Die Dokumente des Unternehmens und die eigenen lassen sich direkt vom Telefon aus öffnen: Verträge, Anleitungen, Pläne, Scans. Früher gab es die Dateien nur in der Webversion.
Es gibt zwei Bereiche, und sie überschneiden sich nicht: Meine Dateien sind Ihre persönlichen Dokumente, Dateien der Firma sind die gemeinsamen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
So öffnen Sie den Bereich
☰ → Gruppe Persönlich (PERSONAL) → Meine Dateien (My files) oder Dateien der Firma (Company files).
Was angezeigt wird
Oben ein Zähler: wie viele Dateien es sind und wie viel Platz sie belegen. Danach die Liste, in jeder Zeile:
| Was angezeigt wird | Erläuterung |
|---|---|
| Name der Datei | So, wie sie hochgeladen wurde |
| Typ | PDF, XLSX, PNG, JPEG und andere |
| Größe | Dateigröße |
| Datum | Wann sie hochgeladen wurde |
| Wer hochgeladen hat | In den Dateien der Firma der Name des Mitarbeiters |
Eine Datei hochladen
Unten rechts befindet sich eine Schaltfläche mit einem Pluszeichen. Sie bietet drei Quellen an:
| Quelle | Was sie nimmt |
|---|---|
| Galerie (Gallery) | Ein Bild aus der Galerie des Telefons |
| Kamera (Camera) | Sofort aufnehmen — praktisch für Scans und Fotos von Dokumenten |
| Browse files | Eine beliebige Datei aus dem Speicher des Geräts |
Worin sich die Bereiche unterscheiden
Meine Dateien sind Dokumente, die persönlich mit Ihnen verknüpft sind. Sie sehen sie und der Administrator in Ihrem Profil.
Dateien der Firma sind ein gemeinsames Archiv: Es ist zu sehen, wer das Dokument wann hochgeladen hat. Das ist ein separates kostenpflichtiges Modul, das mit einem festen Betrag pro Monat bezahlt wird und nicht pro Mitarbeiter.
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Bereich Dateien der Firma fehlt | Das Dateienmodul ist nicht aktiviert | Aktivieren Sie es unter Unternehmen → Modul |
| Die Datei lässt sich nicht öffnen | Auf dem Telefon gibt es keine App für diesen Typ | Laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie mit einem passenden Programm |
| In Meine Dateien sind fremde Dateien nicht zu sehen | So ist es gedacht | Das ist ein persönlicher Bereich. Die gemeinsamen Dokumente liegen in Dateien der Firma |
| Eine große Datei lässt sich nicht hochladen | Beschränkung der Größe | Verkleinern Sie die Datei oder laden Sie sie aus der Webversion hoch |
| Ein Papierdokument soll angehängt werden | Es ist kein Scanner zur Hand | Schaltfläche zum Hochladen → Kamera, fotografieren Sie direkt in der App |
| Die Datei hat jemand anderes hochgeladen, sie soll aber entfernt werden | Nicht ausreichende Rechte | Das Löschen gemeinsamer Dateien steht dem Administrator und dem Inhaber zur Verfügung |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Worin unterscheiden sich „Meine Dateien“ von den „Dateien der Firma“? Antwort: Das Erste sind Ihre persönlichen Dokumente, das Zweite ist das gemeinsame Archiv des Unternehmens.
Frage: Wird ein separates Modul benötigt? Antwort: Für die Dateien der Firma ja, es wird mit einem festen Betrag pro Monat bezahlt.
Frage: Wer sieht meine persönlichen Dateien? Antwort: Sie und der Administrator — sie liegen in Ihrem Mitarbeiterprofil.
Frage: Welche Dateitypen werden unterstützt? Antwort: Die üblichen Büro- und Grafikformate — Text, Bilder, PDF, Tabellen.
Frage: Ist zu sehen, wer das Dokument hochgeladen hat? Antwort: In den Dateien der Firma ist neben dem Eintrag der Mitarbeiter angegeben.
Frage: Kann man eine Datei vom Telefon hochladen? Antwort: Ja, mit der Schaltfläche mit dem Pluszeichen: aus der Galerie, mit der Kamera oder durch Auswahl einer Datei aus dem Speicher.
Frage: Wie viel Platz belegen die Dateien? Antwort: Das Gesamtvolumen zeigt der Zähler oben in der Liste.