Trin-for-trin vejledning til opsætning af Shifton

Denne vejledning beskriver den korrekte rækkefølge for opsætning af Shifton-platformen fra registrering til fuld drift. Følg trinnene i rækkefølge — hvert trin afhænger af det foregående.

Oversigt over trinnene

Trin 1. Registrering af virksomhed

Læs mere: Registrering af virksomhed. Om Scheduling- og Feltservice-tilstande kan De læse i artiklen Driftstilstande.

Trin 2. Bekræftelse af telefon og tilføjelse af kort

Før De inviterer medarbejdere, skal der udføres tre obligatoriske handlinger:

2.1 Bekræft telefonnummer

2.2 Tilføj betalingskort

2.3 Opret abonnement

Læs mere: Bekræftelse af telefon. Om betalingsmetoder og abonnement — i artiklerne Betalingsmetoder og Virksomhedssaldo og fakturaer.

Trin 3. Lønindstillinger

Opsæt betalingsparametre, før De opretter vagtplaner — de påvirker lønberegningen i alle fremtidige vagter.

Læs mere: Lønindstillinger. Om den kaskaderende satshierarki kan De læse i Satshierarki for løn.

Trin 4. Aktivering af moduler

Shifton anvender et modulært system — aktiver kun de funktioner, De har brug for.

Anbefalede moduler til start

Læs mere: Oversigt over modulsystemet

Trin 5. Opsætning af moduler

Efter aktivering af moduler skal De opsætte deres parametre.

Vigtige indstillinger

Læs mere: artikler i afsnittet Moduler

Trin 6. Tilføjelse og invitation af medarbejdere

Læs mere: Tilføjelse af medarbejdere

Trin 7. Oprettelse af projekt

Et projekt er en beholder til at samle medarbejdere og vagtplaner (afdeling, team, filial).

Opsætning af projekt

Læs mere: Projektstyring. Om modulet til flere projekter — Afdelinger og projekter.

Trin 8. Oprettelse af vagtplan

Vagtplanen fastsætter reglerne for arbejdstiden og indeholder medarbejdernes vagter.

Læs mere: Oprettelse af vagtplan

Trin 9. Arbejde med vagtplansiden (Vagtplanside)

Efter oprettelse af vagtplanen gå til vagtplansiden for at administrere vagter.

Visningstilstande

Grundlæggende handlinger

Filtre og overlejringer

Eksport

Læs mere: artikler i afsnittet Vagtplanside og vagter

Trin 10. Yderligere funktioner

Efter grundlæggende opsætning kan De aktivere yderligere funktioner efter behov:

Aktiviteter (modul Activity)

Planlægning af yderligere opgaver oven på vagter — kurser, møder, inventaroptælling. Opret aktivitetsskabeloner og tildel dem til medarbejdere.

GPS-kort (modul Kontrol af arbejdssted)

Kontrol af medarbejdernes placering ved komme-registrering/gå-registrering. Opsæt radius for tilladt afstand fra arbejdsstedet.

Medarbejderanmodninger

Medarbejdere kan selvstændigt via appen eller webversionen:
– Anmode om fri og ferie (modul Anmodninger om fri)
– Bytte vagter (hvis tilladt i projektindstillingerne)
– Tage åbne vagter
– Afvise vagter

Rapporter

11 typer rapporter: arbejdstimer, løn, fremmøde, fri, overtid og mere. Filtrér efter periode, medarbejdere, projekter.

Fremmøde (modul Attendance)

Registrering af medarbejdernes komme/gå — via knap i appen, GPS-koordinater eller QR-kode.

Pauser (modul Breaks)

Registrering af pauser under vagten — betalte og ubetalte, med grænser for antal og varighed.

Relaterede artikler

• Registrering af virksomhed
• Første login og grænsefladeoversigtg
• Generelle oplysninger om virksomheden
• Lønindstillinger
• Oversigt over modulsystemet
• Projektstyring
• Stillingsstyring

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Kan man springe et trin over?
Sv: Trin 1-2 er obligatoriske. Trin 3-5 anbefales kraftigt inden oprettelse af vagtplaner, da lønindstillinger og moduler påvirker beregningerne. Trin 6-8 er minimum for at komme i gang.

Sp: Hvor lang tid Mærkeer den fulde opsætning?
Sv: Grundlæggende opsætning (trin 1-8) tager 15-30 minutter for et lille team.

Sp: Er det nødvAfslutigt at opsætte løn, før man opretter en vagtplan?
Sv: Det anbefales kraftigt. Lønindstillinger (valuta, satstype, overtid) gælder for alle fremtidige vagter. De kan ændres senere, men der sker ingen tilbagevirkende genberegning.

Sp: Kan man tilføje medarbejdere uden invitation?
Sv: Ja. Tilføj medarbejderen uden afkrydsning af SAfslut invitation — vedkommende vises i systemet med status “Ikke inviteret”. Invitation kan sendes senere.

Sp: Hvad sker der, hvis jeg ikke aktiverer nogen moduler?
Sv: Grundfunktionaliteten (vagtplan, medarbejderliste, kontrolpanel) fungerer uden moduler. Moduler tilføjer yderligere funktioner — lønberegning, fri, fremmøde osv.

Sp: Hvad er den rigtige rækkefølge: først medarbejdere eller først projekt?
Sv: Det første projekt oprettes automatisk ved registreringen. Det anbefales først at opsætte projektet og derefter tilføje medarbejdere — ved tilføjelse kan de straks tildeles til projekt og vagtplan.

Sp: Medarbejderen er tilføjet, men ser ikke vagter — hvad skal man gøre?
Sv: Kontrollér tre trin: 1) medarbejderen er tilføjet til projektet, 2) medarbejderen er tilføjet til vagtplanen, 3) vagtplanen er offentliggjort. Alle tre trin er obligatoriske.

Sp: Kan man gå tilbage og ændre indstillingerne senere?
Sv: Ja. Alle indstillinger (undtagen vagtplantype og tidszone for projekt med vagtplaner) kan ændres til enhver tid.

Sp: Hvordan finder man ud af, hvilke moduler man har brug for?
Sv: Start med grundfunktionaliteten. Aktiver moduler efter behov — hvert modul har en 30-dages gratis prøveperiode til test.

Sp: Er det nødvAfslutigt at oprette stillinger (Stillinger) og kompetencer (Færdigheder)?
Sv: Ikke nødvendigvis. Stillinger er nyttige til forskellige lønsatser og filtrering. Kompetencer — til automatisk tildeling af medarbejdere til bestemte opgaver eller aktiviteter.

Sp: Hvordan Inviterrrer man en medarbejder uden e-mail?
Sv: Angiv mobilnummeret — invitationen sendes via SMS.

Sp: Hvad er en “aktiv medarbejder” i prisberegningen?
Sv: En medarbejder, der har haft mindst én vagt i faktureringsmåneden. Inaktive medarbejdere faktureres ikke.

Sp: Er det nødvAfslutigt at offentliggøre vagtplanen?
Sv: Til lederens arbejde — nej, vagterne er synlige i administratorpanelet. Men medarbejderne ser først deres vagter i appen efter offentliggørelse.

Sp: Kan man opsætte systemet til flere filialer?
Sv: Ja. Opret et separat projekt for hver filial (modul Afdelinger og projekter). Hvert projekt har sine egne ledere, medarbejdere og vagtplaner.

Sp: Hvordan opsætter man en rotationsvagtplan (2/2, døgnvagt hver tredje)?
Sv: Ved oprettelse af vagtplanen vælg typen Forudindstilling og angiv rotationsmønsteret — systemet gentager det automatisk for hele perioden.