Eine Aktivität ist eine Tätigkeit innerhalb der Schicht: Anrufe, Bearbeitung der Post, Schulung. Die Schicht beantwortet die Frage „wann eine Person arbeitet“, die Aktivität die Frage „womit genau sie in diesen Stunden beschäftigt ist“.
Das ist ein separates Modul, und es arbeitet zusammen mit der Anwesenheitserfassung. Ist das Modul nicht aktiviert, gibt es den Bereich im Menü überhaupt nicht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
So öffnen Sie den Bereich
☰ → Gruppe Terminplanung (SCHEDULING) → Aktivität (Activity).
Was auf dem Bildschirm zu sehen ist
Kalender: Sie sehen, welche Aktivitäten Ihnen zugewiesen sind und für welche Zeit. Eine Aktivität hat einen eigenen Namen und eine eigene Farbe — die, die in ihrer Vorlage festgelegt ist, sodass sich verschiedene Tätigkeiten auf den ersten Blick unterscheiden lassen.
Die Aktivität für heute ist sofort sichtbar, und genau sie wird gestartet.
So starten und beenden Sie eine Aktivität
1. Öffnen Sie Aktivität und finden Sie die Aktivität für heute.
2. Tippen Sie auf die Schaltfläche zum Starten.
3. Tippen Sie nach dem Ende auf die Schaltfläche zum Beenden.
Alles, was ein Mitarbeiter in der App mit einer Aktivität macht, ist: starten und beenden. Innerhalb der Aktivität gibt es weder Checklisten noch Fotos oder Kommentare: Das ist keine Aufgabe aus dem Außendienstmodus, sondern ein Vermerk darüber, womit die Zeit der Schicht ausgefüllt ist.
Geplante und ungeplante Aktivitäten
Hier ist alles wie bei den Schichten: Eine Aktivität kann im Voraus eingeplant oder im Laufe der Schicht selbst übernommen werden.
| Aktivität | Woher sie kommt | Wann sie verfügbar ist |
|---|---|---|
| Geplant | Die Führungskraft hat sie im Voraus zugewiesen | Im Kalender an ihrem Tag sichtbar, sie wird einfach gestartet |
| Ungeplant | Der Mitarbeiter übernimmt sie während der Schicht selbst | Nur wenn das in den Einstellungen des Aktivitätenmoduls erlaubt ist |
Die Erlaubnis für ungeplante Aktivitäten ist eine Einstellung des Moduls selbst, nicht des Dienstplans. Darin unterscheiden sie sich von außerplanmäßigen Pausen, die über einen Schalter im Dienstplan aktiviert werden.
Und die Einstellung ist einfach: erlaubt oder nicht. Eine zahlenmäßige Grenze wie bei außerplanmäßigen Pausen wird hier nicht festgelegt — sind ungeplante Aktivitäten erlaubt, können Sie so viele übernehmen, wie es die Arbeit erfordert. Sind sie deaktiviert, lässt sich keine Tätigkeit über die zugewiesenen hinaus übernehmen.
Warum eine Aktivität möglicherweise nicht erscheint
Aktivitäten weist die Führungskraft zu, und nicht jedem: In der Vorlage der Aktivität lassen sich erforderliche Fähigkeiten angeben. Das System setzt Personen mit der passenden Fähigkeit auf die Aktivität an, nicht irgendeinen freien Mitarbeiter. Fehlt die Fähigkeit, wird Ihnen die Aktivität nicht zugewiesen.
Die zweite Bedingung ist die Schicht. Eine Aktivität existiert innerhalb einer Schicht, deshalb wird sie in einer begonnenen Schicht und nur an ihrem Tag gestartet.
Worin sich eine Aktivität von einer Pause unterscheidet
Beide Vermerke leben innerhalb der Schicht, bedeuten aber Unterschiedliches:
| Aktivität | Pause | |
|---|---|---|
| Was es bedeutet | Arbeit: womit genau man beschäftigt ist | Unterbrechung der Arbeit |
| Wer es anlegt | Die Führungskraft weist sie zu, eine ungeplante übernimmt der Mitarbeiter selbst | In der Schichtvorlage hinterlegt oder der Mitarbeiter bittet selbst darum |
| Wo es gestartet wird | Bereich Aktivität | Bedienfeld oder Schichtkarte |
| Zählt als Arbeitszeit | Ja | Hängt von der Einstellung „bezahlt“ ab |
Zur Pause — der Artikel „Pause während der Schicht“.
