Oprettelse af første projekt og vagtplan

Projekter samler medarbejdere og vagtplaner (som afdelinger, lokationer eller teams). Vagtplaner fastsætter reglerne for arbejdstiden og indeholder faktiske vagter. Der skal være mindst ét projekt og én vagtplan, før vagter kan tildeles.

Del 1: Projekt

Det første projekt oprettes automatisk lige efter registrering af virksomheden. De kan omdøbe det eller ændre indstillingerne.

Sådan redigerer De et projekt

Klik på ikonet Projekter i venstre sidepanel (mappeikon) → vælg projekt → ændr data:

Medarbejdertilladelser i projektet

Projektmærker (Marks)

Hvert projekt kan have sit eget sæt mærker — farvede etiketter til kategorisering. Mærker kan tilknyttes vagter samt medarbejdere i vagtplanen (fanen Planlagte teammedlemmer).

For at administrere mærker: åbn projektredigering → Mærker → + Add Markerer → indtast navn og vælg farve → Gem.

Klik på Gem.

Oprettelse af yderligere projekter

Klik på + Opret et projekt på Projects-siden.

Del 2: Oprettelse af vagtplan

Trin 1: Åbn vagtplansiden

Klik på ikonet Tidsplaner i venstre sidepanel (listeikon).

Trin 2: Start guiden

Klik på + Tilføj tidsplan.

Trin 3: Grundlæggende oplysninger (Trin 1)

Tilladelser for medarbejdere (hver med mulighed “Med lederbekræftelse”):
– Vagtbytte
– Overdragelse af vagt til åbne
– Oprettelse af egne vagter
– Oprettelse af pauser
– Afvisning af vagter
– Tagning af åbne vagter
– Bytte af pauser mellem skabeloner
– Opdeling af vagter

Klik på Næste.

Trin 4: Vælg vagtplantype (Trin 2)

Hver vagtplantype har sine egne indstillinger i de følgende trin i guiden.

Empty — manuel vagtplan

Fuld manuel kontrol. Systemet genererer ikke vagter — De tilføjer dem manuelt vien tidsplan-siden.

Eksempel: Lille kontor med 5 personer, hvor lederen selv beslutter, hvem der arbejder hvornår, og manuelt sætter vagter for hver dag.

Der er ingen yderligere trin i guiden — vagtplanen oprettes straks.

Basic — standard automatisk

Passer til simple planer med fast tid. I Trin 3 (Skiftdata) angives vagtskabeloner:

• Ugedage for hver skabelon
• Start- og sluttidspunkt for vagten
• Pausevarighed
• Lokation

Systemet fordeler automatisk medarbejdere efter de angivne skabeloner.

Eksempel: Kontor arbejder man-fre 09:00-18:00. De opretter én vagtskabelon, og systemet tildeler den til alle medarbejdere på de valgte dage.

Efter tilgængelighed — efter medarbejdernes tilgængelighed

Medarbejdere angiver på forhånd deres ledige tid (via afsnittet Når jeg er tilgængelig). Systemet genererer automatisk vagter under hensyntagen til hver medarbejders tilgængelighed. I Trin 3 (Skiftdata) angives:

Eksempel: Cafe, hvor studenter-baristaer markerer, hvilke dage og timer de kan arbejde. På hverdage er der brug for 3 personer, i weekenden — 1. Systemet opretter selv vagtplanen under hensyntagen til tilgængelighed og behov.

Advanced — avanceret automatisk

Til komplekse planer med flere vagter om dagen og forskellige personalebehov. I Trin 3 (Skiftdata):

Eksempel: Callcenter med morgenvagt (08:00-16:00, brug for 10 operatører på hverdage, 5 i weekenden), aftenvagt (16:00-00:00, brug for 8 operatører) og nattevagt (00:00-08:00, brug for 3 operatører). Systemet fordeler medarbejdere på vagter under hensyntagen til belastningen for hver dag.

Preset — rotationsmønstre

Til cykliske planer. I Trin 3 angives rotationsmønsteret — systemet skifter automatisk mellem arbejds- og fridage efter det angivne mønster.

Eksempel: Sikkerhedsfirma, hvor medarbejderne arbejder 2 dage i træk med 2 dage fri (2/2), eller fabrik med døgnvagt hver tredje dag. De angiver mønsteret én gang, og systemet gentager det for hele vagtplanperioden.

Hvad er en vagtskabelon (Skabelon for skift)

Vagtskabelon er et gemt sæt parametre til hurtig oprettelse af vagter. I stedet for at indtaste tid, pause og andre data manuelt hver gang, vælger De en færdig skabelon — og alle felter udfyldes automatisk.

