En oprettet tidsplan ændres direkte i appen: navn, selvbetjeningsindstillinger, teamets sammensætning, periode, satser, belastningsprognose. Der er også noget, webversionen ikke har — at bygge tidsplanen op på ny efter de opdaterede regler.
Tidsplaner kan redigeres af lederen, administratoren og virksomhedens ejer.
Trin for trin-vejledning
Sådan åbner du afsnittet
☰ → Tidsplaner (Schedules) → Tidsplaner → tryk på den ønskede tidsplan i listen. Der åbnes en skærm med seks afsnit.
| Afsnit | Hvad det ændrer |
|---|---|
| Hovedinformation (Main information) | Navn, farve, ugekontrol og selvbetjeningsindstillinger |
| Medarbejdere (Employees) | Sammensætning: hvem der skal tilføjes til tidsplanen, og hvem der skal fjernes |
| Reducér/forlæng tidsplan (Reduce/extend schedule) | Periode: forlænge eller forkorte |
| Belastningsbehov (Load demand) | Belastningsprognose — hvor mange vagter der er brug for i hvert slot |
| Planlagte teammedlemmer (Scheduled team members) | Grundsats for alle, der er i denne tidsplan |
| Omkonfiguration af vagtplanen (Rebuild schedule) | Ny generering af tidsplanen efter de opdaterede regler |
Hovedinformation: hvad medarbejderen selv må gøre
Ud over navn, farve og typen af ugekontrol er alle selvbetjeningskontakterne samlet her — det, medarbejderen selv må gøre med sine egne vagter. Der er ti af dem, i fem grupper.
Det er ikke rettighedsniveauet i virksomheden: medarbejder, administrator eller ejer bliver en person gjort til på sit kort, og det gælder overalt. Kontakterne nedenfor virker kun inde i denne tidsplan, derfor kan bytte af vagter være tilladt i én tidsplan og ikke i nabotidsplanen.
| Gruppe | Kontakt | Hvad den tillader |
|---|---|---|
| Synlighed (Visibility) | Tillad medarbejdere at se alle vagter | Se hele teamets vagter, ikke kun sine egne |
| Vagtskifte (Shift exchange) | Tillad vagtbytte (Allow shift swapping) | Bytte vagter med kolleger |
| Med lederbekræftelse (With manager confirmation) | Byttet går først igennem efter lederens godkendelse | |
| Byt vagter med samme stilling (Swap shifts with the same position) | Kun bytte med samme stilling | |
| Ledige vagter (Free shifts) | Tillad medarbejdere at sende vagter til listen over ledige vagter (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Give sin vagt til listen over ledige |
| Tillad medarbejdere at tage vagter fra listen over ledige vagter (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Tage vagter fra listen over ledige | |
| Medarbejderanmodninger (Employee requests) | Tillad medarbejdere at oprette deres egne vagter (Allow employees to create their own shifts) | Oprette vagter til sig selv |
| Tillad medarbejdere at oprette pauser (Allow employees to create breaks) | Oprette pauser | |
| Tillad medarbejdere at afgive vagter (Allow employees to drop shifts) | Give afkald på en vagt | |
| Andet | Tillad medarbejdere at bytte pauser mellem forskellige vagtskabeloner (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Bytte pauser mellem forskellige vagtskabeloner |
| Tillad medarbejdere at opdele vagter (Allow employees to split shifts) | Dele en vagt op i dele |
Ændringerne træder i kraft efter knappen Gem (Save).
Medarbejdere: hvem der skal tilføjes og fjernes
Afsnittet består af tre felter.
| Felt | Hvad det gør |
|---|---|
| Tilføj medarbejdere til tidsplanen (Add employees to schedule) | Valg af de personer, der skal sættes ind i denne tidsplan |
| Tilføj medarbejder startende fra (Add employee starting from) | Datoen, fra hvilken personen kommer ind i tidsplanen. Ikke fra periodens begyndelse, men fra den valgte dag |
| Fjern medarbejdere (Remove employees) | Tage en person ud af tidsplanen uden at slette vedkommende fra virksomheden |
Feltet med datoen er det, folk oftest kommer her for: en ny person er startet midt i måneden, og vagterne skal ikke gælde fra den første.
Forkort eller forlæng perioden
Skærmen hedder Ændring af tidsplanstørrelse (Schedule resizing), øverst vises den nuværende periode.
| Felt | Varianter |
|---|---|
| Handling (Action) | Udvid tidsplan (Extend schedule) eller Forkort tidsplan (Shorten schedule) |
| Ændringstype (Change type) | For eksempel Forlæng uden skift (Extend without shifts) — perioden bliver længere, men der kommer ikke vagter i den |
| Udvid tidsplanen til (Extend schedule to) | Datoen, som vi trækker perioden hen til |
| Hvad skal man gøre med eksisterende vagter i den nye periode? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorer (Ignore) eller Slet (Delete) |
Det sidste spørgsmål er vigtigere, end det ser ud: hvis der allerede står vagter i den nye periode — for eksempel fra en anden tidsplan — spørger appen, om de skal blive eller ryddes væk.
Forlængelse uden vagter passer, når perioden skal strækkes, og du sætter vagterne ind senere i hånden eller bygger tidsplanen op på ny.
Belastningsbehov
Prognosen: hvor mange vagter der er brug for i hvert slot. Efter disse data placerer systemet vagterne ved den automatiske fordeling.
