Früher wurden Zeitpläne nur im Browser erstellt, vom Telefon aus konnte man sie lediglich ansehen. In Version 2.1.0 gibt es in der App den vollständigen Assistenten — dieselben vier Schritte und dieselben fünf Zeitplantypen wie in der Webversion.
Zeitpläne erstellen können die Führungskraft, der Administrator und der Eigentümer des Unternehmens.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
So öffnen Sie ihn
Tippen Sie auf ☰ in der unteren Leiste → Zeitpläne (Schedules) → Zeitpläne. Es öffnet sich die Liste der Zeitpläne des Unternehmens: Bei jedem sind Name, Projekt, Zeitraum und Anzahl der Schichten zu sehen. Unten rechts befindet sich die Schaltfläche Zeitplan erstellen (Create schedule).
Schritt 1. Grundlegende Informationen (Main information)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name des Zeitplans eingeben (Enter schedule name) | Name des Zeitplans |
| Wählen Sie eine Farbe (Choose a color) | Farbe, mit der der Zeitplan in der Liste und im Raster gekennzeichnet wird |
| Wählen Sie ein Projekt aus (Select a project) | Projekt, zu dem der Zeitplan gehört |
| Daten auswählen (Select dates) | Beginn und Ende des Zeitraums |
| Grundvergütung des Mitarbeiters im Zeitplan (Basic employee pay rate) | Grundsatz für diesen Zeitplan, optional |
| Wählen Sie die Art der Überstundenkontrolle aus (Select week control type) | Wie das System mit Überstunden umgeht: Erlauben, Erlauben mit Bestätigung, Sperren |
Der Zeitraum ist begrenzt: ein Zeitplan wird für höchstens drei Monate erstellt. Das steht direkt unter den Daten.
Schritt 2. Zeitplantyp (Schedule type)
Fünf Typen, dieselben wie in der Webversion:
| Typ | Wie er gefüllt wird |
|---|---|
| Basis (automatische Verteilung) (Basic (automatic distribution)) | Feste Anzahl an Arbeitsstunden, das System verteilt die Schichten selbst |
| Nach Verfügbarkeit (automatische Verteilung) (By availability (automatic distribution)) | Nach der Verfügbarkeit, die die Mitarbeiter über sich angegeben haben |
| Erweitert (automatische Verteilung) (Advanced (automatic distribution)) | Unterschiedliche Anzahl an Arbeitsplätzen für verschiedene Schichten |
| Voreingestellt (automatische Verteilung) (Preset (automatic distribution)) | Nach Rotation: 2/2, 5/2 und ähnlichen |
| Leer (manuelle Verteilung) (Empty (manual distribution)) | Leerer Zeitplan, die Schichten verteilen Sie von Hand |
Schritt 3. Daten für Schichten (Shift data)
Zuerst markieren Sie die Tage der Woche, an denen überhaupt Schichten eingeteilt werden dürfen. Standardmäßig sind Mo–Fr markiert.
Darunter stehen die Schichtvorlagen. Für jede werden festgelegt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel (Name) | Name der Vorlage. Erforderlich — ohne ihn lässt der Assistent Sie nicht weiter und zeigt „Nachname is required“ |
| Farbe | Farbe der Schicht im Raster |
| Zeit von (Time from) / Zeit bis (Time to) | Beginn und Ende der Schicht |
| Standort (Location) | Arbeitsstandort, optional |
| Markiert (Marks) | Markierungen der Schicht, optional |
| Pause (Break) | Pause innerhalb der Schicht |
Es lassen sich mehrere Vorlagen hinzufügen — zum Beispiel eine Tag- und eine Nachtvorlage.
Schritt 4. Mitarbeiter (Employees)
Der letzte Schritt ist, wen Sie in den Zeitplan aufnehmen. Oben stehen der Zähler der ausgewählten von der Gesamtzahl der Mitarbeiter und die Schaltfläche Alles auswählen (Select all). Es gibt einen Filter nach Position und eine Suche nach Namen.
Die Schaltfläche unten rechts heißt hinzufügen (Add) — genau damit wird der Zeitplan erstellt.
Zusammenfassung vor dem Erstellen
In jedem Schritt können Sie oben rechts auf Übersicht (Overview) tippen und alles sehen, was bereits festgelegt ist: Name, Projekt, Zeitraum, Art der Wochenkontrolle, Zeitplantyp, markierte Tage, Anzahl der Vorlagen und Arbeitsplätze. Von hier aus lässt sich der Zeitplan auch duplizieren (Kopieren (Duplicate)) oder teilen (Teilen (Share)).
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Schaltfläche Nächste (Next) reagiert im dritten Schritt nicht | Bei der Schichtvorlage ist der Name nicht ausgefüllt | Füllen Sie Titel aus — unter dem Feld erscheint der Hinweis „Nachname is required“ |
| Ein Zeitraum von mehr als drei Monaten lässt sich nicht festlegen | Einschränkung des Systems | Erstellen Sie den nächsten Zeitplan separat oder verlängern Sie diesen über Zeitplan verkleinern/verlängern (Reduce/extend schedule) |
| Der Mitarbeiter fehlt im vierten Schritt in der Liste | Er ist nicht zum ausgewählten Projekt hinzugefügt | Fügen Sie den Mitarbeiter zuerst zum Projekt hinzu und kehren Sie dann zum Zeitplan zurück |
| Die Schaltfläche Zeitplan erstellen ist nicht zu sehen | Sie sind als Mitarbeiter angemeldet | Das Erstellen von Zeitplänen steht Führungskraft, Administrator und Eigentümer zur Verfügung |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Ist der Assistent in der App derselbe wie im Browser? Antwort: Ja — dieselben vier Schritte und dieselben fünf Zeitplantypen.
Frage: Kann man mehrere Schichtvorlagen auf einmal hinzufügen? Antwort: Ja, im dritten Schritt werden so viele Vorlagen hinzugefügt, wie nötig sind.
Frage: Was tun, wenn ein Zeitplan von mehr als drei Monaten benötigt wird? Antwort: Erstellen Sie ihn für drei Monate und verlängern Sie ihn dann über Zeitplan verkleinern/verlängern in der Bearbeitung des Zeitplans.
Frage: Muss der Satz unbedingt angegeben werden? Antwort: Nein, das Feld ist optional. Wenn Sie es leer lassen, gelten die Sätze aus den Einstellungen des Unternehmens und der Positionen.
Frage: Was bedeutet „Wählen Sie die Art der Überstundenkontrolle aus“? Antwort: Wie sich das System bei Überstunden verhält. Erlauben (Allow) — erlaubt sie stillschweigend, Erlauben mit Bestätigung (Allow with confirmation) — markiert die Schichten zur Bestätigung, Sperren (Block) — markiert die Überschreitung als Problem, verbietet das Erstellen der Schicht aber nicht.
Frage: Kann man alle Mitarbeiter auf einmal auswählen? Antwort: Ja, mit der Schaltfläche Alles auswählen im vierten Schritt.
Frage: Wird der Zeitplan sofort nach dem Tippen auf „hinzufügen“ erstellt? Antwort: Ja, das ist die abschließende Aktion des Assistenten.