Ikke-planlagte vagter - Shifton Help

Lær, hvordan medarbejdere kan starte vagter, der ikke er i den offentliggjorte vagtplan, og hvordan du konfigurerer indstillinger for ikke-planlagte vagter.

Hvad er dette?

Ikke-planlagte vagter giver medarbejdere mulighed for at stemple ind og arbejde, selv når de ikke har en planlagt vagt i vagtplanen. Dette er nyttigt for virksomheder med svingende efterspørgsel, tilkaldevagter eller situationer, hvor der er behov for ekstra dækning med kort varsel.

Når de er aktiveret, vises ikke-planlagte vagter som en mulighed i rullemenuen Fremmøde ved siden af eventuelle planlagte vagter. Medarbejderen starter blot den ikke-planlagte vagt, og systemet registrerer de faktisk arbejdede timer. En konfigurerbar standardvarighed angiver den forventede længde af ikke-planlagte vagter til planlægnings- og rapporteringsformål.

Forudsætninger

#	Forudsætning	Detaljer
1	Modulet Fremmøde aktiveret	Ikke-planlagte vagter er en fremmødefunktion, så modulet skal være aktivt.
2	Ikke-planlagte vagter tilladt	Muligheden for at tillade ikke-planlagte vagter skal være slået til i indstillingerne for modulet Fremmøde.
3	Medarbejder tildelt et projekt	Medarbejderen skal tilhøre mindst ét projekt for at starte en vagt.

Trin-for-trin vejledning

Aktivering af ikke-planlagte vagter

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til Indstillinger > Moduler > Fremmøde (eller siden med fremmødeindstillinger).	Indstillingerne for modulet Fremmøde åbnes.
2	Find muligheden Tillad ikke-planlagte vagter.	Du ser et skifte eller afkrydsningsfelt for denne funktion.
3	Aktiver skiftet Tillad ikke-planlagte vagter.	Ikke-planlagte vagter er nu tilladt for medarbejdere.
4	Angiv Standardvarighed for ikke-planlagte vagter (standard: 240 minutter).	Denne værdi bruges til rapportering og planlægning. Medarbejdere kan stadig afslutte vagten tidligere eller senere.
5	Klik på Gem.	Indstillingerne er anvendt.

Start af en ikke-planlagt vagt (medarbejder)

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Log ind i Shifton (browser eller mobilapp).	Hovedgrænsefladen indlæses.
2	Klik på knappen Fremmøde i den øverste navigationsbjælke.	Rullemenuen Fremmøde åbnes.
3	Se efter muligheden Ikke-planlagt vagt i rullemenuelisten (ud over eventuelle planlagte vagter).	En ikke-planlagt vagtspost er synlig med en knap Start vagt.
4	Klik på Start vagt ud for muligheden for ikke-planlagt vagt.	Systemet registrerer dit starttidspunkt. Vagten er nu aktiv.
5	Arbejd din vagt som normalt. Når du er færdig, skal du åbne rullemenuen Fremmøde og klikke på Afslut vagt.	Den ikke-planlagte vagt registreres med dine faktiske start- og sluttidspunkter.

Visning af ikke-planlagte vagter som Manager

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til RapPortør > Medarbejdernes arbejdsTidr.	Rapporten indlæses.
2	Angiv det ønskede datointerval, og klik på AnvAfslut filter.	Tabellen viser alle vagter inklusive ikke-planlagte.
3	Ikke-planlagte vagter kan identificeres ved fraværet af et planlagt start-/sluttidspunkt.	Planlagte kolonner er tomme, mens faktiske kolonner viser de registrerede tidspunkter.

Adgangstilladelser

Rolle	Start ikke-planlagt vagt	Se egne ikke-planlagte vagter	Se holdets ikke-planlagte vagter	Konfigurer indstillinger for ikke-planlagte vagter
Medarbejder	Ja (hvis aktiveret)	Ja	Nej	Nej
Vagtmanager	Ja (hvis aktiveret)	Ja	Ja (eget hold)	Nej
Manager	Ja (hvis aktiveret)	Ja	Ja (alle)	Nej
Administrator	Ja (hvis aktiveret)	Ja	Ja (alle)	Ja
Owner	Ja (hvis aktiveret)	Ja	Ja (alle)	Ja

FAQ

Sp.: Hvad er standardvarigheden for ikke-planlagte vagter?
Sv.: Standarden er 240 minutter (4 timer). Denne værdi kan konfigureres i indstillingerne for modulet Fremmøde og bruges primært til rapportering og planlægning — den forhindrer ikke medarbejdere i at arbejde længere eller kortere vagter.

Sp.: Tæller ikke-planlagte vagter med i de samlede arbejdede Tidr?
Sv.: Ja. Ikke-planlagte vagter registreres på samme måde som planlagte vagter og vises i alle relevante rapporter, herunder Medarbejdernes arbejdstimer og budgetrapporter.

Sp.: Kan jeg begrænse, hvilke medarbejdere der må starte ikke-planlagte vagter?
Sv.: Indstillingen for ikke-planlagte vagter gælder for hele virksomheden. Hvis du har brug for at begrænse dette til specifikke medarbejdere, bør du overveje at bruge rollebaserede tilladelser eller drøfte det med din Shifton-kontaktperson.

Sp.: Gælder IP- og GPS-validering for ikke-planlagte vagter?
Sv.: Ja. Hvis lokationsvalidering er konfigureret i modulet Arbejdslokationskontrol, gælder de samme IP- og GPS-tjek, når en ikke-planlagt vagt startes.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Mulighed for ikke-planlagt vagt vises ikke i rullemenuen Fremmøde	Ikke-planlagte vagter er ikke aktiveret i indstillingerne.	Gå til Indstillinger > Moduler > Fremmøde, og aktiver skiftet Tillad ikke-planlagte vagter.
Medarbejder startede en ikke-planlagt vagt ved en fejl	Medarbejderen valgte den forkerte mulighed i rullemenuen.	Afslut vagten øjeblikkeligt, og kontakt en manager for at rette registreringen.
Ikke-planlagt vagt viser 0 planlagte timer i rapporter	Dette er forventet adfærd — ikke-planlagte vagter har ingen planlagt vagtplan.	Ingen handling nødvendig. Faktiske timer registreres korrekt.
For mange medarbejdere starter ikke-planlagte vagter	Ingen begrænsninger er på plads.	Gennemgå, om ikke-planlagte vagter fortsat bør være aktiveret, eller kommuniker retningslinjer til dit hold.
Standardvarighed stemmer ikke overens med forretningsbehov	Standardværdien på 240 minutter blev ikke ændret.	Opdater standardvarigheden i Indstillinger > Moduler > Fremmøde til at svare til din typiske vagtlængde.