Oversigt over oprettelse af vagtplan

Lær, hvordan vagtplansiden er opbygget, og hvordan den totrinsguide til oprettelse af vagtplaner fungerer. Denne artikel beskriver sidens struktur, faner og den generelle arbejdsgang, inden De går videre til specifikke vagtplantyper.

Hvad er dette?

Siden Vagtplaner er Deres centrale værktøj til oprettelse og styring af medarbejdernes arbejdsvagtplaner. Den indeholder to faner: Tidsplaner og Skabeloner for skift. I fanen Schedules vises en liste over alle eksisterende vagtplaner med nøgledetaljer, og i fanen Skabeloner for skift kan De oprette genanvendelige vagtkonfigurationer.

Oprettelse af en ny vagtplan udføres med en totrinsguide:
– Trin 1: Angiv grundlæggende oplysninger — navn, farve, projekt, periode, lønsats og tilladelser for medarbejdere.
– Trin 2: Vælg vagtplantype og opsæt dens parametre.

Hver vagtplan kan dække en periode på højst 3 måneder.

Forudsætninger

#	Krav	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	De skal have en registreret virksomhedskonto
2	Rollen Administrator, Owner eller Leder	De skal have rettigheder til at oprette vagtplaner
3	Mindst ét oprettet projekt	Vagtplaner er altid knyttet til et projekt
4	Medarbejdere tilføjet til systemet	De har brug for medarbejdere til tildeling i vagtplanen

Trin-for-trin vejledning

Navigation til vagtplansiden

Åbn sidemenuen til venstre.

Oprettelse af ny vagtplan — totrinsguide

Trin 1: Grundlæggende oplysninger

Klik på knappen + Opret tidsplan.

Udfyld følgende felter:

Navn på tidsplan

mdash; beskrivende navn.

farve

mdash; vælg farve til visning af vagtplanen i kalenderen.

Projekt

mdash; vælg projektet, vagtplanen skal knyttes til.

Datointerval (From / To)

mdash; angiv start- og slutdatoer. Maksimal periode — 3 måneder.

LønLørs

mdash; angiv lønsatsindstillinger for denne vagtplan.

Tilladelser

mdash; opsæt, hvilke handlinger medarbejdere kan udføre (vagtbytte, vagtoverdragelse osv.).

Klik på Næste for at gå til trin 2.

Trin 2: Valg af vagtplantype

Vælg en af de tilgængelige vagtplantyper:

Basis

mdash; faste arbejdstider med standard arbejds- og fridage.

Efter tilgængelighed

mdash; genererer vagter baseret på medarbejdernes tilgængelighedsindstillinger.

Avanceret

mdash; forskelligt antal arbejdspladser per vagt.

Forudindstilling (Mønster)

mdash; gentaget rotationsmønster (f.eks. 2 i træk med 2 fri).

Tom

mdash; tom vagtplan til fuldstændig manuel vagttildeling.

Opsæt parametre specifikke for den valgte type.

Klik på Opret for at generere vagtplanen.

Fanen Skabeloner for skift

Klik på fanen Skabeloner for skift øverst på vagtplansiden.

Her kan De se og administrere forudkonfigurerede vagtkonfigurationer.

Vagtskabeloner sparer tid ved at tillade genbrug af typiske vagtindstillinger (f.eks. “Morgen 8-16”, “Nat 22-6”) ved tilføjelse af vagter til enhver vagtplan.

Adgangsrettigheder

Rolle	Se vagtplaner	Oprette vagtplan	Redigere vagtplan	Slette vagtplan
Ejer	Ja	Ja	Ja	Ja
Administratoristratoristrator	Ja	Ja	Ja	Ja
Leder	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)
Medarbejder	Ja (kun egen vagtplan)	Nej	Nej	Nej

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Hvad er den maksiMand varighed af én vagtplan?
Sv: Én vagtplan kan dække en periode på op til 3 måneder. For længere perioder opret en ny vagtplan, der fortsætter den forrige, eller forlæng den eksisterende.

Sp: Kan man ændre vagtplantypen efter oprettelse?
Sv: Nej. Vagtplantypen angives ved oprettelse og kan ikke ændres senere. Om nødvendigt kan De slette vagtplanen og oprette en ny med en anden type.

Sp: Hvad sker der, når vagtplanens Periodeee udløber?
Sv: Vagtplaner med udløbet periode forbliver synlige i listen med et advarselsikon. De kan forlænges ved behov. Læs mere i artiklen om forlængelse og afkortning af vagtplaner.

Sp: Kan man oprette flere vagtplaner for ét projekt?
Sv: Ja. De kan oprette så mange vagtplaner som nødvendigt inden for ét projekt, hver med forskellige perioder eller for forskellige medarbejdergrupper.

Sp: Skal vagtskabeloner oprettes før oprettelse af vagtplan?
Sv: Nej. Vagtskabeloner er valgfrie og bruges for nemheds skyld ved manuel tilføjelse af vagter. Automatiske vagtplantyper (Basic, Efter tilgængelighed, Advanced, Preset) genererer vagter selv.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Knappen “Opret tidsplan” er ikke synlig	Utilstrækkelige rettigheder	Sørg for, at De har rollen Administrator, Owner eller Leder i projektet
Perioden overstiger 3 måneder	Systemet begrænser den maksimale periode	Forkort perioden til 3 måneder eller mindre, forlæng derefter ved behov
Ingen tilgængelige projekter i rullelisten	Projekter er ikke oprettet endnu	Opret først et projekt på Projektsiden
Vagtplanen vises med advarselsikon	Vagtplanens slutdato er allerede passeret	Forlæng vagtplanen eller opret en ny for den næste periode
Medarbejdere er ikke synlige efter oprettelse af vagtplan	Medarbejdere er ikke tildelt det valgte projekt	Tildel medarbejdere til projektet inden oprettelse af vagtplan