Skabeloner oprettes i Trin 3 (Skiftdata) i vagtplanguiden (for typerne Basic, Efter tilgængelighed, Advanced) eller senere — på Schedule-siden.

Hvad en vagtskabelon består af

Pauser i vagtskabelon

Vagtskabelonen understøtter to måder at angive pauser på:

1. Simpel pause (Pause) — kun varighed i minutter angives. Pausen er ikke bundet til et bestemt tidspunkt.

2. Planlagte pauser (Opsæt pauser) — præcise pauser med starttidspunkt og parametre. Aktivér afkrydsningsfeltet Opsæt pauser i vagtskabelonen:

Klik på Tilføj pause for at tilføje yderligere pauser til skabelonen. Der kan angives flere pauser i én vagt (f.eks. morgen-kaffepause og frokostpause).

Antal medarbejdere per ugedag

For vagtplantyperne Efter tilgængelighed og Avanceret tillader hver vagtskabelon at angive Antal medarbejdere krævet — nødvendigt antal medarbejdere separat for hver ugedag (man-søn). Brug knapperne +/− til opsætning.

Dette tillader f.eks. at tildele 5 personer på hverdage og 2 i weekenden til den samme vagtskabelon.

Afkrydsningsfeltet Angiv arbejdspladser efter dag aktiverer separat styring af arbejdspladser per dag.

Hvor skabeloner bruges

Eksempel

En restaurant opretter tre skabeloner: “Morgen” (07:00-15:00, planlagt pause “Frokostpause” 30 min fra 12:00, betalt), “Dag” (15:00-23:00, pause 30 min), “Nat” (23:00-07:00, pause 20 min). På hverdage er der brug for 5 personer til morgenvagten, i weekenden — 3. Ved oprettelse af vagtplan vælger lederen en færdig skabelon — tid, pauser og antal medarbejdere indsættes automatisk.

Trin 5: Begrænsningsindstillinger — Settings (kun Efter tilgængelighed og Advanced)

For typerne Efter tilgængelighed og Avanceret er der i guiden et ekstra trin Indstillinger, som angiver begrænsninger ved automatisk fordeling af vagter:

Tidkvoter:

Begrænsninger for vagter og hvile:

Brugerdefinerede regler — knappen + Add tillader tilføjelse af yderligere regler til autogenerering.

Disse indstillinger sikrer, at den automatisk oprettede vagtplan overholder arbejdslovgivning og virksomhedens interne regler.

Belastningsplanlægger (kun Efter tilgængelighed og Advanced, kræver modulet Forecasting)

I guiden til vagtplantyper Efter tilgængelighed og Avanceret er fanen BeSidsteningsbehov tilgængelig med det aktiverede modul Forudsigelse. Den tillader at angive, hvor mange medarbejdere der er behov for hver time hver dag.

Planlægger af timelast (Timebaseret belastningsplanlægger)

Visuel belastningseditor direkte i grænsefladen:

Eksempel: Kontor arbejder man-fre 09:00-18:00. På hverdage er der brug for 1 medarbejder hver time, lør og søn — 0. De udfylder gitteret, og systemet beregner automatisk det optimale antal vagter.

Trin 6: Tilføj medarbejdere til vagtplanen

Åbn Vagtplanside (kalenderikon) → vælg projekt og vagtplan → tilføj medarbejdere via menuen Handlinger.

Del 3: Tilføj den første vagt

Efter tilføjelse klik på Offentliggør og underret medarbejdere — medarbejderne modtager notifikationer om vagtplanen.

Relaterede artikler

• Trin-for-trin vejledning til opsætning
• Tilføjelse af de første medarbejdere
• Lønindstillinger
• Afdelinger og projekter
• Pauser
• Prognosticering
• Projektstyring
• Lokationsstyring

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Hvor mange vagtplaner kan der være i ét projekt?
Sv: Ubegrænset antal.

Sp: Hvad er den maksiMand varighed af en vagtplan?
Sv: Ved oprettelse og forlængelse — højst tre måneder ad gangen. Vagtplanen kan forlænges ubegrænset antal gange.

Sp: Kan man ændre vagtplantypen efter oprettelse?
Sv: Nej. For en anden type opret en ny vagtplan.

Sp: Medarbejdere vises ikke i vagtplangitteret.
Sv: Sørg for, at medarbejderne er tilføjet både til projektet og til vagtplanen.

Sp: Advarselsikonet ⚠️ ved vagtplanen.
Sv: Datoperioden er udløbet. Opret en ny vagtplan eller forlæng den eksisterende.

Sp: Hvordan tilføjer man medarbejdere til vagtplanen efter oprettelse?
Sv: Åbn Tidsplaner → blyantikonet ved vagtplanen → fanen Tilføj medarbejdere → vælg medarbejdere → gem.

