Τιμολόγηση

Το Shifton Εργασίες σας επιτρέπει, με τη βοήθεια της μονάδας Τιμολόγηση, να δημιουργείτε οικονομικά έγγραφα — εκτιμήσεις, εντολές εργασίας, γραμμάτια, αποδείξεις και πράξεις ολοκλήρωσης εργασιών — με βάση τις εργασίες πεδίου σας, να τα στέλνετε στους πελάτες, να μετατρέπετε ένα έγγραφο σε άλλο και να παρακολουθείτε τις πληρωμές.

Σημαντικό: η Τιμολόγηση είναι μονάδα επί πληρωμή. Ενεργοποιήστε την στην ενότητα Ρυθμίσεις εταιρείας → Μονάδες . Μετά την ενεργοποίηση εμφανίζεται στο αριστερό πλαϊνό πάνελ (στη λειτουργία Εργασίες / Field Service) ως «Τιμολόγηση».

Τι είναι αυτό

Κάθε τύπος εγγράφου έχει τη δική του καρτέλα. Μέσα στην καρτέλα δημιουργείτε έγγραφα, τροποποιείτε τις θέσεις τους, τα εκδίδετε (προσχέδιο → τελικό) και μετά τα στέλνετε στον πελάτη, τα κατεβάζετε σε PDF ή τα μετατρέπετε σε έγγραφο άλλου τύπου. Οι πληρωμές που λαμβάνονται καταγράφονται στην καρτέλα Πληρωμές.

Τύποι εγγράφων (καρτέλες)

Κάθε τύπος έχει τη δική του καρτέλα με τη δική του λίστα εγγράφων.

Εκτίμηση

Εντολή Εργασίας

Τιμολόγιο

Απόδειξη

Σε αυτήν την καρτέλα, αντί για το κουμπί «Δημιουργία», υπάρχει το «Δημιουργία πληρωμής» — οι αποδείξεις εμφανίζονται μόνες τους κατά την καταγραφή της πληρωμής.

Πράξη ολοκλήρωσης εργασιών

Πώς συνδέονται τα έγγραφα μεταξύ τους

Οι τύποι των εγγράφων ακολουθούν μια συγκεκριμένη σειρά — επαναλαμβάνει την πορεία της εργασίας με τον πελάτη. Κάθε επόμενο έγγραφο δημιουργείται από το προηγούμενο με το κουμπί μετατροπής, γι’ αυτό δεν χρειάζεται να εισάγετε ξανά τα δεδομένα.

• Εκτίμηση — εμπορική προσφορά. Στέλνεται πρώτη στον πελάτη, πριν από την έναρξη των εργασιών: τι ακριβώς θα γίνει και πόσο κοστίζει.
• Εντολή Εργασίας — έγγραφο για την εκτέλεση των εργασιών. Δημιουργείται αφού ο πελάτης συμφωνήσει με την εκτίμηση.
• Τιμολόγιο — γραμμάτιο για την πληρωμή της εργασίας που εκτελέστηκε.
• Απόδειξη — επιταγή που βεβαιώνει ότι η πληρωμή εισπράχθηκε.
• Πράξη ολοκλήρωσης εργασιών — βεβαίωση ότι η εργασία εκτελέστηκε και παραλήφθηκε.
• Πληρωμή — η ίδια η εγγραφή για την πληρωμή: δηλώνετε τον τρόπο πληρωμής και το ποσό.

Δεν είναι υποχρεωτικό να κινηθείτε σε όλη την αλυσίδα — μπορείτε να ξεκινήσετε από οποιοδήποτε έγγραφο. Αλλά αν δουλεύετε με τη σειρά, κάθε επόμενο έγγραφο παραλαμβάνει τον πελάτη, τις θέσεις, την έκπτωση και τον φόρο από το προηγούμενο.

