Vagtplanindstillinger og tilladelser

Detaljeret vejledning om trin 1 i guiden til oprettelse af vagtplan: kontrol af overtid, medarbejdersynlighed og otte tilladelser, der bestemmer, hvad Deres medarbejdere kan gøre med deres vagter.

Hvad er dette?

Ved oprettelse af en ny vagtplan på trin 1 skal De angive grundlæggende oplysninger samt konfigurere parametre, der bestemmer vagtplanens adfærd. De to vigtigste indstillingsafsnit er:

Medarbejdersynlighed

mdash; bestemmer, hvilke kolleger en medarbejder kan se i vagtplanen.

Tilladelser for medarbejderhandlinger

mdash; otte separate kontakter, der bestemmer, hvilke handlinger medarbejdere kan udføre med deres vagter. For de fleste er der en yderligere mulighed: “Med godkendelse af leder”.

Korrekt konfiguration af disse parametre hjælper med at finde balancen mellem fleksibilitet for medarbejderne og kontrol fra ledelsens side.

Forudsætninger

#	Krav	Detaljer
1	Aktiv Shifton-konto	De skal have en registreret virksomhedskonto
2	Rollen Administrator, Owner eller Leder	De skal have rettigheder til at oprette eller redigere vagtplaner
3	Oprettet projekt	Vagtplanen skal knyttes til et projekt

Trin-for-trin vejledning

Adgang til vagtplanindstillinger

Vagtplantilladelser konfigureres på trin 1 i guiden til oprettelse af vagtplan og kan også ændres senere:

Ved oprettelse:

udfyld trin 1 i guiden + Tilføj tidsplan.

For en eksisterAfslute vagtplan:

klik på redigeringsikonet (blyant) i vagtplanens række i listen over vagtplaner. En redigeringsdialog åbnes med de samme felter.

Valg af ugekontroltype

Dette obligatoriske rullemenu bestemmer, hvordan systemet håndterer overtid i denne vagtplan. Standard: Tillad med bekræftelse.

Mulighed	Beskrivelse
Tillad med bekræftelse	Overtid tillades, men markeres til godkendelse af leder (standard)
Tillad	Overtid tillades uden godkendelse
DisTillad	Vagter med overtid markeres som problematiske (vises med rød indikator) — oprettelse af vagter blokeres ikke, men de markeres

Denne indstilling vises som “Overarbejde” i vagtplanens oversigtspanel.

Tillad medarbejdere at se alle vagter

Når dette felt er aktiveret, kan medarbejdere se kollegers vagter og ikke kun deres egne.

Når det er aktiveret, vises en indlejret mulighed med kontakter:

Mulighed	Beskrivelse
Vis alle medarbejdere	Medarbejderen ser alle kollegers vagter i vagtplanen
Vis medarbejdere med samme stilling	Medarbejderen ser kun vagter for kolleger med samme stilling

Standard: deaktiveret (medarbejdere ser kun egne vagter).

Tilladelser for medarbejderhandlinger

På trin 1 præsenteres otte tilladelseskontakter, der bestemmer, hvad medarbejdere kan gøre med vagter. Hver tilladelse kan aktiveres eller deaktiveres, og for de fleste er der en yderligere mulighed: Med godkAfslutelse af leder (kræver lederens godkendelse, før handlingen træder i kraft).

#	Tilladelse	Standard	Beskrivelse
1	Tillad vagtbytte	Til	Medarbejdere kan anmode om at bytte vagter med kolleger. Yderligere: “Med godkendelse af leder” (til som standard); “Bytte vagter kun med samme stilling” (fra som standard)
2	Tillad medarbejdere at sAfslute vagter til Listeeen over åbne vagter	Fra	Medarbejder kan sende sin vagt til puljen af åbne vagter. Yderligere: “Med godkendelse af leder” (til som standard)
3	Tillad medarbejdere at oprette egne vagter	Fra	Medarbejder kan anmode om oprettelse af en ny vagt. Yderligere: “Med godkendelse af leder” (fra som standard)
4	Tillad medarbejdere at oprette pauser	Fra	Medarbejder kan tilføje pauser i sine vagter. Kræver modulet Pauser. Yderligere: “Med godkendelse af leder” (fra som standard)
5	Tillad medarbejdere at afvise vagter	Fra	Medarbejder kan afvise en tildelt vagt. Yderligere: “Med godkendelse af leder” (fra som standard)
6	Tillad medarbejdere at Mærkee vagter fra Listeeen over åbne vagter	Til	Medarbejder kan tage en ledig åben vagt. Yderligere: “Med godkendelse af leder” (til som standard)
7	Tillad medarbejdere at bytte pauser mellem forskellige vagtskabeloner	Fra	Medarbejdere kan bytte pausetid mellem forskellige vagtskabeloner. Kræver modulet Pauser.
8	Tillad medarbejdere at opdele vagter	Fra	Medarbejder kan opdele én vagt i to separate tidsblokke.

Yderligere vagtplanindstillinger

To yderligere numeriske felter findes i vagtplanindstillingerne (under tilladelseskontakterne):

Felt	Standard	Beskrivelse
Maksimalt antal vagter i træk	0	Maksimalt antal på hinanden følgende vagter, der kan tildeles en medarbejder. 0 = ingen begrænsning. Systemet viser en advarsel ved overskridelse af grænsen.
Minimumspause mellem vagter (i Tidr)	0.0000	Minimumshviletid mellem to vagter. 0 = ingen begrænsning.

