Bevor Sie die erste Rechnung ausstellen, muss das Modul eingerichtet werden: Legen Sie fest, was in den Dokumenten gedruckt wird und mit welcher Nummer die Nummerierung beginnt. Die Einstellungen werden einmal geöffnet und gelten für alle Dokumente des Unternehmens.
Pfad: Menü Shifton (Firmenname in der Kopfzeile) → Modul → Registerkarte Einstellungen → Rechnungsstellung in der Liste links.
Grundeinstellungen
Diese Felder erscheinen im Kopf jedes Dokuments — der Rechnung, des Arbeitsauftrags, des Belegs, des Leistungsnachweises.
| Feld | Was es tut |
|---|---|
| Firmenlogo | Logo in den Dokumenten. Schaltfläche Logo auswählen — hochladen oder ersetzen |
| Firmenname | Name der Organisation, Pflichtfeld |
| Standardsteuer (Prozentsatz) | Standardsteuer, wird in ein neues Dokument eingetragen. Sie können 0 stehen lassen und die Steuer in jedem Dokument von Hand angeben |
| Adressblock | Adresse der Organisation. Freier Text: wird im Dokument so gedruckt, wie er ist, Zeilenumbrüche bleiben erhalten |
| Abrechnungsblock | Zahlungsangaben — Empfänger, Bank, BIC, Kontonummer. Ebenfalls freier Text über mehrere Zeilen |
Adresse und Zahlungsangaben sind gewöhnliche Textfelder ohne Formatprüfung. Das ist Absicht: Die Anforderungen an Zahlungsangaben unterscheiden sich von Land zu Land, und ein starres Format würde nur störend wirken.
Dokumentzähler
Jede Dokumentart hat ihre eigene Nummerierung, und sie wird separat eingerichtet. Zwei Felder pro Art: Präfix — der Zusatz vor der Nummer, Zähler — ab welcher Zahl fortgesetzt wird.
| Zähler | Standardpräfix | Für welches Dokument |
|---|---|---|
| Schätzungszähler | EST- | Schätzung |
| Arbeitsauftragszähler | WO- | Arbeitsauftrag |
| Rechnungszähler | INV- | Rechnung |
| Quittungszähler | REC- | Beleg |
| Nachweis der Servicetheke | POW- | Leistungsnachweis |
Die Dokumentnummer setzt sich aus dem Präfix und dem aktuellen Wert des Zählers zusammen: Beim Präfix INV- und dem Zähler 5 erhält die nächste Rechnung die Nummer INV-5, und der Zähler wird zu 6.
Warum den Zähler ändern. Wenn Sie von einem anderen System zu Shifton gewechselt sind und die Rechnungen dort bis zur Nummer 340 gelaufen sind, setzen Sie den Zähler auf 341 — die Nummerierung wird ohne Lücken fortgesetzt, und in der Buchhaltung gibt es keine zwei Dokumente mit derselben Nummer.
Das Präfix kann leer bleiben — dann ist die Nummer einfach eine Zahl.
Klicken Sie nach dem Ändern eines Feldes unten auf der Seite auf Speichern. Die Einstellungen gelten für neue Dokumente; bereits ausgestellte ändern sich nicht.
Zugriffsrechte
| Rolle | Was möglich ist |
|---|---|
| Mitarbeiter | Sieht die Moduleinstellungen nicht |
| Verwalter | Öffnet und ändert die Einstellungen |
| Eigentümer | Vollzugriff |
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| In der Liste links fehlt der Punkt Rechnungsstellung | Das Modul „Rechnungsstellung“ ist nicht aktiviert | Aktivieren Sie es auf der Registerkarte Modul und klicken Sie auf Speichern |
| Die Schaltfläche Speichern reagiert nicht | Ein Pflichtfeld ist nicht ausgefüllt — der Firmenname oder der Wert des Zählers | Prüfen Sie die Felder mit einem Sternchen |
| Im Dokument fehlt das Logo | Das Logo ist nicht hochgeladen, oder das Dokument wurde vor dem Hochladen erstellt | Laden Sie das Logo hoch und erstellen Sie das Dokument neu |
| Zwei Dokumente mit derselben Nummer | Der Zähler wurde zurückgesetzt | Setzen Sie den Zähler höher als die größte bereits ausgegebene Nummer |
| Die Steuer wurde nicht in die Rechnung übernommen | In den Einstellungen steht 0 | Geben Sie die Standardsteuer an oder legen Sie sie im Dokument selbst fest |
| Die Zahlungsangaben werden in einer Zeile gedruckt | Die Zeilenumbrüche sind beim Einfügen aus einem anderen Programm verloren gegangen | Geben Sie die Zeilenumbrüche im Feld Abrechnungsblock neu ein |
Häufig gestellte Fragen
F: Muss das Modul zwingend vor der ersten Rechnung eingerichtet werden? A: Technisch nicht, aber dann enthält das Dokument weder Logo noch Zahlungsangaben. Sinnvoller ist es, die Einstellungen einmal im Voraus auszufüllen.
F: Können für verschiedene Kunden unterschiedliche Zahlungsangaben festgelegt werden? A: Nein, der Block mit den Zahlungsangaben gilt einmal für das gesamte Unternehmen und wird in allen Dokumenten gedruckt.
F: Was passiert mit bereits ausgestellten Dokumenten, wenn das Logo gewechselt wird? A: Nichts. Die Einstellungen gelten für neue Dokumente, die alten bleiben, wie sie waren.
F: Kann die Nummerierung bei einer beliebigen Zahl beginnen? A: Ja, tragen Sie den gewünschten Wert in das Feld Zähler ein. Wichtig ist nur, dass er größer ist als die bereits ausgegebenen Nummern, sonst entstehen Duplikate.
F: Ist das Präfix verpflichtend? A: Nein. Wenn Sie das Feld leer lassen, ist die Nummer einfach eine Zahl.
F: Wirkt sich die Standardsteuer auf bereits erstellte Dokumente aus? A: Nein, sie wird nur in neue eingetragen.
F: Wo sehe ich, welche Nummer das nächste Dokument erhält? A: Präfix und aktueller Wert des Zählers stehen in diesen Einstellungen: Zusammen ergeben sie die nächste Nummer.
F: Warum sind Adresse und Zahlungsangaben einfache Textfelder? A: Die Anforderungen an Zahlungsangaben unterscheiden sich von Land zu Land, deshalb wird kein Format vorgegeben: Gedruckt wird, was Sie eingegeben haben.
F: Werden die Zähler zum Jahresbeginn zurückgesetzt? A: Nein, eine automatische Rücksetzung gibt es nicht. Wenn Sie eine Nummerierung ab Jahresbeginn brauchen, setzen Sie den Zähler von Hand auf 1.
F: Wer darf diese Einstellungen ändern? A: Der Verwalter und der Eigentümer des Unternehmens. Mitarbeiter sehen den Bereich mit den Moduleinstellungen nicht.