Oprettelse og fordeling af aktiviteter

Lær, hvordan du opretter nye aktiviteter, udfører massehandlinger og automatisk fordeler aktiviteter til medarbejdere.

Hvad er dette?

Aktiviteter i Shifton repræsenterer opgaver eller opgaver, som medarbejdere skal udføre ud over deres almindelige vagter. Denne artikel dækker tre centrale arbejdsgange:

Oprettelse af en aktivitet

mdash; tilføjelse af en enkelt ny aktivitet med specifikke detaljer som tidspunkt, medarbejder og type.

Massehandlinger

mdash; vælg flere aktiviteter og slet dem samlet.

Fordeling af aktiviteter

mdash; automatisk tildeling af ikke-tildelte aktiviteter til tilgængelige medarbejdere baseret på planlægningsregler.

Disse funktioner er tilgængelige som knapper øverst på siden Aktivitetskalender.

Forudsætninger

#	Forudsætning	Detaljer
1	Adgang til aktivitetskalenderen	Du skal have adgang til aktivitetssiden.
2	Medarbejdere tildelt projekter	Medarbejdere skal være en del af et projekt for at modtage aktiviteter.
3	Aktivitetsskabeloner (valgfrit)	Skabeloner gør det hurtigere at oprette gentagne aktiviteter.
4	Manager- eller Admin-rolle	Oprettelse og fordeling af aktiviteter kræver forhøjede rettigheder.

Trinvise instruktioner

Oprettelse af en enkelt aktivitet

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til siden AktivitetskalAfsluter.	Kalendervisningen indlæses.
2	Klik på knappen Opret en aktivitet øverst på siden.	En oprettelsesgformular eller dialog åbnes.
3	Udfyld aktivitetsoplysningerne:
	– Aktivitetsnavn eller -type	Identificerer aktiviteten.
	– Dato og tidspunkt	Hvornår aktiviteten skal finde sted.
	– Varighed	Hvor længe aktiviteten varer.
	– Medarbejder (valgfrit)	Tildel til en bestemt medarbejder, eller lad feltet være tomt for at tilføje til Frie aktiviteter.
	– Projekt	Tilknyt aktiviteten til et projekt.
	– Bemærkr (valgfrit)	Tilføj relevante detaljer eller instruktioner.
4	Klik på Gem eller Opret.	Aktiviteten vises på kalenderen. Hvis ingen medarbejder er tildelt, vises den i rækken Frie aktiviteter.

Brug af massehandlinger

Trin	Handling	Forventet resultat
1	På Aktivitetskalenderen skal du klikke på knappen Massehandlinger.	Kalenderen skifter til udvælgelsestilstand.
2	Vælg flere aktiviteter ved at klikke på dem (eller brug en “vælg alle”-mulighed, hvis tilgængelig).	Valgte aktiviteter fremhæves.
3	Vælg den ønskede bulkoperation fra de tilgængelige muligheder:
	– Slet — fjern valgte aktiviteter fra kalenderen.
4	Bekræft handlingen, når du bliver bedt om det.	Bulkoperationen anvendes på alle valgte aktiviteter.
5	Klik på Udført eller afslut udvælgelsestilstanden.	Kalenderen vender tilbage til normal visning.

Automatisk fordeling af aktiviteter

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Sørg for, at der er ikke-tildelte aktiviteter i rækken Free aktiviteter på kalenderen.	Mindst én aktivitet er ikke tildelt.
2	Klik på knappen Fordel aktivitet øverst på siden.	En fordelingsdialog eller konfigurationspanel åbnes.
3	Gennemse eller juster fordelingsindstillingerne (f.eks. hvilke medarbejdere der skal inkluderes, datointerval, stillingsfiltre).	Indstillingerne er konfigureret efter dine behov.
4	Klik på Fordel eller AnvAfslut.	Systemet tildeler automatisk frie aktiviteter til tilgængelige medarbejdere baseret på deres vagtplaner, stillinger og tilgængelighed.
5	Gennemgå kalenderen for at bekræfte tildelingerne.	Tidligere ikke-tildelte aktiviteter vises nu i medarbejderrækkerne.