Οι καρτέλες Εκτίμηση, Εντολή Εργασίας, Τιμολόγιο και Πράξη ολοκλήρωσης εργασιών λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο — η λίστα, τα στατιστικά και ο κύκλος ζωής τους είναι κοινά και περιγράφονται πιο κάτω.

Η Απόδειξη είναι εξαίρεση: δεν μπορεί να δημιουργηθεί χειροκίνητα. Η απόδειξη διαμορφώνεται αυτόματα, όταν καταγράφετε μια πληρωμή, γι’ αυτό σε αυτήν την καρτέλα, αντί για το κουμπί «Δημιουργία», υπάρχει το «Δημιουργία πληρωμής».

Ο κύκλος ζωής του εγγράφου

Δημιουργία (προσχέδιο) → τροποποίηση των θέσεων → Αποθήκευση πρόχειρου → Δημιουργία (έκδοση → «τελικό», μη αναστρέψιμο)
                                                                       → Αποστολή / Λήψη PDF / Μετατροπή / Ματαίωση

1. Δημιουργία του εγγράφου

• Ανοίξτε την καρτέλα του τύπου που χρειάζεστε (για παράδειγμα, Εκτίμηση) και πατήστε Δημιουργία. Θα ανοίξει το πλαϊνό πάνελ Προσθέτω.
• Επιλέξτε τον Πελάτη — το πεδίο είναι υποχρεωτικό. Το έγγραφο συνδέεται με αυτόν τον πελάτη (η διεύθυνση, το τηλέφωνο και το email συμπληρώνονται αυτόματα).
• Εφόσον χρειάζεται, επιλέξτε τις Εργασίες του πελάτη. Οι ώρες και οι υπηρεσίες από αυτές τις ολοκληρωμένες εργασίες θα μεταφερθούν στο έγγραφο.
• Πατήστε Προσθέτω. Θα ανοίξει το προσχέδιο του εγγράφου στον επεξεργαστή.

2. Τροποποίηση του εγγράφου

Πατήστε Τροποποίηση, για να ανοίξετε την επεξεργάσιμη φόρμα.

Στη λειτουργία τροποποίησης κάθε πεδίο του εγγράφου είναι διαθέσιμο για διόρθωση: η επωνυμία και η διεύθυνση της εταιρείας, η προθεσμία πληρωμής, τα στοιχεία χρέωσης, και πιο κάτω το μπλοκ Items με τις γραμμές του εγγράφου. Κάθε γραμμή έχει τη δική της ονομασία, τιμή, ποσότητα, περιγραφή και έκπτωση· το ποσό της γραμμής υπολογίζεται αυτόματα.

Μπορείτε να ορίσετε:

• Επωνυμία εταιρείας, λογότυπο και διεύθυνση Εμφανίζονται στην κεφαλίδα του εγγράφου.
• Προθεσμία πληρωμής Η ημερομηνία και η ώρα της πληρωμής.
• Στοιχεία χρέωσης. Ένα πεδίο κειμένου, στο οποίο γράφονται τα στοιχεία πληρωμής για τον πελάτη — δικαιούχος (ATTN), τράπεζα (Bank), BIC Code, αριθμός λογαριασμού (Account number) και αριθμός δρομολόγησης (Routing number). Συμπληρώνεται από τις ρυθμίσεις της μονάδας (Μονάδες → Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση), αλλά μέσα στο ίδιο το έγγραφο μπορείτε να το τροποποιήσετε ως απλό κείμενο. Δίπλα εμφανίζεται το τελικό ποσό του εγγράφου.
• Εργαλεία/Υπηρεσίες (Items). Αυτό είναι το περιεχόμενο του εγγράφου — αυτό για το οποίο εκδίδεται το γραμμάτιο. Οι γραμμές προστίθενται με δύο κουμπιά:
• Προσθήκη από κατάλογο. Επιλέγετε έτοιμα εργαλεία ή υπηρεσίες από τον κατάλογό σας — η ονομασία, η τιμή και η περιγραφή συμπληρώνονται μόνες τους.
• Προσθήκη χειροκίνητα. Εμφανίζεται μια κενή γραμμή, στην οποία συμπληρώνετε: Προσαρμοσμένη ονομασία εργαλείου/υπηρεσίας — αυθαίρετη ονομασία του εργαλείου ή της υπηρεσίας (υποχρεωτικό πεδίο), Τιμή — την τιμή (υποχρεωτικό), Ποσότητα — την ποσότητα (υποχρεωτικό), Περιγραφή — την περιγραφή και Έκπτωση — την έκπτωση σε αυτήν τη γραμμή σε ποσοστό.

