Zeitplaneinstellungen und Zugriffsrechte

Detaillierte Anleitung zu Schritt 1 des Zeitplan-Erstellungsassistenten: Überstundenkontrolle, Mitarbeitersichtbarkeit und acht Berechtigungen, die festlegen, was Ihre Mitarbeiter mit ihren Schichten tun können.

Was ist das?

Bei der Erstellung eines neuen Zeitplans müssen Sie in Schritt 1 grundlegende Informationen angeben und Parameter konfigurieren, die das Verhalten des Zeitplans bestimmen. Die zwei wichtigsten Einstellungsbereiche sind:

Mitarbeitersichtbarkeit

mdash; legt fest, welche Kollegen ein Mitarbeiter im Zeitplan sehen kann.

Berechtigungen für Mitarbeiteraktionen

mdash; acht einzelne Schalter, die bestimmen, welche Aktionen Mitarbeiter mit ihren Schichten ausführen können. Für die meisten davon gibt es eine zusätzliche Option „Mit Manager-Bestätigung”.

Die korrekte Konfiguration dieser Parameter hilft, ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität für die Mitarbeiter und Kontrolle durch die Führungsebene zu finden.

Voraussetzungen

#	Anforderung	Details
1	Aktives Shifton-Konto	Sie müssen über ein registriertes Unternehmenskonto verfügen
2	Rolle Administrator, Eigentümer oder Manager	Sie benötigen Rechte zum Erstellen oder Bearbeiten von Zeitplänen
3	Erstelltes Projekt	Der Zeitplan muss einem Projekt zugeordnet sein

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zugriff auf die Zeitplaneinstellungen

Die Zeitplanberechtigungen werden in Schritt 1 des Zeitplan-Erstellungsassistenten konfiguriert und können auch nachträglich geändert werden:

Bei der Erstellung:

Füllen Sie Schritt 1 des Assistenten + Zeitplan hinzufügen aus.

Für einen bestehEndeeen Zeitplan:

Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) in der Zeile des Zeitplans in der Zeitplanliste. Es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog mit denselben Feldern.

Auswahl der Wochenkontrollart

Dieses Pflicht-Dropdown-Menü bestimmt, wie das System Überstunden in diesem Zeitplan behandelt. Standardwert: Zulassen mit Bestätigung.

Option	Beschreibung
Zulassen mit Bestätigung	Überstunden sind zulässig, werden aber zur Manager-Bestätigung markiert (Standard)
Zulassen	Überstunden sind ohne Bestätigung zulässig
Sperren	Schichten mit Überstunden werden als problematisch gekennzeichnet (roter Indikator) — die Schichterstellung wird nicht blockiert, aber sie werden markiert

Diese Einstellung wird als „Überstunden” in der Übersichtsblock des Zeitplans angezeigt.

Mitarbeitern erlauben, alle Schichten zu sehen

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, können Mitarbeiter die Schichten ihrer Kollegen sehen, nicht nur ihre eigenen.

Bei Aktivierung erscheint eine verschachtelte Option mit Umschaltern:

Option	Beschreibung
Alle Mitarbeiter anzeigen	Der Mitarbeiter sieht die Schichten aller Kollegen im Zeitplan
Mitarbeiter mit derselben Position anzeigen	Der Mitarbeiter sieht nur die Schichten von Kollegen mit derselben Position

Standardwert: deaktiviert (Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Schichten).

Berechtigungen für Mitarbeiteraktionen

In Schritt 1 gibt es acht Berechtigungsschalter, die festlegen, was Mitarbeiter mit Schichten tun können. Jede Berechtigung kann aktiviert oder deaktiviert werden, und für die meisten gibt es eine zusätzliche Option: Mit Leiter-Bestätigung (erfordert die Genehmigung des Manager, bevor die Aktion wirksam wird).

