Δυναμικές αναφορές

Η συνηθισμένη ενότητα Αναφορές δίνει έτοιμες φόρμες. Οι Δυναμικές αναφορές είναι ένας κατασκευαστής: εσείς οι ίδιοι ορίζετε την περίοδο, τα φίλτρα και την ομαδοποίηση, παίρνετε την τομή που χρειάζεστε για τις εργασίες και την αποθηκεύετε, για να μην τη συνθέτετε από την αρχή.

Η σελίδα ανοίγει από το αριστερό μενού: Αναφορές (new).

Ανάλυση εργασιών

Στη λειτουργία υπηρεσίας πεδίου η σελίδα έχει έναν κατασκευαστή — την Ανάλυση εργασιών. Υπολογίζει όλα όσα αφορούν τις εργασίες: πόσες δημιουργήθηκαν και ολοκληρώθηκαν, πόσες ακυρώθηκαν και εκπρόθεσμες, πόσος χρόνος χρειάζεται για την εκτέλεση.

*(Στη λειτουργία προγραμμάτων στην ίδια σελίδα υπάρχουν άλλοι κατασκευαστές — για τις βάρδιες και τις δραστηριότητες. Το σύνολο εξαρτάται από τη λειτουργία εργασίας της εταιρείας.)*

Πώς να συνθέσετε μια αναφορά

Εύρος ημερομηνιών — η περίοδος υπολογισμού. Υποχρεωτική προϋπόθεση.
Προσθήκη φίλτρου — πρόσθετες προϋποθέσεις, για να περιορίσετε την επιλογή.
Εφαρμόζω — επανυπολογισμός. Όσο δεν το πατάτε, ο πίνακας δεν ενημερώνεται.
Ομαδοποίηση περιόδου — σε ποια διαστήματα χωρίζονται οι γραμμές: μήνας, εβδομάδα, ημέρα.
Ομαδοποίηση κατά — δεύτερο επίπεδο διαχωρισμού, για παράδειγμα κατά κατάσταση εκτέλεσης.
Αναζήτηση — εύρεση γραμμής στον έτοιμο πίνακα.
Δεκαδικές ώρες — μορφή ώρας 1.5 αντί για 1:30.

Έτοιμες περίοδοι

Το πεδίο Εύρος ημερομηνιών δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί χειροκίνητα: με το πάτημα ανοίγει ένα ημερολόγιο με λίστα έτοιμων επιλογών — Σήμερα, Εχθές, Πρωί, Αυτή η εβδομάδα, Η προηγούμενη εβδομάδα, Επόμενη εβδομάδα, Τις τελευταίες 7 ημέρες, Τελευταίες 30 ημέρες, Αυτός ο μήνας, Ο προηγούμενος μήνας, Επόμενος μήνας και άλλες. Συνήθως αυτό αρκεί· χειροκίνητα ορίζεται η περίοδος όταν χρειάζεται μη τυπικό διάστημα.

Στο τέλος κάθε ομάδας εμφανίζεται το σύνολό της και πιο κάτω το γενικό σύνολο.

Πώς φαίνεται πάνω στα δεδομένα

Πιο κάτω είναι μια αναφορά για τις εργασίες του 2026 με ομαδοποίηση κατά μήνα και κατά κατάσταση εκτέλεσης. Φαίνεται πόσες εργασίες σε κάθε μήνα ολοκληρώθηκαν, πόσες είναι ενεργές και πόσες βρίσκονται στην ουρά:

Διαβάζεται έτσι: η γραμμή «2026-02 / Active — 21 εργασίες, 5 εκτελεστές, 4 πελάτες» σημαίνει ότι τον Φεβρουάριο 21 εργασίες παρέμειναν σε εξέλιξη. Δίπλα η γραμμή «2026-02 / Backlog — 1» — μία εργασία δεν αναλήφθηκε ποτέ.

Τι μπορεί να υπολογιστεί

Είναι διαθέσιμοι τριάντα δείκτες για τις εργασίες:

Πλήθος: εργασίες συνολικά, μοναδικοί εκτελεστές, μοναδικοί πελάτες.
Κατά κατάσταση: ολοκληρώθηκαν, ακυρώθηκαν, σε εξέλιξη, στην ουρά (Backlog), ποσοστό ολοκλήρωσης και ποσοστό ακυρώσεων.
Προβληματικά: εκπρόθεσμες εργασίες.
Ιδιότητες εργασιών: επαναλαμβανόμενες, με λίστα ελέγχου, με επισημάνσεις, υποεργασίες.
Χρόνος ανοχής: συνολικός, ελάχιστος, μέγιστος και μέσος.
Καθυστερήσεις: συνολικές και μέσες.
Πλήρης κύκλος: συνολικός και μέσος χρόνος ζωής της εργασίας — από τη δημιουργία μέχρι το κλείσιμο.
Χρόνος που δαπανήθηκε: συνολικός και μέσος χρόνος που σημείωσαν οι εκτελεστές.
Προγραμματισμένες θέσεις: πλήθος, πόσες από αυτές ολοκληρώθηκαν, το κόστος τους και το ποσοστό ολοκλήρωσης.

