Aktivitätsvorlagen - Shifton Help

Verwaltung wiederverwendbarer Aktivitätskonfigurationen zur Beschleunigung der Aufgabenerstellung und Sicherstellung der Einheitlichkeit in der gesamten Organisation.

Was ist das?

Aktivitätsvorlagen sind vordefinierte Konfigurationen, die bei der Erstellung neuer Aktivitäten wiederverwendet werden können. Anstatt jedes Mal dieselben Felder auszufüllen — Name, Dauer, Projekt, Notizen — speichern Sie diese als Vorlage und wenden sie mit wenigen Klicks an.

Vorlagen werden auf der Registerkarte Vorlagen für Aktivitäten der Activity-Seite verwaltet (neben der Registerkarte Calendar). Nach der Erstellung stehen die Vorlagen bei der Erstellung neuer Aktivitäten zur Verfügung — sowohl einzeln als auch in Masse.

Voraussetzungen

#	Anforderung	Details
1	Zugang zur Activity-Seite	Zugang zur Aktivitätsfunktionalität ist erforderlich.
2	Rolle Manager, Administrator oder Owner	Für die Verwaltung von Vorlagen werden erweiterte Rechte benötigt.
3	Projekte sind eingerichtet	Vorlagen können auf bestimmte Projekte verweisen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zu den Aktivitätsvorlagen navigieren

Schritt	Aktion	Erwartetes Ergebnis
1	Navigieren Sie über die linke Seitenleiste zur Aktivität-Seite.	Die Activity-Seite wird mit der aktiven Registerkarte Calendar geöffnet.
2	Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagen für Aktivitäten (neben der Registerkarte Calendar).	Der Vorlagenbereich wird mit einer Liste vorhandener Vorlagen geöffnet (falls vorhanden).

Eine neue Vorlage erstellen

Schritt	Aktion	Erwartetes Ergebnis
1	Klicken Sie auf der Registerkarte Vorlagen für Aktivitäten auf erstellen Vorlage (oder die Schaltfläche +).	Das Formular zur Vorlagenerstellung wird geöffnet.
2	Geben Sie einen VorlagenNachNachnamen ein — eine verständliche Beschreibung des Aktivitätstyps.	Das Namensfeld ist ausgefüllt.
3	Legen Sie die Standarddauer für Aktivitäten fest, die aus dieser Vorlage erstellt werden.	Die Dauer ist festgelegt.
4	Wählen Sie das Projekt, mit dem die Vorlage verknüpft ist (bei Bedarf).	Das Projekt ist verknüpft.
5	Fügen Sie Standardnotizen oder -anweiAlsogen hinzu, die in den aus dieser Vorlage erstellten Aktivitäten angezeigt werden.	Die Notizen sind als Teil der Vorlage gespeichert.
6	Konfigurieren Sie bei Bedarf zusätzliche Felder (Standort, Positionsanforderungen usw.).	Alle erforderlichen Standardwerte sind festgelegt.
7	Klicken Sie auf Speichern.	Die Vorlage ist erstellt und erscheint in der Liste.

Eine Vorlage bearbeiten

Schritt	Aktion	Erwartetes Ergebnis
1	Suchen Sie auf der Registerkarte Vorlagen für Aktivitäten die gewünschte Vorlage.	Die Vorlagenzeile ist in der Liste sichtbar.
2	Klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten (Stiftsymbol) neben der Vorlage.	Das Bearbeitungsformular mit den aktuellen Werten wird geöffnet.
3	Nehmen Sie Änderungen an den gewünschten Feldern vor.	Die Felder sind aktualisiert.
4	Klicken Sie auf Speichern.	Die Vorlage ist aktualisiert. Zuvor aus dieser Vorlage erstellte Aktivitäten bleiben unverändert.

Eine Vorlage löschen

Schritt	Aktion	Erwartetes Ergebnis
1	Suchen Sie auf der Registerkarte Vorlagen für Aktivitäten die zu löschende Vorlage.	Die Vorlagenzeile ist in der Liste sichtbar.
2	Klicken Sie auf die Schaltfläche löschen (Papierkorbsymbol) neben der Vorlage.	Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt.
3	Bestätigen Sie die Löschung.	Die Vorlage ist aus der Liste entfernt. Zuvor aus dieser Vorlage erstellte Aktivitäten bleiben unverändert.

