikke synlig	Utilstraekkelige rettigheder.	Kun Manager, Administrator eller Owner kan oprette skabeloner. Kontakt Administratoren.
Manglende felter i skabelonformularen	Nogle felter kan vaere skjult bag “Advanced”-kontakten.	Se efter sektionen for avancerede indstillinger i skabelonformularen.
En slettet skabelon vises stadig	Problem med browserens cache.	Opdater siden — skabelonen burde forsvinde.
Skabelonlisten er tom ved oprettelse af en aktivitet	Der er endnu ikke oprettet nogen skabelon.	Gaa til fanen Aktivitetsskabeloner og opret mindst en skabelon.
Forkerte vaerdier blev indsat fra skabelonen	Skabelonen kan indeholde foraeldede data.	Rediger skabelonen og opdater standardvaerdierne.