En aktivitet er en beskæftigelse inde i vagten: opkald, gennemgang af mails, oplæring. Vagten svarer på spørgsmålet ”hvornår personen arbejder”, aktiviteten på ”hvad han præcis laver i de timer”.
I appen består afsnittet af to faner: kalenderen over aktiviteter og deres skabeloner.
Trin for trin-vejledning
Sådan åbner du
☰ → gruppen Planlægning (SCHEDULING) → Aktivitet (Activity).
Øverst er der to faner: Kalender (Calendar) og Aktivitetsskabeloner (Activity Templates).
Kalender
På kalenderfanen kan man se, hvilke aktiviteter der er tildelt medarbejderne, og for hvilket tidsrum. Det er den samme kalender som i webversionen.
Aktivitetsskabeloner
En skabelon er en forlæg, som aktiviteter oprettes hurtigt og ensartet ud fra. På skabelonens kort ses navnet og tidspunktet, for eksempel ”Emails 08:00 – 12:00” eller ”Calls 08:00 – 16:00” med en forklaring.
En ny skabelon oprettes med knappen Opret skabelon (Create template) nederst til højre. Formularen er delt op i fire blokke:
| Blok | Hvad den fastsætter |
|---|---|
| Generelt (General) | Navnet og farven, som aktiviteten ses med i kalenderen |
| Tid (Time) | Standardtidspunkt for start og slut |
| Anvendelsesområde (Scope of application) | Begrænsning af skabelonen til et projekt, en tidsplan, en placering eller en stilling |
| Tags og færdigheder (Tags and skills) | Mærkater til gruppering og færdigheder |
Hjælpeteksten på selve skærmen forklarer meningen med den sidste blok: mærkater hjælper med at gruppere aktiviteter, og færdigheder er obligatoriske for udførerne. Det er netop hovedsagen ved skabeloner — systemet sætter folk med den rette færdighed på aktiviteten, ikke en hvilken som helst ledig.
Hvad medarbejderen gør med sin aktivitet
I appen kan medarbejderen kun starte og afslutte aktiviteten. Der er hverken tjeklister, fotos eller kommentarer inde i aktiviteten — det er ikke en opgave fra tilstanden for udekørende arbejde.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Afsnittet Aktivitet findes ikke | Aktivitetsmodulet er ikke tilsluttet | Tilslut det i Virksomhed → Moduler. Modulet kræver, at fremmøderegistreringen er slået til |
| Aktiviteten tildeles ikke medarbejderen | Vedkommende har ikke den færdighed, der er angivet i skabelonen | Tilføj færdigheden til medarbejderen, eller fjern kravet fra skabelonen |
| Der skal oprettes flere ens aktiviteter på én gang | Én ad gangen tager lang tid | Ved oprettelsen er der et antalsfelt — angiv, hvor mange der skal bruges |
| Det lykkes ikke at ændre status på aktiviteter i massevis | En sådan handling findes ikke | I massevis er kun sletning tilgængelig |
| Aktiviteten er ikke synlig i tidsplanen | Visningen af aktiviteter er slået fra | Slå visningen af aktiviteter til i indstillingerne for tidsplanens visning |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Hvordan adskiller en aktivitet sig fra en vagt? Svar: Vagten er hele arbejdstiden. Aktiviteten er en beskæftigelse inde i denne tid.
Spørgsmål: Er der brug for et separat modul? Svar: Ja, aktivitetsmodulet, og det fungerer sammen med fremmøderegistreringen.
Spørgsmål: Hvorfor er der færdigheder i skabelonen? Svar: For at der til aktiviteten udvælges medarbejdere med den rette færdighed og ikke hvem som helst.
Spørgsmål: Kan en medarbejder oprette en aktivitet til sig selv? Svar: I appen starter og afslutter vedkommende den tildelte aktivitet. Oprettelsen står lederen, administratoren og ejeren for.
Spørgsmål: Kan man ændre status på flere aktiviteter på én gang? Svar: Nej. Af massehandlinger er kun sletning tilgængelig.
Spørgsmål: Er der en tjekliste eller en fotorapport inde i aktiviteten? Svar: Nej. Tjeklister og fotos hører til opgaverne i tilstanden for udekørende arbejde, ikke til tidsplanernes aktiviteter.