To afsnit i den nederste bjælke, som appen oftest åbnes for: Anmodninger (Requests) — hvad medarbejderne beder om, Underretninger (Notifications) — hvad der er sket.
Trin-for-trin-vejledning
Listen over anmodninger
Det tredje ikon i den nederste bjælke. Skærmen er delt i to faner: Ny (New) — dem, der venter på en afgørelse, og Arkiv (Archive) — dem, der allerede er behandlet. Øverst Filtre (Filters), nederst til højre knappen til at oprette.
På kortet ses anmodningens type, medarbejderens navn, projektet, perioden og datoen for den seneste ændring.
Anmodningens kort
Et tryk åbner anmodningen med to faner.
Detaljer (Details) — status, medarbejder, anmodningens type, perioden Fra (From) — Til (To), hvornår den blev oprettet, og hvornår den blev ændret. Nederst er der to knapper: Bekræft (Confirm) — godkend, Annuller (Cancel) — afvis.
Diskussion (Discussion) — korrespondancen om anmodningen. Her ses historikken (Anmodning oprettet (Request created) med dato) og feltet Indtast besked her (Enter message here) med en sendeknap. Du kan spørge medarbejderen om detaljer uden at forlade anmodningen og uden at skifte til mailen.
Oprettelse af en anmodning
Tilføjelsesknappen åbner Opret forespørgsel (Create request):
| Blok | Felt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Anmodningstype (Request type) | Type (Type) | Type: sygefravær, ferie, helligdag eller din egen type |
| Betaling | Om fraværet er markeret som betalt | |
| Varighed af fravær (Time off duration) | Hele dagen eller en del af dagen | |
| Dato (Date) | Datoen | |
| Tid (Time) | Tidspunktet, hvis en del af dagen er valgt | |
| Valgmuligheder (Options) | Medarbejder (Employee) | Hvem den oprettes for. Lederen kan oprette en anmodning på vegne af en medarbejder |
| Flyt skift til Åbne Skift (Move shifts to Open Shifts) | Flyt periodens vagter over på listen over ledige vagter, så en anden kan tage dem |
Nederst er Vedhæft fil (Attach file) — der vedlægges et dokument til anmodningen, for eksempel en attest. Den sendes med knappen Indsend (Submit).
Underretninger
Det fjerde ikon, klokken. Den røde cirkel viser antallet af ulæste, og mere end nioghalvfems vises som 99+.
I feedet er der hændelser med dato og klokkeslæt: en medarbejder mødte ikke op på vagt, der er kommet en anmodning, tidsplanen er ændret. Underretningen fortæller om et faktum; afgørelsen træffes i afsnittet med anmodninger.
Hvilke underretninger der kommer, og hvorhen, indstilles i Min profil → Underretninger. Samme sted, i gruppen TELEGRAM, ligger tokenet til botten — underretninger i Telegram tilsluttes direkte fra appen.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Medarbejderen kan ikke sende en anmodning | Den ønskede type er forbudt i tidsplanens indstillinger | Slå tilladelsen til i Tidsplaner → tidsplan → Grundlæggende information |
| Der er ingen til at dække den fraværende medarbejders vagter | Overførslen af vagter blev ikke slået til, da anmodningen blev oprettet | Slå Flyt skift til Åbne Skift til — vagterne ryger over på listen over ledige |
| Anmodningen er forsvundet fra listen | Den er behandlet | Led efter den på fanen Arkiv |
| Det er uklart, hvorfor medarbejderen beder om fri | Der mangler detaljer | Spørg direkte i anmodningen, fanen Diskussion |
| Der skal en attest til sygefraværet | Filen er ikke vedlagt | Medarbejderen vedlægger dokumentet med knappen Vedhæft fil, når anmodningen oprettes |
| Der kommer ingen underretninger | De ønskede typer er slået fra | Min profil → Underretninger |
| Der kommer ingen SMS | Det er ikke nok at slå modulet til | Fire betingelser skal være opfyldt på én gang: modulet er slået til, SMS er tilladt i virksomhedsindstillingerne, medarbejderen har et nummer angivet, virksomhedens balance er fyldt op |
| En anmodning med tilbagevirkende kraft kan ikke oprettes | Sådan er det tænkt | Åben vagt, bytte og overdragelse kan ikke anmodes om med tilbagevirkende kraft |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Hvad er forskellen på en underretning og en anmodning? Svar: En underretning fortæller om en hændelse, en anmodning kræver en afgørelse. Der godkendes og afvises på anmodningens kort med knapperne Bekræft og Annuller.
Spørgsmål: Kan man skrive med medarbejderen om anmodningen? Svar: Ja, fanen Diskussion inde i anmodningen. Samme sted ses historikken over ændringer.
Spørgsmål: Kan man vedlægge en attest? Svar: Ja, med knappen Vedhæft fil, når anmodningen oprettes.
Spørgsmål: Hvad gør Flyt skift til Åbne Skift (Move shifts to Open Shifts)? Svar: Den flytter medarbejderens vagter for denne periode over på listen over ledige, så kollegerne kan tage dem.
Spørgsmål: Kan lederen oprette en anmodning på vegne af en medarbejder? Svar: Ja, i blokken Valgmuligheder vælges det, hvem anmodningen oprettes for.
Spørgsmål: Hvem godkender anmodninger? Svar: Projektlederen, administratoren eller ejeren.
Spørgsmål: Hvor kan man se de behandlede anmodninger? Svar: På fanen Arkiv.