Eine Vorlage bei der Aktivitätserstellung verwenden

Schritt	Aktion	Erwartetes Ergebnis
1	Klicken Sie im Aktivitätskalender auf Eine Aktivität erstellen.	Das Formular zur Aktivitätserstellung wird geöffnet.
2	Wählen Sie eine Vorlage aus der Dropdown-Liste.	Das Formular wird automatisch mit den Vorlagenwerten ausgefüllt (Name, Dauer, Projekt, Notizen).
3	Passen Sie bei Bedarf die Felder an (z. B. Datum oder bestimmten Mitarbeiter).	Die Felder sind für diese Instanz konfiguriert.
4	Klicken Sie auf Speichern.	Eine neue Aktivität basierend auf der Vorlage wurde erstellt.

Referenz der Vorlagenfelder

Feld	Pflichtfeld	Beschreibung
Vorlagenname	Ja	Ein verständlicher Name für die Vorlage.
Standarddauer	Ja	Voreingestellte Dauer der aus dieser Vorlage erstellten Aktivitäten.
Projekt	Nein	Standardprojekt für die Verknüpfung mit der Aktivität.
Notizen / Anweisungen	Nein	Standardtext, der im Notizfeld der Aktivität erscheint.
Standort	Nein	Standard-Arbeitsstandort.
Position	Nein	Erforderliche Position für die Aktivität (wird bei der Zuweisung verwendet).

Zugriffsrechte

Rolle	Vorlagen anzeigen	Vorlagen erstellen	Vorlagen bearbeiten	Vorlagen löschen
Mitarbeiter	Nein	Nein	Nein	Nein
Schichtmanager	Ja	Nein	Nein	Nein
Manager	Ja	Ja	Ja	Ja
Administrator	Ja	Ja	Ja	Ja
Owner	Ja	Ja	Ja	Ja

Häufig gestellte Fragen

F1: Wenn ich eine Vorlage aktualisiere, ändern sich dann bestehEndeee Aktivitäten?
Nein. Aktivitäten, die zuvor aus der Vorlage erstellt wurden, bleiben unverändert. Die Aktualisierung der Vorlage wirkt sich nur auf neue Aktivitäten aus, die in Zukunft daraus erstellt werden.

F2: Kann ich mehrere Vorlagen für ein Projekt erstellen?
Ja. Sie können so viele Vorlagen erstellen, wie Sie benötigen, auch innerhalb desselben Projekts. Zum Beispiel separate Vorlagen für „Morgeninspektion”, „Tageslieferung” und „Abendbericht” — alle im selben Projekt.

F3: Kann ich eine Vorlage duplizieren?
Wenn die Duplizierfunktion verfügbar ist, können Sie eine vorhandene Vorlage kopieren und ändern. Andernfalls erstellen Sie eine neue Vorlage und füllen die entsprechenden Werte manuell aus.

F4: Sind Vorlagen in allen Projekten verfügbar?
Vorlagen sind auf Unternehmensebene verfügbar. Wenn eine Vorlage mit einem bestimmten Projekt verknüpft ist, wird dieses Projekt standardmäßig eingetragen, aber bei der Erstellung einer Aktivität kann das Projekt geändert werden.

Mögliche Probleme und Lösungen

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
Die Schaltfläche „Create template” ist nicht sichtbar	Unzureichende Rechte.	Vorlagen können nur von Managern, Administratoren oder dem Owner erstellt werden. Wenden Sie sich an den Administrator.
Im Vorlagenformular fehlen Felder	Einige Felder können hinter einem „Advanced”-Schalter verborgen sein.	Suchen Sie nach dem Bereich für erweiterte Einstellungen im Vorlagenformular.
Eine gelöschte Vorlage wird noch angezeigt	Problem mit dem Browser-Cache.	Aktualisieren Sie die Seite — die Vorlage sollte verschwinden.
Die Vorlagenliste ist bei der Aktivitätserstellung leer	Es wurde noch keine Vorlage erstellt.	Gehen Sie zur Registerkarte Vorlagen für Aktivitäten und erstellen Sie mindestens eine Vorlage.
Aus der Vorlage wurden falsche Werte übernommen	Die Vorlage enthält möglicherweise veraltete Daten.	Bearbeiten Sie die Vorlage und aktualisieren Sie die Standardwerte.