Belastning og efterspørgsel (Belastningsbehov)

Planlæg bemandingsniveauer per time baseret på efterspørgselsdata. Fanen “Belastningsbehov” giver mulighed for at angive, hvor mange medarbejdere der er behov for i hver time af dagen, og derefter bruge disse data til automatisk generering af vagter.

Hvad er dette?

BeSidsteningsbehov er en fane på trin 3 (Skiftdata) i guiden til oprettelse af vagtplan for typerne Avanceret og Efter tilgængelighed. Den giver mulighed for at:

Angive timebaseret personalebehov for enhver dato
Uploade historiske eller prognosticerede efterspørgselsdata fra en CSV-fil
Definere minimum/maksimum vagtvarighed og dækningstærskler
Lade vagtplangeneratoren tilpasse bemandingen efter efterspørgslen

Kræver aktivering af modulet “Forecasting” (Modules –> Forecasting). Modulets pris er $2/medarbejder/md., prøveperiode 30 dage.

Forudsætninger

#	Krav	Detaljer
1	Modulet “Forecasting” aktiveret	Modules –> aktiver Forecasting
2	Vagtplan af typen Advanced eller Efter tilgængelighed	Belastningsbehov er ikke tilgængeligt for typerne Basic, Preset og Empty
3	Rollen Administrator eller Owner	Til oprettelse/redigering af vagtplaner og konfiguration af efterspørgsel

Adgang til Belastningsbehov

Mulighed 1: Ved oprettelse af vagtplan (guide)

Gå til afsnittet Tidsplaner.

Opret en ny vagtplan (eller åbn en eksisterende af typen Advanced eller Efter tilgængelighed til redigering).

I vagtplanguiden gå til trin 3 — Skiftdata.

Klik på fanen BeSidsteningsbehov.

Mulighed 2: Via vagtplanens redigeringspanel

Gå til siden Tidsplaner (sidepanel –> ikonet “Schedules”).

Klik på ikonet Rediger (blyant) på den ønskede vagtplan.

Skift til fanen BeSidsteningsbehov.

Vælg Periodeee (datointerval), og brug handlingsknapperne til at tilføje, importere eller slette efterspørgselsdata.

Trin-for-trin vejledning: konfiguration af Belastningsbehov

Trin 1 — Konfigurer dækningsparametre

Øverst på fanen Belastningsbehov angiv Deres begrænsninger:

Felt	Beskrivelse	Eksempel
Mindste varighed af skift	Minimumvarighed for en vagt, som systemet kan generere	1 time
Maksimal vagtvarighed	Maksimumvarighed for en vagt, som systemet kan generere	8 timer
Minimum dækning	Nedre dækningstærskel — vagtplanen vil ikke komme under denne % af efterspørgslen	95%
Maksimal dækning	Øvre dækningstærskel — systemet undgår at overskride denne %	105%

Disse værdier bestemmer, hvor præcist planlæggeren dækker huller i efterspørgslen. Et snævert interval (95–105%) sikrer præcis bemanding; et bredere interval (80–120%) giver systemet mere fleksibilitet.

Trin 2 — Indtast efterspørgselsdata

Klik på Upload for at åbne panelet Importérer beSidsteningsstatistik.

Manuel indtastning

Felt	Beskrivelse
Trin (Minutter)	Tidsopløsning — 60 betyder én værdi per time (24 værdier per døgn)
Demand grid (Tidr 0–23)	Antal medarbejdere, der er behov for i hver time
Handling med genMærkeAfslute datoer	Erstat — overskriv eksisterende data for denne dato; Spring over — behold eksisterende data

Udfyld efterspørgselsværdier for de planlagte datoer.

Upload fra CSV

Klik på Download (på fanen Belastningsbehov) for at hente CSV-skabelonen.

Åbn skabelonen, og udfyld efterspørgselsdata:

Hver række = én dato

Hver kolonne = én time (0–23)

Værdier = antal nødvendige medarbejdere

Gem filen, og upload den i panelet Importer belastningsstatistik.

Angiv Handling med genMærkeAfslute datoer — Replace eller Skip.

Klik på Importérér (eller bekræft) for at uploade dataene.