Οι περιττές στήλες αφαιρούνται με το κουμπί των ρυθμίσεων — το εικονίδιο του γραναζιού πάνω από τον πίνακα ανοίγει το πάνελ Manage columns. Προσέξτε: η λίστα των στηλών εμφανίζεται σε αυτό μόνο αφού συνθέσετε την αναφορά — σε μια κενή αναφορά δεν υπάρχει τίποτα να ρυθμιστεί.

Σε τι είναι χρήσιμο αυτό στην πράξη. Το ποσοστό ολοκλήρωσης και το ποσοστό ακυρώσεων κατά μήνα δείχνουν αν η υπηρεσία λειτουργεί σταθερά. Οι εκπρόθεσμες εργασίες και η μέση καθυστέρηση δείχνουν πού σπάει ο προγραμματισμός. Η διαφορά μεταξύ του χρόνου ανοχής και του χρόνου του πλήρους κύκλου δείχνει πόσο περίμενε η εργασία προτού την αναλάβει κάποιος.

Διάγραμμα

Το κουμπί με το διάγραμμα πάνω από τον πίνακα ανοίγει ένα γράφημα με τα ίδια δεδομένα — δεν είναι απλώς «άλλη όψη», αλλά ξεχωριστό πάνελ με ρυθμίσεις:

Chart type — ο τύπος του διαγράμματος, για παράδειγμα ραβδόγραμμα.
X axis — τι μπαίνει στον οριζόντιο άξονα. Η επιλογή Combined (all) ενώνει τις ομαδοποιήσεις σε μία υπογραφή, για παράδειγμα «2026-02 / active».
Y axis (metrics) — ποιοι δείκτες σχεδιάζονται. Μπορείτε να επιλέξετε πολλούς μαζί.
Max items — περιορισμός στο πλήθος των στοιχείων, ώστε το γράφημα να μην γίνει φράχτης. 0 — χωρίς περιορισμό.
Διακόπτες: Stacked (στοίβαξη των στηλών μία πάνω στην άλλη), Legend (υπόμνημα), Value labels (ετικέτες τιμών), Category labels (ετικέτες κατηγοριών), Grid (πλέγμα).

Το έτοιμο γράφημα κατεβαίνει με τα κουμπιά Download PNG και Download SVG — η δεύτερη μορφή δεν χάνει ποιότητα στην κλιμάκωση, βολεύει να την βάζετε σε παρουσιάσεις.

Αποθήκευση και εξαγωγή

Πάνω από τον πίνακα υπάρχουν τέσσερα κουμπιά: αποθήκευση, εξαγωγή σε αρχείο, Ρυθμίσεις στηλών και εναλλαγή στο διάγραμμα.

Κατά την αποθήκευση ορίζονται τρία πράγματα:

Τίτλος — το όνομα στη λίστα των αναφορών.
Περιγραφή — η περιγραφή: τι να κοιτάξετε στην αναφορά.
Ποιος βλέπει την αναφορά — «Μόνο εγώ» ή «Όλοι σε αυτήν την εταιρεία».

Η αποθηκευμένη αναφορά εμφανίζεται στη λίστα στην κύρια σελίδα της ενότητας με τις στήλες Τίτλος, Περιγραφή, Ορατότητα και τις ενέργειες. Η προσωπική αναφορά επισημαίνεται ως προσωπική. Στη γραμμή υπάρχουν δύο ενέργειες: άνοιγμα (μάτι) και διαγραφή (κάδος) — η διαγραφή ζητά επιβεβαίωση.

