Eine Aktivität ist eine Tätigkeit innerhalb der Schicht: Anrufe, Bearbeitung der Post, Schulung. Die Schicht beantwortet die Frage „wann eine Person arbeitet“, die Aktivität die Frage „womit genau sie in diesen Stunden beschäftigt ist“.
In der App besteht der Bereich aus zwei Registerkarten: dem Kalender der Aktivitäten und ihren Vorlagen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
So öffnen Sie den Bereich
☰ → Gruppe Terminplanung (SCHEDULING) → Aktivität (Activity).
Oben gibt es zwei Registerkarten: Kalender (Calendar) und Vorlagen für Aktivitäten (Activity Templates).
Kalender
Auf der Registerkarte des Kalenders ist zu sehen, welche Aktivitäten den Mitarbeitern zugewiesen sind und für welche Zeit. Es ist derselbe Kalender wie in der Webversion.
Vorlagen für Aktivitäten
Eine Vorlage ist eine Schablone, aus der Aktivitäten schnell und einheitlich entstehen. Auf der Karte der Vorlage sind Name und Zeit zu sehen, zum Beispiel „Emails 08:00 – 12:00“ oder „Calls 08:00 – 16:00“ mit einer Erläuterung.
Eine neue Vorlage wird mit der Schaltfläche Vorlage erstellen (Create template) unten rechts angelegt. Das Formular ist in vier Blöcke unterteilt:
| Block | Was er festlegt |
|---|---|
| Allgemein (General) | Name und Farbe, mit der die Aktivität im Kalender zu sehen ist |
| Zeit (Time) | Standardmäßige Anfangs- und Endzeit |
| Anwendungsbereich (Scope of application) | Beschränkung der Vorlage auf ein Projekt, einen Plan, einen Standort oder eine Position |
| Tags und Fähigkeiten (Tags and skills) | Markierungen zur Gruppierung und Fähigkeiten |
Der Hinweis auf dem Bildschirm selbst erklärt den Sinn des letzten Blocks: Markierungen helfen dabei, Aktivitäten zu gruppieren, und Fähigkeiten sind für die Ausführenden verpflichtend. Genau das ist das Wichtigste an den Vorlagen — das System setzt Personen mit der passenden Fähigkeit auf die Aktivität an und nicht irgendeinen freien Mitarbeiter.
Was der Mitarbeiter mit seiner Aktivität macht
In der App kann der Mitarbeiter die Aktivität nur starten und beenden. Innerhalb der Aktivität gibt es weder Checklisten noch Fotos oder Kommentare — es ist keine Aufgabe aus dem Außendienstmodus.
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Bereich Aktivität fehlt | Das Aktivitätenmodul ist nicht aktiviert | Aktivieren Sie es unter Unternehmen → Modul. Das Modul setzt eine eingeschaltete Anwesenheitserfassung voraus |
| Die Aktivität wird dem Mitarbeiter nicht zugewiesen | Ihm fehlt die in der Vorlage angegebene Fähigkeit | Fügen Sie dem Mitarbeiter die Fähigkeit hinzu oder entfernen Sie die Anforderung aus der Vorlage |
| Es müssen mehrere gleiche Aktivitäten auf einmal angelegt werden | Einzeln dauert es lange | Beim Anlegen gibt es ein Feld für die Anzahl — geben Sie an, wie viele benötigt werden |
| Der Status mehrerer Aktivitäten lässt sich nicht gesammelt ändern | Einen solchen Vorgang gibt es nicht | Gesammelt ist nur das Löschen verfügbar |
| Die Aktivität ist im Plan nicht zu sehen | Die Anzeige der Aktivitäten ist ausgeschaltet | Schalten Sie die Anzeige der Aktivitäten in den Ansichtseinstellungen des Plans ein |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Worin unterscheidet sich eine Aktivität von einer Schicht? Antwort: Die Schicht ist die gesamte Arbeitszeit. Die Aktivität ist eine Tätigkeit innerhalb dieser Zeit.
Frage: Wird ein separates Modul benötigt? Antwort: Ja, das Aktivitätenmodul, und es arbeitet zusammen mit der Anwesenheitserfassung.
Frage: Wozu dienen die Fähigkeiten in der Vorlage? Antwort: Damit für die Aktivität Mitarbeiter mit der passenden Fähigkeit ausgewählt werden und nicht beliebige.
Frage: Kann ein Mitarbeiter sich selbst eine Aktivität anlegen? Antwort: In der App startet und beendet er die zugewiesene Aktivität. Angelegt werden sie von der Führungskraft, dem Administrator und dem Inhaber.
Frage: Kann man den Status mehrerer Aktivitäten auf einmal ändern? Antwort: Nein. Von den Sammelaktionen ist nur das Löschen verfügbar.
Frage: Gibt es innerhalb der Aktivität eine Checkliste oder einen Fotobericht? Antwort: Nein. Checklisten und Fotos gehören zu den Aufgaben des Außendienstmodus und nicht zu den Aktivitäten der Pläne.