Η ενότητα Ρυθμίσεις εταιρείας σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας, τα δεδομένα για την έκδοση γραμματίων, τους τρόπους πληρωμής, τα γραμμάτια, τις συναλλαγές και τις ενεργές μονάδες.
Για να ανοίξετε τη σελίδα των ρυθμίσεων της εταιρείας, πατήστε στην επωνυμία της εταιρείας στο πάνω μέρος της οθόνης και επιλέξτε «Ρυθμίσεις εταιρείας».
Γενικές πληροφορίες
Σε αυτήν την ενότητα μπορείτε να συμπληρώσετε τα βασικά στοιχεία της εταιρείας σας:
- η επωνυμία της εταιρείας
- η λειτουργία εργασίας (λειτουργία γραφείου ή Field Service — εργασίες πεδίου)
- ο αριθμός των υπαλλήλων
- η χώρα / περιοχή
- η πολιτεία / επαρχία / περιοχή
- η πόλη
- πρόσθετες πληροφορίες για την εταιρεία
Μπορείτε επίσης να ανεβάσετε το λογότυπο της εταιρείας. Το λογότυπο που ανεβάζετε εδώ μεταφέρεται αυτόματα στις ρυθμίσεις της μονάδας Τιμολόγηση (Έκδοση γραμματίων) και εκτυπώνεται στα έγγραφα που δημιουργείτε για τους πελάτες σας (γραμμάτια, προσφορές κ.λπ.), αλλά και στην αναφορά PDF για την εργασία από την ενότητα «Εργασίες» (περισσότερα στο άρθρο «Αναφορές»).
Αν για τα έγγραφα χρειάζεται άλλο λογότυπο, μπορείτε να το αντικαταστήσετε στο Μονάδες → Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση → Λογότυπο εταιρείας.
Σημαντικό: το λογότυπο δεν αφορά τα γραμμάτια που η Shifton εκδίδει προς την εταιρεία σας για τη χρήση των μονάδων (βρίσκονται στην ενότητα «Γραμμάτια» παρακάτω) — χρησιμοποιείται μόνο στα έγγραφα που δημιουργεί η εταιρεία σας για τους πελάτες της.
Αφού κάνετε τις αλλαγές, πατήστε «Αποθήκευση».
Ενέργειες εταιρείας
Αλλαγή ιδιοκτήτη εταιρείας
Μπορείτε να μεταβιβάσετε το δικαίωμα ιδιοκτησίας σε άλλον χρήστη. Μετά τη μεταβίβαση, το επίπεδο πρόσβασής σας θα αλλάξει αυτόματα από Ιδιοκτήτη σε Υπάλληλο.
- Πατήστε «Αλλαγή ιδιοκτήτη».
- Στο πλαϊνό πάνελ επιλέξτε τον υπάλληλο που θα γίνει ο νέος ιδιοκτήτης.
- Επιβεβαιώστε την ενέργεια πατώντας «Επιβεβαίωση».
- Για να ακυρώσετε, πατήστε «Ακύρωση».
> Αυτή η ενέργεια είναι μη αναστρέψιμη. Μόνο ο νέος ιδιοκτήτης θα μπορεί να σας επιστρέψει τα δικαιώματα ιδιοκτησίας.
Αναστολή της εταιρείας
Η αναστολή της εταιρείας διακόπτει προσωρινά τη λειτουργία της.
Μετά την αναστολή:
- όλοι οι τρόποι πληρωμής θα αποσυνδεθούν
- όλες οι μονάδες θα απενεργοποιηθούν
- η έκδοση γραμματίων για τη νέα περίοδο θα ανασταλεί
- η ενέργεια μπορεί να αναιρεθεί ανά πάσα στιγμή
Για να αναστείλετε την εταιρεία:
- Πατήστε «Αναστολή της εταιρείας».
- Στο πλαϊνό πάνελ οπωσδήποτε εισαγάγετε το κείμενο επιβεβαίωσης στα αγγλικά — εισαγάγετέ το ακριβώς όπως εμφανίζεται στην οθόνη (μπορείτε να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε στο πεδίο). Χωρίς αυτό το κείμενο το κουμπί επιβεβαίωσης παραμένει ανενεργό.
- Επιλέξτε τον λόγο της αναστολής.
- Προσθέστε σχόλιο (προαιρετικά).
- Επιβεβαιώστε την ενέργεια πατώντας «Επιβεβαίωση».
- Για να ακυρώσετε, πατήστε «Ακύρωση».
Διαγραφή εταιρείας
Η εταιρεία μπορεί να διαγραφεί μόνο εφόσον δεν υπάρχουν απλήρωτα γραμμάτια. Αν υπάρχει ανεξόφλητη οφειλή, η διαγραφή θα γίνει δυνατή μόνο μετά την εξόφλησή της.
