Medarbejderen ser ikke det samme i appen som lederen. Han har ikke brug for virksomhedsindstillinger og teamstyring — han har brug for at se sine vagter, begynde arbejdet, bede om fri og bytte vagt med en kollega. Denne artikel handler om det, der er tilgængeligt netop for ham.
Trin-for-trin-vejledning
Menu
☰ i den nederste bjælke åbner Arbejdsområde (Workspace). Hos medarbejderen er det kort:
| Gruppe | Punkt |
|---|---|
| Kortet øverst | Profil (Profile) og Virksomhed (Company) |
| Planlægning (SCHEDULING) | Aktivitet (Activity) |
| Personlig (PERSONAL) | Når jeg er tilgængelig (When I am available), Min løn (My salary), Mine filer (My files) |
| Support (SUPPORT) | Hjælpecenter (Help center) |
Afsnittene Tidsplaner, Geolokaliseringskort, Rapporter, Projekter, Virksomhedens medarbejdere og Virksomhedsstruktur har medarbejderen ikke — det er ledelsesafsnit. Til gengæld findes Min løn, som ejeren ikke har: sin egen optjening ser medarbejderen her.
Min løn
Min løn (My salary) — et afsnit, som ejeren ikke har: det er medarbejderens personlige optjening. Øverst perioden, nedenunder oversigten:
| Hvad vises | Forklaring |
|---|---|
| Total optjent (Total earned) | Samlet optjent i perioden |
| Bonus (Bonus) | Tildelte bonusser |
| Fastholdelse (Retention) | Fradrag |
| Samlet arbejdet (Total worked) | Arbejdede timer |
| Inkluderer dagvagter (Includes day shifts) / Inkluderer nattevagter (Includes night shifts) | Opdeling i dag- og nattetimer med beløb |
Kontrolpanel
Den første skærm efter login: den aktuelle eller nærmeste vagt, knappen til at begynde den og listen over de nærmeste vagter dag for dag. Den er opbygget på samme måde som hos lederen, men viser kun dine vagter.
Hvordan man begynder og afslutter en vagt — i artiklen ”Start og afslutning af en vagt i mobilappen”.
Tidsplan
Det andet ikon i den nederste bjælke. Tre visningstilstande:
| Tilstand | Hvad den viser |
|---|---|
| Mine vagter (My shifts) | Kun dine |
| Åbne skift (Open Shifts) | De vagter, der er lagt i den fælles liste — dem kan man tage |
| Alle vagter (All shifts) | Hele teamets vagter |
Knapperne Eksportér (Export) og mere (More), som lederen har, findes ikke her.
Hvad man kan gøre med sin vagt
Tryk på vagten — Skift detaljer (Shift details) åbnes. På sin kommende vagt kan man vælge lokation og mærkater og trykke på Gem. På en tidligere vagt findes det ikke.
Kortets anden fane er Bonusser/Straf/Påskud (Bonuses/Penalties/Advances): hvad der er tildelt og fratrukket netop for denne vagt. Er der ingenting, står det skrevet der.
Det vigtigste skjuler sig bag de tre punkter i øverste højre hjørne — de åbner Vælg en handling (Select action):
| Handling | Hvad den gør |
|---|---|
| Flyt til åbne skift (Move to Open Shifts) | Lægge vagten i den fælles liste, så en anden kan tage den |
| Anmodning om byt af vagt (Shift Swap Request) | Bytte vagt med en kollega |
| Anmodning om redigering af skift (Shift edit request) | Bede om at flytte tidspunktet for sin vagt |
| Forespørgsel om at aflevere skift (Shift drop request) | Give vagten videre til en bestemt person |
| Anmod om at opdele en vagt (Request to split a shift) | Arbejde en del af vagten og give resten videre |
Flyt til åbne skift beder om bekræftelse — Er du sikker? (Are you sure?), og vagten går til den fælles liste.
Anmodning om byt af vagt åbner skærmen Byt vagt (Swap shift) med en liste over andres vagter: dato, tid, kollegaens navn og skabelonens navn. Du vælger, hvem du bytter med.
