Eine Schicht in der App ist kein Urteil. Wenn Sie nicht kommen können, lässt sie sich in die gemeinsame Liste geben, mit einer Kollegin oder einem Kollegen tauschen, an eine bestimmte Person übertragen; Sie können um eine andere Zeit bitten oder nur einen Teil arbeiten. Alles das geht vom Telefon aus, hinter derselben Drei-Punkte-Schaltfläche.
Die Rechte für diese Aktionen erteilt die Führungskraft in den Einstellungen des Zeitplans, deshalb unterscheidet sich der Satz der Punkte von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Wenn Sie weniger davon haben, sehen Sie sich den Abschnitt „Warum es keine Aktionen gibt“ am Ende des Artikels an.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wo Sie die Aktionen finden
Öffnen Sie Zeitplan (das zweite Symbol der unteren Leiste) und tippen Sie auf Ihre Schicht — es öffnen sich Angaben zur Schicht (Shift details). In der rechten oberen Ecke ist die Drei-Punkte-Schaltfläche: sie öffnet das Blatt Wählen Sie eine Aktion (Select action).
| Aktion | Wann sie nützlich ist |
|---|---|
| Wechsel zu offenen Schichten (Move to Open Shifts) | Sie können nicht kommen, und es ist gleich, wer einspringt |
| Antrag auf Schichttausch (Shift Swap Request) | Sie möchten die Schicht mit einer Kollegin oder einem Kollegen tauschen |
| Antrag auf Schichtänderung (Shift edit request) | Sie kommen, aber zu einer anderen Zeit |
| Antrag auf Absetzen von Schichten (Shift drop request) | Sie wissen genau, wer für Sie einspringt |
| Antrag auf Aufteilung einer Schicht (Request to split a shift) | Sie arbeiten einen Teil der Schicht und geben den Rest ab |
Die ersten vier Punkte sind Anträge, und ihr Weg ist unterschiedlich.
Tausch und Übertragung laufen über die Kollegin oder den Kollegen: zuerst die Zustimmung der Person, der Sie die Schicht anbieten, und erst danach, wenn im Zeitplan die Bestätigung durch den Manager eingeschaltet ist, die Entscheidung der Führungskraft. Solange die Kollegin oder der Kollege nicht zugestimmt hat, geht der Antrag nicht weiter, und nichts ändert sich.
Die Änderung der Zeit und die Aufteilung sind nur an die Führungskraft gerichtet. Der Wechsel zu offenen Schichten greift bei ausgeschalteter Bestätigung sofort.
Wechsel zu offenen Schichten
Die Schicht geht in die gemeinsame Liste, und jede Person, der es die Einstellungen erlauben, kann sie übernehmen.
1. Drei-Punkte-Schaltfläche → Wechsel zu offenen Schichten.
2. Die App fragt Sind Sie sich da sicher? (Are you sure?) — bestätigen Sie.
3. Die Schicht verschwindet aus Ihren und erscheint im Modus Offene Schichten (Open Shifts) auf dem Zeitplan-Bildschirm.
Solange niemand die Schicht übernommen hat, bleibt sie niemandes: im Zähler des Tages gilt sie als Schicht, aber es steht kein Mitarbeiter dahinter.
Schichttausch
1. Drei-Punkte-Schaltfläche → Antrag auf Schichttausch.
2. Es öffnet sich der Bildschirm Schicht tauschen (Swap shift) mit der Liste der Schichten der Kolleginnen und Kollegen: Datum, Zeit, Name und Bezeichnung der Vorlage.
3. Wählen Sie die Schicht, auf die Sie tauschen möchten, und senden Sie den Antrag.
4. Warten Sie die Antwort ab: der Antrag geht an ihn, und ohne seine Zustimmung kommt der Tausch nicht zustande.
5. Wenn im Zeitplan die Bestätigung durch den Manager eingeschaltet ist, geht der Antrag nach der Zustimmung an die Führungskraft.
In der Liste stehen nur die Schichten, bei denen ein Tausch überhaupt möglich ist: Schichten anderer Mitarbeiter desselben Zeitplans. Hat die Führungskraft den Tausch nur innerhalb der Position eingeschaltet, bleiben die Kolleginnen und Kollegen mit Ihrer Position übrig.
Änderung der Schichtzeit
1. Drei-Punkte-Schaltfläche → Antrag auf Schichtänderung.
2. Es öffnet sich Änderung der Zeit (Change of time): Datum, Beginn, Ende.
3. Erklären Sie im Feld Nachricht (Message) den Grund — die Führungskraft sieht ihn zusammen mit dem Antrag.
4. Senden Sie ab.
Die Schicht bleibt Ihre: es ändern sich nur die Stunden, und das erst nach der Genehmigung.
