Ein erstellter Zeitplan lässt sich direkt in der App ändern: Name, Selbstbedienungsoptionen, Zusammensetzung des Teams, Zeitraum, Tarife, Auslastungsprognose. Es gibt sogar etwas, das die Webversion nicht hat — den Zeitplan neu aufbauen nach den aktualisierten Regeln.
Zeitpläne bearbeiten können die Führungskraft, der Administrator und der Eigentümer des Unternehmens.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
So öffnen Sie den Bereich
☰ → Zeitpläne (Schedules) → Zeitpläne → tippen Sie in der Liste auf den gewünschten Zeitplan. Es öffnet sich ein Bildschirm mit sechs Bereichen.
| Bereich | Was er ändert |
|---|---|
| Wichtigste Informationen (Main information) | Name, Farbe, Wochenkontrolle und die Selbstbedienungsoptionen |
| Mitarbeiter (Employees) | Zusammensetzung: wen in den Zeitplan aufnehmen, wen entfernen |
| Zeitplan verkleinern/verlängern (Reduce/extend schedule) | Zeitraum: verlängern oder verkürzen |
| Erforderliche Auslastung (Load demand) | Auslastungsprognose — wie viele Schichten in jedem Slot nötig sind |
| Mitarbeiter im Zeitplan (Scheduled team members) | Basistarif für alle, die in diesem Zeitplan stehen |
| Neuplanung des Zeitplans (Rebuild schedule) | Neuerzeugung des Zeitplans nach den aktualisierten Regeln |
Wichtigste Informationen: was der Mitarbeiter selbst tun darf
Außer Name, Farbe und Art der Wochenkontrolle sind hier alle Schalter der Selbstbedienung versammelt — das, was der Mitarbeiter mit seinen eigenen Schichten selbst tun darf. Es sind zehn, in fünf Gruppen.
Das ist keine Berechtigungsstufe im Unternehmen: zum Mitarbeiter, Administrator oder Eigentümer wird eine Person in ihrer Mitarbeiterkarte gemacht, und das gilt überall. Die Schalter unten wirken nur innerhalb dieses Zeitplans, deshalb kann der Schichttausch in einem Zeitplan erlaubt sein und im nächsten nicht.
| Gruppe | Schalter | Was er erlaubt |
|---|---|---|
| Sichtbarkeit (Visibility) | Erlauben Sie den Mitarbeitern, alle Schichten zu sehen | Die Schichten des ganzen Teams sehen, nicht nur die eigenen |
| Schichttausch (Shift exchange) | Schichttausch zulassen (Allow shift swapping) | Mit Kollegen Schichten tauschen |
| Mit Bestätigung des Managers (With manager confirmation) | Der Tausch geht erst nach der Zustimmung der Führungskraft durch | |
| Schichten mit der gleichen Position tauschen (Swap shifts with the same position) | Nur mit derselben Position tauschen | |
| Freie Schichten (Free shifts) | Mitarbeitern erlauben, Schichten in die Liste der freien Schichten zu geben (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Die eigene Schicht in die Liste der freien Schichten geben |
| Mitarbeitern erlauben, Schichten aus der Liste der freien Schichten zu nehmen (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Schichten aus der Liste der freien Schichten nehmen | |
| Mitarbeiter-Anfragen (Employee requests) | Mitarbeitern erlauben, eigene Schichten zu erstellen (Allow employees to create their own shifts) | Sich selbst Schichten anlegen |
| Mitarbeitern erlauben, Pausen zu erstellen (Allow employees to create breaks) | Pausen anlegen | |
| Mitarbeitern erlauben, Schichten abzugeben (Allow employees to drop shifts) | Eine Schicht ablehnen | |
| Andere | Mitarbeitern erlauben, Pausen zwischen verschiedenen Schichtvorlagen zu tauschen (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Pausen zwischen verschiedenen Schichtvorlagen tauschen |
| Mitarbeitern erlauben, Schichten zu teilen (Allow employees to split shifts) | Eine Schicht in Teile teilen |
Die Änderungen treten nach der Schaltfläche Speichern (Save) in Kraft.