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Bereich Aktivität fehlt im Menü | Das Aktivitätenmodul ist nicht aktiviert | Das Modul aktiviert der Firmeninhaber, und es setzt eine eingeschaltete Anwesenheitserfassung voraus |
| Es werden keine Aktivitäten zugewiesen | Die in der Vorlage der Aktivität angegebene Fähigkeit fehlt | Die Führungskraft fügt die Fähigkeit in Ihrem Profil hinzu oder entfernt die Anforderung aus der Vorlage |
| Die Aktivität startet nicht | Sie ist nicht für heute, oder die Schicht ist nicht begonnen | Gestartet wird die Aktivität des aktuellen Tages innerhalb einer begonnenen Schicht |
| Der Kalender ist leer | Ihnen ist nichts zugewiesen | Aktivitäten weist die Führungskraft zu; fragen Sie nach, ob Ihre Arbeit zum Aktivitätenmodul gehört |
| Es gelingt nicht, eine Aktivität über die zugewiesenen hinaus zu übernehmen | In den Einstellungen des Moduls sind ungeplante Aktivitäten deaktiviert | Der Firmeninhaber aktiviert sie in den Einstellungen des Aktivitätenmoduls |
| Aktivität gestartet, aber die Zeit wird nicht gezählt | Die Schicht ist nicht begonnen | Beginnen Sie zuerst die Schicht, dann die Aktivität |
| Vergessen, die Aktivität zu beenden | Der Vermerk ist offen geblieben | Sagen Sie es der Führungskraft: Sie korrigiert die Aktivität auf ihrer Seite |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Worin unterscheidet sich eine Aktivität von einer Schicht? Antwort: Die Schicht ist die gesamte Arbeitszeit. Die Aktivität ist eine Tätigkeit innerhalb dieser Zeit.
Frage: Kann ich eine Aktivität übernehmen, die mir nicht zugewiesen wurde? Antwort: Ja, wenn in den Einstellungen des Aktivitätenmoduls ungeplante Aktivitäten erlaubt sind. Sind sie verboten, dann nur die, die die Führungskraft zugewiesen hat.
Frage: Warum wird mir eine Aktivität nicht zugewiesen, die Kollegen ausführen? Antwort: In der Vorlage der Aktivität sind erforderliche Fähigkeiten angegeben. Ohne die passende Fähigkeit setzt Sie das System nicht auf diese Aktivität an.
Frage: Wird ein separates Modul benötigt? Antwort: Ja, das Aktivitätenmodul, und es arbeitet zusammen mit der Anwesenheitserfassung.
Frage: Kann man eine Aktivität starten, ohne die Schicht begonnen zu haben? Antwort: Nein. Eine Aktivität existiert innerhalb einer Schicht.
Frage: Was bedeutet die Farbe der Aktivität im Kalender? Antwort: Die Farbe ist in ihrer Vorlage festgelegt und dient dazu, dass sich verschiedene Tätigkeiten auf den ersten Blick unterscheiden lassen.
Frage: Sind Aktivität und Pause dasselbe? Antwort: Nein. Eine Aktivität bedeutet Arbeit, eine Pause eine Unterbrechung darin. Und sie werden an unterschiedlichen Stellen gestartet.
Frage: Kann man in der Aktivität vermerken, was genau man gemacht hat? Antwort: Nein, in der App hat eine Aktivität nur einen Anfang und ein Ende. Checklisten und Fotos gehören zu den Aufgaben des Außendienstmodus, nicht zu den Aktivitäten.
Frage: Wie viele ungeplante Aktivitäten kann man pro Schicht übernehmen? Antwort: Es gibt keine Grenze. Anders als bei außerplanmäßigen Pausen ist die Einstellung bei Aktivitäten einfach: erlaubt oder verboten.