Ο πελάτης μπορεί να κάνει μια ερώτηση σχετικά με την επίσκεψή του χωρίς να τηλεφωνήσει στο γραφείο, και η ομάδα σας — να του απαντήσει σε ένα μέρος. Όλη η αλληλογραφία είναι συνδεδεμένη με την εργασία, γι’ αυτό τη βλέπει κάθε εργαζόμενος που ασχολείται με αυτήν την εργασία, και δεν χάνεται σε προσωπικά τηλέφωνα.
Η σελίδα ανοίγει από το αριστερό μενού: Πύλη πελατών → Συνομιλίες.
Πώς φτάνει ο πελάτης στη συνομιλία
Ξεχωριστός σύνδεσμος για τη συνομιλία δεν υπάρχει. Ο πελάτης ανοίγει την αλληλογραφία με το κουμπί «Μήνυμα» στη σελίδα παρακολούθησης της επίσκεψης — σε εκείνη ακριβώς όπου οδηγεί ο σύνδεσμος από την ειδοποίησή σας.
Από εδώ προκύπτει ένα σημαντικό συμπέρασμα: χωρίς τον σύνδεσμο παρακολούθησης η συνομιλία δεν είναι προσβάσιμη. Ο σύνδεσμος μπαίνει στο μήνυμα μόνο μέσω της υποκατάστασης {link_map} — αν δεν τον εισάγετε στο κείμενο του κανόνα, ο πελάτης δεν θα έχει πού να γράψει. Πώς ρυθμίζεται αυτό — στο άρθρο «Ρυθμίσεις υπενθυμίσεων».
Ο πελάτης δεν χρειάζεται ούτε εγγραφή ούτε κωδικό πρόσβασης — γράφει απευθείας από τη σελίδα. Δίπλα στη συνομιλία υπάρχει το κουμπί «Κλήση», ώστε ο πελάτης να μπορεί να επιλέξει: να γράψει ή να τηλεφωνήσει.
Η λίστα των συνομιλιών
Στη σελίδα υπάρχουν δύο καρτέλες:
| Καρτέλα | Τι δείχνει |
|---|---|
| Συνομιλίες | Ενεργές αλληλογραφίες — για εργασίες που είναι ακόμη σε εξέλιξη |
| Αρχείο | Αλληλογραφίες για ολοκληρωμένες εργασίες |
Και οι δύο καρτέλες δείχνουν τον ίδιο πίνακα:
| Στήλη | Τι δείχνει |
|---|---|
| Εργασία | Ο αριθμός της εργασίας με την οποία είναι συνδεδεμένη η αλληλογραφία |
| Πελάτης | Ποιος γράφει |
| Αριθμός μηνυμάτων | Πόσα μηνύματα υπάρχουν στην αλληλογραφία |
| Ενέργειες | Το κουμπί ανοίγματος της συνομιλίας |
Πώς να διαβάσετε και να απαντήσετε
- Πατήστε το κουμπί στη στήλη Ενέργειες της γραμμής που σας ενδιαφέρει — η αλληλογραφία θα ανοίξει στο πλαϊνό πάνελ.
- Στο πάνελ φαίνεται όλο το ιστορικό των μηνυμάτων με ημερομηνία και ώρα.
- Πληκτρολογήστε την απάντηση στο πεδίο «Enter message here…» και πατήστε «Αποστολή».
- Το «Ματαίωση» ή ο σταυρός κλείνουν το πάνελ.
Αρχείο: μπορείτε να διαβάσετε, δεν μπορείτε να απαντήσετε
Η συνομιλία ζει μαζί με την εργασία. Όσο η εργασία είναι σε εξέλιξη, ο πελάτης και η ομάδα σας αλληλογραφούν. Μόλις η εργασία μεταφερθεί σε τελική κατάσταση, η συνομιλία κλείνει: ο πελάτης δεν μπορεί πλέον να γράψει, και η αλληλογραφία μεταφέρεται στην καρτέλα Αρχείο.
Η αρχειοθετημένη αλληλογραφία μπορεί να ανοιχτεί και να διαβαστεί ολόκληρη — το ιστορικό διατηρείται. Όμως το κουμπί αποστολής σε αρχειοθετημένη συνομιλία είναι ανενεργό: δεν μπορείτε πια να απαντήσετε για μια κλειστή εργασία.
