Fravær, sygdom, ferie — alt dette anmoder medarbejderen om fra telefonen, og lederen svarer samme sted. Anmodningen forsvinder ikke i samtalen: den har en status, en historik og en diskussion.
Pauser anmoder man ikke om her, men på vagtkortet — om dem findes artiklen ”Pause og aktivitet på vagten”.
Trin-for-trin-vejledning
Hvor anmodningerne findes
Det tredje ikon i den nederste bjælke er Anmodninger (Requests). Skærmen er opdelt i to faner:
| Fane | Hvad den viser |
|---|---|
| Ny (New) | Anmodninger, der stadig afventer en afgørelse |
| Arkiv (Archive) | Behandlede — godkendte og afviste |
På kortet kan du se anmodningstypen, perioden og datoen for den seneste ændring. Nederst til højre er knappen til at oprette.
Sådan anmoder du om fravær
1. Åbn Anmodninger og tryk på opret-knappen nederst til højre.
2. Opret forespørgsel (Create request) åbnes.
3. Udfyld blokken Anmodningstype (Request type).
4. Vedhæft om nødvendigt et dokument.
5. Tryk på Indsend (Submit).
Hvad der udfyldes:
| Felt | Hvad det angiver |
|---|---|
| Type (Type) | Sygdom, ferie, helligdag eller en anden type, der er oprettet i din virksomhed |
| Betaling | Om fraværet er markeret som betalt — afhænger af typen |
| Varighed af fravær (Time off duration) | Hele dagen eller en del af dagen |
| Dato (Date) | Fraværsdagen |
| Tid (Time) | Vises, hvis en del af dagen er valgt |
| Vedhæft fil (Attach file) | Attest, scan, foto af et dokument |
Medarbejderens formular er kortere end lederens: den har ikke blokken Indstillinger (Options), hvor man vælger, hvem anmodningen skal oprettes for, og om vagterne skal flyttes til listen over ledige vagter. En medarbejder opretter kun anmodninger til sig selv — der er ikke noget felt til at vælge medarbejder i formularen.
Hvad der sker med vagterne under fraværet
Selve fraværet fjerner ikke vagten. Hvis du har vagter på de dage, beslutter lederen ved godkendelsen, hvad der skal ske med dem: slette dem eller sende dem til listen over ledige vagter. Vil du være på den sikre side, kan du give vagten fra dig på forhånd — det gøres på vagtkortet via de tre punkter.
Sådan får du afgørelsen at vide
Svaret kommer ad to veje: i Begivenheder (Events) — det fjerde ikon i den nederste bjælke — og i Arkiv på anmodningsskærmen. Anmodningen skifter status, og du kan se samtalen om den.
Inde i anmodningen er der en diskussionsfane: der kan du se historikken — Anmodning oprettet (Request created) med dato — og et felt til en besked. Gennem det kan du svare lederen, hvis han spørger om detaljer, uden at forlade anmodningen.
Sådan annullerer du din egen anmodning
Åbn anmodningen på fanen Ny og tryk på Annuller anmodning (Cancel request). Appen beder dig angive Årsag til afvisning (Reason of decline) og sende — derefter flytter anmodningen til arkivet.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Den ønskede fraværstype findes ikke i anmodningsformularen | Typen er ikke oprettet i virksomheden | Fraværstyper oprettes af lederen i indstillingerne |
| Det lykkes ikke at oprette fravær for en kollega | Det er med vilje | En medarbejder opretter kun anmodninger til sig selv |
| Anmodningen er sendt, men der sker ingenting | Den afventer lederens afgørelse | Se anmodningens status og diskussionen inde i den |
| Der kommer ingen svar på anmodninger | Notifikationer er slået fra | Min profil → Notifikationer, gruppen Kommunikation |
| Filen bliver ikke vedhæftet | Den er for stor | Gør filen mindre, eller fotografér dokumentet direkte i appen |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Fraværet er godkendt — forsvinder vagten så af sig selv? Svar: Nej. Hvad der skal ske med vagterne på de dage, beslutter lederen: slette dem eller sende dem til listen over ledige vagter.
Spørgsmål: Kan man anmode om fravær i nogle timer i stedet for en hel dag? Svar: Ja, i feltet Varighed af fravær vælger du en del af dagen og angiver tiden.
Spørgsmål: Hvor vedhæfter jeg en sygeattest? Svar: I anmodningsformularen findes Vedhæft fil. Du kan vælge en fil eller fotografere dokumentet.
Spørgsmål: Kan man annullere en anmodning, man allerede har sendt? Svar: Ja, åbn den og tryk på Annuller anmodning, og angiv en årsag.
Spørgsmål: Hvor kan jeg se afviste anmodninger? Svar: På fanen Arkiv. Årsagen til afvisningen kommer sammen med afgørelsen, og detaljerne kan ses i diskussionen.
Spørgsmål: Lederen har skrevet til mig i anmodningen — hvor svarer jeg? Svar: Inde i anmodningen, på diskussionsfanen, i feltet til beskeder.