Das zweite Symbol der unteren Leiste ist der Schichtkalender. Verwechseln Sie ihn nicht mit dem Bereich Zeitpläne (Schedules) im Menü: dort werden Zeitpläne angelegt und eingerichtet, hier dagegen sieht man, wer wann arbeitet, und bearbeitet einzelne Schichten.
Der Satz an Schaltflächen auf diesem Bildschirm hängt von der Rolle ab: der Inhaber und der Administrator sehen vier Schaltflächen in der Kopfzeile, der Mitarbeiter zwei. Weiter unten ist das an den jeweiligen Stellen vermerkt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wie der Bildschirm aufgebaut ist
Oben sind drei Anzeigemodi. Sie ändern nicht nur die Liste, sondern auch die Zähler bei den Tagen:
| Modus | Was er zeigt |
|---|---|
| Meine Einsätze (My shifts) | Nur Ihre Schichten |
| Offene Schichten (Open Shifts) | Die freien Schichten, die man übernehmen kann |
| Alle Einsätze (All shifts) | Die Schichten des ganzen Teams |
Darunter stehen der Monat und die Wochenleiste mit den Datumszahlen. Unter den Zahlen sind farbige Punkte — einer pro Ereignis dieses Tages, die Farbe stammt vom Zeitplan. Umgeschaltet wird mit Vorherige Woche (Previous week) und Nächste Woche (Next week).
Die Wochenleiste klappt mit der Schaltfläche Kalender ausklappen (Expand calendar) darunter zum Monatskalender auf. Im aufgeklappten Zustand wird nach Monaten geblättert: die Schaltflächen werden zu Vorheriger Monat (Previous month) und Nächster Monat (Next month). Zusammenklappen — Kalender einklappen (Collapse calendar).
Die Zähler bei jedem Tag
Rechts in der Kopfzeile des Tages stehen drei Symbole mit Zahlen. Bezeichnungen haben sie nicht, merken Sie sie sich daher an den Symbolen:
| Symbol | Was es zählt |
|---|---|
| Zwei Personen | Wie viele Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten |
| Kalender | Wie viele Schichten |
| Tasse | Wie viele Pausen |
Gezählt wird nach dem gewählten Modus: in Meine Einsätze steht bei einem Tag mit einer eigenen Schicht 1 1 0, in Alle Einsätze zeigt derselbe Tag das ganze Team — zum Beispiel 27 27 0.
Der Pausenzähler betrifft Pausen als eigene Einträge, nicht die in der Schicht hinterlegte Dauer. Deshalb kann bei einer Schicht 30 Minuten stehen, im Zähler aber eine Null: das heißt, es hat niemand Pausen zu der Schicht hinzugefügt.
Wenn an diesem Tag nichts vorliegt, steht anstelle der Karten Heute sind keine Ereignisse geplant (No Events Planned Today).
Die Schichtkarte in der Liste
In der Karte stehen: der Name des Mitarbeiters, die Zeit, die Dauer der Pause, der Name der Vorlage und die Statusmarkierungen — Abwesenheit (Absence), Angefangen (Started), Beendet (Finished). Links ist ein farbiger Streifen, das ist die Farbe des Zeitplans.
Als eigene Karten werden Abwesenheiten gezeigt — zum Beispiel Krankheitsfreier Tag (Sick day) mit Zeitraum — und Pausen: bei einer Pause stehen in der Karte nur der Name des Mitarbeiters und die Zeit, etwa 19:00 — 19:30.
Was sich beim Antippen einer Schicht öffnet
Ein Antippen der Karte öffnet Angaben zur Schicht (Shift details) mit zwei Registerkarten: Info (Info) und Boni/Strafen (Bonuses/Penalties/Advances).
Wenn in der Woche Überstunden anfallen, erscheint oben ein orangefarbener Block Überstunden (Overtime) mit der Aufschrift Achtung, Überstunden! (Attention, overtime!), der Zeile Gesamt (Stunden) (Total (Hrs)) und Überstunden (Std.) (Overtime (hrs)) mit einem Pluszeichen.
Darunter stehen Datum und Zeit der Schicht, dann der Block Info: Unternehmen, Projekt, Zeitplan und Mitarbeiter — beim Mitarbeiter steht in Klammern seine Nummer.
Der Block Einzelheiten (Details) ist das, was man an der eigenen künftigen Schicht ändern kann: Standort (Location) und Markierungen (Marks), und darunter Speichern (Save).
Ganz unten ist der Block Pausen (Breaks). Solange es keine gibt, steht dort Keine Pausen (No breaks), und rechts die Schaltfläche Pause hinzufügen (Add break).