Κατά τη διαγραφή της εταιρείας:
- ο λογαριασμός της εταιρείας θα διαγραφεί (αμέσως, αν δεν υπάρχει οφειλή για τη μελλοντική περίοδο· διαφορετικά η διαγραφή θα αναβληθεί μέχρι την έκδοση και την πληρωμή του γραμματίου)
- όλοι οι τρόποι πληρωμής θα αποσυνδεθούν
- η έκδοση γραμματίων θα ανασταλεί, αν δεν υπάρχει οφειλή για τη νέα περίοδο
- αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί
Για να διαγράψετε την εταιρεία:
- Πατήστε «Διαγραφή εταιρείας».
- Στο πλαϊνό πάνελ οπωσδήποτε εισαγάγετε το κείμενο επιβεβαίωσης στα αγγλικά — εισαγάγετέ το ακριβώς όπως εμφανίζεται στην οθόνη (μπορείτε να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε στο πεδίο). Χωρίς αυτό το κείμενο το κουμπί επιβεβαίωσης παραμένει ανενεργό.
- Επιλέξτε τον λόγο.
- Προσθέστε σχόλιο (προαιρετικά).
- Επιβεβαιώστε την ενέργεια πατώντας «Επιβεβαίωση».
- Για να ακυρώσετε, πατήστε «Ακύρωση».
Διεύθυνση χρέωσης
Σε αυτήν την ενότητα αποθηκεύονται οι πληροφορίες που χρησιμοποιούνται για την έκδοση των γραμματίων.
Σημαντικό: οι αλλαγές δεν εφαρμόζονται στα γραμμάτια που έχουν ήδη εκδοθεί. Ενημερώστε τα στοιχεία πληρωμής προτού δημιουργηθεί το γραμμάτιο, αν θέλετε να εμφανιστούν σε αυτό.
Μπορείτε να συμπληρώσετε τα εξής πεδία:
- Επωνυμία εταιρείας *
- Αριθμός ΦΠΑ
- Όνομα *
- Επώνυμο *
- Αριθμός τηλεφώνου
- Χώρα / Περιοχή *
- Πολιτεία / Επαρχία / Περιοχή *
- Πόλη *
- Ταχυδρομικός κώδικας *
- Διεύθυνση *
Αφού συμπληρώσετε τις πληροφορίες, πατήστε «Αποθήκευση».
Τρόποι πληρωμής
Σε αυτήν την ενότητα μπορείτε να προσθέσετε, να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε μια κάρτα πληρωμής.
Προσθήκη χάρτη
- Πατήστε «Προσθήκη χάρτη».
- Εισαγάγετε τα στοιχεία της κάρτας.
- Πατήστε «Αποθήκευση».
Τροποποίηση κάρτας
- Πατήστε «Τροποποίηση» δίπλα στην κάρτα.
- Ενημερώστε τον μήνα και το έτος λήξης της ισχύος.
- Πατήστε «Αποθήκευση» ή «Ακύρωση».
Μπορείτε επίσης να διαγράψετε την κάρτα πατώντας «Διαγραφή».
> Για την πρόσκληση υπαλλήλων στην εταιρεία απαιτούνται έγκυρη κάρτα και ενεργή μηνιαία συνδρομή.
Υπόλοιπο της εταιρείας
Εδώ μπορείτε να δείτε το τρέχον υπόλοιπο και να ενεργοποιήσετε τη μηνιαία συνδρομή.
Για να ενεργοποιήσετε τη συνδρομή:
- Πατήστε «Μηνιαία πληρωμή».
- Επιλέξτε υπάρχουσα κάρτα ή προσθέστε νέα.
- Πατήστε «Αποθήκευση».
Γραμμάτια
Αυτή η ενότητα περιέχει όλα τα γραμμάτια που έχουν εκδοθεί προς την εταιρεία σας.
Μπορείτε:
- να κατεβάσετε αρχείο Excel με τα ποσά των πληρωμών για διάφορες περιόδους
- να δείτε τις λεπτομέρειες κάθε γραμματίου
Ο πίνακας περιλαμβάνει:
- ID γραμματίου
- Περίοδος χρέωσης
- Προθεσμία πληρωμής
- Ημερομηνία δημιουργίας
- Τιμή
- Έχει πληρωθεί ήδη
- Προς πληρωμή
- Κατάσταση
Το πάτημα στο ID γραμματίου ανοίγει τις πλήρεις λεπτομέρειες του γραμματίου, μαζί με τις χρεώσεις για τις μονάδες, οι οποίες διαμορφώνονται βάσει των πληροφοριών από τη διεύθυνση χρέωσης σας.
Συναλλαγές
Αυτή η ενότητα περιέχει όλες τις συναλλαγές που επηρέασαν το υπόλοιπο της εταιρείας.
Ενεργή μονάδα
Εδώ μπορείτε να δείτε όλες τις ενεργές μονάδες και τις ημερομηνίες λήξης της ισχύος τους.
Συχνές ερωτήσεις
Ερώτηση: Πού ανοίγουν οι Ρυθμίσεις εταιρείας στο Shifton; Απάντηση: Πατήστε στην επωνυμία της εταιρείας στο πάνω μέρος της οθόνης και μετά επιλέξτε «Ρυθμίσεις εταιρείας». Θα ανοίξει η σελίδα με τη γενική διαμόρφωση της εταιρείας.
