Rollen im Außendienst - Shifton Service Help

Im Shifton Field Service definieren Rollen das Zugriffslevel, die Verantwortung und Berechtigungen jedes Benutzers innerhalb des Systems. Eine korrekte Rollenkonfiguration hilft dabei, sensible Daten zu schützen, Arbeitsabläufe zu strukturieren und eine reibungslose Koordination über Aufgaben, Mitarbeiter, Zeitpläne und Unternehmensoperationen hinweg sicherzustellen.

Eigentümer

Der Eigentümer ist der Benutzer, der das Unternehmen ursprünglich registriert hat. Diese Rolle wird automatisch vergeben und verfügt über das höchste Zugriffslevel im System.

Möglichkeiten des Eigentümers:

Voller Zugriff auf alle Systemeinstellungen und Module
Verwaltung der Zahlungsmethoden (Karten hinzufügen, bearbeiten, entfernen)
Bearbeitung von Unternehmensabrechnungsdetails und rechtlichen Informationen für Rechnungen
Verwaltung von Abonnements und Plänen
Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Administratoren und Mitarbeitern

Übertragung der Eigentümerschaft

Die Eigentümerrolle kann auf einen anderen Benutzer übertragen werden.
Um die Eigentümerschaft zu übertragen, gehen Sie zu:
Unternehmenseinstellungen → Unternehmensname → Eigentümer ändern

Nach Bestätigung wird der ausgewählte Benutzer der neue Eigentümer, während der vorherige Eigentümer automatisch zu einem Mitarbeiter wird.

Administrator

Die Administrator-Rolle kann vom Eigentümer oder einem anderen Administrator zugewiesen werden.

Möglichkeiten des Administrators:

Fast identische Rechte wie der Eigentümer
Kann Mitarbeiter, Zeitpläne, Aufgaben, Servicezonen und Module verwalten
Kann Unternehmensarbeitsabläufe und betriebliche Einstellungen konfigurieren
Hat keinen Zugriff auf Finanz- und Abrechnungsinformationen

Administratoren sind für die Verwaltung des Systems verantwortlich, können aber keine Zahlungsmethoden ändern, Abrechnungsdaten aktualisieren oder die Eigentümerschaft übertragen.

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter ist die Standardrolle für normale Systembenutzer. Mitarbeitern haben grundlegenden Zugang, der für die tägliche operative Arbeit ausgelegt ist.

Standardfähigkeiten eines Mitarbeiters:

Nur ihren eigenen Aufgabenkalender einsehen
Zugewiesene Aufgaben ausführen und Status aktualisieren
Inventargegenstände empfangen und zurückgeben
Persönliche Inventaraufzeichnungen einsehen

Standardmäßig können Mitarbeiter keine Aufgaben erstellen oder genehmigen, die Zeitpläne anderer Benutzer einsehen oder auf Unternehmenseinstellungen zugreifen.

Erweiterte Rollen für Mitarbeiter (Funktionale Rollen in Servicezonen)

Mitarbeiter können zusätzliche Rollen erhalten, die ihre Verantwortlichkeiten innerhalb bestimmter Servicezonen.

Rolle	Zweck	Fähigkeiten
Techniker	Aufgabenausführer	Kann Aufgaben sehen und ausführen, die innerhalb der Zone zugewiesen wurden
Aufgabenanforderer	Aufgabenersteller	Kann neue Aufgaben erstellen, Kundenadressen auswählen und sie Zonen zuweisen
Aufgabengenehmiger	Vorgesetzter / Kontrolleur	Genehmigt oder lehnt Anfragen zur Erstellung und Zuweisung von Aufgaben ab

Diese Rollen werden einzeln zugewiesen und können zwischen den Zonen variieren. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter in einer Zone ein Techniker und in einer anderen ein Aufgabengenehmiger sein.

Überblick über den Rollenvergleich

Funktion / Berechtigung	Eigentümer	Administrator	Mitarbeiter
Voller Systemzugriff	✔️	✔️	❌
Zahlungsmethoden verwalten	✔️	❌	❌
Firmenrechtliche und Abrechnungsinformationen verwalten	✔️	❌	❌
Eigentum übertragen	✔️	❌	❌
Benutzer einladen / entfernen	✔️	✔️	❌
Einstellungen und Module verwalten	✔️	✔️	❌
Aufgaben erstellen und zuweisen	✔️	✔️	⚠️ (mit Rolle)
Aufgaben genehmigen	✔️	✔️	⚠️ (mit Rolle)
Eigene Aufgaben einsehen und erledigen	✔️	✔️	✔️
Persönliches Inventar verwalten	✔️	✔️	✔️