Mitarbeiter: wen aufnehmen und wen entfernen
Der Bereich besteht aus drei Feldern.
| Feld | Was es tut |
|---|---|
| Mitarbeiter zum Plan hinzufügen (Add employees to schedule) | Auswahl der Personen, die in diesen Zeitplan aufgenommen werden sollen |
| Mitarbeiter hinzufügen ab (Add employee starting from) | Datum, ab dem die Person in den Zeitplan kommt. Nicht ab Beginn des Zeitraums, sondern ab dem gewählten Tag |
| Mitarbeiter entfernen (Remove employees) | Eine Person aus dem Zeitplan nehmen, ohne sie aus dem Unternehmen zu löschen |
Das Feld mit dem Datum ist der häufigste Grund, hierher zu kommen: ein neuer Mitarbeiter hat Mitte des Monats angefangen, und er braucht seine Schichten nicht ab dem Ersten.
Den Zeitraum verkürzen oder verlängern
Der Bildschirm heißt Zeitplan für die Größenänderung (Schedule resizing), oben wird der aktuelle Zeitraum angezeigt.
| Feld | Varianten |
|---|---|
| Aktion (Action) | Zeitplan verlängern (Extend schedule) oder Zeitplan verkürzen (Shorten schedule) |
| Art der Änderung (Change type) | Zum Beispiel Verlängern ohne Schichten (Extend without shifts) — der Zeitraum wird länger, aber Schichten entstehen darin nicht |
| Zeitplan erweitern auf (Extend schedule to) | Datum, bis zu dem wir den Zeitraum ziehen |
| Was tun mit bestehenden Schichten in der neuen Periode? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorieren (Ignore) oder Löschen (Delete) |
Die letzte Frage ist wichtiger, als sie scheint: Wenn im neuen Zeitraum bereits Schichten stehen — zum Beispiel aus einem anderen Zeitplan —, fragt die App, ob sie bleiben oder weichen sollen.
Die Verlängerung ohne Schichten passt dann, wenn der Zeitraum gedehnt werden muss und Sie die Schichten später von Hand setzen oder den Zeitplan neu aufbauen.
Erforderliche Auslastung
Die Prognose: wie viele Schichten in jedem Slot nötig sind. Nach diesen Daten verteilt das System die Schichten bei der automatischen Verteilung.
Solange die Prognose nicht festgelegt ist, steht auf dem Bildschirm Keine Daten (No data) — so ist es bei einem neuen Zeitplan.
Mitarbeiter im Zeitplan: der Tarif
Der Bildschirm Bearbeitung des Grundlohnsatzes im Zeitplan (Basic pay rate editing in the schedule). Oben stehen Währung und Einheit — zum Beispiel USD · Pro Stunde (USD · Per hour) — und der Wert des Tarifs selbst.
Zwei Hinweise auf dem Bildschirm erklären den Unterschied zwischen dem allgemeinen und dem persönlichen Tarif:
- Legen Sie den Basistarif für die Mitarbeiter im Zeitplan fest — also der gemeinsame Tarif für alle Teilnehmer;
- Legen Sie einen individuellen Basistarif für den Mitarbeiter fest. Er gilt ab dem gewählten Datum bis zum Ende des Zeitplans — einer einzelnen Person lässt sich also ein eigener zuweisen, und nur innerhalb dieses Zeitplans.
Darunter die Schaltfläche Mitarbeiter (Employees) — der Übergang zur Liste, in der der Tarif namentlich festgelegt wird.
Neuplanung des Zeitplans: neu aufbauen
Der Bereich öffnet denselben Assistenten wie beim Erstellen, nur bereits mit den Daten dieses Zeitplans gefüllt — Name, Farbe, Projekt, Zeitraum, Tarif. Sie ändern, was geändert werden muss, und starten die Erzeugung erneut.
Das brauchen Sie, wenn es mehr Regeln geworden sind oder sie sich geändert haben: eine Schichtvorlage kam hinzu, die Wochentage wurden geändert, die Auslastung wurde korrigiert. Statt den Zeitplan zu löschen und von Grund auf neu zusammenzusetzen, bauen Sie den bestehenden neu auf.
