Shifton Aufgaben erlaubt es Ihnen, neue Mitarbeiter zum Unternehmen hinzuzufügen, ihnen Einladungen zu senden, Mitarbeiterlisten zu importieren sowie Mitarbeiter zu entlassen und zu löschen. Alle diese Aktionen werden im Bereich „Mitarbeiter“ ausgeführt.
Um den Bereich zu öffnen, klicken Sie im Seitenmenü auf „Mitarbeiter“.
Auf der Seite werden Mitarbeiter mit folgenden Status angezeigt:
- Eingeladen — der Mitarbeiter hat Zugriff auf sein Benutzerkonto.
- Einladung ausstehend — die Einladung ist gesendet, aber noch nicht angenommen.
- Nicht eingeladen — die Einladung ist nicht gesendet; es muss eine Telefonnummer oder eine E-Mail angegeben werden.
Einen Mitarbeiter manuell hinzufügen
- Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“.
- Füllen Sie im Seitenpanel die Felder aus: Vor- und Nachname, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse und Datum des Arbeitsbeginns des Mitarbeiters.
- Klicken Sie auf „Einladung senden“.
Regeln für das Versenden von Einladungen:
- Wenn der Mitarbeiter bereits registriert ist, wird die Einladung an seine E-Mail gesendet.
- Wenn der Mitarbeiter noch nicht registriert ist, erhält er den Link zur Registrierung per SMS oder E-Mail.
- An eine Telefonnummer können nicht mehr als 3 SMS pro Tag gesendet werden.
- Um Einladungen versenden zu können, muss Ihre Telefonnummer bestätigt sein, und mit dem Konto muss eine Zahlungskarte mit aktivem Monatsabo verknüpft sein.
Nach dem Klick auf „Hinzufügen“ werden die Mitarbeiterprofile erstellt. Die Mitarbeiter erhalten Zugriff auf ihre Konten, sobald sie die Registrierung abgeschlossen haben.
Mitarbeiter über den Import einer Datei hinzufügen
- Öffnen Sie den Bereich „Mitarbeiter“.
- Klicken Sie auf „Importieren“.
- Im Seitenpanel sehen Sie ein Beispiel für das benötigte Datenformat.
- Laden Sie über „Vorlage herunterladen“ die Vorlage herunter und füllen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf „Datei auswählen“ und laden Sie die Datei im Format .CSV oder .XLSX hoch.
- Klicken Sie auf „Eine Datei importieren“.
- Ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei den Feldern des Systems in Shifton zu.
- Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie sofort Einladungen senden möchten.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Nach dem Speichern werden die Mitarbeiterprofile erstellt. Sie können sich anmelden, sobald sie die Registrierung abgeschlossen haben.
Entlassung eines Mitarbeiters
Einen Mitarbeiter entlassen kann nur der Eigentümer des Unternehmens oder ein Verwalter.
- Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Mitarbeiter.
- Wählen Sie das Entlassungsdatum.
- Klicken Sie auf „Entlassen“.
Nach der Entlassung:
- Der Zugriff des Mitarbeiters auf das Benutzerkonto des Unternehmens wird entzogen.
- Er kann sich von keinem Gerät mehr anmelden.
Löschen eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen
Einen Mitarbeiter löschen kann nur der Eigentümer des Unternehmens oder ein Verwalter.
- Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf „Löschen“.
Wichtig: Das Löschen eines Mitarbeiters entfernt sein Profil endgültig aus der Mitarbeiterliste des Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen
Frage: Wo befindet sich der Bereich zum Hinzufügen von Mitarbeitern? Antwort: Gehen Sie im Seitenmenü Ihres Shifton-Kontos in den Bereich „Mitarbeiter“.
Frage: Wie fügt man einen neuen Mitarbeiter manuell hinzu? Antwort: Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“, geben Sie Vor- und Nachname, Mobiltelefonnummer und E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf „Einladung senden“.
Frage: Was passiert, nachdem ein Mitarbeiter hinzugefügt wurde? Antwort: Nach dem Versenden der Einladung erstellt Shifton das Profil. Der Mitarbeiter kann sich anmelden, sobald er die Registrierung abgeschlossen hat.
Frage: Welche Status können Mitarbeiter in der Liste haben? Antwort: Mitarbeiter können mit folgenden Status angezeigt werden:
- Eingeladen — die Einladung ist angenommen;
- Einladung ausstehend — die Einladung ist gesendet, aber nicht angenommen;
- Nicht eingeladen — die Einladung ist noch nicht gesendet.
Frage: Wie funktioniert die Einladung, wenn ein Mitarbeiter schon ein Konto hat? Antwort: Wenn der Mitarbeiter bereits bei Shifton registriert ist, wird die Einladung an seine E-Mail-Adresse gesendet.
Frage: Wie werden Einladungen an nicht registrierte Nutzer versendet? Antwort: Wenn sie nicht registriert sind, erhalten sie den Link zur Registrierung per SMS oder E-Mail.
Frage: Gibt es eine Begrenzung für SMS-Einladungen pro Nummer? Antwort: Ja — an eine Telefonnummer können nicht mehr als 3 SMS-Einladungen pro Tag gesendet werden.
Frage: Welche Voraussetzungen gelten für Einladungen über Shifton? Antwort: Ihre Telefonnummer muss bestätigt sein, und mit dem Konto muss eine Zahlungskarte mit aktivem Abo verknüpft sein.
Frage: Wie fügt man mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hinzu? Antwort: Nutzen Sie die Funktion „Importieren“: laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie die Daten der Mitarbeiter aus, laden Sie die CSV- oder XLSX-Datei hoch, ordnen Sie die Spalten zu und klicken Sie auf „Speichern“.
Frage: Kann man die Einladungen direkt beim Import versenden? Antwort: Ja — beim Import kann ein Häkchen gesetzt werden, um Einladungen sofort zu senden.
Frage: Wie entlässt man einen Mitarbeiter? Antwort: Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Mitarbeiter, wählen Sie das Entlassungsdatum und klicken Sie auf „Entlassen“. Damit wird sein Zugriff aufgehoben.
Frage: Wie löscht man einen Mitarbeiter aus dem Unternehmen? Antwort: Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Mitarbeiter und wählen Sie „Löschen“. Damit wird sein Profil endgültig aus der Liste des Unternehmens entfernt.
Frage: Wer darf Mitarbeiter entlassen oder löschen? Antwort: Nur der Eigentümer des Unternehmens oder ein Verwalter dürfen Mitarbeiter entlassen oder löschen.
Frage: Was ist der Unterschied zwischen Entlassen und Löschen? Antwort: Die Entlassung hebt den Zugriff auf, behält aber das Profil des Mitarbeiters; das Löschen entfernt den Mitarbeiter unwiderruflich aus der Liste des Unternehmens.