Πριν εκδώσετε το πρώτο τιμολόγιο, η μονάδα πρέπει να ρυθμιστεί: να ορίσετε τι θα εκτυπώνεται στα έγγραφα και από ποιον αριθμό θα ξεκινά η αρίθμηση. Οι ρυθμίσεις ανοίγουν μία φορά και ισχύουν για όλα τα έγγραφα της εταιρείας.
Διαδρομή: μενού Shifton (το όνομα της εταιρείας στην κεφαλίδα) → Μονάδα μέτρησης → καρτέλα Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση στη λίστα αριστερά.
Βασικές ρυθμίσεις
Αυτά τα πεδία καταλήγουν στην κεφαλίδα κάθε εγγράφου — του τιμολογίου, της εντολής εργασίας, της απόδειξης, του πρακτικού.
| Πεδίο | Τι κάνει |
|---|---|
| Λογότυπο εταιρείας | Λογότυπο στα έγγραφα. Το κουμπί Επιλέξτε λογότυπο — μεταφόρτωση ή αντικατάσταση |
| Όνομα εταιρείας | Επωνυμία του οργανισμού, υποχρεωτικό πεδίο |
| Προεπιλεγμένος φόρος (ποσοστό) | Προεπιλεγμένος φόρος, συμπληρώνεται στο νέο έγγραφο. Μπορείτε να αφήσετε 0 και να ορίζετε τον φόρο χειροκίνητα σε κάθε έγγραφο |
| Μπλοκ διεύθυνσης | Διεύθυνση του οργανισμού. Ελεύθερο κείμενο: εκτυπώνεται στο έγγραφο όπως είναι, οι αλλαγές γραμμής διατηρούνται |
| Αποκλεισμός χρέωσης | Στοιχεία πληρωμής — δικαιούχος, τράπεζα, BIC, αριθμός λογαριασμού. Επίσης ελεύθερο κείμενο σε πολλές γραμμές |
Η διεύθυνση και τα στοιχεία πληρωμής είναι κοινά πεδία κειμένου χωρίς έλεγχο μορφής. Αυτό είναι σκόπιμο: οι απαιτήσεις για τα στοιχεία πληρωμής διαφέρουν από χώρα σε χώρα και μια αυστηρή μορφή θα ήταν εμπόδιο.
Μετρητές εγγράφων
Κάθε τύπος εγγράφου έχει τη δική του αρίθμηση και ρυθμίζεται χωριστά. Δύο πεδία ανά τύπο: Πρόθεμα — το τμήμα πριν από τον αριθμό, Μετρητής — από ποιον αριθμό συνεχίζεται.
| Μετρητής | Προεπιλεγμένο πρόθεμα | Για ποιο έγγραφο |
|---|---|---|
| Μετρητής εκτίμησης | EST- | Εκτίμηση |
| Μετρητής εντολών εργασίας | WO- | Εντολή Εργασίας |
| Μετρητής τιμολογίων | INV- | Τιμολόγιο |
| Μετρητής αποδείξεων | REC- | Απόδειξη |
| Απόδειξη πάγκου υπηρεσίας | POW- | Πρακτικό ολοκληρωμένων εργασιών |
Ο αριθμός του εγγράφου σχηματίζεται από το πρόθεμα και την τρέχουσα τιμή του μετρητή: με πρόθεμα INV- και μετρητή 5 το επόμενο τιμολόγιο θα πάρει τον αριθμό INV-5, και ο μετρητής θα γίνει 6.
Γιατί να αλλάξετε τον μετρητή. Αν μεταφερθήκατε στο Shifton από άλλο σύστημα και τα τιμολόγια εκεί έφτασαν έως το 340ό, βάλτε τον μετρητή στο 341 — η αρίθμηση θα συνεχιστεί χωρίς κενά και στη λογιστική δεν θα υπάρχουν δύο έγγραφα με τον ίδιο αριθμό.
Το πρόθεμα μπορεί να μείνει κενό — τότε ο αριθμός θα είναι απλώς ένας αριθμός.
Μετά την επεξεργασία οποιουδήποτε πεδίου πατήστε Αποθήκευση στο κάτω μέρος της σελίδας. Οι ρυθμίσεις εφαρμόζονται στα νέα έγγραφα· όσα έχουν ήδη εκδοθεί δεν αλλάζουν.