Το ποσό της γραμμής (Sum) υπολογίζεται μόνο του: τιμή × ποσότητα. Οι γραμμές που προστίθενται χειροκίνητα επισημαίνονται με την ένδειξη Custom. Μπορείτε να προσθέσετε όσες γραμμές θέλετε — κάθε μία εμφανίζεται ως ξεχωριστό μπλοκ με τα ίδια πεδία.

• Πωλητής Ο υπεύθυνος για την πώληση.
• Έκπτωση και Φόρος Ο φόρος ορίζεται σε ποσοστό επί του ποσού (για παράδειγμα, Φόρος 10 σε $300 → +$30 → Σύνολο $330).
• Σημείωση (Note) Αυθαίρετο σχόλιο για το έγγραφο.

Έτσι φαίνεται το έτοιμο έγγραφο: κεφαλίδα με το λογότυπο και τη διεύθυνση της εταιρείας, μπλοκ Εκτίμηση για με τα στοιχεία του πελάτη, μπλοκ Λεπτομέρειες με τα στοιχεία χρέωσης και το σύνολο, πίνακας Items με το κόστος, την ποσότητα και το ποσό κάθε γραμμής, τα σύνολα με την έκπτωση και τον φόρο, και τα κουμπιά των ενεργειών στο κάτω μέρος.

Χρησιμοποιήστε την Πρεμιέρα, για να δείτε την έτοιμη όψη του εγγράφου, και το Αποθήκευση πρόχειρου (Save draft), για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές (το κουμπί Αποθήκευση πρόχειρου γίνεται ενεργό μόνο αφού αλλάξετε κάτι).

3. Έκδοση — το κουμπί «Δημιουργία»

Πατήστε «Δημιουργία», για να εκδώσετε το έγγραφο. Θα εμφανιστεί επιβεβαίωση: *«Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να εκδώσετε αυτό το …; Αυτή η ενέργεια είναι μη αναστρέψιμη.»*

• Με την επιβεβαίωση η κατάσταση αλλάζει σε τελικό, στο έγγραφο αποδίδεται αριθμός (για παράδειγμα, EST-6) και εμφανίζεται ειδοποίηση επιτυχίας.

Από πού προκύπτει ο αριθμός του εγγράφου. Πριν από την έκδοση το έγγραφο δεν έχει αριθμό — στο προσχέδιο στη θέση του υπάρχει ένα προσχέδιο της μορφής WO-000000. Ο αριθμός αποδίδεται τη στιγμή της έκδοσης και αποτελείται από δύο μέρη: το πρόθεμα και τον μετρητή. Και τα δύο ορίζονται στις ρυθμίσεις της μονάδας: Μονάδες → Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση. Κάθε τύπος εγγράφου έχει το δικό του πρόθεμα και τον δικό του μετρητή — για παράδειγμα, EST- για τις εκτιμήσεις, WO- για τις εντολές εργασίας, INV- για τα τιμολόγια, REC- για τις αποδείξεις, POW- για τις πράξεις. Αν ο μετρητής των εκτιμήσεων είναι 6, η επόμενη εκτίμηση που θα εκδοθεί θα πάρει τον αριθμό EST-6, και ο μετρητής θα γίνει 7.