#	Berechtigung	Standard	Beschreibung
1	Schichttausch erlauben	An	Mitarbeiter können einen Schichttausch mit Kollegen beantragen. Zusätzlich: „Mit Manager-Bestätigung” (standardmäßig an); „Schichttausch nur bei gleicher Position” (standardmäßig aus)
2	Mitarbeitern erlauben, Schichten in die Listeee offener Schichten zu verschieben	Aus	Der Mitarbeiter kann seine Schicht in den Pool offener Schichten verschieben. Zusätzlich: „Mit Manager-Bestätigung” (standardmäßig an)
3	Mitarbeitern erlauben, eigene Schichten zu erstellen	Aus	Der Mitarbeiter kann die Erstellung einer neuen Schicht für sich beantragen. Zusätzlich: „Mit Manager-Bestätigung” (standardmäßig aus)
4	Mitarbeitern erlauben, Pausen zu erstellen	Aus	Der Mitarbeiter kann Pausen in seinen Schichten hinzufügen. Das Modul Pausen ist erforderlich. Zusätzlich: „Mit Manager-Bestätigung” (standardmäßig aus)
5	Mitarbeitern erlauben, Schichten abzulehnen	Aus	Der Mitarbeiter kann eine zugewiesene Schicht ablehnen. Zusätzlich: „Mit Manager-Bestätigung” (standardmäßig aus)
6	Mitarbeitern erlauben, Schichten aus der Listeee offener Schichten zu übernehmen	An	Der Mitarbeiter kann eine freie offene Schicht übernehmen. Zusätzlich: „Mit Manager-Bestätigung” (standardmäßig an)
7	Mitarbeitern erlauben, Pausen zwischen verschiedenen Schichtvorlagen zu tauschen	Aus	Mitarbeiter können Pausenzeiten zwischen verschiedenen Schichtvorlagen tauschen. Das Modul Pausen ist erforderlich.
8	Mitarbeitern erlauben, Schichten zu teilen	Aus	Der Mitarbeiter kann eine Schicht in zwei separate Zeitblöcke aufteilen.

Zusätzliche Zeitplaneinstellungen

Zwei zusätzliche numerische Felder befinden sich in den Zeitplaneinstellungen (unter den Berechtigungsschaltern):

Feld	Standard	Beschreibung
MaxiMännlich Anzahl aufeinanderfolGeschlecht Schichten	0	Maximale Anzahl aufeinanderfolgender Schichten, die einem Mitarbeiter zugewiesen werden können. 0 = keine Begrenzung. Das System zeigt bei Überschreitung eine Warnung an.
Mindestpause zwischen Schichten (in Stunden)	0.0000	Minimale Ruhezeit zwischen zwei Schichten. 0 = keine Begrenzung.

So konfigurieren Sie die Berechtigungen

Entscheiden Sie für jede der acht Berechtigungen, ob Sie sie aktivieren oder deaktivieren möchten.

Wenn eine Berechtigung aktiviert ist, entscheiden Sie, ob eine Leiter-Bestätigung erforderlich ist:

Aktiviert ohne Bestätigung

mdash; Mitarbeiter können die Aktion sofort ausführen.

Aktiviert mit Bestätigung

mdash; Mitarbeiter können die Aktion beantragen, sie wird aber erst nach Genehmigung durch den Manager wirksam.

Deaktiviert

mdash; Mitarbeiter können diese Aktion nicht ausführen.

Klicken Sie nach der Konfiguration aller Berechtigungen auf Weiter, um zu Schritt 2 zu gelangen.

Empfohlene Berechtigungskonfigurationen

Teamtyp	Empfohlene Einstellungen
Kleines, vertrauenswürdiges Team	Aktivieren Sie die meisten Berechtigungen ohne Manager-Bestätigung für maximale Flexibilität
Mittleres Team	Aktivieren Sie Berechtigungen mit Manager-Bestätigung für Tausch, Ablehnung und offene Schichten
Großes oder reguliertes Team	Aktivieren Sie nur notwendige Berechtigungen, alle mit Manager-Bestätigung
Vollständig verwaltet	Deaktivieren Sie alle Mitarbeiterberechtigungen — Manager kontrollieren alles

Welche Antragstypen jede Berechtigung aktiviert

Wenn eine Berechtigung aktiviert ist, sehen Mitarbeiter den entsprechenden Antragstyp auf der Seite Anträge und in der mobilen App:

Berechtigung	Antragstyp
Schichttausch erlauben	Antrag auf Schichttausch
Mitarbeitern erlauben, Schichten in die Liste offener Schichten zu verschieben	Antrag auf Verschiebung in die offene Liste
Mitarbeitern erlauben, eigene Schichten zu erstellen	Antrag auf Schichterstellung
Mitarbeitern erlauben, Pausen zu erstellen	Antrag auf Pausenerstellung
Mitarbeitern erlauben, Schichten abzulehnen	Antrag auf Schichtablehnung
Mitarbeitern erlauben, Schichten aus der Liste offener Schichten zu übernehmen	Antrag auf Übernahme aus der offenen Liste
Mitarbeitern erlauben, Pausen zu tauschen	Antrag auf Pausentausch
Mitarbeitern erlauben, Schichten zu teilen	Antrag auf Schichtteilung