Ερώτηση: Ποιες πληροφορίες μπορούν να τροποποιηθούν στις ρυθμίσεις εταιρείας; Απάντηση: Μπορείτε να ενημερώσετε τα γενικά στοιχεία της εταιρείας: επωνυμία εταιρείας, λειτουργία εργασίας, αριθμό υπαλλήλων, χώρα/περιοχή, πολιτεία/επαρχία, πόλη και πρόσθετες πληροφορίες. Εδώ μπορείτε επίσης να ανεβάσετε το λογότυπο της εταιρείας.
Ερώτηση: Γιατί να ανεβάσετε το λογότυπο της εταιρείας; Απάντηση: Το λογότυπο μεταφέρεται αυτόματα στις ρυθμίσεις της μονάδας Τιμολόγηση και εκτυπώνεται στα έγγραφα που δημιουργείτε για τους πελάτες σας (γραμμάτια, προσφορές), αλλά και στην αναφορά PDF για την εργασία από την ενότητα «Εργασίες». Αν χρειάζεται, για τα έγγραφα μπορείτε να το αντικαταστήσετε στο Μονάδες → Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση. Στα γραμμάτια που η Shifton εκδίδει προς την εταιρεία σας το λογότυπο δεν επιδρά.
Ερώτηση: Πώς αποθηκεύονται οι αλλαγές στις πληροφορίες της εταιρείας; Απάντηση: Αφού κάνετε αλλαγές στα πεδία της εταιρείας, πατήστε «Αποθήκευση». Χωρίς αποθήκευση οι αλλαγές δεν θα εφαρμοστούν.
Ερώτηση: Πώς μεταβιβάζεται η ιδιοκτησία της εταιρείας σε άλλον χρήστη; Απάντηση: Στην ενότητα «Ενέργειες εταιρείας» πατήστε «Αλλαγή ιδιοκτήτη», επιλέξτε τον υπάλληλο που θα γίνει ο νέος ιδιοκτήτης και επιβεβαιώστε την ενέργεια. Μετά τη μεταβίβαση η πρόσβασή σας θα αλλάξει από Ιδιοκτήτη σε Υπάλληλο.
Ερώτηση: Μπορεί να ακυρωθεί η μεταβίβαση της ιδιοκτησίας της εταιρείας; Απάντηση: Όχι — η μεταβίβαση του δικαιώματος ιδιοκτησίας είναι μη αναστρέψιμη. Μόνο ο νέος ιδιοκτήτης μπορεί να σας επιστρέψει το δικαίωμα ιδιοκτησίας.
Ερώτηση: Τι κάνει η λειτουργία «Αναστολή της εταιρείας»; Απάντηση: Η αναστολή της εταιρείας διακόπτει προσωρινά τη λειτουργία της:
- όλοι οι τρόποι πληρωμής αποσυνδέονται
- όλες οι μονάδες απενεργοποιούνται
- η έκδοση γραμματίων για τη νέα περίοδο αναστέλλεται. Αυτή η ενέργεια μπορεί να αναιρεθεί ανά πάσα στιγμή.
Ερώτηση: Πώς να αναστείλετε την εταιρεία; Απάντηση: Πατήστε «Αναστολή της εταιρείας», εισαγάγετε το απαιτούμενο κείμενο επιβεβαίωσης και επιλέξτε τον λόγο της αναστολής.
Ερώτηση: Μπορεί να διαγραφεί η εταιρεία; Απάντηση: Ναι — αλλά μόνο εφόσον δεν υπάρχουν απλήρωτα γραμμάτια. Αν υπάρχει ανεξόφλητη οφειλή, η διαγραφή θα γίνει διαθέσιμη μόνο μετά την εξόφλησή της.
Ερώτηση: Τι συμβαίνει κατά τη διαγραφή της εταιρείας; Απάντηση: Κατά τη διαγραφή της εταιρείας:
- ο λογαριασμός της εταιρείας διαγράφεται (αμέσως, αν δεν υπάρχει οφειλή για τη μελλοντική περίοδο, ή μετά την εξόφλησή της)
- όλοι οι τρόποι πληρωμής αποσυνδέονται
- η έκδοση γραμματίων αναστέλλεται για την επόμενη περίοδο. Αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί.
Ερώτηση: Μπορεί να διαγραφεί η εταιρεία, αν έχει ενεργοποιημένες μονάδες; Απάντηση: Ναι — αλλά η διαγραφή της εταιρείας θα γίνει μόνο μετά την πληρωμή όλων των απλήρωτων γραμματίων. Οι μονάδες δεν εμποδίζουν τη διαγραφή, εφόσον οι όροι πληρωμής έχουν εκπληρωθεί.
Ερώτηση: Τι είναι η «Λειτουργία εργασίας» στις ρυθμίσεις της εταιρείας; Απάντηση: Η λειτουργία εργασίας δείχνει σε ποια λειτουργία δουλεύει η εταιρεία σας — στη λειτουργία γραφείου ή στη λειτουργία πεδίου (Field Service). Από αυτό εξαρτώνται οι διαθέσιμες μονάδες και η δομή των εργασιακών διαδικασιών.