Anmodningsarkiv - Shifton Help

Arkivfanen gemmer alle afsluttede og afviste fraværsanmodninger og giver dig en historisk registrering af tidligere fravær til reference og rapportering.

Hvad er dette?

Fanen Arkiv på siden Anmodninger indeholder fraværsanmodninger, der har nået en endelig tilstand — enten GodkAfslutt (og afsluttet) eller Afvist. I modsætning til den aktive fane Anmodninger fungerer Arkivet som en skrivebeskyttet historisk log. Brug det til at slå tidligere fravær op, bekræfte orlovsregistreringer eller revidere fravænsmønstre over tid.

Forudsætninger

#	Forudsætning	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	Du skal være logget ind på dit Shifton-arbejdsområde
2	Passende rolle	Medarbejdere kan se deres egne arkiverede anmodninger; Managere og Administratorer kan se holds eller virksomhedsomfattende arkiver
3	Eksisterende arkiverede anmodninger	Mindst én anmodning skal være godkendt eller afvist for at vises i Arkivet

Trin-for-trin vejledning

Navigation til Arkivet

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Klik på Medarbejdere i den venstre sidebjælke	Undermenuen Medarbejdere udvides
2	Klik på Anmodninger	Siden Anmodninger åbnes med fanen Anmodninger aktiv
3	Klik på fanen Arkiv	Visningen skifter til at vise historiske (afsluttede og afviste) anmodninger

Gennemsyn af arkiverede anmodninger

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gennemgå listen over arkiverede anmodninger	Hver række viser medarbejderens navn, fraværstype, datointerval og endelig status (Godkendt eller Afvist)
2	Klik på en anmodningsrække for at se dens fulde detaljer	En detaljeret visning åbnes med alle originale anmodningsfelter, den endelige status og eventuelle vedhæftede filer
3	Brug pagineringskontrollerne nederst til at navigere gennem sider	Arkivet kan indeholde mange registreringer; naviger ved hjælp af “Gå til side”, sidenumre og vælgeren for rækker pr. side

Filtrering af arkivet

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Brug rullemenuen Medarbejdere til at filtrere efter en bestemt medarbejder	Kun den pågældende medarbejders arkiverede anmodninger vises
2	Angiv Startdato og Slutdato for at definere et datointerval	Kun anmodninger inden for den valgte periode vises
3	Brug rullemenuen Status til at filtrere efter GodkAfslutt eller Afvist	Listen indsnævres til kun at vise anmodninger med den valgte endelige status
4	Klik på ikonet OpDator for at genindlæse arkivdataene	Listen opdateres med de mest aktuelle arkiverede registreringer

Forståelse af detaljer i arkiverede anmodninger

Felt	Beskrivelse
Medarbejder	Navnet på den medarbejder, der indsendte anmodningen
Betalingstype	Om fraværet var betalt eller ubetalt
Fraværstype	Kategorien: Sygedag, Ferie, Helligdag eller en brugerdefineret type
Dato-/tidsinterval	Fra- og Til-datoerne (eller dato-tidspunkter for del-af-dag-anmodninger)
Status	Endelig status — GodkAfslutt eller Afvist
Vagthandling	Hvad der skete med overlappende vagter (Intet, Slettet, Flyttet til ledige vagter)
Vedhæftning	En eventuel fil, der blev uploadet med den originale anmodning

Adgangstilladelser

Rolle	Se eget arkiv	Se holdarkiv	Se alle arkiver
Medarbejder	Ja	Nej	Nej
Manager	Ja	Ja	Nej
Administrator	Ja	Ja	Ja

FAQ

Sp.: Hvad er forskellen på fanen Anmodninger og fanen Arkiv?
Sv.: Fanen Anmodninger viser aktive anmodninger, der stadig er afventende eller nyligt godkendt. Fanen Arkiv indeholder anmodninger, der har nået en endelig tilstand og opbevares til historisk reference.

Sp.: Kan jeg redigere eller slette en arkiveret anmodning?
Sv.: Nej. Arkiverede anmodninger er skrivebeskyttede. De fungerer som en permanent registrering. Hvis en korrektion er nødvendig, skal en ny anmodning indsendes og behandles via den normale arbejdsgang.

Sp.: Hvor langt tilbage går Arkivet?
Sv.: Arkivet bevarer alle historiske anmodninger uden automatisk udløb. Du kan filtrere efter datointerval for at finde registreringer fra en given tidsperiode, siden dit arbejdsområde begyndte at bruge modulet Fri.

Sp.: Kan jeg eksPortøre arkiverede anmodninger til rapPortøring?
Sv.: Eksportfunktionaliteten afhænger af din arbejdsområdeplan og -konfiguration. Kontakt din administrator for at høre, om CSV- eller rapporteksportmuligheder er tilgængelige for fraværsdata.

Sp.: Hvorfor er en godkAfslutt anmodning stadig på fanen Anmodninger i stedet for Arkivet?
Sv.: Nyligt godkendte anmodninger kan forblive på fanen Anmodninger, indtil fraværsperioden er udløbet. Når orlovsdatoerne er passeret, flyttes anmodningen automatisk til Arkivet.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Arkivfanen viser ingen registreringer	Ingen anmodninger er endnu godkendt eller afvist, eller filtrene er for restriktive	Ryd alle filtre og tjek igen; hvis ingen anmodninger er behandlet, vil arkivet være tomt
Kan ikke finde en bestemt tidligere anmodning	Datointervalfilteret er for snævert	Udvid felterne Startdato og Slutdato til at dække en bredere periode
Kun egne anmodninger er synlige	Din rolle er Medarbejder	Managere kan se holdarkiver, og Administratorer kan se alle; kontakt din administrator, hvis du har brug for bredere adgang
Arkivet indlæses langsomt	Et meget stort antal historiske registreringer eksisterer	Anvend filtre (medarbejdernavn, datointerval, status) for at reducere antallet af resultater der indlæses
En afvist anmodning vises ikke i Arkivet	Anmodningen kan stadig være på fanen Anmodninger	Kontroller fanen Anmodninger; det kan tage et øjeblik, inden nyligt afviste anmodninger flyttes til Arkivet