En vagt i appen er ingen dom. Hvis du ikke kan møde op, kan den lægges i den fælles liste, byttes med en kollega, overføres til en bestemt person, du kan bede om et andet tidspunkt eller kun arbejde en del af den. Alt det gøres fra telefonen, bag den samme tre-punkts-knap.
Rettigheder til disse handlinger giver lederen i tidsplanens indstillinger, og derfor er sættet af punkter forskelligt fra medarbejder til medarbejder. Har du færre, så se afsnittet ”Hvorfor der ingen handlinger er” i slutningen af artiklen.
Trin-for-trin-vejledning
Hvor du finder handlingerne
Åbn Tidsplan (det andet ikon i den nederste bjælke) og tryk på din vagt — så åbnes Skift detaljer (Shift details). I øverste højre hjørne er tre-punkts-knappen: den åbner panelet Vælg en handling (Select action).
| Handling | Hvornår den er nyttig |
|---|---|
| Flyt til åbne skift (Move to Open Shifts) | Du kan ikke møde op, og det er lige meget, hvem der dækker |
| Anmodning om byt af vagt (Shift Swap Request) | Du vil bytte vagt med en kollega |
| Anmodning om redigering af skift (Shift edit request) | Du møder op, men på et andet tidspunkt |
| Forespørgsel om at aflevere skift (Shift drop request) | Du ved præcis, hvem der dækker for dig |
| Anmod om at opdele en vagt (Request to split a shift) | Du arbejder en del af vagten og afgiver resten |
De første fire punkter er anmodninger, og deres vej er forskellig.
Bytte og overførsel går gennem kollegaen: først samtykke fra den, du tilbyder vagten, og først derefter, hvis lederbekræftelse er slået til i tidsplanen, lederens beslutning. Så længe kollegaen ikke har sagt ja, går anmodningen ikke videre, og intet ændrer sig.
Ændring af tid og opdeling er kun rettet til lederen. Flytning til åbne skift virker med det samme, når bekræftelse er slået fra.
Flyt til åbne skift
Vagten går i den fælles liste, og enhver, som indstillingerne tillader det, kan tage den.
1. Tre-punkts-knappen → Flyt til åbne skift.
2. Appen spørger Er du sikker? (Are you sure?) — bekræft.
3. Vagten forsvinder fra dine og dukker op i tilstanden Åbne skift (Open Shifts) på tidsplanskærmen.
Så længe ingen har taget vagten, er den ingens: i dagens tæller regnes den som en vagt, men der står ingen medarbejder bag den.
Bytte af vagter
1. Tre-punkts-knappen → Anmodning om byt af vagt.
2. Skærmen Byt vagt (Swap shift) åbnes med en liste over kollegernes vagter: dato, tid, navn og skabelonens titel.
3. Vælg den vagt, du vil bytte til, og send anmodningen.
4. Afvent kollegaens svar: anmodningen kommer til ham, og uden hans samtykke bliver byttet ikke til noget.
5. Er lederbekræftelse slået til i tidsplanen, går anmodningen videre til lederen, efter kollegaen har sagt ja.
I listen står kun de vagter, hvor bytte overhovedet er muligt: andre medarbejderes vagter i samme tidsplan. Har lederen kun slået bytte til inden for stillingen, bliver kollegerne med din stilling tilbage.
Ændring af vagtens tid
1. Tre-punkts-knappen → Anmodning om redigering af skift.
2. Ændring af tid (Change of time) åbnes: dato, starttid, sluttid.
3. I feltet Besked (Message) forklarer du årsagen — lederen ser den sammen med anmodningen.
4. Send.
Vagten bliver din: kun timerne ændres, og først efter godkendelse.
Overførsel af vagt
1. Tre-punkts-knappen → Forespørgsel om at aflevere skift.
2. Overfør vagt (Transfer shift) åbnes.
3. I Vælg medarbejdere (Select employees) markerer du, hvem du tilbyder vagten — der kan være flere.
4. Send forespørgsel (Send request).
5. Vent, indtil en af dem siger ja: uden samtykke bliver vagten din.
Forskellen fra åbne skift: her nævner du bestemte personer i stedet for at afgive vagten til alle. Anmodningen kommer netop til dem, og først efter nogens samtykke går den videre — til lederen, hvis han skal bekræfte.
Opdeling af vagt
Er nyttig, når du kan arbejde en del af vagten.
1. Tre-punkts-knappen → Anmod om at opdele en vagt.
2. Opdelt vagt (Split shift) åbnes med en hjælpetekst: opdel vagten for at vælge arbejdstiden og sende resten til åbne skift.
3. Sæt delingspunktet med skyderen.
4. Vælg, hvilken af de to dele der bliver hos dig, og hvilken der går til åbne skift.
5. Send anmodningen.
Hvad du kan ændre i selve kortet
Ud over tre-punkts-knappen er der to felter på din kommende vagt: Placering (Location) og Mærker (Marks) i blokken Detaljer (Details), og under dem Gem (Save). På en afsluttet vagt findes disse felter ikke.
Kortets anden fane er Bonusser/Straf/Påskud (Bonuses/Penalties/Advances): hvad der er tilskrevet og trukket netop for denne vagt.
Hvor svaret kommer
Svarene kommer i Begivenheder (Events) — det fjerde ikon i den nederste bjælke — og i Arkiv (Archive) på anmodningsskærmen. Ved bytte og overførsel bliver der to svar: først fra kollegaen, derefter fra lederen, hvis han bekræfter. Inde i selve anmodningen er der en fane til drøftelse: der kan du skrive med lederen uden at forlade anmodningen.