Wie man einer Schicht eine Pause hinzufügt
Pause hinzufügen öffnet ein Formular aus fünf Feldern:
| Feld | Was es festlegt |
|---|---|
| Name (Name) | Der Name der Pause, zum Beispiel „Mittagessen“ |
| Zeit von (Time from) | Der Beginn. Es wird eine Zeit innerhalb der Schicht eingesetzt |
| Zeit bis (Time to) | Das Ende |
| Bezahlt (Paid) | Die Pause als bezahlt zählen |
| Kommentar (Comment) | Eine Erläuterung, optional |
Unten ist Hinzufügen (Add). Danach steht die Pause im Block Pausen der Karte, als eigene Karte in der Tagesliste, und sie erhöht den Zähler mit der Tasse um eins.
Aktionen mit einer Schicht
Die drei Punkte in der rechten oberen Ecke der Karte sind Mehr Aktionen (More actions). Sie öffnen das Auswahlfenster Wählen Sie eine Aktion (Select action) mit fünf Punkten:
| Aktion | Was sie macht |
|---|---|
| Wechsel zu offenen Schichten (Move to Open Shifts) | Die Schicht in die gemeinsame Liste geben |
| Antrag auf Schichttausch (Shift Swap Request) | Die Schicht mit einem Kollegen tauschen |
| Antrag auf Schichtänderung (Shift edit request) | Um eine andere Zeit bitten |
| Antrag auf Schichtabbau (Shift drop request) | Die Schicht an einen anderen übergeben |
| Antrag auf Aufteilung einer Schicht (Request to split a shift) | Die Schicht in Teile aufteilen |
Was jede einzelne genau macht und wie sie genehmigt wird, steht im Artikel „Mobile App für den Mitarbeiter“.
Das Auswahlfenster öffnet sich nicht immer: wenn es für diese Schicht keine Aktionen gibt, zeigt das Antippen nichts an und gibt auch keine Meldung aus. Die Ursachen stehen in der Tabelle weiter unten.
Die Schaltflächen in der Kopfzeile
| Schaltfläche | Wer sie sieht | Was sie macht |
|---|---|---|
| Aktualisieren (Update) | Alle | Die Daten aktualisieren, ohne das automatische Laden abzuwarten |
| Filter (Filters) | Alle | Die Auswahl der Schichten. Auf dem Symbol steht eine Zahl — wie viele Werte ausgewählt sind, mehr als neun wird als 9+ angezeigt |
| Exportieren (Export) | Inhaber, Administrator | Der Export des Zeitplans als Datei |
| Mehr (More) | Inhaber, Administrator | Zusätzliche Aktionen am Zeitplan |
Unten rechts ist eine Schaltfläche mit einem Pluszeichen — Schicht hinzufügen (Add Shift) direkt aus dem Kalender.
Was sich in der Schaltfläche „Mehr“ befindet
Die drei Punkte in der Kopfzeile öffnen das Auswahlfenster Zeitplan (Schedule) — elf Punkte. Das ist das wichtigste Arbeitsmenü der Führungskraft: von hier aus bearbeitet man viele Schichten auf einmal, kopiert den Zeitplan, fügt Vorlagen, Feiertage und Personen hinzu.
| Punkt | Was er macht |
|---|---|
| Bulk Shift-Aktionen (Bulk Shift Actions) | Eine Aktion gleich für alle Schichten, die in die Auswahl gefallen sind |
| Schichten kopieren (Duplicate Shifts) | Einen Zeitraum des Zeitplans nach vorn kopieren |
| Neuen Mitarbeiter hinzufügen (Add a new employee) | Das Formular für einen neuen Mitarbeiter |
| Neue Vorlage hinzufügen (Add a new template) | Eine neue Schichtvorlage im Zeitplan |
| Schichten per Vorlage hinzufügen (Add shifts by template) | Schichten nach einer fertigen Vorlage über einen Zeitraum verteilen |
| Feiertag hinzufügen (Add a holiday) | Ein Feiertag mit Regeln und erhöhter Bezahlung |
| Anzeigen / Ausblenden (Show / Hide) | Sortierung, Namensformat und Zeitzone im Raster |
| Notfall-Benachrichtigungen (Emergency notifications) | Diejenigen, die in diesem Zeitraum keine Schichten haben, bitten, offene Schichten zu übernehmen |
| Schichten aus der Liste der freien zuweisen (Distribute shifts from Free Board) | Die freien Schichten an die Mitarbeiter verteilen |
| Mitarbeiter veröffentlichen & benachrichtigen (Publish & notify employees) | Die nicht veröffentlichten Schichten veröffentlichen und die Personen benachrichtigen |
| Liste der verfügbaren löschen (Clear the list of available) | Alle freien Schichten entfernen |
Bulk Shift-Aktionen
Ein Bildschirm aus drei Blöcken: zuerst legen Sie fest, welche Schichten genommen werden, dann, was mit ihnen zu tun ist.