Εκεί ο μετρητής μπορεί να μεταφερθεί και σε άλλη τιμή — για παράδειγμα, για να συνεχίσετε την αρίθμηση που τηρούσατε παλαιότερα. Περισσότερα για το πώς ανοίγουν οι ρυθμίσεις της μονάδας, στο άρθρο «Μονάδες και ρυθμίσεις μονάδων».

Ο αριθμός ενός εγγράφου που ματαιώθηκε παραμένει σε αυτό και δεν αποδίδεται ξανά.

• Το έγγραφο που έχει εκδοθεί δεν μπορεί πλέον να τροποποιηθεί.

4. Μετά την έκδοση

Για τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί είναι διαθέσιμες οι εξής ενέργειες:

• Αποστολή (για παράδειγμα, *Send estimate*). Ανοίγει το παράθυρο του μηνύματος — Email (του πελάτη), Οσο αφορά, Μήνυμα· το έγγραφο επισυνάπτεται ως PDF. Πατήστε Αποστολή — ο πελάτης θα λάβει το έγγραφο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
• Λήψη (εικονίδιο). Κατεβάζει το έγγραφο σε μορφή PDF.
• Δημιουργία τιμολογίου. Μετατρέπει το έγγραφο σε νέο προσχέδιο Τιμολογίου, συμπληρωμένο με τον ίδιο πελάτη, τις θέσεις, την έκπτωση και τον φόρο.
• Δημιουργία εντολής εργασίας Μετατρέπει το έγγραφο σε νέο προσχέδιο Εντολής Εργασίας.

Τα έγγραφα που έχουν μετατραπεί συνδέονται μεταξύ τους — δείτε την καρτέλα Συνδέσεις.

5. Ματαίωση ή διαγραφή (ενέργειες στη γραμμή)

Σε κάθε γραμμή της λίστας το μενού Ενέργειες προσφέρει:

• 🗑 Διαγραφή. Είναι διαθέσιμη μόνο για τα προσχέδια: ένα έγγραφο που έχει εκδοθεί δεν μπορεί να διαγραφεί, μπορεί μόνο να ματαιωθεί.
• ⨯ Ματαίωση Επιβεβαίωση *«Αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί»* → η κατάσταση αλλάζει σε ματαιωμένο.
• ⬇ Λήψη PDF Αποθηκεύει το PDF.

Η καρτέλα «Συνδέσεις»

Ανοίξτε το έγγραφο → Συνδέσεις, για να δείτε:

• Πελάτης Το όνομα και το email.
• Συνδέσεις εγγράφων Άλλα έγγραφα που συνδέονται με αυτό (για παράδειγμα, το γραμμάτιο που δημιουργήθηκε από αυτήν την εκτίμηση).
• Σύνοψη της πληρωμής — Συνολικό ποσό, Πληρωμένο (Paid) και Προς πληρωμή.
• Σχετικές εργασίες Οι εργασίες πεδίου που είναι συνδεδεμένες με το έγγραφο.

Καταγραφή πληρωμής

Η καρτέλα Πληρωμές καταγράφει τα χρήματα που εισπράχθηκαν.

• Ανοίξτε την καρτέλα Πληρωμές → Δημιουργία πληρωμής.
• Επιλέξτε τον Πελάτη — το πεδίο είναι υποχρεωτικό.
• Δηλώστε το Ποσό της πληρωμής και επιλέξτε το Νόμισμα — υποχρεωτικά.
• Ορίστε την Ημερομηνία της πληρωμής (Payment date) — υποχρεωτικά.
• Επιλέξτε τον Τρόπο πληρωμής: Μετρητά, Τραπεζική κάρτα, Τραπεζική μεταφορά, Swift ή Επιταγή.
• Εφόσον χρειάζεται, προσθέστε Πληροφορίες για την πληρωμή (αριθμός απόδειξης / ID συναλλαγής) και Εσωτερική σημείωση για την πληρωμή.
• Πατήστε Αποστολή.