Zugriffsrechte

Rolle	Einstellungen anzeigen	Parameter konfigurieren	Mitarbeiteranträge genehmigen
Eigentümer	Ja	Ja	Ja
Verwalter	Ja	Ja	Ja
Leiter	Ja (zugewiesene Zeitpläne)	Ja (zugewiesene Zeitpläne)	Ja (zugewiesene Mitarbeiter)
Mitarbeiter	Nein	Nein	Nein

Häufig gestellte Fragen

F: Können Berechtigungen nach der Erstellung des Zeitplans geändert werden?
A: Ja. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) beim Zeitplan in der Zeitplanliste. Es öffnet sich derselbe Einstellungsdialog, und alle Änderungen werden sofort nach dem Speichern wirksam.

F: Was passiert mit ausstehEndeeen Anträgen, wenn ich eine Berechtigung deaktiviere?
A: Ausstehende Anträge für die deaktivierte Berechtigung müssen manuell bearbeitet werden. Es wird empfohlen, alle ausstehenden Anträge zu bearbeiten, bevor Sie Berechtigungseinstellungen ändern.

F: Benachrichtigt die Option „Mit Leiter-Bestätigung” den Leiter automatisch?
A: Ja. Wenn ein Mitarbeiter eine bestätigungspflichtige Aktion ausführt, erhält der zugewiesene Manager eine Benachrichtigung und kann den Antrag genehmigen oder ablehnen.

F: Können für verschiedene Mitarbeiter in demselben Zeitplan unterschiedliche Berechtigungen festgelegt werden?
A: Nein. Berechtigungen gelten für alle Mitarbeiter des Zeitplans gleichermaßen. Wenn Sie unterschiedliche Berechtigungsstufen benötigen, erstellen Sie separate Zeitpläne mit unterschiedlichen Einstellungen.

F: Wozu dient die Berechtigung „Schichtteilung”?
A: Die Schichtteilung ermöglicht es dem Mitarbeiter, eine lange Schicht in zwei kürzere aufzuteilen — zum Beispiel eine 8-Stunden-Schicht in einen 4-Stunden-Vormittagsblock und einen 4-Stunden-Nachmittagsblock.

F: Ich habe eine Berechtigung aktiviert, aber der Mitarbeiter sieht diese Option nicht — warum?
A: Prüfen Sie, ob: (1) die Einstellung gespeichert wurde, (2) der Mitarbeiter genau diesem Zeitplan zugewiesen ist und (3) das erforderliche Modul aktiv ist (Pausen-Modul für pausenbezogene Berechtigungen).

Mögliche Probleme und Lösungen

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
Mitarbeiter können keine Schichten tauschen, obwohl die Berechtigung aktiviert ist	Die Option „Mit Manager-Bestätigung” ist aktiviert und der Manager hat den Antrag noch nicht genehmigt	Prüfen Sie die Warteschlange ausstehender Anträge und genehmigen oder lehnen Sie die Tauschanträge ab
Manager erhält keine Bestätigungsanfragen	Benachrichtigungen sind falsch konfiguriert	Stellen Sie sicher, dass in den Benachrichtigungseinstellungen des Manager Zeitplanaktionen aktiviert sind
Mitarbeiter sehen zu viele Kollegen im Zeitplan	Mitarbeitersichtbarkeit ist auf „Alle Mitarbeiter” eingestellt	Wechseln Sie zu „Mit derselben Position”, um die Sichtbarkeit einzuschränken
Berechtigungsänderungen werden nicht wirksam	Browser-Cache zeigt alte Einstellungen an	Bitten Sie die Mitarbeiter, die Seite zu aktualisieren oder den Browser-Cache zu leeren
Berechtigungsbereich ist nicht auffindbar	Beim Scrollen im Formular von Schritt 1 übersehen	Scrollen Sie im Formular von Schritt 1 nach unten — die Berechtigungen befinden sich normalerweise im unteren Bereich