| Block | Feld | Was es festlegt |
|---|---|---|
| Zeitraum (Period) | Zeitraum / Bestimmte Tage (Period / Specific days) | Ein durchgehender Abschnitt oder einzelne Daten |
| Von und Bis (From, To) | Die Grenzen des Abschnitts | |
| Häkchen Mo–So | Welche Wochentage innerhalb des Abschnitts berücksichtigt werden | |
| Filter (Filter) | Verschiebevorlagen auswählen (Select shift templates) | Nur die Schichten dieser Vorlagen |
| Mitarbeiter auswählen (Select employees) | Nur die Schichten dieser Personen | |
| Keine freien Schichten / Mit offenen Schichten / Nur freie Schichten (No open shifts / With open shifts / Only open shifts) | Wie mit den freien Schichten umzugehen ist | |
| Aktion (Action) | Neun Aktionen, siehe unten | Was mit den ausgewählten Schichten zu tun ist |
Die neun Aktionen:
| Aktion | Was sie macht |
|---|---|
| Eine Markierung hinzufügen (Add a mark) | Eine Markierung auf alle ausgewählten Schichten setzen |
| Entfernen einer Markierung (Remove a mark) | Die Markierung entfernen |
| Standort festlegen (Set location) | Den Standort setzen |
| Standort löschen (Delete location) | Den Standort entfernen |
| Bonus hinzufügen (Add bonus) | Einen Bonus für diese Schichten gutschreiben |
| Neuberechnung des Gehalts (Recalculate salary) | Die Bezahlung neu berechnen |
| Notizen hinzufügen/löschen (Add/delete notes) | Notizen setzen oder entfernen |
| Verschieben nach Open (Move to Open) | Die Schichten in die Liste der freien überführen |
| Löschen (Delete) | Die Schichten löschen |
Es geschieht nichts sofort: die App zeigt zuerst, was unter die Auswahl gefallen ist. Nach der Wahl der Aktion erscheint ein Fenster mit dem Hinweis Klicken Sie auf „Anwenden“, um die betroffenen Schichten anzuzeigen (Click Apply to view the affected shifts), und nach Anwenden — wie viele Schichten betroffen sind, zum Beispiel Wird gelöscht 2 (Will be deleted 2). Erst das nächste Antippen führt die Aktion aus, und es kommt Gespeichert, Aktion abgeschlossen (Saved, Action completed).
Prüfen Sie diese Zahl vor dem Antippen: sie ist die Absicherung dagegen, dass die Auswahl versehentlich überzählige Schichten erfasst hat.
Schichten kopieren
Das Kopieren überträgt einen bereits erstellten Zeitraum nach vorn — üblicherweise dehnt man so eine Woche auf einen Monat aus.
| Block | Was er festlegt |
|---|---|
| Wählen Sie den Zeitraum, der kopiert werden soll (Select the period that needs to be duplicated) | Was kopiert wird: Datum von und Datum bis |
| Kopierte Schichten hinzufügen ab (Add duplicated shifts starting from) | Wohin eingefügt wird: das Datum und die Anzahl der Wiederholungen (Number of repetitions) |
| Mitarbeiter (Employees) | Wessen Schichten kopiert werden |
| Wählen Sie eine Option zum Einfügen von Schichten (Select a paste shifts option) | Eingerückt (Indented) oder In einer Reihe (In a row) — funktioniert, wenn es mehr als eine Wiederholung gibt |
| Zusätzliche Optionen (Additional options) | Markierungen kopieren, Pausen kopieren, Standorte kopieren, Notizen kopieren, Offene Schichten kopieren |
| Was tun bei Veränderungskonflikten? (What to do with shift conflicts?) | Konflikte zulassen (Allow conflicts), Vermeiden Sie Konflikte (Avoid conflicts) oder Konflikte überschreiben (Overwrite conflicts) |
Unten ist die grüne Schaltfläche Kopieren (Duplicate).
Der Block zu den Konflikten ist der wichtigste: er entscheidet, was passiert, wenn an diesen Tagen schon Schichten stehen. „Zulassen“ behält beide, „Vermeiden“ überspringt die belegten Tage, „Überschreiben“ ersetzt die bestehenden.
Neue Vorlage hinzufügen
Eine Vorlage ist ein Muster für eine Schicht, nach dem später die Tage belegt werden.
| Block | Feld |
|---|---|
| Zeitplan (Schedule) | In welchem Zeitplan angelegt wird |
| Grundlegende Informationen (Basic information) | Name der Schicht (Shift name) und die Farbe |
| Zeitraum der Verschiebung (Shift period) | Anfangs- und Endzeit. Unter den Feldern berechnet die App die Dauer selbst und vermerkt, nach welcher Zeitzone des Projekts |
| Pause (Break) | Die Dauer der Pause und der Schalter Pausen einrichten (Set up breaks) für eine feinere Einstellung |
| Standort (Location) | Wo die Schicht stattfindet |
| Markierungen (Marks) | Die Markierungen, die die Schichten dieser Vorlage erhalten |
| Anzahl von Arbeitsplätzen (Number of staff required) | Wie viele Personen für die Schicht gebraucht werden, und der Schalter Arbeitsplätze nach Tag einstellen (Set workplaces by day) — eine unterschiedliche Anzahl je Tag festlegen |
Unten ist Speichern (Save).