Από αυτό προκύπτει ένας πρακτικός κανόνας: κλείνετε τα ζητήματα της εργασίας προτού τη μεταφέρετε σε τελική κατάσταση. Μετά την ολοκλήρωση η αλληλογραφία γίνεται μόνο ιστορικό.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Στη λίστα δεν υπάρχει καμία συνομιλία | Οι πελάτες δεν έχουν γράψει ακόμη — ή δεν έχουν πού να γράψουν | Ελέγξτε ότι στο κείμενο του κανόνα υπάρχει η υποκατάσταση {link_map}: χωρίς τον σύνδεσμο παρακολούθησης ο πελάτης δεν θα φτάσει στη συνομιλία |
| Ο πελάτης λέει ότι δεν μπορεί να γράψει | Η εργασία βρίσκεται ήδη σε τελική κατάσταση — η συνομιλία έχει κλείσει | Η αλληλογραφία μεταφέρθηκε στο Αρχείο. Επικοινωνήστε με τον πελάτη με τον συνηθισμένο τρόπο |
| Παλιά αλληλογραφία εξαφανίστηκε από τη λίστα | Η εργασία ολοκληρώθηκε, η συνομιλία αρχειοθετήθηκε | Ανοίξτε την καρτέλα Αρχείο |
| Σε αρχειοθετημένη συνομιλία δεν πατιέται η αποστολή | Έτσι έχει σχεδιαστεί: για ολοκληρωμένη εργασία δεν μπορείτε να απαντήσετε | Αν το ζήτημα είναι ακόμη ανοιχτό, μη μεταφέρετε την εργασία σε τελική κατάσταση πριν από την επίλυσή του |
| Ο πελάτης δεν έλαβε απάντηση | Το μήνυμα δεν στάλθηκε, ή η εργασία πρόλαβε να κλείσει | Βεβαιωθείτε ότι η συνομιλία βρίσκεται στην καρτέλα Συνομιλίες και όχι στο αρχείο, και ότι η απάντηση στάλθηκε με το κουμπί «Αποστολή» |
Συχνές ερωτήσεις
Ερώτηση: Πώς ξεκινά ο πελάτης μια συνομιλία; Απάντηση: Με το κουμπί «Μήνυμα» στη σελίδα παρακολούθησης της επίσκεψης. Ξεχωριστός σύνδεσμος για τη συνομιλία δεν υπάρχει.
Ερώτηση: Χρειάζεται ο πελάτης λογαριασμό; Απάντηση: Όχι. Γράφει από τη σελίδα που ανοίγει μέσω του συνδέσμου από την ειδοποίησή σας.
Ερώτηση: Γιατί δεν έχουμε καθόλου συνομιλίες; Απάντηση: Το πιθανότερο είναι ότι στα κείμενα των ειδοποιήσεων δεν υπάρχει η υποκατάσταση {link_map} — ο πελάτης δεν έχει πού να φτάσει. Χωρίς τη σελίδα παρακολούθησης η συνομιλία δεν είναι προσβάσιμη.
Ερώτηση: Ποιοι από τους εργαζομένους βλέπουν την αλληλογραφία; Απάντηση: Η συνομιλία είναι συνδεδεμένη με την εργασία και όχι με τον εργαζόμενο: τη βλέπει όποιος έχει πρόσβαση σε αυτήν την εργασία. Όλες οι αλληλογραφίες συγκεντρώνονται στη σελίδα Συνομιλίες.
Ερώτηση: Έρχεται ειδοποίηση για νέο μήνυμα του πελάτη; Απάντηση: Ξεχωριστή ειδοποίηση στη σελίδα δεν υπάρχει — ο μετρητής μηνυμάτων φαίνεται στη λίστα των συνομιλιών, γι’ αυτό αξίζει να ελέγχετε τη σελίδα κατά τη διάρκεια της εργασίας.
Ερώτηση: Μπορώ να απαντήσω για μια ολοκληρωμένη εργασία; Απάντηση: Όχι. Σε αρχειοθετημένη συνομιλία το κουμπί αποστολής είναι ανενεργό — η αλληλογραφία είναι διαθέσιμη μόνο για ανάγνωση.
Ερώτηση: Πού εξαφανίστηκε η αλληλογραφία για την ολοκληρωμένη εργασία; Απάντηση: Στην καρτέλα Αρχείο. Διατηρείται ολόκληρη.
Ερώτηση: Μπορεί να διαγραφεί η αλληλογραφία; Απάντηση: Όχι. Η συνομιλία αποθηκεύεται μαζί με την εργασία ως ιστορικό του αιτήματος.
Ερώτηση: Μπορεί ο πελάτης να επισυνάψει αρχείο στη συνομιλία; Απάντηση: Στη συνομιλία ο πελάτης στέλνει κείμενο. Αρχείο μπορεί να επισυνάψει στην κριτική μετά την ολοκλήρωση της εργασίας.
Ερώτηση: Μπορεί ο πελάτης να τηλεφωνήσει αντί να γράψει; Απάντηση: Ναι, στη σελίδα παρακολούθησης δίπλα στο κουμπί του μηνύματος υπάρχει το κουμπί «Κλήση». Αν στις ρυθμίσεις της ενότητας είναι ενεργοποιημένη η αντικατάσταση του αριθμού, η κλήση δεν θα κατευθυνθεί στο προσωπικό τηλέφωνο του εκτελεστή.
Ερώτηση: Πόσες συνομιλίες μπορεί να υπάρχουν για μία εργασία; Απάντηση: Μία — η αλληλογραφία για την εργασία διεξάγεται σε μία συνομιλία, και ο μετρητής δείχνει τον αριθμό των μηνυμάτων σε αυτήν.