Freistellung, Krankschreibung, Urlaub — all das beantragt der Mitarbeiter vom Telefon aus, und die Führungskraft antwortet an derselben Stelle. Der Antrag geht nicht im Nachrichtenverlauf verloren: Er hat einen Status, eine Historie und eine Diskussion.
Eine Pause wird nicht hier beantragt, sondern in der Schichtkarte — dazu gibt es den Artikel „Pause und Aktivität in der Schicht“.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wo die Anträge liegen
Das dritte Symbol der unteren Leiste — Fordert an (Requests). Der Bildschirm ist in zwei Registerkarten unterteilt:
| Registerkarte | Was sie anzeigt |
|---|---|
| Oder (New) | Anträge, die noch auf eine Entscheidung warten |
| Archivieren (Archive) | Bearbeitete — genehmigte und abgelehnte |
In der Karte sind der Antragstyp, der Zeitraum und das Datum der letzten Änderung zu sehen. Unten rechts befindet sich die Schaltfläche zum Erstellen.
Wie man eine Freistellung beantragt
1. Öffnen Sie Fordert an und tippen Sie unten rechts auf die Schaltfläche zum Erstellen.
2. Es öffnet sich Anfrage erstellen (Create request).
3. Füllen Sie den Block Antragstyp (Request type) aus.
4. Hängen Sie bei Bedarf ein Dokument an.
5. Tippen Sie auf einreichen (Submit).
Was ausgefüllt wird:
| Feld | Was es festlegt |
|---|---|
| Typ (Type) | Krankheit, Urlaub, Feiertag oder ein anderer Typ, der in Ihrem Unternehmen angelegt ist |
| Bezahlung | Ob die Abwesenheit als bezahlt markiert ist — hängt vom Typ ab |
| Dauer der Freistellung (Time off duration) | Ganzer Tag oder Teil des Tages |
| Datum (Date) | Tag der Abwesenheit |
| Zeit (Time) | Erscheint, wenn ein Teil des Tages gewählt ist |
| Datei anhängen (Attach file) | Bescheinigung, Scan, Foto eines Dokuments |
Das Formular des Mitarbeiters ist kürzer als das der Führungskraft: Es enthält keinen Block Optionen (Options), in dem gewählt wird, für wen der Antrag erstellt wird und ob die Schichten in die Liste der freien Schichten übergehen. Der Mitarbeiter stellt den Antrag nur für sich selbst — ein Feld zur Auswahl eines Mitarbeiters gibt es im Formular nicht.
Was mit den Schichten während der Freistellung passiert
Die Freistellung selbst entfernt die Schicht nicht. Wenn für diese Tage Schichten für Sie eingeplant sind, entscheidet die Führungskraft bei der Genehmigung, was damit geschieht: löschen oder in die Liste der freien Schichten geben. Wenn Sie sich absichern möchten, geben Sie die Schicht vorab ab — das geschieht in der Schichtkarte über die drei Punkte.
Wie man die Entscheidung erfährt
Die Antwort kommt auf zwei Wegen: in Veranstaltungen (Events) — dem vierten Symbol der unteren Leiste — und in Archivieren im Antragsbildschirm. Der Antrag ändert seinen Status, und man kann den Nachrichtenverlauf dazu ansehen.
Innerhalb des Antrags gibt es eine Registerkarte für die Diskussion: Dort ist die Historie zu sehen — Anfrage erstellt (Request created) mit Datum — sowie ein Feld für eine Nachricht. Darüber kann man der Führungskraft antworten, wenn sie nach Details fragt, ohne den Antrag zu verlassen.
Wie man den eigenen Antrag storniert
Öffnen Sie den Antrag auf der Registerkarte Oder und tippen Sie auf Antrag stornieren (Cancel request). Die App fragt nach dem Grund der Ablehnung (Reason of decline) und dem Absenden — danach wandert der Antrag ins Archiv.
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Im Antragsformular fehlt der benötigte Abwesenheitstyp | Der Typ ist im Unternehmen nicht angelegt | Abwesenheitstypen erstellt die Führungskraft in den Einstellungen |
| Eine Freistellung für einen Kollegen lässt sich nicht beantragen | Das ist so vorgesehen | Der Mitarbeiter stellt den Antrag nur für sich selbst |
| Der Antrag ist abgesendet, aber es ändert sich nichts | Er wartet auf die Entscheidung der Führungskraft | Sehen Sie sich den Status des Antrags und die Diskussion darin an |
| Es kommen keine Antworten auf Anträge | Benachrichtigungen sind deaktiviert | Mein Profil → Benachrichtigungen, Gruppe Kommunikation |
| Die Datei wird nicht angehängt | Sie ist zu groß | Verkleinern Sie die Datei oder fotografieren Sie das Dokument direkt in der App |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Die Freistellung wurde genehmigt — verschwindet die Schicht von selbst? Antwort: Nein. Was mit den Schichten an diesen Tagen geschieht, entscheidet die Führungskraft: löschen oder in die Liste der freien Schichten geben.
Frage: Kann man eine Freistellung für einige Stunden statt für einen ganzen Tag beantragen? Antwort: Ja, wählen Sie im Feld Dauer der Freistellung einen Teil des Tages und geben Sie die Zeit an.
Frage: Wo hängt man die Krankschreibung an? Antwort: Im Antragsformular gibt es Datei anhängen. Man kann eine Datei auswählen oder das Dokument fotografieren.
Frage: Kann man einen Antrag stornieren, den man schon abgesendet hat? Antwort: Ja, öffnen Sie ihn und tippen Sie auf Antrag stornieren, unter Angabe eines Grundes.
Frage: Wo sieht man abgelehnte Anträge? Antwort: Auf der Registerkarte Archivieren. Der Grund der Ablehnung kommt zusammen mit der Entscheidung, die Details sind in der Diskussion zu sehen.
Frage: Die Führungskraft hat mir im Antrag geschrieben — wo antworte ich? Antwort: Innerhalb des Antrags, auf der Registerkarte der Diskussion, im Feld für die Nachricht.