Schichten per Vorlage hinzufügen
Die Kehrseite der Vorlage: sie über den Kalender zu verteilen.
| Block | Was er festlegt |
|---|---|
| Zeitplan und Vorlage (Schedule and template) | Der Zeitplan und die Vorlage, nach der die Schichten gesetzt werden |
| Mitarbeiter (Employees) | Wem sie gesetzt werden |
| Zeitraum (Period) | Zeitraum oder Bestimmte Tage, die Grenzen und die Häkchen der Wochentage |
| Einstellungen (Settings) | Standort und Markierungen für die angelegten Schichten |
| Notiz (Note) | Eine gemeinsame Notiz |
Unten ist das grüne Anwenden (Apply).
Feiertag hinzufügen
| Block | Was er festlegt |
|---|---|
| Einzelheiten (Details) | Titel des Urlaubs (Holiday title), die Beschreibung und die Farbe |
| Zeitraum wählen (Choose period) | Datum und Uhrzeit des Beginns, Datum und Uhrzeit des Endes — standardmäßig von 00:00 bis 23:59 |
| Einstellungen (Settings) | Vier Schalter und der Prozentsatz der Bezahlung |
Die vier Schalter des Feiertags:
| Schalter | Was er macht |
|---|---|
| Schichtzuschlag für diesen Zeitraum zulassen (Allow shift addition on this period) | Standardmäßig eingeschaltet: am Feiertag darf man Schichten setzen |
| Sperren von Anträgen auf Freizeitausgleich (Block time-off requests) | Verbieten, für diese Tage eine Freistellung zu beantragen |
| Arbeitstag bei der Beantragung von Urlaub berücksichtigen (Consider working day when requesting vacation) | Der Feiertag zählt bei der Berechnung der Urlaubstage mit |
| Alle Mitarbeiter benachrichtigen (Notify all employees) | Eine Benachrichtigung über den Feiertag versenden |
Darunter ist das Feld % vom Grundlohn für Arbeit am Feiertag (% from the basic pay rate for work on a holiday) — standardmäßig 100. Hier wird die erhöhte Bezahlung festgelegt.
Anzeigen / Ausblenden
Trotz des Namens sind das Einstellungen der Rasteransicht — drei Blöcke und Speichern:
| Block | Varianten |
|---|---|
| Sortieren nach (Sort by) | Zeit (Time), Nach Name sortieren (Sort by name), Sortieren nach Position (Sort by position) |
| Format der Namensanzeige (Name display format) | Format Nachname-Vorname oder Format Vorname - Nachname (Last name-first name format / First name-last name format) |
| Zeitzone (Time zone) | Zeitzone des Mitarbeiters (Employee time zone) oder Zeitzone des Projekts (Project time zone) |
Die Zeitzone entscheidet hier, in wessen Zeit Sie die Schichten sehen — das ist wichtig, wenn das Team in verschiedenen Ländern sitzt.
Notfall-Benachrichtigungen
Das ist eine Möglichkeit, ein Loch im Zeitplan schnell zu schließen. Der Versand geht an jene Mitarbeiter, die im gewählten Zeitraum keine Schichten haben — also an die, die arbeiten können. Der Sinn ist, sie zu bitten, freie Schichten zu übernehmen, und nicht, die Beschäftigten zu benachrichtigen.
Das Formular ist kurz: Zeitraum (Period) mit den Daten von und bis, das Feld Nachrichtentext (Message text) und die Schaltfläche Benachrichtigung senden (Send notification). Im Text schreibt man üblicherweise, welche Schichten offen geblieben sind.
Schichten aus der Liste der freien zuweisen
Der Bildschirm heißt Freie Schichten verteilen (Distribute free shifts): Sie wählen die Zeitpläne und den Zeitraum — Zeitpläne auswählen (Select schedules), Von und Bis — und tippen Verteilen (Distribute) an. Das System verteilt die freien Schichten selbst an die Mitarbeiter. Daneben ist Abbrechen (Cancel).
Mitarbeiter veröffentlichen & benachrichtigen
Im Namen des Punktes steht eine Zahl — das ist die Anzahl der Schichten, die angelegt, aber noch nicht veröffentlicht sind. Löschen oder veröffentlichen Sie Schichten, und die Zahl ändert sich. Ein Antippen veröffentlicht sie und versendet Benachrichtigungen, öffnen Sie den Punkt daher nicht, um „nur mal zu schauen“.
