Tilføje en person til virksomheden, tildele rettigheder, sende en invitation, ændre stilling og timenorm — alt sammen klares fra telefonen. Tidligere kunne teamet kun styres i browseren.
Afsnittet er åbent for lederen, administratoren og ejeren.
Trin for trin-vejledning
Sådan åbner du afsnittet
☰ → gruppen Team (TEAM) → Virksomhedens medarbejdere (Company employees).
På hver medarbejders kort: foto eller initialer, navn, rettighedsniveau, telefon, e-mail og invitationens status — Inviter venter (Invite pending) med orange eller Invitation accepteret (Invite accepted) med grønt. Ved de ubekræftede står knappen Send invitation igen (Resend invite) ved siden af.
Øverst er der tre knapper: søgning efter navn, Filtrer efter projekt (Filter by project) og Importér medarbejdere (Import Employees). Nederst til højre den blå knap med plustegnet — tilføjelse.
Tilføjelse af en medarbejder
Tryk på +. Formularen Tilføj medarbejder (Add employee) med tre blokke åbnes.
Personlige oplysninger (Personal information)
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Fornavn (First name) | Medarbejderens fornavn |
| Efternavn (Last name) | Efternavn |
| Telefonnummer (Phone number) | Telefon med landekode |
| e-mail (E-mail) | E-mailadresse |
Under formularen står hjælpeteksten Telefon eller e-mail påkrævet (Phone or email required) — ét af delene er nok, men uden en invitation på e-mail kan medarbejderen ikke oprette sig en adgangskode.
Arbejdsindstillinger (Work settings)
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Personalenummer (Personnel Number) | Medarbejderens interne nummer, efter det er det nemt at sortere og eksportere til andre systemer |
| Månedlig timetal, % (Monthly rate of hours, %) | Andel af fuld tid. Som standard 100 |
| Vælg en stilling (Select a position) | Stilling fra virksomhedens struktur. Efter den tages satsen, hvis satserne er sat op på stillingerne |
Planlægning (Scheduling)
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Projekt (Project) | Hvilket projekt personen skal tilføjes til |
| Vagtplan (Schedule) | Hvilken tidsplan personen skal sættes ind i |
| Tilføj medarbejder startende fra (Add employee starting from) | Fra hvilken dato personen regnes for at være i arbejde |
Kontakten Send invitation (Send invite) afgør, om mailen går af sted med det samme. Det hele slutter med knappen Gem (Save).
Og her det vigtige: formularen klarer alle tre obligatoriske trin på én gang — oprette personen, tilføje vedkommende til projektet og sætte vedkommende i tidsplanen. Springer du projektet eller tidsplanen over, bliver medarbejderen oprettet, men dukker ikke op i gitteret.
Ændring af rettigheder
Rettighedsniveauet ændres direkte i medarbejderlisten: ved siden af det står en pil nedad, tryk på den og vælg et andet niveau. Du behøver ikke åbne medarbejderens kort for det.
| Niveau | Hvad det giver |
|---|---|
| Medarbejder (Employee) | Egen tidsplan, egne anmodninger, egen tilgængelighed |
| Administrator (Administrator) | Styring af medarbejdere, moduler og tidsplaner i hele virksomheden |
Det er rettigheder i virksomheden, og de fastsættes her, i medarbejderlisten. Uafhængigt af dem har personen en rolle i projektet: Medarbejdere (Employees), Ledelse (Managers) eller Seere (Viewers) — den tildeles i selve projektets indstillinger og ikke her. En leder er en rolle i projektet, ikke et rettighedsniveau; en administrator tildeles ikke i projektet.
Fuld adgang, inklusive virksomhedens indstillinger og økonomi, har kun ejeren.
Medarbejderens kort: seks faneblade
Et tryk på kortet åbner Rediger medarbejder (Edit employee), og det er ikke én formular, men seks faneblade. Fanebladsrækken kan skubbes til siden, så de sidste er ikke synlige med det samme.
| Faneblad | Hvad der er indeni |
|---|---|
| Generel info (General info) | Personlige data, arbejdsindstillinger, færdigheder, farve, egne arbejdsdage og rettigheder |
| Tilgængelighed (Availability) | Hvornår medarbejderen er klar til at arbejde, fordelt på dage |
| Projekter (Projects) | Hvilke projekter vedkommende er i, og med hvilken rolle |
| Noter (Notes) | Notater om medarbejderen med periode og synlighed |
| Filer (Files) | Dokumenter knyttet til personen |
| Ferie (Vacations) | Ferielofter pr. periode og bevægelsen i saldoen |
Generel info er det længste faneblad, det skal scrolles. I rækkefølge: Personlige oplysninger (Personal information) med fornavn, efternavn, telefon og e-mail; Arbejdsindstillinger (Work settings) med personalenummer, stilling og månedlig timenorm; Færdigheder (Skills); Medarbejderfarve (Employee color) — med den markeres personen på geolokationskortet og i tidsplanen; Personlige indstillinger for medarbejderens arbejdsdage med flueben man.–søn. og kontakten Tag hensyn til personlige indstillinger; og nederst Tilladelser (Permissions) — Medarbejderrettigheder (Employee rights) og Adgang til aktivitetslogfiler (Access to activity logs).