Anmodning om redigering af skift åbner Ændring af tid (Change of time): dato, start- og sluttid og feltet Besked (Message) — der forklarer man årsagen.
Forespørgsel om at aflevere skift åbner Overfør vagt (Transfer shift): Vælg medarbejdere (Select employees) og Send forespørgsel (Send request). Forskellen fra åbne vagter er, at du her nævner bestemte personer i stedet for at give vagten til alle.
Anmod om at opdele en vagt åbner Opdelt vagt (Split shift). På skærmen står et tip: opdel vagten for at vælge din arbejdstid og sende resten til de åbne vagter. Med skyderen sætter du delingspunktet og vælger, hvilken af de to dele du giver videre.
Anmodninger
Det tredje ikon i den nederste bjælke. To faner: Ny (New) og Arkiv (Archive). Nederst til højre knappen til oprettelse.
Formularen Opret forespørgsel (Create request) er kortere hos medarbejderen end hos lederen:
| Blok | Felt |
|---|---|
| Anmodningstype (Request type) | Fraværstype og betaling |
| Varighed af fravær (Time off duration) — hele dagen eller en del | |
| Dato og tid | |
| Vedhæft fil (Attach file) — attest eller dokument |
Den slutter med knappen Indsend (Submit).
Blokken Indstillinger (Options), hvor lederen vælger, hvem anmodningen oprettes for, og om vagterne skal flyttes til de åbne, har medarbejderen ikke: han opretter kun anmodninger til sig selv.
Notifikationer
Det fjerde ikon. Hos medarbejderen hedder skærmen Begivenheder (Events) og er delt i faner: alle, notifikationer og anmodninger. Den røde cirkel viser antallet af ulæste.
Pauser
Den planlagte pause startes fra kontrolpanelet: under vagten vises der under afslutningsknappen en blok med pausens tid og knappen Start pause. Derefter er alt som med vagten — en skærm med kort, en bekræftelse, og til slut knappen Afslut pause og to bekræftelser.
En ikke-planlagt pause tilføjes på vagtkortet, i afsnittet Pauser (Breaks) med knappen med plustegn. Den er begrænset af modulets indstillinger: hvor mange ikke-planlagte pauser man kan tage per vagt, og i hvilket vindue før pausens start knappen overhovedet virker. Er grænsen brugt op, eller er der længe til pausen, er knappen der ikke, eller den reagerer ikke.
De tagne pauser ses samme sted, i listen under overskriften Pauser.
Hjælpecenter
☰ → Support (SUPPORT) → Hjælpecenter (Help center). Indeni: henvendelse til supporten, knappen Aktiver Supportadgang (Enable Support Access), artikler, videolektioner og links til Shiftons sociale medier.
Hvorfor medarbejderen måske ikke har disse knapper
Det er den mest almindelige klage, og årsagen er næsten altid en af to.
Den første: handlingerne er slået fra i indstillingerne. Alt, hvad medarbejderen gør med vagten, slås til af lederen i tidsplanen — afsnittet Grundlæggende information, ti selvbetjeningskontakter. Er de slået fra, bliver der kun ét punkt i stedet for fem bag de tre punkter.
| Hvad medarbejderen mangler | Hvilken kontakt skal slås til |
|---|---|
| Vagtbytte | Tillad vagtbytte |
| Aflevering af vagt | Tillad medarbejdere at aflevere skift |
| Afsendelse til de åbne | Tillad medarbejdere at sende vagter til listen over åbne vagter |
| Tage en åben vagt | Giv medarbejderne mulighed for at tage vagter fra listen over Åbne Vagter |
| Opdeling af vagt | Tillad medarbejdere at opdele skift |
| Anmodning om pause | Tillad medarbejdere at oprette pauser |
| Egen vagt | Giv medarbejdere mulighed for at oprette deres egne vagter |
| Andres vagter i tidsplanen | Tillad medarbejdere at se alle vagter |
En del af indstillingerne findes også på projektniveau — Vagtindstillinger i projektkortet. De gælder for alle projektets tidsplaner på én gang.