Sådan konfigurerer De tilladelser

For hver af de otte tilladelser skal De beslutte, om den skal aktiveres eller deaktiveres.

Hvis tilladelsen er aktiveret, beslut om godkAfslutelse af leder er nødvendig:

Aktiveret uden godkAfslutelse

mdash; medarbejdere kan udføre handlingen med det samme.

Aktiveret med godkAfslutelse

mdash; medarbejdere kan anmode om handlingen, men den træder først i kraft efter lederens godkendelse.

Deaktiveret

mdash; medarbejdere kan ikke udføre denne handling.

Når alle tilladelser er konfigureret, klik på Næste for at gå til trin 2.

Anbefalede tilladelseskonfigurationer

Teamtype	Anbefalede indstillinger
Lille betroet team	Aktiver de fleste tilladelser uden godkendelse af leder for maksimal fleksibilitet
Mellemstort team	Aktiver tilladelser med godkendelse af leder for bytte, afvisning og åbne vagter
Stort eller reguleret team	Aktiver kun nødvendige tilladelser, alle med godkendelse af leder
Fuldt styret	Deaktiver alle medarbejdertilladelser — ledere kontrollerer alt

Hvilke forespørgselstyper aktiverer hver tilladelse

Når en tilladelse er aktiveret, ser medarbejderne den tilsvarende forespørgselstype på siden Anmodninger og i mobilappen:

Tilladelse	Forespørgselstype
Tillad vagtbytte	Forespørgsel om vagtbytte
Tillad medarbejdere at sende vagter til listen over åbne vagter	Forespørgsel om afsendelse til åben liste
Tillad medarbejdere at oprette egne vagter	Forespørgsel om oprettelse af vagt
Tillad medarbejdere at oprette pauser	Forespørgsel om oprettelse af pause
Tillad medarbejdere at afvise vagter	Forespørgsel om afvisning af vagt
Tillad medarbejdere at tage vagter fra listen over åbne vagter	Forespørgsel om overtagelse fra åben liste
Tillad medarbejdere at bytte pauser	Forespørgsel om bytning af pauser
Tillad medarbejdere at opdele vagter	Forespørgsel om opdeling af vagt

Adgangsrettigheder

Rolle	Se indstillinger	Konfigurere parametre	Godkende medarbejderforespørgsler
Ejer	Ja	Ja	Ja
Administratoristratoristrator	Ja	Ja	Ja
Leder	Ja (tildelte vagtplaner)	Ja (tildelte vagtplaner)	Ja (tildelte medarbejdere)
Medarbejder	Nej	Nej	Nej

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Kan man ændre tilladelser efter oprettelse af vagtplanen?
Sv: Ja. Klik på redigeringsikonet (blyant) på vagtplanen i listen over vagtplaner. Den samme indstillingsdialog åbnes, og alle ændringer træder i kraft umiddelbart efter gemning.

Sp: Hvad sker der med ventAfslute forespørgsler, hvis jeg deaktiverer en tilladelse?
Sv: Ventende forespørgsler for den deaktiverede tilladelse skal behandles manuelt. Det anbefales at behandle alle ventende forespørgsler, før De ændrer tilladelsesindstillingerne.

Sp: Underretter muligheden “Med godkAfslutelse af leder” lederen automatisk?
Sv: Ja. Når en medarbejder udfører en handling, der kræver godkendelse, modtager den tildelte leder en notifikation og kan godkende eller afvise forespørgslen.

Sp: Kan man indstille forskellige tilladelser for forskellige medarbejdere i den samme vagtplan?
Sv: Nej. Tilladelser gælder for alle medarbejdere i vagtplanen ens. Hvis De har brug for forskellige tilladelsesniveauer, opret separate vagtplaner med forskellige indstillinger.

Sp: Hvad bruges tilladelsen “Opdeling af vagter” til?
Sv: Opdeling af en vagt giver en medarbejder mulighed for at dele én lang vagt i to kortere — f.eks. omdanne en 8-timers vagt til en morgenblok på 4 timer og en eftermiddagsblok på 4 timer.

Sp: Jeg aktiverede en tilladelse, men medarbejderen kan ikke se muligheden — hvorfor?
Sv: Kontroller, at: (1) indstillingen er gemt, (2) medarbejderen er tildelt netop denne vagtplan, og (3) det nødvendige modul er aktivt (modulet Pauser for pauserelaterede tilladelser).

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Medarbejdere kan ikke bytte vagter, selvom tilladelsen er aktiveret	Muligheden “Med godkendelse af leder” er aktiveret, og lederen har endnu ikke godkendt forespørgslen	Kontroller køen af ventende forespørgsler, og godkend eller afvis bytteforespørgslerne
Lederen modtager ikke forespørgsler om godkendelse	Notifikationer er forkert konfigureret	Sørg for, at vagtplanhandlinger er aktiveret i lederens notifikationsindstillinger
Medarbejdere ser for mange kolleger i vagtplanen	Medarbejdersynlighed er sat til “Alle medarbejdere”	Skift til “Med samme stilling” for at begrænse synligheden
Tilladelsesændringer træder ikke i kraft	Browserens cache viser gamle indstillinger	Bed medarbejderne om at opdatere siden eller rydde browserens cache
Kan ikke finde tilladelsesafsnittet	Scrollede forbi det i trin 1-formularen	Scroll ned i trin 1-formularen — tilladelserne befinder sig typisk i den nederste del