Sp: Hvordan forlænger man vagtplanen ved udløb?
Sv: Schedules → blyant → fanen Reducér/forlæng tidsplan → vælg Udvid tidsplan → angiv ny dato → gem.

Sp: Hvad bruges “Uge control type” til i vagtplanen?
Sv: Bestemmer, hvordan systemet reagerer på overarbejde. Tillad — uden begrænsninger, Tillad med bekræftelse — lederen bekræfter overarbejde, Blok — vagter med overskridelse markeres med rød prik.

Sp: Hvordan opretter man et andet projekt?
Sv: Gå til Moduler → øg antallet af projekter i modulet Afdelinger og projekter → gem. Derefter aktiveres knappen + Opret et projekt.

Sp: Kan man omdøbe en vagtskabelon efter oprettelse af vagtplanen?
Sv: Ja. Klik på vagtskabelonen i vagtplangitteret → redigeringsknap — ændr navnet og gem.

Sp: Hvordan vælger man vagtplantypen “Forudindstilling” til rotation 2/2?
Sv: I vagtplanoprettelsesguiden i Trin 2 vælg Forudindstilling, derefter angiv mønsteret: 2 arbejdsdage, 2 fridage.

Sp: Hvad sker der, hvis vagtplanen ikke offentliggøres?
Sv: Medarbejderne modtager ikke notifikationer og ser ikke vagterne i mobilappen. Offentliggørelse er obligatorisk for at informere teamet.

Sp: Kan man udnævne en projektleder ved oprettelse?
Sv: Ja. I projektindstillingerne er der feltet Ledelse — tilføj de ønskede brugere med rollen Manager.

Sp: Hvordan sletter man en vagtplan?
Sv: Åbn vagtplanindstillingerne og klik på Slet. Alle vagter i vagtplanen slettes automatisk.

Sp: Hvordan tilføjer man planlagte pauser til vagtskabelonen?
Sv: I vagtskabelonen aktivér afkrydsningsfeltet Opsæt pauser → angiv Titel, Varighed, Start og Betalt → klik på Tilføj pause for at tilføje yderligere pauser. Hver pause er bundet til et bestemt tidspunkt.

Sp: Hvad er forskellen mellem simpel pause (Pause) og planlagt (Opsæt pauser)?
Sv: Simpel Break — kun varighed i minutter, uden binding til tidspunkt. Opsæt pauser — præcise pauser med navn, starttidspunkt, varighed og afkrydsningsfelt for betaling.

Sp: Kan man angive forskelligt antal medarbejdere på hverdage og UgeAfsluter?
Sv: Ja. I vagtplantyperne Efter tilgængelighed og Avanceret angives Antal medarbejdere krævet separat for hver ugedag (man-søn) for hver vagtskabelon.

Sp: Hvad er Planlægger af TidSidste?
Sv: En visuel belastningsplanlægger i fanen BeSidsteningsbehov (kræver modulet Forudsigelse). Tillader at angive, hvor mange medarbejdere der er behov for hver time hver dag. Baseret på disse data beregner systemet det optimale antal vagter.

Sp: Hvor finder man beSidsteningsplanlæggeren?
Sv: Aktiver modulet Forudsigelse → i guiden til vagtplantyper Efter tilgængelighed eller Avanceret → fanen BeSidsteningsbehov → Planlægger af TidSidste.

Sp: Hvad betyder “Angiv arbejdspladser efter dag” i vagtskabelonen?
Sv: Afkrydsningsfeltet tillader at angive forskelligt antal arbejdspladser for hver ugedag inden for én vagtskabelon. Tilgængeligt i typerne Efter tilgængelighed og Advanced.

Sp: Kan man tilføje flere pauser til én vagtskabelon?
Sv: Ja. Klik på Tilføj pause for hver yderligere pause. F.eks. kaffepause 15 min kl. 10:30 og frokost 30 min kl. 13:00.

Sp: Hvad betyder “På samme tid på en pause 0-1” i pauseindstillingerne?
Sv: Viser, hvor mange medarbejdere der kan holde denne pause samtidigt. Systemet kontrollerer, at ikke alle går på pause på samme tid.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvor mange skemaer kan være i ét projekt?
A: Ubegrænset.

Q: Hvad er den maksiMand skemavaraktighed?
A: Ved oprettelse og forlængelse — højst tre måneder pr. trin. Skemaet kan forlænges et ubegrænset antal gange.

Q: Kan jeg ændre skematypen efter oprettelse?
A: Nej. For en anden type skal du oprette et nyt skema.