Tilgængelighed viser det samme billede, som medarbejderen selv ser i afsnittet ”Hvornår jeg er tilgængelig”: ugen fordelt på dage, skift mellem uger og Fold kalenderen ud. Der, hvor personen ikke har angivet noget, står Tilgængelighed ikke angivet (Availability not specified).
Projekter — listen over medarbejderens projekter med vedkommendes rolle i hvert af dem, knappen Tilføj til projekt (Add to project) og Tilføj til tidsplan (Add to schedule). Herfra kobles personen på arbejdet uden at forlade kortet.
Noter — knappen Opret en note (Create a note) og listen over notater. En note har en gyldighedsperiode og en synlighed: Kun ledere og administratorer (Only managers and administrators). Det er stedet til interne bemærkninger, som medarbejderen selv ikke skal se.
Filer — denne persons dokumenter, knappen Upload filer (Upload). Så længe der ingen er, står der Ingen data (No data).
Ferie — det faneblad, som kortet oftest åbnes for. Det består af tre dele:
| Del | Hvad den fastsætter |
|---|---|
| Tilladelig overskridelse af ferie (Permissible vacation overrun) | Hvor mange dage medarbejderen må gå i minus. Gemmes med knappen Gem |
| Indstillinger for ferie (Vacation settings) | Perioder med loft: begyndelse, slutning og Feriegrænse pr. år. Tilføjes med knappen Tilføj ferieindstilling |
| Ændring i ferieopsparing (Change in vacation balance) | Manuelle tilskrivninger og fradrag: dato, værdi med fortegn og kommentar. Knappen Tilføj feriepostering |
Der kan være flere perioder i træk — for eksempel med loftet 0, så 24 og så 50 dage om året: sådan kan man se, hvordan personens vilkår har ændret sig. I bevægelsen i saldoen betyder et minustegn et fradrag.
Import som liste
Knappen Importér medarbejdere øverst indlæser mange på én gang via en fil. Import uden e-mailadresser er muligt, men invitationer går ikke af sted til de medarbejdere — adresserne skal tilføjes senere.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Medarbejderen er oprettet, men er ikke i tidsplanen | Projektet eller tidsplanen blev sprunget over i tilføjelsesformularen | Åbn kortet og udfyld blokken Planlægning |
| Invitationen kommer ikke frem | Mailen ligger i spam, eller virksomhedens telefonnummer er ikke bekræftet | Tjek spam, tryk på Send invitation igen, bekræft nummeret i profilen |
| Hvid skærm hos medarbejderen ved aktivering | Denne e-mailadresse er allerede optaget af en anden konto | Slet den gamle konto med denne adresse |
| Oprettet uden e-mail og telefon | Formularen kræver mindst ét af delene | Udfyld telefon eller e-mail — ellers reagerer gemmeknappen ikke |
| En fratrådt medarbejder er blevet i tidsplanen | Sådan er det tænkt | Tidligere vagter og posteringer om betaling bevares, ved siden af navnet står en markering om sletning |
| Det lykkes ikke at tildele en administrator i projektet | Den rolle findes ikke i projektet | Administrator er et rettighedsniveau i virksomheden; i projektet tildeles medarbejder, leder og seer |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Kan man oprette en medarbejder og sætte vedkommende direkte i tidsplanen? Svar: Ja, tilføjelsesformularen gør det i én omgang: blokken Planlægning fastsætter projekt, tidsplan og startdato.
Spørgsmål: Hvad er personalenummeret? Svar: Medarbejderens interne nummer. Efter det er det nemt at sortere listen og eksportere data til andre systemer.
Spørgsmål: Hvorfor den månedlige timenorm i procent? Svar: Sådan angives deltid: 50 % betyder halvdelen af månedsnormen.
Spørgsmål: Kan man tilføje en medarbejder uden e-mailadresse? Svar: Oprette kan man, hvis der er angivet et telefonnummer. Men invitationen går kun af sted på e-mail.
Spørgsmål: Hvordan ændrer man hurtigt en medarbejders rettigheder? Svar: Med pilen ved siden af rettighedsniveauet direkte i listen, du behøver ikke gå ind i kortet.
Spørgsmål: Hvad er forskellen på en leder og en administrator? Svar: Lederen er en rolle inde i projektet: dette projekts tidsplaner og anmodninger. Administratoren er et rettighedsniveau for hele virksomheden.
Spørgsmål: Hvad sker der med en fratrådt medarbejders data? Svar: Vagter og posteringer om betaling bliver i rapporterne, og selve medarbejderen markeres som slettet.