Η πληρωμή καταγράφεται με κατάσταση Επιτυχής. Στη λίστα των πληρωμών εμφανίζονται ο πελάτης, η κατάσταση, ο τρόπος πληρωμής, το ποσό, η ημερομηνία της πληρωμής και ποιος δημιούργησε την εγγραφή.

Καταστάσεις, λίστα και στατιστικά

• Καταστάσεις: Προσχέδιο (προετοιμάζεται) · Τελικό (εκδόθηκε) · Ματαιωμένο (Canceled) (ακυρώθηκε). Τα έγγραφα με προθεσμία πληρωμής που έχει παρέλθει επισημαίνονται επιπλέον ως εκπρόθεσμα — με κόκκινο.
• Στήλες της λίστας: Αριθμός, Πελάτης, Κατάσταση, Ημερομηνίες (δημιουργίας και προθεσμίας πληρωμής), Σύνολο, Ποιος δημιούργησε, Συνδέσεις, Ενέργειες.
• ΤΑ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ (αναπτύσσεται). Δείχνει το πλήθος των εγγράφων και το χρηματικό ποσό με διαχωρισμό κατά κατάσταση (Προσχέδιο / Τελικό / Ματαιωμένο) και τα σύνολα.
• Φίλτρα Περιορίζουν τη λίστα.

Άδειες

Πιθανά προβλήματα και λύσεις

Συχνές ερωτήσεις

Ερώτηση: Εξέδωσα λάθος έγγραφο — μπορώ να το τροποποιήσω; Απάντηση: Όχι — η έκδοση είναι μη αναστρέψιμη. Μπορείτε να κάνετε Ματαίωση του εγγράφου (κατάσταση → ματαιωμένο) και να δημιουργήσετε νέο.

Ερώτηση: Πώς μετατρέπω μια εγκεκριμένη εκτίμηση σε γραμμάτιο πληρωμής; Απάντηση: Ανοίξτε την εκτίμηση που έχει εκδοθεί και πατήστε Δημιουργία τιμολογίου — θα δημιουργηθεί συνδεδεμένο προσχέδιο γραμματίου με τις ίδιες θέσεις.

Ερώτηση: Ο φόρος είναι ποσό ή ποσοστό; Απάντηση: Είναι ποσοστό. Ο φόρος 10 προσθέτει στο ποσό 10%.

Ερώτηση: Πώς στέλνω το έγγραφο στον πελάτη με email; Απάντηση: Εκδώστε το και μετά πατήστε Αποστολή — το PDF επισυνάπτεται και στέλνεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του πελάτη.

Ερώτηση: Πού βλέπω πόσα απομένουν να πληρωθούν; Απάντηση: Στην καρτέλα του εγγράφου Συνδέσεις → Σύνοψη της πληρωμής (Συνολικό ποσό / Πληρωμένο / Προς πληρωμή).

Ερώτηση: Με ποια σειρά χρησιμοποιούνται οι τύποι των εγγράφων; Απάντηση: Κατά την πορεία της εργασίας με τον πελάτη: εκτίμηση (προσφορά πριν από την έναρξη των εργασιών) → εντολή εργασίας (για την εκτέλεση) → τιμολόγιο (γραμμάτιο για πληρωμή) → απόδειξη (επιταγή πληρωμής) → πράξη ολοκλήρωσης εργασιών (βεβαίωση). Η πληρωμή καταγράφεται ξεχωριστά στην καρτέλα Πληρωμές. Μπορείτε να ξεκινήσετε από οποιοδήποτε έγγραφο — η σειρά δεν είναι υποχρεωτική.

Ερώτηση: Γιατί στην καρτέλα «Απόδειξη» δεν υπάρχει κουμπί «Δημιουργία»; Απάντηση: Η απόδειξη δεν δημιουργείται χειροκίνητα. Εμφανίζεται αυτόματα, όταν καταγράφετε μια πληρωμή, γι’ αυτό σε αυτήν την καρτέλα υπάρχει το κουμπί «Δημιουργία πληρωμής».