Liste der verfügbaren löschen
Der einzige Punkt, der rot beschriftet ist. Er entfernt die freien Schichten — jene, die in der gemeinsamen Liste liegen und noch von niemandem übernommen wurden. Die Aktion betrifft die Daten des ganzen Unternehmens, nutzen Sie sie daher nur, wenn die Liste vollständig geleert werden soll.
Neuen Mitarbeiter hinzufügen
Es ist derselbe Bildschirm Mitarbeiter hinzufügen (Add employee) wie im Bereich Mitarbeiter der Firma: Persönliche Informationen (Personal information) — Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail, Arbeitseinstellungen (Work settings) — Personalnummer (Personnel Number), die monatliche Stundennorm in Prozent und die Position. Ausführlich, zusammen mit der Einladung und den Rechten, steht das im Artikel „Mitarbeiter der Firma in der mobilen App“.
Filter
Der Filterbildschirm besteht aus vier Zeilen und einer Schaltfläche zum Anwenden. Die ersten beiden legen fest, wessen Zeitplan man ansieht, die nächsten beiden öffnen eigene Bildschirme — dorthin führt der Pfeil rechts, und auf der Zeile selbst steht ein Abzeichen mit dem aktuellen Zustand.
| Zeile | Was sie einstellt |
|---|---|
| Projekt (Project) | Das Projekt, dessen Schichten gezeigt werden |
| Zeitpläne (Schedules) | Konkrete Zeitpläne innerhalb des Projekts |
| Filter (Filters) | Sieben Auswahlmöglichkeiten nach Personen und Schichten |
| Einstellungen (Settings) | Welche der Ereignisse im Raster gezeigt werden |
Unten ist Filter anwenden (Apply filters) — bis diese Schaltfläche angetippt wird, greift die Auswahl nicht.
Zeitpläne ist keine einfache Liste, sondern ein Baum: jeder Zeitplan klappt auf, und darin sind seine Schichtvorlagen sichtbar, einschließlich Benutzerdefinierte Schicht (Custom shift). Markieren kann man sowohl den ganzen Zeitplan als auch einzelne Vorlagen. Oben sind Alle löschen (Clear all) und Alle auswählen (Select all), unten Anwenden (Apply).
Die Zeile „Filter“: sieben Auswahlmöglichkeiten
| Auswahl | Was sie festlegt |
|---|---|
| Einzelne Mitarbeiter auswählen (Select individual employees) | Die Auswahl der Personen — die Zeile Mitarbeiter (Employees) |
| Position auswählen (Select a position) | Die Auswahl nach Position — die Zeile Position (Position) |
| Mitarbeitermarken auswählen (Select employee marks) | Die Markierungen, die an den Personen hängen |
| Wählen Sie einen Zeitplan (Choose a schedule) | Die Auswahl nach Zeitplan |
| Standorte auswählen (Select locations) | Die Auswahl nach Standorten |
| Schichtmarken auswählen (Select shift marks) | Die Markierungen, die an den Schichten hängen |
| Schichtstatus auswählen (Select shift status) | Der Zustand der Schicht |
Es gibt fünf Status: Verspätung (Late), Frühzeitige Abreise (Early left), Abwesenheit (Absence), Angefangen (Started), Beendet (Finished).
Alle sieben öffnen sich gleich: oben Suche (Search), darunter Ausgewählt (Selected) mit einer Zahl, daneben Alle löschen und Alle auswählen, weiter unten die Liste mit Häkchen und die Schaltfläche Anwenden. Unten auf dem Auswahlbildschirm selbst sind Löschen (Clear) und Speichern (Save).
Die Zeile „Einstellungen“: was im Raster gezeigt wird
Hier sind sechs Schalter — je Ereignistyp — und ein siebter, allgemeiner:
| Schalter | Was er zeigt |
|---|---|
| Alle ausblenden (Hide all) | Der allgemeine: schaltet alle sechs auf einmal aus und wieder ein |
| Schichten (shifts) | Die Schichten selbst |
| Freistellung (Time-off) | Freistellungen und Abwesenheiten |
| Feiertage (Holidays) | Die Feiertage |
| Pausen (Breaks) | Pausen als eigene Karten |
| Verfügbarkeit (Availability) | Die Vermerke zur Verfügbarkeit |
| Aktivität (Activity) | Die Aktivitäten innerhalb der Schichten |
Das Abzeichen auf der Zeile Einstellungen ist die Anzahl der eingeschalteten Typen: sind alle eingeschaltet, steht dort 6, schalten Sie einen aus — wird es 5. Unten ist Speichern (Save).