Så længe prognosen ikke er angivet, står der Ingen data (No data) på skærmen — sådan er det ved en ny tidsplan.
Planlagte teammedlemmer: satsen
Skærmen Redigering af grundsatsen i vagtplanen (Basic pay rate editing in the schedule). Øverst valutaen og enheden — for eksempel USD · Pr. time (USD · Per hour) — og selve satsens værdi.
To hjælpetekster på skærmen forklarer forskellen mellem den fælles og den personlige sats:
- Angiv grundsatsen for medarbejderne i tidsplanen — altså den fælles sats for alle deltagere;
- Angiv en individuel grundsats for medarbejderen. Den gælder fra den valgte dato og til tidsplanens slutning — den enkelte person kan altså få sin egen, og kun inde i denne tidsplan.
Nedenfor er knappen Medarbejdere (Employees) — overgangen til listen, hvor satsen sættes person for person.
Omkonfiguration af vagtplanen: byg den op på ny
Afsnittet åbner den samme guide som ved oprettelsen, blot allerede udfyldt med denne tidsplans data — navn, farve, projekt, periode, sats. Du retter det, der skal ændres, og starter genereringen forfra.
Det er nødvendigt, når reglerne er blevet flere, eller de har ændret sig: en vagtskabelon er kommet til, ugedagene er ændret, belastningen er justeret. I stedet for at slette tidsplanen og samle den fra bunden bygger du den eksisterende om.
Mulige problemer og løsninger
| Problem | Årsag | Løsning |
|---|---|---|
| Medarbejderen ser ikke andres vagter | Tillad medarbejdere at se alle vagter (Allow employees to see all shifts) er slået fra | Slå kontakten til i Hovedinformation og gem |
| Medarbejdere bytter vagter uden at spørge | Med lederbekræftelse (With manager confirmation) er slået fra | Slå det til — byttet går så gennem din godkendelse |
| Ændringerne blev ikke gemt | Der blev ikke trykket på knappen Gem | Gå tilbage til afsnittet og gem |
| Der er brug for en længere tidsplan end den oprettede | Perioden blev fastsat ved oprettelsen | Reducér/forlæng tidsplan — forlænger den uden at oprette den igen |
| Efter ændringen af reglerne er vagterne forblevet de gamle | Reglerne ændrer sig, men allerede oprettede vagter gør ikke | Kør Omkonfiguration af vagtplanen |
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Hvad er forskellen på ”Omkonfiguration af vagtplanen” og oprettelse af en ny tidsplan? Svar: Guiden er den samme, men felterne er allerede udfyldt med den eksisterende tidsplans data, og resultatet erstatter den i stedet for at tilføje en nummer to.
Spørgsmål: Kan man forlænge en tidsplan uden at oprette den igen? Svar: Ja, afsnittet Reducér/forlæng tidsplan — det forkorter også perioden.
Spørgsmål: Hvor ændrer man satsen for alle i tidsplanen på én gang? Svar: I afsnittet Planlagte teammedlemmer — der er grundsatsen for alle deltagere i denne tidsplan.
Spørgsmål: Hvilke rettigheder fastsættes her, og hvilke i medarbejderens kort? Svar: Her — kun disse ti selvbetjeningsindstillinger: hvad en person må gøre med sine egne vagter (bytte dem, give dem til de ledige, tage derfra, oprette vagter og pauser, dele en vagt). De virker inde i én tidsplan og kan være forskellige i forskellige tidsplaner. Rettighedsniveauet i virksomheden derimod — medarbejder, administrator, ejer — fastsættes på medarbejderens kort og gælder for hele virksomheden, tidsplanen påvirker det ikke.
Spørgsmål: Medarbejderen kan afgive en vagt, men ikke tage den — hvorfor? Svar: Det er to forskellige kontakter i gruppen Ledige vagter: at afgive til listen over ledige og at tage derfra tillades hver for sig.
Spørgsmål: Hvad er ”Belastningsbehov”? Svar: Belastningsprognosen: hvor mange vagter der kræves i hvert slot. Efter disse data placerer systemet vagterne ved den automatiske fordeling.
Spørgsmål: Kan man fjerne en medarbejder fra tidsplanen uden at slette vedkommende fra virksomheden? Svar: Ja, i denne tidsplans afsnit Medarbejdere.
Spørgsmål: En ny medarbejder er startet midt i måneden — hvordan sætter jeg vedkommende ind ikke fra begyndelsen? Svar: I afsnittet Medarbejdere er der feltet Tilføj medarbejder startende fra: angiv startdatoen.
Spørgsmål: Hvad sker der med de vagter, der allerede står i den nye periode, ved forlængelse? Svar: Appen spørger: Ignorer — lad dem være, Slet — ryd dem væk og byg op på ny.
Spørgsmål: Hvor fastsættes en medarbejders sats overhovedet? Svar: I medarbejderens profil er der ingen sats. Satsen fastsættes på fire niveauer: i virksomhedens indstillinger, i projektet, på stillingen og her, i tidsplanen. Systemet leder efter den ad kæden virksomhed → tidsplan → stilling → placering. Satsen fra tidsplanen gælder kun inde i den og kun fra den valgte dato til periodens slutning, derfor kan man betale den samme person forskelligt i forskellige tidsplaner.