En aktivitet er en beskæftigelse inde i vagten: opkald, gennemgang af mails, oplæring. Vagten svarer på spørgsmålet ”hvornår personen arbejder”, aktiviteten på ”hvad han præcis laver i de timer”.
Det er et separat modul, og det fungerer sammen med fremmøderegistreringen. Hvis modulet ikke er tilsluttet, findes afsnittet slet ikke i menuen.
Trin-for-trin-vejledning
Sådan åbner du det
☰ → gruppen Planlægning (SCHEDULING) → Aktivitet (Activity).
Hvad der er på skærmen
Kalender: du kan se, hvilke aktiviteter du er tildelt, og på hvilket tidspunkt. En aktivitet har sit eget navn og sin egen farve — den, der er angivet i dens skabelon, så forskellige beskæftigelser kan skelnes med det samme.
Dagens aktivitet ses med det samme, og det er den, man starter.
Sådan starter og afslutter du en aktivitet
1. Åbn Aktivitet, og find dagens aktivitet.
2. Tryk på startknappen.
3. Tryk på afslutningsknappen, når du er færdig.
Alt, hvad medarbejderen gør med en aktivitet i appen, er at starte og afslutte den. Der er hverken tjeklister, fotos eller kommentarer inde i aktiviteten: det er ikke en opgave fra tilstanden for udekørende arbejde, men en registrering af, hvad vagtens tid bruges på.
Planlagte og ikke-planlagte aktiviteter
Her er det ligesom med vagter: en aktivitet kan være lagt ind på forhånd eller taget undervejs.
| Aktivitet | Hvor den kommer fra | Hvornår den er tilgængelig |
|---|---|---|
| Planlagt | Lederen har tildelt den på forhånd | Ses i kalenderen på sin egen dag, den startes bare |
| Ikke-planlagt | Medarbejderen tager den selv under vagten | Kun hvis det er tilladt i indstillingerne for aktivitetsmodulet |
Tilladelsen til ikke-planlagte aktiviteter er en indstilling i selve modulet, ikke i vagtplanen. Det er dér, de adskiller sig fra ekstraordinære pauser, som slås til med en kontakt i vagtplanen.
Og indstillingen er enkel: tilladt eller ej. Der sættes ingen talgrænse her, sådan som ved ekstraordinære pauser — hvis ikke-planlagte aktiviteter er tilladt, kan man tage så mange, som arbejdet kræver. Hvis de er slået fra, kan man ikke tage en beskæftigelse ud over de tildelte.
Hvorfor en aktivitet måske ikke dukker op
Aktiviteter tildeles af lederen, og ikke til hvem som helst: i aktivitetens skabelon kan man angive nødvendige kompetencer. Systemet sætter folk med den rette kompetence på aktiviteten, ikke en hvilken som helst ledig. Ingen kompetence — så bliver aktiviteten ikke tildelt dig.
Den anden betingelse er vagten. En aktivitet findes inde i en vagt, derfor startes den på en påbegyndt vagt og kun på sin egen dag.
Hvad forskellen er på en aktivitet og en pause
Begge registreringer lever inde i vagten, men de betyder noget forskelligt:
| Aktivitet | Pause | |
|---|---|---|
| Hvad det betyder | Arbejde: hvad man præcis er i gang med | Ophold i arbejdet |
| Hvem opretter det | Lederen tildeler den, og en ikke-planlagt tager medarbejderen selv | Er lagt ind i vagtskabelonen, eller medarbejderen beder selv om den |
| Hvor det startes | Afsnittet Aktivitet | Kontrolpanelet eller vagtkortet |
| Tæller det som arbejdstid | Ja | Afhænger af indstillingen ”betalt” |
Om pauser — artiklen ”Pause under vagten”.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Afsnittet Aktivitet findes ikke i menuen | Aktivitetsmodulet er ikke tilsluttet | Modulet tilsluttes af virksomhedens ejer, og det kræver, at fremmøderegistreringen er slået til |
| Der tildeles ingen aktiviteter | Den kompetence, der er angivet i aktivitetens skabelon, mangler | Lederen tilføjer kompetencen i din profil eller fjerner kravet fra skabelonen |
| Aktiviteten starter ikke | Den er ikke fra i dag, eller vagten er ikke påbegyndt | En aktivitet startes på den aktuelle dag inde i en påbegyndt vagt |
| Kalenderen er tom | Du er ikke tildelt noget | Aktiviteter tildeles af lederen; spørg, om dit arbejde hører under aktivitetsmodulet |
| Det lykkes ikke at tage en aktivitet ud over de tildelte | Ikke-planlagte aktiviteter er slået fra i modulets indstillinger | Virksomhedens ejer slår dem til i indstillingerne for aktivitetsmodulet |
| Jeg startede en aktivitet, men tiden tælles ikke | Vagten er ikke påbegyndt | Start først vagten, derefter aktiviteten |
| Jeg glemte at afslutte aktiviteten | Registreringen er forblevet åben | Sig det til lederen: han retter aktiviteten fra sin side |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Hvad er forskellen på en aktivitet og en vagt? Svar: Vagten er hele arbejdstiden. Aktiviteten er en beskæftigelse inde i den tid.
Spørgsmål: Kan jeg tage en aktivitet, som jeg ikke er blevet tildelt? Svar: Ja, hvis ikke-planlagte aktiviteter er tilladt i indstillingerne for aktivitetsmodulet. Hvis de er forbudt — så kun dem, lederen har tildelt.
Spørgsmål: Hvorfor tildeles jeg ikke en aktivitet, som kollegerne udfører? Svar: I aktivitetens skabelon er der angivet nødvendige kompetencer. Uden den rette kompetence sætter systemet dig ikke på denne aktivitet.
Spørgsmål: Er der brug for et separat modul? Svar: Ja, aktivitetsmodulet, og det fungerer sammen med fremmøderegistreringen.
Spørgsmål: Kan man starte en aktivitet uden at have startet vagten? Svar: Nej. En aktivitet findes inde i en vagt.
Spørgsmål: Hvad betyder aktivitetens farve i kalenderen? Svar: Farven er angivet i dens skabelon og skal gøre, at forskellige beskæftigelser kan skelnes med det samme.
Spørgsmål: Er en aktivitet og en pause det samme? Svar: Nej. En aktivitet betyder arbejde, en pause et ophold i det. Og de startes forskellige steder.
Spørgsmål: Kan man i aktiviteten markere, hvad man præcis har lavet? Svar: Nej, i appen har aktiviteten kun en start og en slutning. Tjeklister og fotos hører til opgaverne i tilstanden for udekørende arbejde, ikke til aktiviteter.
Spørgsmål: Hvor mange ikke-planlagte aktiviteter kan man tage pr. vagt? Svar: Der er ingen grænse. I modsætning til ekstraordinære pauser har aktiviteter en enkel indstilling: tilladt eller forbudt.