Wie man eine Schicht aus dem Kalender hinzufügt
Die Schaltfläche mit dem Pluszeichen öffnet Schicht hinzufügen (Add Shift). Ein Formular aus zwei Blöcken:
| Block | Feld | Was es festlegt |
|---|---|---|
| Zeitplan und Vorlage (Schedule & Template) | Zeitplan (Schedule) | In der Auswahlliste stehen nur Zeitpläne, die am gewählten Datum gültig sind. Abgelaufene sind in der Liste nicht enthalten |
| Vorlage (Template) | Benutzerdefinierte Schicht (Custom shift) oder eine fertige Vorlage des Zeitplans | |
| Zeitraum der Verschiebung (Shift period) | Datum (Date) | Der Tag der Schicht |
| Zeit von (Time from) | Der Beginn. Wird über ein rundes Zifferblatt gewählt, es gibt eine Umschaltung auf die Eingabe von Ziffern | |
| Zeit bis (Time to) | Das Ende | |
| Pause (Break) | Die Dauer der Pause in Minuten |
Ein Feld für den Mitarbeiter gibt es im Formular nicht: die Schicht wird auf Sie angelegt. Was danach passiert, hängt von der Rolle ab. Beim Inhaber und beim Administrator erscheint die Schicht sofort im Zeitplan. Beim Mitarbeiter geht ein Antrag heraus, und die App antwortet: Ihr Antrag, eine Schicht zu erstellen, wurde angenommen und wird in Kürze vom Manager bearbeitet. (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). Eine Ausnahme sind Zeitpläne, in denen die Selbstbedienung ohne Bestätigung des Managers eingeschaltet ist: dort steht die Schicht des Mitarbeiters sofort.
Überschneidungen lässt die App nicht durch. Wenn Sie zu dieser Zeit schon eine Schicht haben, wird das Speichern abgebrochen, mit der Aufschrift Die Aktion wurde aufgrund einer Überschneidung mit einer anderen Schicht storniert (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Ein zur Genehmigung herausgegangener Antrag ist im Bereich Anfragen (Requests) als Antrag auf Erstellung einer Schicht (Request to create a shift) sichtbar. Wenn Sie ihn öffnen, können Sie Antrag stornieren (Cancel request) antippen — es erscheint das Auswahlfenster Antrag ablehnen (Decline request) mit dem Pflichtfeld Grund der Ablehnung (Reason of decline) und der Schaltfläche Einreichen (Submit).
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Es sind nur die eigenen Schichten zu sehen | Es ist der Modus Meine Einsätze gewählt | Schalten Sie auf Alle Einsätze um. Wenn es den Umschalter nicht gibt, ist in den Einstellungen des Zeitplans „Mitarbeitern erlauben, alle Schichten zu sehen“ ausgeschaltet |
| Die Schichten der Kollegen erscheinen auch in Alle Einsätze nicht | Ein Verbot auf Ebene des Zeitplans oder des Projekts | Prüfen Sie Mitarbeitern erlauben, alle Schichten zu sehen im Zeitplan und Den Mitarbeitern erlauben, alle Pläne im Projekt zu sehen im Projekt |
| Im Raster ist es leer | Es ist ein Filter eingeschaltet | Sehen Sie sich die Zahl auf dem Filtersymbol an und setzen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche Löschen zurück |
| Der Tag ist leer, aber der Zähler zeigt eine Schicht | Die Zähler zählen nach dem Modus, die Karten verbirgt aber die Auswahl | Setzen Sie die Filter zurück und prüfen Sie die Schalter in den Einstellungen |
| Pausen, Freistellungen oder Feiertage sind verschwunden | Sie sind in den Einstellungen ausgeschaltet | Öffnen Sie Filter → Einstellungen und schalten Sie das Nötige ein. Das Abzeichen auf der Zeile zeigt, wie viele Typen eingeschaltet sind |
| Bei der Schicht steht 30 Minuten, der Pausenzähler aber auf null | Das sind verschiedene Dinge: in der Karte steht die Dauer aus der Vorlage, im Zähler stehen die hinzugefügten Pausen | Eine Pause wird in der Schichtkarte mit der Schaltfläche Pause hinzufügen hinzugefügt |
| Die drei Punkte in der Schichtkarte öffnen nichts | Für diese Schicht gibt es keine Aktionen: die Schicht hat schon begonnen oder beginnt bald, oder die Selbstbedienung ist im Zeitplan ausgeschaltet | Prüfen Sie die Einstellungen des Zeitplans und nehmen Sie eine Schicht, bis zu der noch Zeit übrig ist |
| In der Kopfzeile gibt es kein Exportieren und kein Mehr | Sie haben sich als Mitarbeiter angemeldet | Diese Schaltflächen sehen der Inhaber und der Administrator |
| Die Schicht wird nicht gespeichert | Eine zeitliche Überschneidung mit einer anderen Schicht | Ändern Sie die Zeit oder das Datum — Überschneidungen sind nicht erlaubt |
| Die Schicht ist nach dem Speichern nicht erschienen | Sie ist als Antrag zur Genehmigung herausgegangen | Warten Sie auf die Entscheidung des Managers. Der Antrag ist im Bereich Anfragen sichtbar |
| Die Änderungen aus der Webversion sind nicht zu sehen | Die Daten wurden früher geladen | Tippen Sie Aktualisieren an |
| In der Auswahlliste der Zeitpläne fehlt der gewünschte | Der Zeitplan ist am gewählten Datum nicht gültig | Verlängern Sie den Zeitplan zuerst in der Webversion oder im Bereich Zeitpläne |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Wodurch unterscheidet sich dieser Bildschirm von den „Zeitplänen“ im Menü? Antwort: Hier sieht man Schichten an und bearbeitet einzelne Schichten, dort werden Zeitpläne angelegt und eingerichtet.