Mögliche Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Mitarbeiter sieht fremde Schichten nicht | Erlauben Sie den Mitarbeitern, alle Schichten zu sehen (Allow employees to see all shifts) ist ausgeschaltet | Schalten Sie den Schalter in Wichtigste Informationen ein und speichern Sie |
| Mitarbeiter tauschen Schichten ohne Nachfrage | Mit Bestätigung des Managers (With manager confirmation) ist ausgeschaltet | Schalten Sie es ein — der Tausch läuft dann über Ihre Zustimmung |
| Die Änderungen wurden nicht gespeichert | Die Schaltfläche Speichern wurde nicht gedrückt | Kehren Sie in den Bereich zurück und speichern Sie |
| Es wird ein längerer Zeitplan gebraucht als angelegt | Der Zeitraum wurde beim Erstellen festgelegt | Zeitplan verkleinern/verlängern — verlängert ihn ohne Neuanlage |
| Nach der Änderung der Regeln sind die Schichten die alten geblieben | Die Regeln ändern sich, die bereits erzeugten Schichten nicht | Starten Sie die Neuplanung des Zeitplans |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Worin unterscheidet sich die „Neuplanung des Zeitplans“ vom Erstellen eines neuen Zeitplans? Antwort: Der Assistent ist derselbe, aber die Felder sind bereits mit den Daten des bestehenden Zeitplans gefüllt, und das Ergebnis ersetzt ihn, statt einen zweiten hinzuzufügen.
Frage: Kann man einen Zeitplan verlängern, ohne ihn neu anzulegen? Antwort: Ja, der Bereich Zeitplan verkleinern/verlängern — er verkürzt den Zeitraum auch.
Frage: Wo ändert man den Tarif für alle im Zeitplan auf einmal? Antwort: Im Bereich Mitarbeiter im Zeitplan — dort steht der Basistarif für alle Teilnehmer dieses Zeitplans.
Frage: Welche Rechte werden hier festgelegt und welche in der Mitarbeiterkarte? Antwort: Hier — nur diese zehn Selbstbedienungsoptionen: was eine Person mit ihren eigenen Schichten tun darf (tauschen, in die freien Schichten geben, von dort nehmen, Schichten und Pausen anlegen, eine Schicht teilen). Sie wirken innerhalb eines einzelnen Zeitplans und können sich in verschiedenen Zeitplänen unterscheiden. Die Berechtigungsstufe im Unternehmen dagegen — Mitarbeiter, Administrator, Eigentümer — wird in der Mitarbeiterkarte festgelegt und gilt für das ganze Unternehmen, der Zeitplan hat darauf keinen Einfluss.
Frage: Der Mitarbeiter kann eine Schicht abgeben, aber nicht nehmen — warum? Antwort: Das sind zwei verschiedene Schalter in der Gruppe Freie Schichten: das Abgeben in die Liste der freien Schichten und das Nehmen von dort werden getrennt erlaubt.
Frage: Was ist die „Erforderliche Auslastung“? Antwort: Die Auslastungsprognose: wie viele Schichten in jedem Slot gebraucht werden. Nach diesen Daten verteilt das System die Schichten bei der automatischen Verteilung.
Frage: Kann man einen Mitarbeiter aus dem Zeitplan nehmen, ohne ihn aus dem Unternehmen zu löschen? Antwort: Ja, im Bereich Mitarbeiter dieses Zeitplans.
Frage: Ein neuer Mitarbeiter hat Mitte des Monats angefangen — wie trage ich ihn nicht ab dem Anfang ein? Antwort: Im Bereich Mitarbeiter gibt es das Feld Mitarbeiter hinzufügen ab: Geben Sie das Datum des Arbeitsbeginns an.
Frage: Was geschieht bei der Verlängerung mit den Schichten, die im neuen Zeitraum schon stehen? Antwort: Die App fragt nach: Ignorieren — so lassen, wie es ist, Löschen — entfernen und neu aufbauen.
Frage: Wo wird der Tarif eines Mitarbeiters überhaupt festgelegt? Antwort: Im Profil des Mitarbeiters gibt es keinen Tarif. Der Tarif wird auf vier Ebenen festgelegt: in den Einstellungen des Unternehmens, im Projekt, bei der Position und hier, im Zeitplan. Das System sucht ihn über die Kette Unternehmen → Zeitplan → Position → Standort. Der Tarif aus dem Zeitplan gilt nur innerhalb dieses Zeitplans und nur ab dem gewählten Datum bis zum Ende des Zeitraums, deshalb kann man einer Person in verschiedenen Zeitplänen unterschiedlich bezahlen.