Oprettelse af vagtplan efter medarbejdertilgænge

Generer automatisk vagter baseret på medarbejdernes angivne tilgængelighed. Denne vagtplantype sikrer, at kun tilgængelige medarbejdere tildeles vagter.

Hvad er dette?

Vagtplantypen Efter tilgængelighed bruger automatisk fordeling til at oprette vagter ved at kontrollere hver medarbejders tilgængelighedsindstillinger. I stedet for at tildele faste timer til alle tager denne type hensyn til de dage og tidspunkter, som hvert teammedlem har markeret som tilgængelige i sin profil.

Dette er særligt nyttigt for teams med deltidsansatte, detailbutikker og enhver organisation, hvor medarbejderne har forskellige vagtplaner og præferencer.

Vigtigt: Medarbejdere skal på forhånd have konfigureret deres tilgængelighed. Hvis en medarbejder ikke har angivet tilgængelighed, vil vedkommende ikke modtage nogen vagter ved brug af denne vagtplantype.

Forudsætninger

#	Krav	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	De skal have en registreret virksomhedskonto
2	Rollen Administrator, Owner eller Leder	De skal have rettigheder til at oprette vagtplaner
3	Projekt med tildelte medarbejdere	Vagtplanen skal knyttes til et projekt med medarbejdere
4	Konfigureret medarbejdertilgængelighed	Hver medarbejder skal have angivet sin tilgængelighed i Profiln inden oprettelse af vagtplanen

Trin-for-trin vejledning

Inden start: kontroller medarbejdernes tilgængelighed

Gå til hver medarbejders profil.

Kontroller, at afsnittet Tilgængelighed er udfyldt — med angivne foretrukne arbejdsdage og -timer.

Hvis tilgængeligheden ikke er konfigureret, bed medarbejderne om at opdatere deres profiler, eller konfigurer det for dem (hvis De har redigeringsrettigheder).

Trin 1: Grundlæggende oplysninger

Gå til afsnittet Tidsplaner i sidemenuen, og klik på + Tilføj tidsplan.

Udfyld felterne for grundlæggende oplysninger:

Felt	Obligatorisk	Beskrivelse
Indtast skemabets navn	Ja	Beskrivende navn (f.eks. “Detailteam — april, efter tilgængelighed”)
farve	Nej	Vælg farve til identifikation af vagtplanen
Vælg et projekt	Ja	Vælg projektet, vagtplanen skal knyttes til
Vælg datoer	Ja	Angiv start- og slutdatoer — maksimum 3 måneder
Basis Medarbejder LønLørs	Nej	Grundtimesats for vagter i denne vagtplan
Vælg ugekontroltype	Ja	Hvordan overtid håndteres: Tillad med bekræftelse (standard) / Allow / Disallow

Under disse felter er et afsnit med tilladelser for medarbejderhandlinger (afkrydsningsfelter). Læs mere i artiklen Vagtplanindstillinger og tilladelser.

Klik på Næste for at fortsætte.

Trin 2: Valg af vagtplantype

På skærmen til valg af vagtplantype vælg Efter tilgængelighed (automatisk distribution).

“Genererer vagtplaner ved at kontrollere medarbejdernes tilgængelighedsindstillinger. Vagter tildeles medarbejdere under hensyntagen til foretrukne arbejdstimer, hvilket gør det muligt at oprette vagtplaner mere præcist og undgå nedetid.”

Bemærk: Medarbejderne skal have konfigureret tilgængelighed.

Klik på Næste. Vagtplanen er oprettet.

Efter oprettelse: tilføjelse af medarbejdere

Klik på vagtplanens navn for at åbne den.

Gå til fanen Tilføj medarbejdere.

Vælg medarbejdere, og klik på Add. Systemet tager hensyn til hver medarbejders tilgængelighed ved generering af vagter.

Efter oprettelse: tilføjelse af vagter og offentliggørelse

Tilføj vagter via Virksomhed Tidsplan ved hjælp af massetilføjelse eller manuel indtastning.

Klik på Offentliggør og underret medarbejdere, så medarbejderne kan se deres vagter.

Adgangsrettigheder

Rolle	Se vagtplan	Oprette vagtplan	Redigere vagter	Konfigurere medarbejders tilgængelighed
Ejer	Ja	Ja	Ja	Ja (alle medarbejdere)
Administratoristratoristrator	Ja	Ja	Ja	Ja (alle medarbejdere)
Leder	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte projekter)	Ja (tildelte medarbejdere)
Medarbejder	Ja (kun egne vagter)	Nej	Nej	Ja (kun egen tilgængelighed)

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Hvad sker der, hvis en medarbejder ikke har angivet sin tilgængelighed?
Sv: Systemet vil ikke anvende tilgængelighedsbegrænsninger for denne medarbejder — vedkommende kan blive tildelt enhver vagt. Sørg for, at alle medarbejdere har opdateret deres tilgængelighed inden oprettelse af vagtplanen.

Sp: Kan medarbejdere opDatore deres tilgængelighed efter oprettelse af vagtplanen?
Sv: Ja, medarbejdere kan opdatere tilgængelighed til enhver tid. Dog opdateres den eksisterende vagtplan ikke automatisk. De skal manuelt justere vagterne eller genoprette vagtplanen.

Sp: Hvordan fordeler systemet vagter, når flere medarbejdere er tilgængelige på samme tid?
Sv: Når flere medarbejdere er tilgængelige i samme tidsrum, fordeler Shifton vagterne for at sikre en jævn arbejdsbyrde blandt alle tilgængelige teammedlemmer.

Sp: Hvad hvis ingen medarbejdere er tilgængelige på en bestemt dag?
Sv: Der tildeles ingen vagter den pågældende dag. De skal manuelt tilføje en vagt eller bede medarbejderne om at opdatere deres tilgængelighed for at dække den dag.

Sp: Vagter er ikke synlige for medarbejderne — hvorfor?
Sv: Vagter skal offentliggøres. Klik på Offentliggør og underret medarbejdere på vagtplansiden. Inden offentliggørelse er vagter kun synlige for ledere.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Vagter er ikke genereret for nogen medarbejder	Ingen medarbejdere har konfigureret tilgængelighed	Sørg for, at medarbejderne angiver tilgængelighed i deres profiler
Nogle medarbejdere har ikke modtaget vagter	Disse medarbejdere har ikke angivet tilgængelighed eller har angivet for få timer	Bed dem om at opdatere deres tilgængelighedsindstillinger
For mange vagter tildelt én medarbejder	De øvrige medarbejdere har begrænset tilgængelighed, hvilket medfører ulige fordeling	Kontroller og afstem tilgængeligheden i teamet, eller sæt begrænsninger på antal vagter
Vagtplanen afspejler ikke nylige ændringer i tilgængelighed	Vagtplanen blev oprettet før tilgængeligheden blev opdateret	Genopret vagtplanen, eller tilføj manuelt de manglende vagter
Vagter overlapper med medarbejderes friforespørgsler	Tilgængelighed og friforespørgsler håndteres separat	Kontroller friforespørgsler, og juster vagterne efter oprettelse af vagtplanen