Frage: Was sind freie Schichten (Open Shifts)? Antwort: Schichten, die in die gemeinsame Liste gegeben wurden. Sie kann jeder übernehmen, dem das durch die Einstellungen erlaubt ist.
Frage: Was bedeuten die drei Symbole mit Zahlen beim Datum? Antwort: Wie viele Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten, wie viele Schichten und wie viele Pausen es gibt. Gezählt wird nach dem gewählten Anzeigemodus.
Frage: Kann man den ganzen Monat ansehen? Antwort: Ja, mit der Schaltfläche Kalender ausklappen unter der Wochenleiste. Geblättert wird dann nach Monaten.
Frage: Kann man eine Schicht direkt von hier aus hinzufügen? Antwort: Ja, mit der Schaltfläche mit dem Pluszeichen unten rechts. Die Schicht wird auf Sie angelegt; beim Mitarbeiter geht sie als Antrag an den Manager, wenn es im Zeitplan nicht anders erlaubt ist.
Frage: Auf wen läuft eine vom Telefon aus hinzugefügte Schicht? Antwort: Auf Sie — ein Feld zur Auswahl des Mitarbeiters gibt es im Formular nicht. Um einer anderen Person eine Schicht zu setzen, braucht man den Bereich Zeitpläne oder die Webversion.
Frage: Wie fügt man einer Schicht eine Pause hinzu? Antwort: Öffnen Sie die Schicht und tippen Sie im Block Pausen auf Pause hinzufügen. Die Pause erscheint auch in der Tagesliste als eigene Karte.
Frage: Warum haben manche Schichten die Markierung Abwesenheit (Absence)? Antwort: Für diese Zeit ist beim Mitarbeiter eine Abwesenheit eingetragen — eine Freistellung, ein Krankheitstag oder Urlaub.
Frage: Kann man den Zeitplan aus der App exportieren? Antwort: Ja, mit der Schaltfläche Exportieren in der Kopfzeile. Sie steht dem Inhaber und dem Administrator zur Verfügung.
Frage: Was bedeutet die orangefarbene Leiste „Achtung, Überstunden!“? Antwort: In der Woche fallen Überstunden an. Daneben wird gezeigt, wie viele Stunden es insgesamt sind und wie viele davon Überstunden.
Frage: Wodurch unterscheiden sich die Massenaktionen vom Kopieren von Schichten? Antwort: Die Massenaktionen ändern bereits bestehende Schichten — sie setzen eine Markierung, einen Standort, einen Bonus, oder sie löschen. Das Kopieren legt neue Schichten nach dem Muster eines bereits erstellten Zeitraums an.
Frage: Wie stellt man sicher, dass eine Massenaktion nur die gewünschten Schichten betrifft? Antwort: Die App zeigt die Zahl vor der Ausführung: nach Anwenden erscheint zum Beispiel Wird gelöscht 2. Prüfen Sie diese Zahl — sie ist die Absicherung gegen eine zu weite Auswahl.
Frage: Kann man ein Massenlöschen rückgängig machen? Antwort: Nein, ein Rückgängig gibt es nicht. Gerade deshalb sollten Sie die Auswahl vor dem Löschen durch Daten, Vorlagen und Mitarbeiter eingrenzen und sich die Zahl der betroffenen Schichten ansehen.
Frage: Was tut man bei Konflikten beim Kopieren? Antwort: Drei Varianten. Konflikte zulassen behält sowohl die alte als auch die neue Schicht. Vermeiden Sie Konflikte überspringt die belegten Tage. Konflikte überschreiben ersetzt die bestehenden Schichten durch die kopierten.
Frage: Wodurch unterscheidet sich „Eingerückt“ von „In einer Reihe“? Antwort: Das ist die Art des Einfügens, wenn es mehr als eine Wiederholung gibt: „In einer Reihe“ legt die Kopien eine nach der anderen ab, „Eingerückt“ mit demselben Abstand, den es im Ausgangszeitraum gab.