Άδειες

Ρόλος	Τι μπορεί να κάνει
Υπάλληλος	Δεν έχει πρόσβαση στις αναφορές
Διαχειριστής	Να συνθέτει, να βλέπει, να αποθηκεύει και να εξάγει
Ιδιοκτήτης	Πλήρης πρόσβαση

Πιθανά προβλήματα και λύσεις

Πρόβλημα	Αιτία	Λύση
Στο μενού δεν υπάρχει το στοιχείο Αναφορές (new)	Ανεπαρκή δικαιώματα	Χρειάζεται ρόλος διαχειριστή ή ιδιοκτήτη
Μετά το Εφαρμόζω ο πίνακας είναι κενός	Για την περίοδο δεν υπάρχουν εργασίες ή τα φίλτρα είναι πολύ στενά	Διευρύνετε το εύρος ημερομηνιών, αφαιρέστε τα φίλτρα και πατήστε Εφαρμόζω ξανά
Άλλαξα φίλτρο, αλλά οι αριθμοί είναι οι ίδιοι	Η αναφορά δεν επανυπολογίστηκε	Πατήστε Εφαρμόζω — αυτόματος επανυπολογισμός δεν γίνεται
Αντί για την Ανάλυση εργασιών εμφανίζονται κατασκευαστές για τις βάρδιες	Η εταιρεία λειτουργεί σε λειτουργία προγραμμάτων	Αλλάξτε τη λειτουργία εργασίας ή χρησιμοποιήστε την ανάλυση βαρδιών
Ο συνάδελφος δεν βλέπει την αποθηκευμένη αναφορά	Αποθηκεύτηκε ως προσωπική (προσωπική)	Αποθηκεύστε την ξανά με ορατότητα «Όλοι σε αυτήν την εταιρεία»
Οι δείκτες για τις προγραμματισμένες θέσεις είναι κενοί	Στις εργασίες δεν χρησιμοποιήθηκαν προγραμματισμένες θέσεις	Αυτές οι στήλες συμπληρώνονται μόνο για εργασίες με θέσεις

Συχνές ερωτήσεις

Ερώτηση: Σε τι διαφέρουν οι δυναμικές αναφορές από τις συνηθισμένες; Απάντηση: Οι συνηθισμένες είναι έτοιμες φόρμες με σταθερό σύνολο δεδομένων. Εδώ εσείς ορίζετε την περίοδο, τα φίλτρα, την ομαδοποίηση και το σύνολο των δεικτών, και το αποτέλεσμα το αποθηκεύετε για επαναληπτική χρήση.

Ερώτηση: Είναι υποχρεωτικό να ορίσω περίοδο; Απάντηση: Ναι, χωρίς εύρος ημερομηνιών η αναφορά δεν συνθέτεται.

Ερώτηση: Γιατί οι αριθμοί δεν αλλάζουν μετά την αλλαγή του φίλτρου; Απάντηση: Πρέπει να πατήσετε Εφαρμόζω.

Ερώτηση: Πόσοι δείκτες είναι διαθέσιμοι για τις εργασίες; Απάντηση: Τριάντα — από το πλήθος των εργασιών και το ποσοστό ολοκλήρωσης μέχρι τον χρόνο του πλήρους κύκλου και τις προγραμματισμένες θέσεις.

Ερώτηση: Τι είναι το Backlog; Απάντηση: Οι εργασίες που δεν έχουν αναληφθεί ακόμη.

Ερώτηση: Σε τι διαφέρει ο χρόνος ανοχής από τον χρόνο πλήρους κύκλου; Απάντηση: Ο χρόνος ανοχής είναι πόσο διήρκεσε η ίδια η εργασία. Ο πλήρης κύκλος είναι πόσος χρόνος πέρασε από τη δημιουργία της εργασίας μέχρι το κλείσιμό της, μαζί με την αναμονή.

Ερώτηση: Μπορώ να δω τα δεδομένα ως γράφημα; Απάντηση: Ναι, με το κουμπί του διαγράμματος πάνω από τον πίνακα.

Ερώτηση: Πώς να εξάγω την αναφορά; Απάντηση: Με το κουμπί εξαγωγής πάνω από τον πίνακα — τα δεδομένα κατεβαίνουν σε αρχείο.

Ερώτηση: Πώς να μοιραστώ την αναφορά με συναδέλφους; Απάντηση: Κατά την αποθήκευση επιλέξτε ορατότητα «Όλοι σε αυτήν την εταιρεία».

Ερώτηση: Η διαγραφή της αναφοράς διαγράφει τις εργασίες; Απάντηση: Όχι, διαγράφεται μόνο η αποθηκευμένη ρύθμιση της αναφοράς. Τα δεδομένα των εργασιών παραμένουν.

Ερώτηση: Μπορώ να συνθέσω αναφορά για έναν εκτελεστή ή πελάτη; Απάντηση: Ναι, μέσω του Προσθήκη φίλτρου — και μετά να ομαδοποιήσετε το αποτέλεσμα όπως χρειάζεται.