Hurtig reference til oprettelse af aktiviteter

Felt	Påkrævet	Beskrivelse
Aktivitetsnavn/-type	Ja	Navnet eller typen på aktiviteten (kan stamme fra en skabelon).
Dato og tidspunkt	Ja	Den planlagte startdato og -tidspunkt.
Varighed	Ja	Hvor længe aktiviteten skal vare.
Medarbejder	Nej	Lad feltet være tomt for puljen Frie aktiviteter, eller tildel direkte.
Projekt	Ja	Det projekt, aktiviteten tilhører.
Lokation	Nej	Arbejdsstedet for aktiviteten.
Noter	Nej	Yderligere instruktioner eller kontekst for medarbejderen.

Adgangsrettigheder

Rolle	Opret aktiviteter	Brug massehandlinger	Fordel aktiviteter	Se aktiviteter
Employee	Nej	Nej	Nej	Kun egne
Manager	Ja	Ja	Ja	Alle
Admin	Ja	Ja	Ja	Alle
Owner	Ja	Ja	Ja	Alle

FAQ

Sp.: Hvad sker der, hvis jeg opretter en aktivitet uden at tildele en medarbejder?
Sv.: Aktiviteten tilføjes til rækken Free aktiviteter på kalenderen. Den forbliver der, indtil den manuelt tildeles en medarbejder eller fordeles via funktionen Fordel aktivitet.

Sp.: Kan jeg fortryde en massehandling?
Sv.: Nej. Massesletning er uigenkaldelig. Dobbelttjek altid dit valg, inden du bekræfter.

Sp.: Hvordan bestemmer automatisk fordeling, hvilken medarbejder der får en aktivitet?
Sv.: Fordelingsalgoritmen tager medarbejderens tilgængelighed (baseret på offentliggjorte vagtplaner), stillingskrav og arbejdsbyrdebalance i betragtning. Den præcise logik kan variere afhængigt af din virksomheds konfiguration.

Sp.: Kan jeg fordele aktiviteter til specifikke medarbejdere?
Sv.: Ja. Når du bruger funktionen Fordel aktivitet, kan du filtrere efter medarbejder, stilling eller andre kriterier for at begrænse, hvilke medarbejdere der modtager tildelinger.

Sp.: Er der en grænse for, hvor mange aktiviteter jeg kan oprette på én gang?
Sv.: Der er ingen fast grænse for individuel oprettelse. Brug feltet Antal ved oprettelse, eller overvej Aktivitetsskabeloner eller importfunktioner, hvis de er tilgængelige i din plan.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Knappen “Opret en aktivitet” er ikke synlig	Utilstrækkelige rettigheder.	Kontakt din Admin for at sikre, at din rolle har rettigheder til at oprette aktiviteter.
Fordeling tildeler aktiviteter til de forkerte medarbejdere	Filterindstillingerne var ikke konfigureret korrekt inden fordeling.	Juster fordelingsfiltrene (stilling, medarbejder, vagtplan) og fordel igen.
Massehandlingen gælder ikke for alle valgte aktiviteter	Nogle aktiviteter har muligvis en status eller ejerskab, der forhindrer handlingen.	Gennemgå hvilke aktiviteter der ikke blev berørt, og håndter dem individuelt.
Aktiviteten vises ikke på kalenderen efter oprettelse	Kalendervisningen eller filtrene skjuler muligvis den nye aktivitet.	Tjek dit datointerval, visningstilstand og filtrene i venstre panel. Nulstil filtre om nødvendigt.
Ingen aktiviteter tilgængelige til fordeling	Alle aktiviteter er allerede tildelt, eller ingen er oprettet.	Opret nye aktiviteter, eller tjek om eksisterende allerede er tildelt medarbejdere.