Hvorfor der ingen handlinger er
Det er den mest almindelige klage, og årsagen er næsten altid en af to.
Den første: handlingerne er slået fra i tidsplanens indstillinger. Hver handling slås til med sin egen kontakt — lederen gør det i afsnittet Grundlæggende information i tidsplanen. Er de slået fra, står der kun ét punkt i stedet for fem bag tre-punkts-knappen.
| Hvad der mangler | Hvilken kontakt der skal til |
|---|---|
| Bytte af vagter | Tillad vagtbytte |
| Overførsel af vagt | Tillad medarbejdere at aflevere skift |
| Flytning til åbne skift | Tillad medarbejdere at flytte vagter til listen over åbne vagter |
| Tage en åben vagt | Giv medarbejderne mulighed for at tage vagter fra listen over Åbne Vagter |
| Opdeling af vagt | Tillad medarbejdere at opdele skift |
| Egen vagt | Giv medarbejdere mulighed for at oprette deres egne vagter |
| Andres vagter i tidsplanen | Tillad medarbejdere at se alle vagter |
En del af de samme indstillinger findes også i projektkortet, i blokken med vagtindstillinger: de gælder alle projektets tidsplaner på én gang.
Den anden: tidsplanen er udløbet. Over vagter uden for tidsplanens gyldighedsperiode er der slet ingen handlinger — tre-punkts-knappen åbner ikke. Lederen skal forlænge tidsplanen.
Der er også en tredje og mere sjælden: vagten er allerede begyndt eller begynder ganske snart. Appen lader dig ikke afgive en vagt en halv time før mødetid.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Tre-punkts-knappen åbner ikke | Tidsplanen er udløbet, eller vagten er allerede begyndt | Bed lederen om at forlænge tidsplanen; handlingerne virker på kommende vagter |
| Der er ét punkt i listen i stedet for fem | Selvbetjeningskontakterne er slået fra | Lederen slår de nødvendige til i tidsplanens Grundlæggende information |
| Der er ingen at bytte med | Der er ingen egnede vagter i listen | Bytte er kun muligt med kollegers vagter i denne tidsplan, og med indstillingen ”inden for stillingen” med den samme stilling |
| Bytte eller overførsel er sendt, men der sker intet | Vi venter på kollegaens svar — uden hans samtykke går anmodningen ikke videre | Mind kollegaen om det: anmodningen ligger hos ham i Anmodninger |
| Anmodningen er sendt, men vagten er ikke ændret | Lederbekræftelse er slået til | Vent på beslutningen: den kommer i Begivenheder og i Arkiv |
| Vagten er givet tilbage til mig | Lederen afviste anmodningen | Årsagen til afvisningen kommer sammen med svaret — se drøftelsen inde i anmodningen |
| Åbne skift er tomme | Ingen har afgivet noget, eller det er forbudt at tage | Tjek kontakten for at tage åbne vagter hos lederen |
| Opdeling er ikke tilgængelig | Slået fra i tidsplanen | Der skal til en kontakt Tillad medarbejdere at opdele skift |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Hvad er forskellen mellem at flytte til åbne skift og at overføre en vagt? Svar: I det første tilfælde går vagten i den fælles liste, og enhver, der vil, tager den. I det andet nævner du bestemte personer, og anmodningen kommer netop til dem.
Spørgsmål: Kan man arbejde halvdelen af vagten og afgive resten? Svar: Ja, det er Anmod om at opdele en vagt: med skyderen vælger du delingspunktet og angiver, hvilken del der skal sendes til åbne skift.
Spørgsmål: Skal man altid vente på godkendelse? Svar: Ved bytte og overførsel altid: først skal du have samtykke fra den kollega, du tilbyder vagten. Derefter, hvis lederbekræftelse er slået til i tidsplanen, beslutter lederen også. Flytning til åbne skift virker med det samme, når bekræftelse er slået fra.
Spørgsmål: Kollegaen svarer ikke på mit bytte — hvad gør jeg? Svar: Så længe han ikke har sagt ja, går anmodningen ingen steder, og vagten bliver din. Mind ham om det: anmodningen ligger hos ham i afsnittet Anmodninger. Eller annuller anmodningen og tilbyd vagten til en anden.
Spørgsmål: Hvorfor har jeg ingen byt-knap, når min kollega har en? Svar: Indstillingerne sættes for hver tidsplan for sig. Er I i forskellige tidsplaner, er sættene af handlinger forskellige.
Spørgsmål: Kan man annullere sin egen anmodning? Svar: Ja, åbn anmodningen på anmodningsskærmen — der er Annuller anmodning (Cancel request).
Spørgsmål: Hvem ser min besked ved en anmodning om ændring af tid? Svar: Den leder, der skal beslutte om anmodningen. Beskeden kommer sammen med anmodningen.
Spørgsmål: Hvad sker der med vagten, hvis ingen tager den fra de åbne skift? Svar: Den bliver i listen over åbne skift. Lederen kan tildele den til nogen manuelt eller fordele den automatisk.
Spørgsmål: Kan man ændre placeringen på sin vagt? Svar: Ja, på en kommende vagt er der felter til placering og mærker i blokken Detaljer, og efter ændringen trykker du på Gem.