Frage: Werden Pausen und Standorte zusammen mit den Schichten kopiert? Antwort: Nur wenn Sie sie in den Zusätzlichen Optionen markieren: dort gibt es eigene Häkchen für Markierungen, Pausen, Standorte, Notizen und freie Schichten.
Frage: Wodurch unterscheidet sich „Neue Vorlage hinzufügen“ von „Schichten per Vorlage hinzufügen“? Antwort: Das Erste legt ein Muster für eine Schicht an — Zeit, Pause, Standort, Anzahl der Arbeitsplätze. Das Zweite verteilt Schichten nach diesem Muster auf die gewählten Tage.
Frage: Wozu dient der Schalter „Arbeitsplätze nach Tag einstellen“? Antwort: Um eine unterschiedliche Anzahl an Personen je Wochentag festzulegen: am Freitag braucht man zum Beispiel vier, an den übrigen Tagen zwei.
Frage: Verbietet ein Feiertag, Schichten zu setzen? Antwort: Standardmäßig nein: der Schalter Schichtzuschlag für diesen Zeitraum zulassen ist eingeschaltet. Schalten Sie ihn aus, wenn am Feiertag nicht gearbeitet werden soll.
Frage: Wo legt man die erhöhte Bezahlung für Arbeit am Feiertag fest? Antwort: In den Einstellungen des Feiertags, im Feld für den Prozentsatz vom Grundlohn. Standardmäßig steht dort 100.
Frage: Warum heißt der Bereich „Anzeigen / Ausblenden“, und innen ist die Sortierung? Antwort: Der Name ist von der früheren Version geblieben. Innen sind drei Einstellungen der Rasteransicht: Sortierung, Namensformat und Zeitzone.
Frage: In wessen Zeit werden die Schichten angezeigt? Antwort: So, wie es in Anzeigen / Ausblenden gewählt ist: in der Zeitzone des Mitarbeiters oder des Projekts. Das ist wichtig, wenn das Team in verschiedenen Ländern sitzt.
Frage: An wen gehen die Notfall-Benachrichtigungen? Antwort: An die, die im gewählten Zeitraum keine Schichten haben — an die freien Mitarbeiter, damit sie die offenen Schichten übernehmen. Die Beschäftigten lässt der Versand unberührt.
Frage: Was bedeutet die Zahl in „Mitarbeiter veröffentlichen & benachrichtigen“? Antwort: Wie viele Schichten angelegt, aber noch nicht veröffentlicht sind. Ein Antippen veröffentlicht sie und versendet Benachrichtigungen, öffnen Sie den Punkt daher nicht, um nur mal zu schauen.
Frage: Was löscht „Liste der verfügbaren löschen“? Antwort: Die freien Schichten — jene, die in der gemeinsamen Liste liegen und noch von niemandem übernommen wurden. Der Punkt ist rot beschriftet, weil er die Daten des ganzen Unternehmens betrifft.
Frage: Warum kommen in den Filtern zweimal „Markierungen“ vor? Antwort: Das sind verschiedene Markierungen: die einen hängen an den Mitarbeitern, die anderen an den Schichten. Die erste Auswahl sucht Personen, die zweite Schichten.
Frage: Was zeigt das „9+“ auf dem Filtersymbol? Antwort: Wie viele Werte in allen Filtern zusammen ausgewählt sind. Mehr als neun wird als 9+ angezeigt.
Frage: Wozu sind im Zeitplanfilter die Schichtvorlagen sichtbar? Antwort: Um nicht den ganzen Zeitplan auszuwählen, sondern einzelne Schichten: zum Beispiel nur die Nachtschichten 23-7.
Frage: Kann man einen Mitarbeiter hinzufügen, ohne den Zeitplan zu verlassen? Antwort: Ja, im Menü Mehr gibt es Neuen Mitarbeiter hinzufügen — es öffnet sich dasselbe Formular wie im Bereich der Mitarbeiter.
Frage: Warum fehlt der gewünschte Zeitplan beim Hinzufügen einer Schicht in der Liste? Antwort: Die Auswahlliste zeigt nur Zeitpläne, die am gewählten Datum gültig sind. Einen abgelaufenen muss man zuerst verlängern.
Frage: Die Schichten sind nach einer Massenaktion nicht zu sehen — hat sie nicht funktioniert? Antwort: Tippen Sie zuerst Aktualisieren in der Kopfzeile an: der Bildschirm konnte Daten zeigen, die vor der Änderung geladen wurden.
Frage: Wodurch unterscheiden sich die Notfall-Benachrichtigungen von den gewöhnlichen? Antwort: Gewöhnliche Benachrichtigungen melden Ereignisse denen, die sie betreffen. Die Notfall-Benachrichtigungen sind eine gezielte Bitte, zur Arbeit zu kommen: sie gehen an die freien Mitarbeiter, wenn im Zeitplan offene Schichten geblieben sind.