Før i tiden blev vagtplaner kun oprettet i browseren, og fra telefonen kunne man kun se dem. I version 2.1.0 fik appen den fulde guide — de samme fire trin og de samme fem typer vagtplaner som i webversionen.
Vagtplaner kan oprettes af lederen, administratoren og virksomhedens ejer.
Trin for trin-vejledning
Sådan åbner du den
Tryk på ☰ i den nederste bjælke → Tidsplaner (Schedules) → Tidsplaner. Listen over virksomhedens vagtplaner åbnes: for hver vises navn, projekt, periode og antal vagter. Nederst til højre er knappen Opret tidsplan (Create schedule).
Trin 1. Grundlæggende oplysninger (Main information)
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Indtast skemabets navn (Enter schedule name) | Vagtplanens navn |
| Vælg en farve (Choose a color) | Den farve, vagtplanen markeres med på listen og i gitteret |
| Vælg et projekt (Select a project) | Det projekt, vagtplanen hører til |
| Vælg datoer (Select dates) | Periodens start og slut |
| Medarbejderens grundsats i vagtplanen (Basic employee pay rate) | Grundsats for denne vagtplan, valgfrit |
| Vælg ugekontroltype (Select week control type) | Hvordan systemet forholder sig til overarbejde: Tillad, Tillad med bekræftelse, Blok |
Perioden er begrænset: en vagtplan oprettes for højst tre måneder. Det står direkte under datoerne.
Trin 2. Vagtplanens type (Schedule type)
Fem typer, de samme som i webversionen:
| Type | Sådan udfyldes den |
|---|---|
| Grundlæggende (automatisk fordeling) (Basic (automatic distribution)) | Fast antal arbejdstimer, systemet placerer selv vagterne |
| Efter tilgængelighed (automatisk fordeling) (By availability (automatic distribution)) | Efter den tilgængelighed, medarbejderne har angivet om sig selv |
| Avanceret (automatisk fordeling) (Advanced (automatic distribution)) | Forskelligt antal arbejdspladser på forskellige vagter |
| Forudindstillet (automatisk fordeling) (Preset (automatic distribution)) | Efter rotation: 2/2, 5/2 og lignende |
| Tom (manuel fordeling) (Empty (manual distribution)) | Tom vagtplan, vagterne placerer du selv i hånden |
Trin 3. Data til vagter (Shift data)
Først markerer du de Ugedage, hvor der overhovedet må placeres vagter. Som standard er Mo–Fr markeret.
Nedenfor er vagtskabelonerne. For hver angives:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Titel (Name) | Skabelonens navn. Påkrævet — uden det lader guiden dig ikke komme videre og viser ”Navn is required” |
| farve | Vagtens farve i gitteret |
| Tid fra (Time from) / Tid til (Time to) | Vagtens start og slut |
| Placering (Location) | Arbejdsstedet, valgfrit |
| Mærker (Marks) | Vagtens mærker, valgfrit |
| Pause (Break) | Pause inde i vagten |
Man kan tilføje flere skabeloner — for eksempel en dag- og en natskabelon.
Trin 4. Medarbejdere (Employees)
Det sidste trin er, hvem der skal med i vagtplanen. Øverst er tælleren over valgte ud af det samlede antal medarbejdere og knappen Vælg alle (Select all). Der er filter efter stilling og søgning efter navn.
Knappen nederst til højre hedder Tilføj (Add) — og det er netop den, der opretter vagtplanen.
Oversigt før oprettelsen
På ethvert trin kan du trykke på Oversigt (Overview) i øverste højre hjørne og se alt, hvad der allerede er angivet: navn, projekt, periode, ugekontroltype, vagtplanens type, de markerede dage, antal skabeloner og arbejdspladser. Herfra kan vagtplanen også duplikeres (Kopiér (Duplicate)) eller deles (Del (Share)).
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Knappen Næste (Next) virker ikke på tredje trin | Vagtskabelonen mangler navn | Udfyld Titel — under feltet vises hintet ”Navn is required” |
| Det lykkes ikke at angive en periode på mere end tre måneder | Systemets begrænsning | Opret den næste vagtplan separat, eller forlæng denne via Reducér/forlæng tidsplan (Reduce/extend schedule) |
| Medarbejderen er ikke på listen på fjerde trin | Vedkommende er ikke tilføjet til det valgte projekt | Tilføj først medarbejderen til projektet, og vend derefter tilbage til vagtplanen |
| Knappen Opret tidsplan kan ikke ses | Du er logget ind som medarbejder | Oprettelse af vagtplaner er muligt for lederen, administratoren og ejeren |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Er guiden i appen den samme som i browseren? Svar: Ja — de samme fire trin og de samme fem typer vagtplaner.
Spørgsmål: Kan man tilføje flere vagtskabeloner på én gang? Svar: Ja, på tredje trin tilføjes lige så mange skabeloner, som der er brug for.
Spørgsmål: Hvad gør man, hvis der er brug for en vagtplan længere end tre måneder? Svar: Opret den for tre måneder, og forlæng den derefter via Reducér/forlæng tidsplan i redigeringen af vagtplanen.
Spørgsmål: Er det obligatorisk at angive satsen? Svar: Nej, feltet er valgfrit. Lader du det stå tomt, gælder satserne fra virksomhedens og stillingernes indstillinger.
Spørgsmål: Hvad betyder ”Vælg ugekontroltype”? Svar: Hvordan systemet opfører sig ved overarbejde. Tillad (Allow) — tillader det uden videre, Tillad med bekræftelse (Allow with confirmation) — markerer vagterne til bekræftelse, Blok (Block) — markerer overskridelsen som et problem, men forbyder ikke, at vagten oprettes.
Spørgsmål: Kan man vælge alle medarbejdere på én gang? Svar: Ja, med knappen Vælg alle på fjerde trin.
Spørgsmål: Oprettes vagtplanen straks efter tryk på ”Tilføj”? Svar: Ja, det er guidens afsluttende handling.