Oprettelse af avanceret vagtplan (Advanced)

Opret vagtplaner med forskelligt antal arbejdspladser for hver vagt. Vagtplantypen Advanced er beregnet til virksomheder, hvor det daglige arbejde fordeles på flere vagter med varierende personalebehov.

Hvad er dette?

Vagtplantypen Avanceret bruger automatisk fordeling til at oprette vagter, hvor hvert tidsrum kan have et forskelligt antal nødvendige medarbejdere (arbejdspladser). I modsætning til typen Basic, hvor alle tildeles ens timer, giver typen Advanced mulighed for at angive, hvor mange personer der kræves i hvert vagtinterval.

Det er den ideelle løsning for produktionsvirksomheder, hospitaler, callcentre og alle operationer, der kører i flere vagter om dagen med varierende dækningsbehov.

Forudsætninger

#	Krav	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	De skal have en registreret virksomhedskonto
2	Rollen Administrator, Owner eller Leder	De skal have rettigheder til at oprette vagtplaner
3	Projekt med tilstrækkeligt antal tildelte medarbejdere	De har brug for tilstrækkeligt personale til at dække alle definerede arbejdspladser

Trin-for-trin vejledning

Trin 1: Grundlæggende oplysninger

Gå til afsnittet Tidsplaner i sidemenuen, og klik på + Tilføj tidsplan.

Udfyld felterne for grundlæggende oplysninger:

Felt	Obligatorisk	Beskrivelse
Indtast skemabets navn	Ja	Beskrivende navn (f.eks. “Lager — 3-skifts rotation”)
farve	Nej	Vælg farve til identifikation af vagtplanen
Vælg et projekt	Ja	Vælg projektet, vagtplanen skal knyttes til
Vælg datoer	Ja	Angiv start- og slutdatoer — maksimum 3 måneder
Basis Medarbejder LønLørs	Nej	Grundtimesats for vagter i denne vagtplan
Vælg ugekontroltype	Ja	Hvordan overtid håndteres: Tillad med bekræftelse (standard) / Allow / Disallow

Under disse felter er et afsnit med tilladelser for medarbejderhandlinger (afkrydsningsfelter). Se artiklen Vagtplanindstillinger og tilladelser.

Klik på Næste for at fortsætte.

Trin 2: Valg af vagtplantype

På skærmen til valg af vagtplantype vælg Avanceret (automatisk fordeling).

“Tilbyder vagtplangenerering, der gør det muligt at oprette flere arbejdsvagter med forskelligt antal arbejdspladser for hver af dem. Ideel løsning til virksomheder, der kræver opdeling af det daglige arbejde i vagter.”

Klik på Næste. Vagtplanen er oprettet.

Efter oprettelse: konfigurer vagtskabeloner

Typen Advanced er designet til at understøtte flere vagtskabeloner, hver med et forskelligt antal nødvendige arbejdspladser per vagt. Efter oprettelse:

Klik på vagtplanens navn for at åbne den.

Gå til fanen Skabeloner for skift for at definere hver vagttype (f.eks. morgen, dag, nat) og det nødvendige personale for hver.

Gå til fanen Tilføj medarbejdere for at tilføje medarbejdere.

Efter oprettelse: tilføj vagter og offentliggør

Tilføj vagter via Virksomhed Tidsplan ved hjælp af massetilføjelse eller manuel indtastning.

Klik på Offentliggør og underret medarbejdere, så medarbejderne kan se deres vagter.

Adgangsrettigheder

Rolle	Se vagtplan	Oprette Advanced-vagtplan	Redigere vagter	Slette vagtplan
Ejer	Ja	Ja	Ja	Ja
Administratoristratoristrator	Ja	Ja	Ja	Ja
Leder	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)
Medarbejder	Ja (kun egne vagter)	Nej	Nej	Nej

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Hvornår bør man bruge Avanceret i stedet for Basis?
Sv: Brug Advanced, når Deres drift kræver forskelligt antal medarbejdere på forskellige tidspunkter af døgnet. Hvis De f.eks. har brug for 5 personer om morgenen, 8 om dagen og 3 om natten, er Advanced det rette valg. Hvis alle arbejder de samme timer, er Basic enklere.

Sp: Kan man angive et forskelligt antal arbejdspladser for forskellige ugedage?
Sv: Vagtplanen Advanced anvender den samme vagtstruktur på alle valgte arbejdsdage. Hvis De har brug for forskellige bemandingsniveauer på forskellige dage, kan De overveje at oprette separate vagtplaner for disse grupper af dage.

Sp: Hvordan beslutter skifton, hvilke medarbejdere der får hvilke vagter?
Sv: Systemet fordeler automatisk medarbejdere for at afbalancere arbejdsbyrden. De kan foretage manuelle justeringer efter generering af vagtplanen.

Sp: Hvad sker der, hvis der ikke er nok medarbejdere til at udfylde alle arbejdspladser?
Sv: Shifton udfylder så mange pladser som muligt med de tilgængelige medarbejdere. Ikke-udfyldte arbejdspladser vises som åbne vagter, som De kan tildele senere, eller som medarbejdere kan anmode om.

Sp: Kan vagter i den samme vagtplan have forskellig varighed?
Sv: Ja. Hvert vagtinterval kan have sit eget start- og sluttidspunkt samt pauseindstillinger, så vagterne ikke nødvendigvis skal have samme varighed.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Ikke nok medarbejdere tildelt vagter	Projektet har færre medarbejdere end definerede arbejdspladser	Tilføj flere medarbejdere til projektet, eller reducer antallet af arbejdspladser
Vagter overlapper tidsmæssigt	Vagternes tidsintervaller er forkert indstillet	Juster start- og sluttidspunkter, så vagterne ikke overlapper
Medarbejdere tildeles vagter i træk	Systemet kan tildele på hinanden følgende vagter, hvis tilgængeligheden tillader det	Juster manuelt tildelingerne for at sikre tilstrækkelig hvile
Kan ikke angive mere end et bestemt antal vagter om dagen	Begrænsning i systemkonfigurationen	Kontroller, om Deres abonnement understøtter det nødvendige antal vagter
Vagtplanen viser ulige fordeling	Ulige antal medarbejdere per stilling eller tilgængelighedsbegrænsninger	Kontroller medarbejdertildelinger og tilgængelighed, og afbalancer derefter manuelt