Registrering af forsinkelser og automatiske sank

Lær, hvordan Shifton sporer sene ankomster og tidlige afgange, hvordan managersunderretninger fungerer, og hvordan du konfigurerer automatiske straffradrag.

Hvad er dette?

Forsinkelsesregistrering er en fremmødefunktion, der automatisk registrerer, hvornår medarbejdere ankommer efter deres planlagte vagtstartidspunkt eller forlader arbejdet inden det planlagte sluttidspunkt. Systemet registrerer det præcise antal forsinkelsesminutter og kan underrette managere baseret på konfigurerbare tærskler.

Funktionen for automatiske sanktioner går et skridt videre ved automatisk at anvende økonomiske fradrag, når medarbejdere er forsinkede. Sanktioner kan være et fast beløb pr. hændelse eller beregnet pr. minut af forsinkelse. Du kan også definere en respitperiode med tilladte forsinkelsesminutter, inden sanktionerne træder i kraft.

Tilsammen hjælper disse funktioner med konsekvent at håndhæve punktlighedspolitikker og reducere det manuelle arbejde med at spore og sanktionere forsinkelser.

Forudsætninger

#	Forudsætning	Detaljer
1	Modulet Fremmøde aktiveret	Forsinkelsesregistrering er en del af modulet Fremmøde.
2	Offentliggjorte vagtplaner	Medarbejdere skal have offentliggjorte vagter, så systemet kan sammenligne faktiske vs. planlagte starttidspunkter.
3	Underretningsindstillinger konfigureret (valgfrit)	For at modtage advarsler om sen ankomst skal du konfigurere managerunderretninger i Indstillinger.
4	Automatisk sanktion aktiveret (valgfrit)	For automatisk at trække sanktioner fra skal du aktivere og konfigurere funktionen for automatisk sanktion.

Trin-for-trin vejledning

Konfiguration af underretninger om sen ankomst

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til Indstillinger > Underretninger.	Siden med underretningsindstillinger åbnes.
2	Find underretningsindstillingen Sen ankomst.	Du ser konfigurationsfelter for denne advarselstype.
3	Aktiver underretningen.	Skiftet skifter til aktivt.
4	Angiv tærsklen i minutter (f.eks. underret efter 5 minutter efter vagtstart).	Managere underrettes kun, hvis medarbejderen er forsinket med mere end dette antal minutter.
5	Vælg underretningsmodtagere (direkte manager, administrator osv.).	De relevante personer er valgt.
6	Klik på Gem.	Underretninger om sen ankomst er nu aktive.

Konfiguration af automatiske sanktioner

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til Indstillinger > Fremmøde (eller sektionen Sanktioner i fremmødeindstillingerne).	Siden med fremmødeindstillinger åbnes.
2	Find sektionen Automatisk sanktion.	Du ser muligheder for at aktivere og konfigurere automatiske sanktioner.
3	Aktiver skiftet Automatisk sanktion.	Automatisk sanktionsberegning slås til.
4	Vælg sanktionstypen: Fast eller Pr. minut.	Systemet beregner sanktioner baseret på dit valg.
5	Angiv sanktionsbeløbet (f.eks. $5,00 fast eller $0,50 pr. minut).	Fradragsværdien er konfigureret.
6	Angiv de tilladte forsinkelsesminutter (respitperiode, f.eks. 5 minutter).	Medarbejdere, der ankommer inden for denne respitperiode, sanktioneres ikke.
7	Klik på Gem.	Indstillinger for automatisk sanktion er aktive.

Forståelse af beregningen for automatisk sanktion

Sanktionstype	Sådan fungerer det	Eksempel
Fast	Et fast beløb fratrækkes pr. forsinkelseshændelse, uanset hvor forsinket medarbejderen er.	Respitperiode: 5 min. Sanktion: $5,00. Medarbejder er 12 minutter forsinket. Fradrag: $5,00.
Pr. minut	Et pr.-minut-beløb ganges med antallet af forsinkelsesminutter ud over respitperioden.	Respitperiode: 5 min. Sats: $0,50/min. Medarbejder er 12 minutter forsinket. Sanktionerede minutter: 12 – 5 = 7. Fradrag: $3,50.