⚠️ — Erfordert zusätzliche zugewiesene Rolle in Servicezonen

Wichtige Punkte, die man beachten sollte

Der Inhaber hat volle Kontrolle – einschließlich Abrechnung und Unternehmensidentität – kann jedoch seine Rolle übertragen.
Administratoren verwalten den täglichen Betrieb, Benutzer, Zonen und Aufgaben, haben jedoch keinen Zugriff auf die finanziellen Einstellungen.
Mitarbeiter arbeiten mit Aufgaben und Inventar und können durch funktionale Rollen zusätzliche Berechtigungen erhalten.
Funktionale Rollen (Techniker, Auftragsanforderer, Auftragsgenehmiger) können pro Zone zugewiesen werden, um präzise Kontrolle über die Verantwortlichkeiten zu ermöglichen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was sind Rollen im Field Service?

Rollen bestimmen das Zugriffslevel, die Verantwortlichkeiten und Berechtigungen eines Benutzers innerhalb des Shifton Field Service-Systems. Sie helfen, Arbeitsabläufe zu strukturieren, sensible Daten zu schützen und Aufgaben über Benutzer hinweg zu koordinieren.

Wer ist der Inhaber im Field Service?

Der Inhaber ist der Benutzer, der das Unternehmen zuerst registriert hat. Diese Rolle hat das höchste Zugriffslevel, einschließlich aller Systemeinstellungen, Abrechnungen, Rechnungen, Benutzereinladungen und mehr.

Was kann der Inhaber tun?

Inhaber können:

auf alle Systemmodule und Einstellungen zugreifen;
Zahlungsmethoden und Abrechnungsinformationen verwalten;
Abonnements abschließen oder ändern;
Administratoren und Mitarbeiter hinzufügen, bearbeiten oder entfernen;
die Inhaberschaft übertragen.

Wie funktioniert die Übertragung der Inhaberschaft?

Der Inhaber kann seine Rolle auf einen anderen Benutzer übertragen. Nach der Übertragung wird der vorherige Inhaber ein regulärer Mitarbeiter. Die Übertragungsoption ist zu finden unter Unternehmenseinstellungen → Inhaber ändern Menü.

Was ist ein Administrator im Außendienst?

Ein Administrator wird vom Eigentümer oder einem anderen Administrator zugewiesen. Sie haben umfassende Berechtigungen zur Verwaltung von Benutzern, Zeitplänen, Aufgaben, Dienstzonen und Systemmodulen — können jedoch nicht auf Abrechnungs- oder Finanzsettings zugreifen.

Was kann ein Administrator verwalten?

Administratoren können:

Mitarbeiter verwalten;
Workflows konfigurieren;
Aufgaben zuweisen;
Unternehmenseinstellungen aktualisieren (außer Zahlung/Abrechnung);
den täglichen Betrieb überwachen.

Was ist die Standardrolle für Mitarbeiter?

Die Mitarbeiter Rolle ist die Standardrolle für reguläre Benutzer. Mitarbeiter können zugewiesene Aufgaben einsehen und ausführen, Aufgabenstatus aktualisieren, Inventarartikel empfangen und zurückgeben sowie ihr eigenes Inventar einsehen.

Können Mitarbeiter Zeitpläne oder Einstellungen anderer einsehen?

Nein – standardmäßig können Mitarbeiter nur ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben und ihr persönliches Inventar sehen, nicht die Zeitpläne oder Unternehmenseinstellungen anderer Benutzer.

Was sind Erweiterte Rollen (Funktionale Rollen in Dienstzonen)?

Neben den Kernrollen können Mitarbeitern funktionale Rollen innerhalb von Dienstzonen zugewiesen werden, wie zum Beispiel:

Techniker — Aufgabenausführer innerhalb einer Zone;

Aufgabenanforderer — kann Aufgaben erstellen und zuweisen;

Aufgabenprüfer — kann Aufgabenanforderungen überprüfen und genehmigen.

Kann ein Mitarbeiter in verschiedenen Zonen unterschiedliche Rollen haben?

Ja. Ein Benutzer kann für verschiedene Servicezonen unterschiedliche funktionale Rollen zugewiesen bekommen (z. B. ein Techniker in einer Zone und ein Aufgabenprüfer in einer anderen).

Wie beeinflussen Rollen, was ein Benutzer tun kann?

Die Rolle bestimmt, was ein Benutzer sieht und ausführen kann:

Eigentümer und Administratoren haben breiten Zugriff;
Mitarbeiter haben aufgabenbezogenen Zugriff;
funktionale Rollen fügen Berechtigungen innerhalb spezifischer Zonen hinzu.