Trin 3 — Aktiver oprettelse af vagtskabeloner (valgfrit)

Aktiver kontakten Opret skabeloner til skift, hvis De ønsker, at systemet opretter genanvendelige vagtskabeloner baseret på efterspørgselsmønstret. Disse skabeloner kan derefter bruges i fremtidige vagtplaner.

Trin 4 — Fortsæt med generering af vagtplan

Når efterspørgslen er konfigureret, gennemfør de resterende trin i guiden, og generer vagtplanen. Systemet bruger Deres efterspørgselsgitter til at bestemme antallet af vagter i hver time og holder den faktiske dækning inden for det angivne Min–Max-interval.

Sådan fungerer dækningsprocenten

Dækning beregnes efter formlen:

Dækning % = (Planlagte medarbejdere i time X / Efterspørgsel i time X) * 100

Eksempel: Hvis efterspørgslen kl. 14:00 er 10 medarbejdere, og der er planlagt 9 –> dækning = 90%. Hvis minimumdækningen er sat til 95%, markeres denne time som underbemandet.

Typiske brugsscenarier

Scenarie	Sådan bruges Belastningsbehov
Detailhandel med forudsigelige ugentlige spidsbelastninger	Upload et 7-dages efterspørgselsmønster, gentag ugentligt
Callcenter med timebaserede belastningsdata	Eksporter opkaldsvolumen per time –> omregn til nødvendigt antal medarbejdere –> upload som CSV
Restaurant med frokost-/aftenspidsbelastninger	Angiv høj efterspørgsel kl. 12:00–14:00 og 18:00–21:00, lavere i de øvrige timer
Sundhedsvæsen med konstant minimumsdækning	Angiv fast efterspørgsel (f.eks. 3 sygeplejersker/time hele dagen), minimumdækning 100%

Adgangsrettigheder

Rolle	Konfigurere Belastningsbehov	Se efterspørgselsdata
Owner	Ja	Ja
Administrator	Ja	Ja
Leder	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)
Medarbejder	Nej	Nej

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Kan man bruge BeSidsteningsbehov med en Basis-vagtplan?
Sv: Nej. Belastningsbehov er kun tilgængeligt for vagtplantyperne Advanced og Efter tilgængelighed. Hvis De har brug for efterspørgselsbaseret planlægning, opret en vagtplan af typen Advanced.

Sp: Skal efterspørgslen udfyldes for hver Tid?
Sv: Nej. Lad timer med værdien 0 stå, hvis der ikke er behov for dækning. Planlæggeren genererer ikke vagter for timer med nul efterspørgsel.

Sp: Hvor ofte bør efterspørgselsdata opDatores?
Sv: Opdater efter behov, når personalebehovet ændrer sig. For sæsonbetonede virksomheder upload et nyt efterspørgselsmønster i begyndelsen af hver sæson. For stabile operationer kan ét ugentligt mønster fungere på ubestemt tid.

Sp: Hvad sker der, hvis jeg uploader efterspørgselsdata, men ikke genererer vagtplanen?
Sv: Dataene gemmes, men bruges ikke, før vagtplangenerering startes. De kan opdatere efterspørgselsdata flere gange, inden generering.

Sp: Kan man se en visuel graf over efterspørgselsdataene?
Sv: Efterspørgselsgitteret vises som en tabel i importpanelet. Der er ingen separat grafvisning — kontroller værdierne i gitteret, inden generering.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Årsag	Løsning
Fanen Belastningsbehov vises ikke	Modulet “Forecasting” er deaktiveret, eller en uegnet vagtplantype er valgt	Aktiver modulet “Forecasting” under Modules; brug en vagtplan af typen Advanced eller Efter tilgængelighed
CSV-upload mislykkedes	Filen matcher ikke skabelonformatet	Download skabelonen igen fra fanen Belastningsbehov, og brug den som grundlag
Genereret vagtplan ignorerer nogle efterspørgselstimer	For strenge begrænsninger for vagtvarighed	Øg den maksimale vagtvarighed, eller kontroller om minimumdækningen er sat for højt
Dækning under minimum efter generering	Projektet har ikke nok medarbejdere til at dække efterspørgslen	Tilføj flere medarbejdere til projektet, eller sænk minimumdækningsgrænsen
Data fra tidligere import blev overskrevet	Handlingen Replace var valgt	Brug Skip for datoer, der skal beholde eksisterende efterspørgselsværdier