Konfiguration af sporing af tidlig afgang

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til Indstillinger > Fremmøde (eller Underretninger).	Siden med indstillinger åbnes.
2	Find muligheden for sporing af tidlig afgang.	Du ser et skifte og konfigurationsfelter.
3	Aktiver sporing af tidlig afgang.	Systemet vil nu registrere, hvornår medarbejdere afslutter deres vagt inden det planlagte sluttidspunkt.
4	Konfigurer eventuelt underretninger for tidlige afgange (tærskel i minutter).	Managere advares, når medarbejdere forlader arbejdet tidligt ud over den konfigurerede tærskel.
5	Klik på Gem.	Sporing af tidlig afgang er aktiv.

Gennemgang af sene ankomster i rapporter

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til RapPortør fra den venstre sidebjælke.	Siden Rapporter åbnes.
2	Vælg rapporten Forsinkede medarbejdere.	Rapporten indlæses med filtre for projekter og datointerval.
3	Angiv de ønskede filtre, og klik på AnvAfslut filter.	En tabel viser hver forsinket medarbejder med projekt, vagtplan, dato, starttidspunkt, planlagt tidspunkt, forsinkelsesminutter og samlet antal forsinkelseshændelser.
4	EksPortør eventuelt rapporten.	Data downloades til yderligere analyse.

Adgangstilladelser

Rolle	Se egne forsinkelsesdata	Se holdets forsinkelsesdata	Konfigurer sene underretninger	Konfigurer automatiske sanktioner
Medarbejder	Ja	Nej	Nej	Nej
Vagtmanager	Ja	Ja (eget hold)	Nej	Nej
Manager	Ja	Ja (alle)	Nej	Nej
Administrator	Ja	Ja (alle)	Ja	Ja
Owner	Ja	Ja (alle)	Ja	Ja

FAQ

Sp.: Hvad er respitPeriodeeen for sene sanktioner?
Sv.: Respitperioden (Tilladte forsinkelsesminutter) er et konfigurerbart antal minutter efter det planlagte starttidspunkt, inden for hvilke ingen sanktion anvendes. Hvis den for eksempel er indstillet til 5 minutter, vil en medarbejder, der ankommer 3 minutter for sent, ikke blive sanktioneret.

Sp.: Kan jeg deaktivere automatiske sanktioner, men stadig spore forsinkelser?
Sv.: Ja. Forsinkelsesregistrering er en del af modulet Fremmøde og fungerer uafhængigt. Du kan spore og rapportere om sene ankomster uden at aktivere funktionen for automatisk sanktion.

Sp.: Hvor vises sanktionsbeløbene?
Sv.: Sanktioner registreres i rapporten Bonus/Sanktion under kolonnen Tilbageholdelse. De indgår også i rapportens Lønberegning som endelig lønberegning.

Sp.: Sporer systemet tidlige afgange på samme måde som sene ankomster?
Sv.: Tidlige afgange spores og registreres i rapporten Medarbejdernes arbejdstimer under kolonnen Tidlig afgang Tidr. Automatiske sanktioner kan konfigureres separat for sene ankomster; håndtering af tidlige afgange afhænger af din virksomheds indstillinger.

Sp.: Kan der indstilles forskellige sanktionsbeløb for forskellige medarbejdere eller stillinger?
Sv.: Indstillingerne for automatisk sanktion gælder for hele virksomheden. For stillings- eller individspecifikke justeringer kan managere manuelt tilføje eller ændre sanktioner via sektionen Bonus/Sanktion.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Sen ankomst registreres ikke	Medarbejderen havde ingen offentliggjort vagtplan, så der er intet planlagt tidspunkt at sammenligne med.	Sørg for, at vagtplaner er offentliggjort inden vagtstarttidspunkterne.
Manager modtager ikke underretninger om sen ankomst	Underretninger er ikke aktiveret, eller tærsklen er sat for højt.	Kontroller Indstillinger > Underretninger, og sænk tærsklen for sen ankomst om nødvendigt.
Automatisk sanktion anvendes ikke	Automatisk sanktion er deaktiveret, eller medarbejderen ankom inden for respitperioden.	Kontroller, at automatisk sanktion er aktiveret, og gennemgå indstillingen for tilladte forsinkelsesminutter.
Sanktionsbeløb virker forkert	Sanktionstypen (fast vs. pr. minut) matcher muligvis ikke forventningerne.	Gennemgå sanktionstypen og beløbet i Indstillinger > Fremmøde. Genberegn ved hjælp af formlen beskrevet ovenfor.
Tidlig afgang markeres ikke	Sporing af tidlig afgang er ikke aktiveret.	Aktiver sporing af tidlig afgang i Indstillinger > Fremmøde eller underretningsindstillinger.

Registrering af forsinkelser og automatiske sanktioner