Δικαιώματα πρόσβασης
| Ρόλος | Τι μπορεί να κάνει |
|---|---|
| Υπάλληλος | Δεν βλέπει τις ρυθμίσεις των μονάδων |
| Διαχειριστής | Ανοίγει και αλλάζει τις ρυθμίσεις |
| Ιδιοκτήτης | Πλήρης πρόσβαση |
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Στη λίστα αριστερά δεν υπάρχει η επιλογή Τιμολόγηση | Η μονάδα «Τιμολόγηση» δεν είναι ενεργοποιημένη | Ενεργοποιήστε την στην καρτέλα Μονάδα μέτρησης και πατήστε Αποθήκευση |
| Το κουμπί Αποθήκευση δεν λειτουργεί | Δεν έχει συμπληρωθεί υποχρεωτικό πεδίο — η επωνυμία της εταιρείας ή η τιμή του μετρητή | Ελέγξτε τα πεδία με αστερίσκο |
| Στο έγγραφο δεν υπάρχει λογότυπο | Το λογότυπο δεν έχει μεταφορτωθεί ή το έγγραφο δημιουργήθηκε πριν από τη μεταφόρτωση | Μεταφορτώστε το λογότυπο και δημιουργήστε το έγγραφο εκ νέου |
| Δύο έγγραφα με τον ίδιο αριθμό | Ο μετρητής γύρισε πίσω | Βάλτε τον μετρητή μεγαλύτερο από τον μεγαλύτερο αριθμό που έχει εκδοθεί |
| Ο φόρος δεν συμπληρώθηκε στο τιμολόγιο | Στις ρυθμίσεις υπάρχει 0 | Ορίστε προεπιλεγμένο φόρο ή θέστε τον μέσα στο ίδιο το έγγραφο |
| Τα στοιχεία πληρωμής εκτυπώνονται σε μία γραμμή | Οι αλλαγές γραμμής δεν διατηρήθηκαν κατά την επικόλληση από άλλη εφαρμογή | Πληκτρολογήστε τις αλλαγές γραμμής εκ νέου στο πεδίο Αποκλεισμός χρέωσης |
Συχνές ερωτήσεις
Ε: Είναι υποχρεωτικό να ρυθμίσω τη μονάδα πριν από το πρώτο τιμολόγιο; Α: Τεχνικά όχι, αλλά τότε το έγγραφο δεν θα έχει ούτε λογότυπο ούτε στοιχεία πληρωμής. Είναι πιο λογικό να συμπληρώσετε τις ρυθμίσεις μία φορά εκ των προτέρων.
Ε: Μπορούν να οριστούν διαφορετικά στοιχεία πληρωμής για διαφορετικούς πελάτες; Α: Όχι, το μπλοκ με τα στοιχεία πληρωμής είναι ένα για την εταιρεία και εκτυπώνεται σε όλα τα έγγραφα.
Ε: Τι θα γίνει με τα έγγραφα που έχουν ήδη εκδοθεί, αν αλλάξει το λογότυπο; Α: Τίποτα. Οι ρυθμίσεις εφαρμόζονται στα νέα έγγραφα, τα παλιά μένουν όπως ήταν.
Ε: Μπορεί η αρίθμηση να ξεκινήσει από οποιονδήποτε αριθμό; Α: Ναι, βάλτε την τιμή που θέλετε στο πεδίο Μετρητής. Το βασικό είναι να είναι μεγαλύτερη από τους αριθμούς που έχουν ήδη εκδοθεί, αλλιώς θα εμφανιστούν διπλότυπα.
Ε: Είναι υποχρεωτικό το πρόθεμα; Α: Όχι. Αν αφήσετε το πεδίο κενό, ο αριθμός θα είναι απλώς ένας αριθμός.
Ε: Επηρεάζει ο προεπιλεγμένος φόρος τα έγγραφα που έχουν ήδη δημιουργηθεί; Α: Όχι, συμπληρώνεται μόνο στα νέα.
Ε: Πού βλέπω ποιον αριθμό θα πάρει το επόμενο έγγραφο; Α: Το πρόθεμα και η τρέχουσα τιμή του μετρητή βρίσκονται στις ίδιες αυτές ρυθμίσεις: το άθροισμά τους είναι ο επόμενος αριθμός.
Ε: Γιατί η διεύθυνση και τα στοιχεία πληρωμής είναι απλά πεδία κειμένου; Α: Οι απαιτήσεις για τα στοιχεία πληρωμής διαφέρουν από χώρα σε χώρα, γι' αυτό δεν επιβάλλεται μορφή: εκτυπώνεται ό,τι έχετε εισαγάγει.
Ε: Μηδενίζονται οι μετρητές στην αρχή του έτους; Α: Όχι, αυτόματος μηδενισμός δεν υπάρχει. Αν χρειάζεστε αρίθμηση από την αρχή του έτους, βάλτε τον μετρητή στο 1 χειροκίνητα.
Ε: Ποιος μπορεί να αλλάξει αυτές τις ρυθμίσεις; Α: Ο διαχειριστής και ο ιδιοκτήτης της εταιρείας. Οι υπάλληλοι δεν βλέπουν την ενότητα με τις ρυθμίσεις των μονάδων.