Übertragung der Schicht
1. Drei-Punkte-Schaltfläche → Antrag auf Absetzen von Schichten.
2. Es öffnet sich Schicht übertragen (Transfer shift).
3. Markieren Sie in Mitarbeiter auswählen (Select employees), wem Sie die Schicht anbieten — es können mehrere sein.
4. Anfrage senden (Send request).
5. Warten Sie, bis eine dieser Personen zustimmt: ohne Zustimmung bleibt die Schicht Ihre.
Der Unterschied zu den offenen Schichten: hier nennen Sie bestimmte Personen, anstatt die Schicht allen zu geben. Der Antrag geht genau an sie, und erst nach der Zustimmung von jemandem geht er weiter — an die Führungskraft, wenn sie bestätigen muss.
Aufteilung der Schicht
Nötig, wenn Sie einen Teil der Schicht arbeiten können.
1. Drei-Punkte-Schaltfläche → Antrag auf Aufteilung einer Schicht.
2. Es öffnet sich Geteilte Schicht (Split shift) mit einem Hinweis: teilen Sie die Schicht, um die Arbeitszeit zu wählen und den Rest an die offenen Schichten zu senden.
3. Legen Sie mit dem Schieberegler den Teilungspunkt fest.
4. Wählen Sie, welcher der beiden Teile bei Ihnen bleibt und welcher an die offenen Schichten geht.
5. Senden Sie den Antrag.
Was sich in der Karte selbst ändern lässt
Außer der Drei-Punkte-Schaltfläche stehen bei Ihrer künftigen Schicht zwei Felder zur Verfügung: Standort (Location) und Markiert (Marks) im Block Einzelheiten (Details), darunter Speichern (Save). Bei einer vergangenen Schicht gibt es diese Felder nicht.
Der zweite Tab der Karte ist Boni/Strafen (Bonuses/Penalties/Advances): was genau für diese Schicht gutgeschrieben und abgezogen wurde.
Wohin die Antwort kommt
Die Antworten kommen in Veranstaltungen (Events) — das vierte Symbol der unteren Leiste — und in Archivieren (Archive) auf dem Bildschirm der Anträge. Bei Tausch und Übertragung gibt es zwei Antworten: zuerst von der Kollegin oder dem Kollegen, dann von der Führungskraft, wenn sie bestätigt. Innerhalb des Antrags selbst gibt es einen Tab für die Besprechung: dort können Sie mit der Führungskraft schreiben, ohne den Antrag zu verlassen.
Warum es keine Aktionen gibt
Das ist die häufigste Beschwerde, und der Grund ist fast immer einer von zwei.
Der erste: die Aktionen sind in den Einstellungen des Zeitplans ausgeschaltet. Jede Aktion wird mit einem eigenen Schalter eingeschaltet — die Führungskraft macht das im Abschnitt Grundlegende Informationen des Zeitplans. Sind sie ausgeschaltet, bleibt hinter der Drei-Punkte-Schaltfläche ein einziger Punkt statt fünf.
| Was fehlt | Welcher Schalter nötig ist |
|---|---|
| Schichttausch | Schichttausch zulassen |
| Übertragung der Schicht | Erlauben Sie Mitarbeitern, Schichten abzulegen |
| Wechsel zu offenen Schichten | Erlauben Sie Mitarbeitern, Schichten in die Liste der offenen Schichten zu senden |
| Eine offene Schicht übernehmen | Erlauben Sie Mitarbeitern, Schichten aus der Liste Offene Schichten zu übernehmen |
| Aufteilung der Schicht | Erlauben Sie Mitarbeitern, Schichten zu teilen |
| Eigene Schicht | Erlauben Sie Mitarbeitern, ihre eigenen Schichten zu erstellen |
| Fremde Schichten im Zeitplan | Erlauben Sie den Mitarbeitern, alle Schichten zu sehen |
Ein Teil derselben Einstellungen findet sich auch in der Projektkarte, im Block der Schichteinstellungen: sie wirken auf alle Zeitpläne des Projekts gleichzeitig.
Der zweite: der Zeitplan ist abgelaufen. Über Schichten außerhalb der Laufzeit des Zeitplans gibt es überhaupt keine Aktionen — die Drei-Punkte-Schaltfläche öffnet sich nicht. Die Führungskraft muss den Zeitplan verlängern.
Es gibt noch einen dritten, selteneren Grund: die Schicht hat schon begonnen oder beginnt ganz bald. Eine Schicht eine halbe Stunde vor dem Antritt abzugeben, lässt die App nicht zu.
