Registreringen af vagtens start og slut er det, medarbejderen oftest åbner appen for. Fra version 2.1.0 går begge handlinger gennem skærmen Fremmøde (Attendance) med kort, og telefonen beder undervejs om nogle tilladelser.
Placeringen holdes øje med af to forskellige moduler. Fremmøde (Attendance) tjekker, om du er på stedet ved vagtens start og slut — netop derfor går begge handlinger gennem kortet. Kontrol af arbejdssted (Work location control) følger, hvor du var under vagten.
Giv alle tilladelser på telefonen med det samme, inklusive adgang til placering i tilstanden ”altid”. Du behøver ikke regne ud, hvilket modul der bruger hvad: firmaets ejer slår moduler til og fra, når det passer, og er tilladelserne kun givet halvt, begynder appen at opføre sig forkert — og det i tavshed, uden varsel. Én gang at tillade alt er billigere end senere at lede efter, hvorfor vagten ikke blev registreret.
Trin-for-trin-vejledning
Vagtens start trin for trin
At starte en vagt er en kæde af flere skærme. Den kan ikke springes over: hvert trin slår noget til.
1. Tryk på den grønne knap ”Start vagt” på betjeningspanelet.
2. Telefonen beder om adgang til placering. Giv den.
3. Derefter adgang til fysisk aktivitet. Den er nødvendig for at kunne skelne bevægelse fra stilstand.
4. Derefter forklarer appen selv: der skal bruges tilstanden ”Tillad altid”, og den foreslår at skifte til den i telefonens indstillinger. Sig ja og skift.
5. Skærmen Fremmøde (Attendance) med kort åbnes. Her kan du se, hvor du er, og der står en advarsel: Ved vagtens start slås sporing af placering i baggrunden til. Vagten startes med den anden knap Start vagt allerede på denne skærm.
Hvis du ikke er på arbejdsstedet
Når vagten har en placering angivet, sammenligner fremmøde din position med den. Er du langt væk, siger skærmen det direkte.
Øverst dukker en rød bjælke op Fejl — Du er uden for placeringen (Error — You are outside the location). På kortet tegnes en rute fra dit punkt til arbejdsstedet, og i panelet nedenunder står tre størrelser: afstand, rejsetid og placeringens navn. For eksempel: 3.34 km · 8 min · call center.
Sådan ser medarbejderen med det samme ikke bare, at han ikke er, hvor han skal være, men også hvor langt væk og hvor han skal gå hen.
Knappen Start vagt bliver samtidig aktiv, og den kan trykkes — men vagten starter ikke: fejlen falder ned øverst igen. Registreringen går kun igennem, når du befinder dig inden for den radius, lederen har angivet i placeringens indstillinger.
Har vagten ingen placering angivet, er der ingen kontrol — der står på skærmen, at placeringen ikke er angivet, og vagten starter hvor som helst. Det samme gælder for uplanlagte vagter: de har ingen placering, og derfor udføres kontrollen ikke.
Mens vagten kører
Bjælken skifter til På vagt (On shift) med en tæller for den arbejdede tid, og knappen til Afslut vagt (End shift). Nedenunder dukker pausens blok op: hvornår den begynder, dens tid og knappen Start pause (Start break).
Afslutning af vagten trin for trin
1. Tryk på ”Afslut vagt”. Appen beder om en bekræftelse: Vil du virkelig afslutte? (Do you really want to finish?)
2. Den samme skærm ”Fremmøde” med kort åbnes og med en afslutningsknap — placeringen registreres også ved udgangen.
3. Den sidste bekræftelse — Er du sikker på, at du vil afslutte vagten? (Are you sure you want to complete the shift?)
De to bekræftelser i træk er lavet med vilje: vagten må ikke kunne lukkes med et tilfældigt tryk. Efter afslutningen markeres vagtkortet i dagens liste som Fuldført (Completed), og ved siden af dukker afvigelserne op — for sent fremmøde og tidlig afgang.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Knappen Start vagt mangler | Vagten er endnu ikke begyndt, eller den er allerede afsluttet | Knappen dukker op i det vindue, der er angivet i fremmødemodulets indstillinger |
| Vagten kan ikke startes, øverst er der fejlen Du er uden for placeringen | Fremmøde tjekker stedet, og du er uden for arbejdsstedet | Gå hen til arbejdsstedet: på skærmen kan du se afstanden, rejsetiden og placeringens navn. Knappen kan trykkes, men registreringen går ikke igennem, før du er inden for radius |
| Placeringen holder op med at blive sendt | Tilladelsen er givet som ”når appen bruges” | Skift til ”Tillad altid” i telefonens indstillinger |
| Appen virker anderledes end før, selv om intet er ændret | I firmaet har man slået et nyt modul til, og tilladelserne på telefonen er ikke nok | Tjek appens tilladelser og giv alle, inklusive tilstanden ”Tillad altid” |
| Vagten er startet, men registreringen blev ikke medregnet | Anmodningen om placering i baggrunden blev afvist | Giv tilladelsen og start vagten forfra |
| Vagten er markeret Ikke planlagt | Den er startet uden for tidsplanen | Det er meningen: en uplanlagt vagt har ingen skabelon, og kontrollen af placering udføres ikke for den |
| Vagten lukkede af sig selv, selv om jeg ikke trykkede | Vinduet, hvor vagten stadig kunne afsluttes manuelt, er udløbet | Vinduet angives med indstillingen ”Hvor meget senere kan medarbejderen afslutte vagten” i fremmødemodulet |
| Afvigelsen vises med et underligt tal | En kendt visningsfejl | Værdien er rigtig, men den vises uden afrunding. Gå efter bjælken øverst — der er formatet ”0h 2m” |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Hvorfor beder telefonen om så mange tilladelser, når vagten startes? Svar: Der er tre: placering, fysisk aktivitet og adgang til placering i baggrunden. Forskellige moduler bruger forskellige af dem: fremmøde registrering af stedet ved vagtens start og slut, kontrol af arbejdssted bevægelser under vagten. Du behøver ikke sætte dig ind i, hvem der har brug for hvad: giv alle tre.
Spørgsmål: Skal man give adgang ”altid”? Svar: Ja. Tilstanden ”når appen bruges” holder op med at virke, så snart appen er minimeret, og en del af data bliver ikke registreret.
Spørgsmål: Kan man gå på pause fra appen? Svar: Ja, under vagten dukker pausens blok op under afslutningsknappen med knappen Start pause.
Spørgsmål: Hvorfor bekræftes afslutningen to gange? Svar: Det første spørgsmål er generelt, det andet kommer allerede på skærmen med kortet, efter placeringen er registreret. Sådan lukkes vagten ikke med et tilfældigt tryk.
Spørgsmål: Kan man starte en vagt, der ikke står i tidsplanen? Svar: Ja, hvis uplanlagte vagter er tilladt. En sådan vagt markeres som Ikke planlagt.
Spørgsmål: Hvad sker der, hvis man glemmer at afslutte vagten? Svar: Vagten lukker af sig selv, men forskelligt afhængigt af typen. For uplanlagte er der i indstillingerne angivet en maksimal længde, hvorefter vagten lukkes automatisk. For planlagte er der et vindue: indstillingen Hvor meget senere kan medarbejderen ”afslutte” vagten/pausen? (min) angiver, hvor mange minutter efter vagtens slut den stadig kan lukkes manuelt. Når du ikke det, lukker systemet den selv.
Spørgsmål: Kan lederen se, at jeg er startet på vagten? Svar: Ja, vagtens tilstand er straks synlig i tidsplanen og i rapporterne, og med notifikationer slået til kommer der en besked.