Ερώτηση: Μπορεί να διαγραφεί ένα έγγραφο που έχει εκδοθεί; Απάντηση: Όχι. Διαγραφή γίνεται μόνο για προσχέδιο. Για ένα έγγραφο που έχει εκδοθεί επιτρέπεται μόνο η Ματαίωση — θα παραμείνει στη λίστα με κατάσταση «ματαιωμένο».

Ερώτηση: Τι γίνεται με τον αριθμό ενός εγγράφου που ματαιώθηκε; Απάντηση: Ο αριθμός παραμένει στο έγγραφο που ματαιώθηκε και δεν αποδίδεται ξανά. Το επόμενο έγγραφο θα πάρει τον επόμενο κατά τον μετρητή αριθμό. Τα προθέματα και οι μετρητές ορίζονται στο Μονάδες → Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση — δείτε το άρθρο «Μονάδες και ρυθμίσεις μονάδων».

Ερώτηση: Από πού προκύπτουν τα στοιχεία χρέωσης και το λογότυπο στο έγγραφο; Απάντηση: Από τις ρυθμίσεις της μονάδας (Μονάδες → Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση, δείτε το άρθρο «Μονάδες και ρυθμίσεις μονάδων»). Το λογότυπο μεταφέρεται εκεί από τις ρυθμίσεις της εταιρείας. Μέσα στο ίδιο το έγγραφο μπορούν να αλλάξουν πριν από την έκδοση.

Ερώτηση: Μπορώ να στείλω το έγγραφο στον πελάτη ξανά; Απάντηση: Ναι. Το κουμπί αποστολής σε ένα έγγραφο που έχει εκδοθεί είναι πάντα διαθέσιμο — το μήνυμα με το PDF μπορεί να σταλεί όσες φορές χρειάζεται.

Ερώτηση: Τι σημαίνει η κόκκινη ένδειξη «εκπρόθεσμο»; Απάντηση: Ότι η προθεσμία πληρωμής που δηλώνεται στο έγγραφο έχει περάσει και το έγγραφο δεν έχει πληρωθεί. Η ένδειξη εμφανίζεται αυτόματα.

Ερώτηση: Σε ποιο νόμισμα εκδίδονται τα έγγραφα; Απάντηση: Το νόμισμα επιλέγεται κατά την καταγραφή της πληρωμής. Τα ποσά μέσα στα ίδια τα έγγραφα υπολογίζονται στο νόμισμα που έχει οριστεί για την εταιρεία.

Ερώτηση: Ποιοι τρόποι πληρωμής μπορούν να δηλωθούν; Απάντηση: Μετρητά, τραπεζική κάρτα, τραπεζική μεταφορά, Swift και επιταγή. Ο τρόπος επιλέγεται κατά τη δημιουργία της πληρωμής μαζί με το ποσό και την ημερομηνία.

Ερώτηση: Ποιοι από τους υπαλλήλους βλέπουν τα οικονομικά έγγραφα; Απάντηση: Ο ιδιοκτήτης και ο διαχειριστής της εταιρείας. Στους απλούς υπαλλήλους η μονάδα δεν είναι διαθέσιμη.

Ερώτηση: Η μονάδα είναι επί πληρωμή; Απάντηση: Ναι, η «Τιμολόγηση» είναι μονάδα επί πληρωμή. Ενεργοποιείται στο Ρυθμίσεις εταιρείας → Μονάδες και μετά την ενεργοποίηση εμφανίζεται στο αριστερό μενού.

Ερώτηση: Ο φόρος υπολογίζεται σε ποσό ή σε ποσοστό; Απάντηση: Σε ποσοστό. Η τιμή 10 θα προσθέσει στο ποσό 10%.