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Drei-Punkte-Schaltfläche öffnet sich nicht | Der Zeitplan ist abgelaufen oder die Schicht hat schon begonnen | Bitten Sie die Führungskraft, den Zeitplan zu verlängern; die Aktionen funktionieren bei künftigen Schichten |
| In der Liste steht ein Punkt statt fünf | Die Schalter der Selbstbedienung sind ausgeschaltet | Die Führungskraft schaltet die nötigen in den Grundlegenden Informationen des Zeitplans ein |
| Es gibt niemanden zum Tauschen | In der Liste gibt es keine passenden Schichten | Ein Tausch ist nur mit Schichten von Kolleginnen und Kollegen dieses Zeitplans möglich, und bei der Einstellung „innerhalb der Position“ mit derselben Position |
| Tausch oder Übertragung sind gesendet, aber es passiert nichts | Wir warten auf die Antwort der Kollegin oder des Kollegen — ohne Zustimmung geht der Antrag nicht weiter | Erinnern Sie die Person daran: der Antrag liegt bei ihr in Fordert an |
| Der Antrag ist gesendet, aber die Schicht hat sich nicht geändert | Die Bestätigung durch den Manager ist eingeschaltet | Warten Sie die Entscheidung ab: sie kommt in Veranstaltungen und in Archivieren |
| Die Schicht wurde mir zurückgegeben | Die Führungskraft hat den Antrag abgelehnt | Der Grund der Ablehnung kommt zusammen mit der Antwort — sehen Sie sich die Besprechung innerhalb des Antrags an |
| Die offenen Schichten sind leer | Niemand hat etwas abgegeben oder das Übernehmen ist verboten | Prüfen Sie bei der Führungskraft den Schalter für das Übernehmen offener Schichten |
| Die Aufteilung ist nicht verfügbar | Im Zeitplan ausgeschaltet | Nötig ist der Schalter Erlauben Sie Mitarbeitern, Schichten zu teilen |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Worin unterscheidet sich der Wechsel zu offenen Schichten von der Übertragung der Schicht? Antwort: Im ersten Fall geht die Schicht in die gemeinsame Liste, und wer möchte, übernimmt sie. Im zweiten nennen Sie bestimmte Personen, und der Antrag geht genau an sie.
Frage: Kann man die Hälfte der Schicht arbeiten und den Rest abgeben? Antwort: Ja, das ist der Antrag auf Aufteilung einer Schicht: mit dem Schieberegler wählen Sie den Teilungspunkt und geben an, welchen Teil Sie an die offenen Schichten senden.
Frage: Muss man unbedingt auf die Genehmigung warten? Antwort: Bei Tausch und Übertragung immer: zuerst braucht es die Zustimmung der Person, der Sie die Schicht anbieten. Danach entscheidet, wenn im Zeitplan die Bestätigung durch den Manager eingeschaltet ist, auch noch die Führungskraft. Der Wechsel zu offenen Schichten greift bei ausgeschalteter Bestätigung sofort.
Frage: Die Kollegin oder der Kollege antwortet nicht auf meinen Tausch — was tun? Antwort: Solange die Person nicht zugestimmt hat, geht der Antrag nirgendwohin, und die Schicht bleibt Ihre. Erinnern Sie sie daran: der Antrag liegt bei ihr im Abschnitt Fordert an. Oder stornieren Sie den Antrag und bieten Sie die Schicht jemand anderem an.
Frage: Warum habe ich keine Schaltfläche für den Tausch, eine Kollegin oder ein Kollege aber schon? Antwort: Die Einstellungen werden für jeden Zeitplan getrennt festgelegt. Sind Sie in verschiedenen Zeitplänen, unterscheiden sich die Sätze der Aktionen.
Frage: Kann man den eigenen Antrag stornieren? Antwort: Ja, öffnen Sie den Antrag auf dem Bildschirm der Anträge — dort gibt es Antrag stornieren (Cancel request).
Frage: Wer sieht meine Nachricht beim Antrag auf Änderung der Zeit? Antwort: Die Führungskraft, die über den Antrag entscheiden wird. Die Nachricht kommt zusammen mit dem Antrag.
Frage: Was passiert mit der Schicht, wenn sie niemand aus den offenen Schichten übernimmt? Antwort: Sie bleibt in der Liste der offenen Schichten. Die Führungskraft kann sie jemandem manuell zuweisen oder automatisch verteilen.
Frage: Kann man den Standort der eigenen Schicht ändern? Antwort: Ja, bei einer künftigen Schicht gibt es im Block Einzelheiten die Felder für Standort und Markierungen; tippen Sie nach der Änderung auf Speichern.