Shifton Aufgaben erlaubt es Ihnen, mit dem Bereich Aktivitätsprotokolle alles zu verfolgen, was in Ihrem Unternehmen geschieht. Hier können Sie alle Aktionen einsehen, die in einem beliebigen ausgewählten Zeitraum ausgeführt wurden, Änderungen im System kontrollieren, die Aktivität der Mitarbeiter verfolgen und die Vorgangshistorie analysieren.
So öffnen Sie die Aktivitätsprotokolle
- Klicken Sie oben in der Oberfläche auf den Namen Ihres Unternehmens.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktivitätsprotokolle.
Es öffnet sich die Seite mit allen erfassten Aktionen.
Welche Informationen in den Protokollen angezeigt werden
Die Aktivitätsprotokolle enthalten folgende Daten:
Art der Aktion
- erstellt
- aktualisiert
- gelöscht
- wiederhergestellt
Systembereich (Funktion)
- Aufgaben
- Checklisten
- Bestand
- Mitarbeiter
- Statusliste
- Kunden
- Zu erledigen
- Servicebereiche
Urheber der Aktion
Der Mitarbeiter, der die Aktion ausgeführt hat.
Datum und Uhrzeit
Wann die Aktion ausgeführt wurde.
Filtern der Daten
Sie können die Aktivitätsprotokolle filtern nach:
- Zeitraum;
- Art der Aktion (erstellt, aktualisiert, gelöscht, wiederhergestellt);
- Systembereich (Funktion);
- Urheber (Mitarbeiter).
Das erleichtert die Suche nach konkreten Ereignissen selbst bei großen Datenmengen.
Zugang zu den Aktivitätsprotokollen
Standardmäßig sind die Aktivitätsprotokolle nur für den Eigentümer des Unternehmens verfügbar.
Der Eigentümer kann jedem Mitarbeiter Zugriff gewähren.
So gewähren Sie einem Mitarbeiter Zugriff
- Öffnen Sie im Seitenmenü den Bereich Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem gewünschten Mitarbeiter.
- Aktivieren Sie im Seitenpanel „Zugang zu den Aktivitätsprotokollen“.
- Klicken Sie auf Speichern.
Wichtig: Wenn Sie nicht auf Speichern klicken, werden die Änderungen nicht übernommen.
Häufig gestellte Fragen
Frage: Wer hat standardmäßig Zugriff auf die Aktivitätsprotokolle? Antwort: Nur der Eigentümer des Unternehmens.
Frage: Kann einem normalen Mitarbeiter Zugriff gewährt werden? Antwort: Ja. Der Eigentümer des Unternehmens kann jedem Mitarbeiter über die Einstellungen seines Profils Zugriff gewähren.
Frage: Warum sehe ich den Bereich „Aktivitätsprotokolle“ nicht? Antwort: Höchstwahrscheinlich haben Sie nicht die erforderlichen Berechtigungen. Wenden Sie sich an den Eigentümer des Unternehmens, um Zugriff anzufordern.
Frage: Wie lange wird die Aktivitätshistorie gespeichert? Antwort: Die Aktivitätsprotokolle werden während der gesamten Zeit gespeichert, in der das Unternehmen im System arbeitet.
Frage: Kann ich sehen, wer eine Aufgabe oder ein Bestandselement geändert hat? Antwort: Ja. Jeder Eintrag im Protokoll zeigt den Urheber — den Mitarbeiter, der die Aktion ausgeführt hat.
Frage: Kann ich die Protokolle so filtern, dass nur Aktionen mit dem Bestand oder mit Aufgaben angezeigt werden? Antwort: Ja. Nutzen Sie den Filter nach Systembereich, um nur die gewünschte Art von Ereignissen anzuzeigen.
Frage: Werden die Aktivitätsprotokolle in Echtzeit aktualisiert? Antwort: Ja. Neue Aktionen erscheinen automatisch in den Protokollen, unmittelbar nachdem sie im System ausgeführt wurden.