Den anden: tidsplanen er udløbet. Over vagter uden for tidsplanens gyldighedsperiode findes der slet ingen handlinger — de tre punkter åbner simpelthen ikke. Kontrollér tidsplanens periode: ligger den i fortiden, så forlæng den via Reducér/forlæng tidsplan.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| De tre punkter på vagten åbner ikke | Tidsplanen er udløbet | Lederen forlænger tidsplanen via Reducér/forlæng tidsplan |
| Der er kun ét punkt i handlingslisten | Selvbetjeningskontakterne er slået fra | Lederen slår de nødvendige til i tidsplanens Grundlæggende information |
| Der er ingen at bytte vagt med | Der er ingen egnede kollegavagter på listen | Bytte er kun muligt med vagter fra andre medarbejdere i denne tidsplan. Er ”bytte kun inden for stillingen” slået til — så også med samme stilling |
| Der er ingen åbne vagter | Ingen har lagt noget ud, eller det er forbudt at tage vagter | Kontrollér hos lederen kontakten for at tage åbne vagter |
| Handlingerne findes, men anmodningen går ikke igennem | Bekræftelse fra manageren er slået til | Anmodningen er sendt til lederen og afventer godkendelse — se fanen Arkiv og notifikationerne |
| Afsnittet Tidsplaner findes ikke i menuen | Det er meningen | Det er et ledelsesafsnit. Sine egne vagter ser medarbejderen på den anden fane i den nederste bjælke |
| Min løn findes ikke | Modulet til lønberegning er ikke tilsluttet | Modulet slås til i virksomhedens indstillinger |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Hvad er forskellen på ”Flyt til åbne skift” og ”Forespørgsel om at aflevere skift”? Svar: I det første tilfælde går vagten til den fælles liste, og enhver, der har lov til det, kan tage den. I det andet nævner du bestemte personer.
Spørgsmål: Kan man arbejde halvdelen af vagten og give resten videre? Svar: Ja, til det findes Anmod om at opdele en vagt: med skyderen vælger du delingspunktet og angiver, hvilken del der skal sendes til de åbne.
Spørgsmål: Hvorfor har jeg ikke byt-knappen, når min kollega har den? Svar: Selvbetjeningsindstillingerne sættes for hver tidsplan separat. Er I i forskellige tidsplaner, kan sættene af handlinger være forskellige.
Spørgsmål: Hvor kommer svaret på min anmodning? Svar: I Begivenheder og i Arkiv på anmodningsskærmen. Inde i selve anmodningen er der en diskussionsfane, hvor man kan skrive med lederen.
Spørgsmål: Kan man vedhæfte en attest til sygefraværet? Svar: Ja, med knappen Vedhæft fil, når anmodningen oprettes.
Spørgsmål: Hvor ser jeg min løn? Svar: Menu → Min løn. Lederen har ikke et sådant punkt, det er medarbejderens personlige afsnit.
Spørgsmål: Kan jeg oprette fri for en kollega? Svar: Nej. Anmodningen oprettes kun til dig selv — der er ikke noget valg af medarbejder i formularen.
Spørgsmål: Hvor ser jeg, hvor meget jeg har fået tildelt? Svar: Menu → Min løn: optjent i perioden, bonusser, fradrag og arbejdede timer med opdeling i dag- og nattetimer.
Spørgsmål: Hvorfor tilføjes en ikke-planlagt pause ikke? Svar: To årsager. Enten er grænsen for ikke-planlagte pauser per vagt brugt op, eller der er for længe til pausen — knappen virker kun i det vindue, som modulets indstillinger angiver.
Spørgsmål: Hvorfor starter pausen ikke? Svar: Pausen registreres ligesom vagten via kortet — fremmødet kontrollerer stedet. Er geolokaliseringen slået fra på telefonen, forbliver knappen tavs.
Spørgsmål: Hvorfor kan man ikke ændre noget på en tidligere vagt? Svar: Handlingerne er kun tilgængelige på kommende vagter i en gældende tidsplan.