Q: Medarbeidere vises ikke i skemaet.
A: Sørg for, at medarbeidere tilføjes til både projektet og skemaet.

Q: Advarselsikonet ved siden af skemaet.
A: Datointervallet er udløbet. Opret et nyt skema eller forlæng det eksisterende.

Q: Hvordan tilføjer jeg medarbeidere til et skema efter det er oprettet?
A: Åbn Skemaer → blyantsikon ved siden af skemaet → Tilføj medarbeidere fanen → vælg medarbeidere → gem.

Q: Hvordan forlænger jeg et skema efter det udløber?
A: Skemaer → blyant → Reducer/forlæng skema fanen → vælg Forlæng skema → angiv den nye dato → gem.

Q: Hvad er “Uges kontrol type” i skemaet til?
A: Det bestemmer, hvordan systemet reagerer på overtid. Tillad — ingen begrænsninger, Tillad med bekræftelse — manager bekræfter overtid, Blokér — vagtskift, der overstiger kvoter, markeres med en rød prik.

Q: Hvordan opretter jeg et andet projekt?
A: Gå til Moduler → øg antallet af projekter i modulet Afdelinger og projekter → gem. Derefter bliver knappen + Opret et projekt aktiv.

Q: Kan jeg omdøbe en skabelon for vagt efter at have oprettet skemaet?
A: Ja. Klik på skabelonen for vagt i skemaet → rediger knappen — skift navn og gem.

Q: Hvordan vælger jeg skematypen “Forudindstillet” for en 2/2 rotation?
A: I skemaoprettelsesguiden på trin 2 skal du vælge Forudindstillet og derefter definere mønstret: 2 arbejdsdage, 2 fridage.

Q: Hvad sker der, hvis jeg ikke publicerer skemaet?
A: Medarbeidere modtager ikke meddelelser og vil ikke se vagtskift i mobilappen. Publicering er nødvendig for at underrette teamet.

Q: Kan jeg tildele en projektleder ved oprettelse?
A: Ja. I projektindstillingerne er der et Ledere felt — tilføj de ønskede brugere med rollen Manager.

Q: Hvordan sletter jeg et skema?
A: Åbn skemaindstillingerne og klik Slet. Alle vagtskift i skemaet bliver slettet automatisk.

Q: Hvordan tilføjer jeg planlagte pauser til en skabelon for vagt?
A: I skabelonen for vagt skal du aktivere afkrydsningsfeltet Opsæt pauser → angiv titel, varighed, start og betalt → klik Tilføj pause for at tilføje yderligere pauser. Hver pause er knyttet til et specifikt tidspunkt.

Q: Hvad er forskellen mellem en simpel pause (Pause) og en planlagt pause (Opsæt pauser)?
A: En simpel pause er kun varighed i minutter, ikke knyttet til et tidspunkt. Planlagte pauser er præcise pauser med et navn, starttid, varighed og betalt/ubetalt flag.

Q: Kan jeg indstille forskellige antal medarbeidere for hverdage og UgeAfsluter?
A: Ja. I skematyperne Efter tilgængelighed og Avanceret indstilles antallet af påkrævede personale for hver skabelon for vagt separat for hver dag i ugen (man–søn).

Q: Hvad er Tidplanlæggeren for arbejdsbeSidstening?
A: En visuel belastningsplanlægger i fanen BeSidsteningsefterspørgsel (kræver modulet Prognoser). Den gør det muligt at definere, hvor mange medarbeidere der er brug for hver time på hver dag. På grundlag af disse data beregner systemet det optimale antal vagtskift.

Q: Hvor kan jeg finde beSidsteningsplanlæggeren?
A: Aktivér modulet Prognoser → i skemaoprettelsesguiden for typerne Efter tilgængelighed eller Avanceret → fanen BeSidsteningsefterspørgsel → Tidplanlægger for arbejdsbeSidstening.

Q: Hvad betyder “Indstil arbejdspladser efter dag” i en skabelon for vagt?
A: Afkrydsningsfeltet gør det muligt at indstille forskellige antal arbejdspladser for hver dag i ugen inden for en enkelt skabelon for vagt. Tilgængelig i typerne Efter tilgængelighed og Avanceret.

Q: Kan jeg tilføje flere pauser til en enkelt skabelon for vagt?
A: Ja. Klik Tilføj pause for hver yderligere pause. F.eks. en 15-min. kaffepause kl. 10:30 og en 30-min. frokostpause kl. 13:00.

Q: Hvad betyder “På samme tid i pause 0–1” i pauseindstillingerne?
A: Det viser, hvor mange medarbeidere der kan være på denne pause samtidigt. Systemet kontrollerer dette for at forhindre, at alle tager pause på samme tid.